Fondé en 1933 à la demande d’Albert Einstein, l’International Rescue Committee (IRC) est l’un des plus importants organismes humanitaires au monde. L’IRC vient en aide, prévoit des mesures de réadaptation et apporte un appui en matière de reconstruction au lendemain d’un conflit aux victimes d’oppressions et de conflits violents. Présente dans plus de 40 pays, la mission d’IRC est d’aider les personnes dont les vies et les moyens de subsistance sont ébranlées par les conflits et les catastrophes à survivre, se relever et prendre en main leur avenir.
Intitulé de poste 1 : FINANCE MANAGER BHA
Ouvert aux expatriés: Non
Lieu de travail: Goma, Democratic Republic of the Congo
I. DESCRIPTION DE POSTE/ RESPONSABILITÉS PRINCIPALES
Le Finance Manager BHA, pour le support au programme sera basé à Goma/Nord-Kivu et sera le point focal de toutes les questions financières relatives au projet spécifique de BHA_GD029 selon le portefeuille lui attribue.
Il/elle rendra compte au Responsable du Projet et sera appelé à travailler en étroite collaboration avec le Coordonnateur de programme concerné et le deputy finance controller budget & financial reporting.
Veuillez consulter le lien ci-dessous pour accéder à la fiche de poste détaillée
II. RESPONSABILITES
1. Gestion financière.
– Préparation d’états financiers mensuels en temps voulu (BVA), y compris pour s’assurer que les engagements sont correctement enregistrés ;
– Présenter les prévisions de trésorerie à l’égard des plans de dépenses et partager les résultats avec le coordonnateur du programme lors des réunions de suivi budgétaire (GRM) ;
– Examiner le BVA en veillant à ce que les enregistrements et les couts soient exacts aux postes budgétaires appropriés et, le cas échéant, insérez les entrées du Journal de correction à des fins de correction manuellement ;
– Travailler en étroite collaboration avec le coordonnateur du programme pour assurer des prévisions de trésorerie plus précises, y compris la mise à jour des projections / des plans de dépenses ;
– Travailler avec le coordonnateur du programme pour les révisions budgétaires jugées nécessaires ;
– Suivi en collaboration avec le coordonnateur du programme, des comptes débiteurs en souffrance, c’est-à-dire plus de 30 jours pour une action appropriée ;
– S’assurer que les Comptes des charges constatés en avance sont correctement comptabilisés et que les décaissements sont effectués dans un bon délai en vue de permettre l’annulation desdits comptes ;
– Analyser les rapports des dépenses actuelles et celles prévues en vue de garantir l’exactitude et signaler les écarts de manière adéquate ;
– Préparer les rapports financiers sur les formats des donateurs en fonction de la fréquence convenue.
– Participer et faire des présentations dans les réunions de suivi du budget (GRM) et rendre compte au Responsable des finances et Responsable du Projet du déroulement de ces réunions ;
2. Conformité
S’assurer que les politiques des donateurs et celles d’IRC sont respectés en ce qui concerne les décaissements
– S’assurer que les politiques des donateurs et celles d’IRC sont respectés en ce qui concerne les décaissements et les rapports des dépenses ;
– Assurez-vous que vous êtes bien outillé avec toutes les procédures de contrôle interne ;
– Veiller à ce que les subventions aux partenaires soient en conformité avec les règles des donateurs en ce qui concerne la gestion des fonds qui leur sont attribués par IRC, et procéder selon le besoin à la formation de ces partenaires dans ce sens.
3. Audits
– S’assurer que tous les documents demandés par les auditeurs externes sont disponibles et les partager avec l’auditeur interne de IRC pour examen ;
– Être disponible pour aider l’auditeur interne de IRC sur les questions qu’il pose concernant les documents fournis ;
– En collaboration avec l’auditeur interne de IRC, faire des commentaires sur la lettre de gestion et sur les conclusions de l’audit (fournir de réponses aux commentaires en cas de besoin) et travailler sur la résolution des problèmes identifies ;
4. Subvention concédée / Visite chez les partenaires
– Visiter les bureaux des partenaires pour leur fournir une assistance technique et examiner l’environnement général en ce qui concerne le contrôle interne au moins tous les trois mois en utilisant les outils de suivi financier conçu pour les partenaires.
– Examiner l’état des flux de trésorerie des subventions concédées ;
– Passer en revue le BVA des subventions concédées en s’assurant que ceux-ci n’ont pas de problèmes financiers.
– Assurer un rapprochement en temps utile des finances des subventions concédées ;
– Examiner les rapports financiers des sous-subventions et déceler régulièrement les irrégularités ou les faiblesses dont le partenaire peut avoir besoin de corriger.
