| Position : Officer RH/Admin |
| Superviseurs : Field Manager/ Manager RH |
| Département : Support/ Ressources Humaines |
| Location : Nara |
| Grade : 8B |
DESCRIPTION DU POSTE
Sous la supervision du Field Manager, en lien fonctionnel avec le Manager du département des Ressources Humaines du bureau national, l’Officier RH/Admin assiste dans la gestion des ressources humaines et administratives de la base de Nara conformément à la législation sociale malienne et aux politiques et procédures de l’IRC.
RESPONSABILITES
Administration du personnel/ Administration Générale :
- Accueil et orientation des visiteurs au Bureau ;
- Accueillir et installer les nouveaux employés et visiteurs à l’hôtel/guest house ou autre lieu identifié par IRC ;
- Assure le suivi et le renouvellement des contrats
- Assure la confection des carnets de travail et des cartes professionnelles ;
- Assure le suivi des absences, permission et congés du staff
- Assure la tenue et la mise à jour des dossiers individuels conformément à la politique de gestion des dossiers du personnel.
- Assure le suivi des formalités administratives avec le département des ressources humaines du bureau national (visa des contrats de travail, inscription, versement des cotisations sociales, bénéfices du personnel, ITS, AMO, etc.).
- Compile et archive les mises à jour des écrits retraçant l’évolution de la carrière des salariés (contrats, notes, mémos et avenants) et des dossiers individuels de chaque salarié en activité.
- Assure la mise à jour et l’archivage des dossiers du personnel en conformité avec la politique de gestion des dossiers individuels du personnel.
- Assure l’archivage des documents et autres dossiers du personnel.
- Gere le suivi et l’archivage des dossiers administratifs
- Gère le courrier « arrivée » et « départ” (réception, enregistrement et ventilation);
- Réceptionne et enregistre des manifestations d’intérêt aux avis d’appel d’offres lancés.
- Participe à l’organisation des ateliers et réunions formations/conférences/ateliers ;
- Appuyer au besoin les opérations de saisie, Scan, de photocopies et Reliures, pour l l’administration ;
- S’assure que les employés de maison (employés de ménage) font correctement leur travail ;
- S’assure que les fournitures de maisons à savoir les draps, les couvertures, les serviettes les moustiquaires, les rideaux sont disponibles, lavés et maintenus propres
- S’assurer que les équipements et installations de bureaux et de la résidence fonctionnent normalement, les faire réparer en cas de pannes ;
- Collecte des TimeSheet et faire le point à la RH de Bamako
Acquisition des talents
- Réception les dossiers de candidature
- Participer à la présélection des dossiers
- Convoquer les candidats
- Publier les résultats
- Préparer les documents d’embauche.
- Préparer l’arrivée du nouveau staff et appuyer pour leur orientation
Gestion des talents
- Réceptionne les évaluations
- Fait le suivi des délais et les relances nécessaires
- S’assure des rapports l’établissement des rapports de fin de formation.
- Établi et met à jour la liste des employés ayant reçus une formation payée par l’IRC
Suivi évaluation et reportage
- Prépare et soumet le rapport hebdomadaire et mensuel de recrutement
- Prépare et soumet mensuel le tableau de suivi des congés du staff
- Prépare et soumet mensuel le tableau de suivi des Contrats du staff
Exécuter toutes autres tâches liées à sa fonction :
QUALIFICATIONS
Il faut une bonne combinaison ou certaines qualifications, expériences et compétences suivantes :
- Bac + 3 en GRH, droit, administration ou diplôme équivalent ;
- Expérience de plus d’un 1 an dans un poste similaire,
- Sens de l’organisation et capacité d’établir des priorités et de respecter les délais requis
- Maitrise de l’outil informatique (Word, Excel, etc.)
- Excellentes compétences interpersonnelles
- Esprit d’équipe avec une personnalité attentive à respecter les besoins des autres
- Sens de la rigueur, diplomatie, discrétion ;
- Avoir d’excellentes qualités en communication, surtout en français ;
- Capacité de définir des priorités ;
CANDIDATURE
Envoyer le dossier (CV + lettre de motivation +Photocopie de la carte d’identité, Copies des diplômes, certificats et attestations de travail) au plus tard le 09 novembre 2021 à 17h00 en suivant ce lien : https://rescue.csod.com/ux/ats/careersite/1/home/requisition/20895?c=rescue
*Les candidatures féminines sont fortement encouragées
| Position : Officer Sécurité et Sureté |
| Superviseurs : Field Manager / Coordinateur Sécurité et Sûreté |
| Departement : Support/ Sécurité |
| Location : Nara |
| Grade : 8B |
DESCRIPTION DU POSTE
L’officier sécurité et sûreté doit assister le Field Manager dans la mise en œuvre de la politique de gestion de la sécurité de l’IRC pour améliorer les normes de sécurité et de sûreté dans la zone opérationnelle de Nara.
En qualité de membre actif des équipes de gestion de la sécurité/des équipes de gestion de crises, il/elle devra veiller à ce que toutes les activités IRC à Nara soient guidées par les politiques sécuritaires et les procédures en adéquation avec le contexte de Nara et connues du personnel.
RESPONSABILITES
Analyse et Compréhension du contexte sécuritaire et humanitaire
- Assurer une veille sécuritaire et humanitaire dans les zones d’intervention de la base de Nara et fournir une analyse de qualité pour orienter la mise en œuvre de programmes
- Fournir des informations crédibles et une compréhension du contexte sécuritaire et des incidents liés à l’accès humanitaire à l’échelle de la zone et du pays ainsi que des conseils appropriés aux personnels et aux programmes de IRC.