– Soutenir et renforcer les systèmes financiers des partenaires grâce à une formation ciblée ;
– S’assurer que les décaissements aux partenaires sont effectués en temps opportun ;
– S’assurer que tous les dossiers des sous-subventions sont tenus à jour et conformes aux politiques et procédures de l’IRC et un classement adéquat est maintenu au sein du département des finances ;
Veiller à ce que les rapports financiers des partenaires respectent les normes financières convenues ;
Profil
– Être détenteur d’un diplôme universitaire en gestion des finances et/ou en comptabilité ;
– Avoir au minimum trois ans d’expérience dans la gestion et le suivi des budgets des projets avec des financements importants ;
– Avoir des grandes capacités d’organisation et de travailler avec moins de supervision ;
– Avoir des aptitudes dans la communication interpersonnelle ;
– Être capable de travailler sous pression et à supporter les stress ;
– Avoir des bonnes connaissances de logiciels SUN et Q&A est un atout ;
– Avoir un excellent niveau de français et la connaissance de l’anglais est un atout.
I. PRESENTATION DU DOSSIER
· Lettre de demande d’emploi (Maximum 1 page)
· Curriculum Vitae à jour (Max 3 pages) à soumettre en Français ou en Anglais avec les noms, fonctions, numéro de téléphone et adresse électronique d’au moins quatre références professionnelles dont une référence professionnelle de RH et une brève explication de leur relation professionnelle avec vous (par exemple » mon superviseur direct » etc.). A Noter que IRC se réserve le droit de contacter toute autre personne ayant travaillé avec le candidat lors de ses anciennes expériences.
· Copies : Des diplômes, attestations de services rendus, recommandations provenant uniquement d’anciens employeurs, d’une pièce d’identité, de la carte de demandeur d’emploi obligatoire livrée par l’ONEM.
· Toute personne vivant avec Handicap devra le signaler en en-tête de son CV en gras.
A compétences égales, la préférence sera donnée à une candidature féminine.
DEPOT DES CANDIDATURES : Du 19 janvier 2024 au 03 février 2024 à 16h30
Intitulé de poste 2 : Senior Field Officer
Ouvert aux expatriés: Non
Lieu de travail: Fillingue, Niger
Descriptif du poste
Administration :
Responsable de la vérification systématique de l’enceinte où sont logés les bureaux, afin d’assurer un environnement professionnel sécurisé pour tous les membres du personnel. Entreprend à cet effet toutes les démarches nécessaires pour rendre disponible les services de nettoyage, la maintenance et la répartition des équipements, ainsi que l’approvisionnement des stocks de maintenance conformément aux plans et budget alloués à cet effet ;
A la charge du suivi de tous les contrats de prestations ;
Veille en collaboration avec la finance au paiement dans les délais des factures et autres dépenses administratives ;
Veille en collaboration avec le Senior RH/ADMIN Officer à prendre toutes les dispositions nécessaires à la tenue des réunions, des ateliers, des séminaires, et des visites ; assure en outre la facilitation du transport, de l’hébergement dans les hôtels, les réservations de salles de conférences et de l’équipement audiovisuel selon les besoins ;
Procède à la revue de toutes les demandes de voyages pour des besoins de prévision budgétaire ; supervise les démarches administratives relatives aux voyages (achat de billets de voyage, visas, Hôtels ; etc.) ; soumet les autorisations de lancement de la procédure pour les voyages tout en s’assurant de la véracité des renseignements fournis avant la signature.
Secrétariat/réception :
Développe, met en place et supervise toute la gestion des correspondances / courriers de quelque nature que ce soit ;
Supervise tous les services administratifs, les photocopies, la circulation des memos et / ou circulaires ;
Gère avec efficience le téléphone et tient à jour le registre pour les appels.
Est disponible pour effectuer toute autre tâche ponctuelle jugée utile par son superviseur direct.
Finance :
Procéder à la gestion de la petite caisse du sous bureau de l’IRC de Ouallam ;
Apporter l’aide nécessaire aux staffs du sous-bureau pour des questions financières relatives à la complétude, l’exactitude et l’authenticité de leurs dossiers à soumettre à la finance ;
Aider le sous bureau de Tillabéry dans le suivi des dossiers de liquidation des avances des staffs.
Supply Chain :
1- Gestions des achats
- Collecter des cotations auprès des sources fiables et crédibles pour le processus de consultation et transmettre à l’équipe Procurement de Filingué pour les analyses des offres ;
- Veiller à ce que l’approvisionnement se fasse en conformité avec les politiques de l’IRC et de celles des bailleurs de fonds ;
- Assurer la communication courante, la bonne coordination et la planification avec le personnel/les programmes concernés pour les questions des demandes d’achats des commandes et des livraisons de fournitures ;
- Veiller à ce que toutes les fournitures, tous les services et équipements requis soient livrés à temps ;
- Établir et maintenir de relations de travail d’éthiques et professionnelles avec les fournisseurs ;
- Mettre en place et maintenir des informations sur les fournisseurs et les articles achetés régulièrement et être informé des conditions actuelles du marché local ;
- Soutenir et fournir les formations appropriées aux personnels des supports et du programme, selon les besoins.
2- Gestion des actifs et property de la sous base
- S’assurer que les assets non attribués sont bien sécurisés et proprement maintenus ;
- Participer au processus de réforme des équipements ;
- Assurer le suivi et le transfert des actifs et properties ;
- Assurer le marquage et l’enregistrement (Target) des actifs et properties de la base ;
- Assurer la réception, l’étiquetage et l’enregistrement des équipements et properties ;
- Gestion des appareils de communication, radio (HF/VHF) et Thuraya en collaboration avec le chargé de la sécurité ;
- Gestion des réparations et maintenances du sous bureau Ouallam en collaboration avec le département Admin et Supply chain Filingué.
3- La gestion des stocks de la base
- Comprendre, mettre en œuvre et maintenir les politiques et procédures standard de gestion des stocks de IRC au Niveau de l’entrepôt de sous bureau Ouallam ;
- Gérer et documenter les réceptions, les sorties, les manutentions, les certificats d’achèvement de services à travers les différents formulaires de IRC en matière de la gestion de l’entrepôt au Niveau de l’entrepôt de Tillabery (sous bureau Filingué) ;
- Tenir à jour le registre d’activités au niveau de l’entrepôt en enregistrant toutes les activités, les entrées et les sorties ;
- D’empilage correct et de rotation de stocks (FIFO/FEFO) au niveau de l’entrepôt, conseiller le responsable de la chaine d’approvisionnement sur les problèmes ou les améliorations concernant l’entrepôt ;
- S’assurer que toutes les Réceptions sont documentées et sont cohérentes avec les documents des commandes ;
- Mettre à jour les fiches d’enregistrement des stocks au niveau de l’entrepôt ;
S’assurer que la réception et l’expédition des marchandises sont faites conformément à la procédure mise en place ; - Informer le superviseur sur les cas de ruptures des stocks et/ou des péremptions ou de dommages concernant l’entrepôt de sous base Ouallam ;
- Mettre en œuvre et garantir des procédures claires en matière de chargement / déchargement et gérer les travailleurs occasionnels / journaliers au niveau de l’entrepôt ;
- Assurer l’entretien des bâtiments d’entreposage en assurant la propreté et hygiène au niveau de l’entrepôt ;
- Mettre en œuvre et garantir des procédures de sécurité claires au niveau de l’entrepôt en appliquant les politiques y afférentes ;
- Sur une base mensuelle, travailler avec l’Officier de la chaine d’approvisionnent pour rapprocher le registre de stock de la feuille de suivi des biens et des différents mouvements.
4- La gestion de carburant la base
- S’assurer que l’utilisation du carburant est faite de façon rationnelle ;
Suivi des Tom cards ; - Préparer la liquidation des avances ;
- S’assuer de la disponibilité permanente d’un stock de securité de deux cent (200) litres ;
- S’assuer que la fiche de suivi de carburant est enregistrée autimatiquemnt avec les autres carnets ;
- Veiller au refueling de tous les générateurs ;
- Fournir un rapport detaillé mensuel de la consommation des carburants ;
- Préparer à temps le paiement de la facture du fournisseur (fourniture carburant) ;
- Trouver le mécanisme approprié en fonction des procédures pour ravitailler en carburant les motos qui sont hors du bureau de Filingué (Balleyara, Ouallam).
5- La gestion de la flotte de sous base (Auto & Moto)
S’assurer que le log Sheet est rempli pour chaque chauffeur ;
S’assurer que (rapport de passation du véhicule) à chaque fois il y a une mutation entre deux chauffeurs ;
Suivi de réparation (autos & motos) ;
Tenir à jour tous les documents clés relevant de la gestion de la flotte véhicules, motos et générateurs ;
S’assurer que tous les véhicules sont au moins à moitié plein en permanence. S’assurer du contre plein des générateurs de manière adéquate ;
S’assurer que les checks hebdomadaires des véhicules sont faits par les chauffeurs de manière régulière en rapportant tout point ayant besoin de l’attention de la hiérarchie ;
Planifier les déplacements en fonction des besoins exprimés par les programmes et les services de soutien et élaborer les ordres de mission en conséquence ;
Produire le rapport pour chaque incident ;
S’assurer que les véhicules de location de la sous base Ouallam répondent à des exigences telles : bon freinage, compteur de kilométrage fonctionnel, triangle de signalisation, bonne pneumatique, pneu de secours, documents administratifs du véhicule à jour, etc…
Profil
Avoir un diplôme universitaire (Bac +3) ou équivalent en droit, gestion de Ressources Humaines, Administration, gestion ou équivalent ;
Justifier d’une expérience avérée d’au moins trois (03) ans dans la Gestion Administrative ;
Posséder d’une capacité manifeste de communication (orale & écrite) et une connaissance requise de MS Office/informatique (Word, Excel, Explorer, Outlook, PowerPoint, etc.) et une très bonne connaissance de la gestion de bases de données du personnel ;
Parfaite intégrité personnelle ;
Avoir une habilité prouvée de prendre des initiatives personnelles, de prise de décision correcte et auto-gérance parfaite ;
Avoir une bonne capacité d’adaptation, d’organisation et de planification, une habilité de travailler sous pressions et dans un environnement multiculturel et diversifié ;
Être proactif pour s’adapter aux changements pouvant advenir rapidement dans un contexte complexe de sécurité ;
Etre disponible immédiatement.