- Soumettre des rapports réguliers sur la dynamique du contexte sécuritaire et des conditions d’accès humanitaire dans la zone d’opération de l’IRC à Nara ;
Gestion de la sécurité et de la sûreté
- Contribuer à la mise à jour les plans et outils de gestion de la sécurité de la base de Nara.
- Contribuer à l’information et aux briefings de sécurité pour les équipes de la base de Nara
- Veiller à ce que des procédures opérationnelles standard et des plans d’urgence soient en place sur tous les sites IRC (bureaux et logements) de la base de Nara et connus de l’ensemble du personnel
- Sous la direction du Field Manager et avec l’appui technique du coordinateur sécurité et sûreté, conduire les évaluations de risques liés aux bâtiments (bureaux et résidences) sous contrats. Suivre les actions devant être prises pour assurer la conformité avec les normes de sécurité et de sûreté.
- Contribuer à l’évaluation continue des équipements pour que des conditions de sécurité minimales soient respectées, en portant tout particulièrement attention au matériel de communication (Thuraya) et de suivi des équipes (balise).
- Collecter, consolider les demandes de mouvements des équipes programmes et participer à la validation des déplacements terrains des équipes de l’IRC Mali dans la zone de Nara.
- Travailler avec les départements et structures appropriés, y compris les RH, le Field Manager pour assurer un suivi opportun et approprié des violations du Code de conduite de IRC, en plus des violations opérationnelles des principes humanitaires
Gestion de l’Accès Humanitaire :
- Participer à la mise en œuvre des stratégies et des approches d’accès humanitaire adaptées aux contextes locaux dans les sites sur le terrain de Nara ;
- Superviser et conseiller les équipes terrain sur la mise en œuvre et l’examen des stratégies d’acceptation adaptées définies par le coordinateur Accès de l’IRC Mali
- S’assurer que IRC, sa mission et son travail dans les zones d’opérations sont connus et acceptés par les communautés bénéficiaires et les parties prenantes aux conflits
- Participer aux évaluations pour envisager de nouveaux programmes IRC dans de nouvelles zones géographiques, et participer à des évaluations régulières des programmes en cours
- Veiller à la rédaction et à la mise à jour des Roads Books (cartographie des axes) ainsi de la liste de contact de personnes ressources
Supervision et Production de Rapports
- Superviser les Agents de sécurité déployés sur la base de Nara (co-assuré par le Field Manager) ;
- Rédiger des rapports de sécurité (base de données) hebdomadaires et mensuels sur la situation sécuritaire des zones d’intervention de la base de Ménaka
- Veiller à ce que tous les incidents et accidents fassent l’objet d’un suivi et que soit rédigé un rapport d’incident, qui sera alors transmis dans les délais
- Veillez à la tenue d’une base de données sur des incidents ayant affectés les équipes de l’IRC dans la zone d’intervention de Ménaka
Relations externes
- Assurer la liaison avec les acteurs pertinents dans le domaine de la sécurité, par exemple : les Sociétés spécialisées dans la sécurité, les autres ONG se concentrant sur l’aspect sécuritaire (INSO), les agences de l’ONU, l’UNDSS, MINUSMA,
- Sur autorisation du Field Manager, représenter l’IRC à des réunions externes en lien avec les thématiques de sécurité et d’accès humanitaire.
QUALIFICATIONS
- Diplôme universitaire en Socio-Anthropologie, Droit, Management ou ancien représentant de l’ordre.
- 2-3 ans d’expérience en gestion et analyse sécuritaire, une expérience dans l’humanitaire serait un plus
- Expérimenté et bien informé du contexte sécuritaire et communautaire du Sud du Mali en matière de sécurité, estimation des risques et des impacts et conscience des dangers pouvant nuire à l’organisation
- Capacité à travailler de manière indépendante avec obligation de résultat
- Forte capacité relationnelle et rédactionnelle en français et autres langues locales de la zone : peulh, bambara, maure, malinké
- Maîtrise de l’outil informatique (pack office), notamment Word, power point et tableurs.
- Fortes capacités relationnelles, Parfaite intégrité personnelle
- Capacité de tisser les liens solides avec les communautés, les partenaires et autres détenteurs d’enjeux pour faire comprendre le mandat et les programmes d’IRC
- Capacité de promouvoir l’acceptance de l’organisation présente dans la zone de Nara où nous intervenons
- Capacité de travailler attentivement, professionnellement, et de manière constructive avec toute personne sans se soucier de la nationalité, l’appartenance ethnique, le genre, la religion, la tribu, ou l’origine culturelle
- Solides compétences en analyse situationnelle, attentif aux moindres détails.
CANDIDATURE
Envoyer le dossier (CV + lettre de motivation +Photocopie de la carte d’identité, Copies des diplômes, certificats et attestations de travail) au plus tard le 09 novembre 2021 à 17h00 en suivant ce lien : https://rescue.csod.com/ux/ats/careersite/1/home/requisition/20894?c=rescue
*Les candidatures féminines sont fortement encouragées
« IRC et les employés d’IRC doivent adhérer aux valeurs et principes contenus dans l’IRC WAY (standards pour la conduite professionnelle). Ce sont l’Intégrité, le Service, et la Responsabilité. En conformité avec ces valeurs, IRC opère et fait respecter les politiques sur la protection des bénéficiaires contre l’exploitation et les abus, la sauvegarde de l’enfant, le harcèlement sur les lieux de travail et les représailles. »
Égalité entre les sexes : L’IRC Mali s’est engagé à réduire l’écart entre les sexes dans sa mission au Mali. Nous offrons des avantages sociaux qui permettent aux femmes pour s’épanouir dans leur environnement de travail, notamment un congé de maternité, une flexibilité sur les horaires de travail pendant le mois de carême, une crèche au sein du bureau de Bamako et une facilitation de voyager sur le terrain avec les bébés par Vol UNHAS.
