L’IRC recrute pour ces 2 postes (05 Août 2023)

IRC recrute

Informations sur l'emploi

Titre du Poste : 02 Postes

Niveau Requis : Licence

Année d'Expérience Requise : 3 ans, 5 ans

Lieu du Travail : Sénégal / Cameroun

Description de l'emploi

Résumé du IRC
L’International Rescue Committee (IRC) répond aux pires crises humanitaires du monde et aide les personnes dont les vies et les moyens de subsistance sont brisés par les conflits et les catastrophes à survivre, à se rétablir et à prendre le contrôle de leur avenir. Fondé en 1933 à la demande d’Albert Einstein, l’IRC travaille avec les personnes forcées de fuir la guerre, les conflits et les catastrophes et les communautés d’accueil qui les soutiennent, ainsi que celles qui restent dans leurs foyers et leurs communautés. Au travail aujourd’hui dans plus de 40 pays et 22 villes américaines, nous redonnons sécurité, dignité et espoir à des millions de personnes déracinées et qui luttent pour survivre. L’IRC ouvre la voie du mal à la maison.

Poste 1 : Gestionnaire département

Aperçu du poste : 
La principale responsabilité du directeur de département est de fournir un soutien administratif de base de haute qualité au directeur général de GEDI en continuant à constituer une équipe efficace et axée sur la performance. Le poste est responsable de la gestion d’une gamme de services de soutien administratif et logistique, notamment la budgétisation et le suivi des dépenses du service, la communication et l’analyse des données, la planification, la gestion des processus administratifs, la facilitation de la communication et la coordination des préparatifs de voyage. Le directeur de département développera, dirigera et exécutera également des projets spéciaux commandés par le directeur général de GEDI – ceux-ci peuvent être interfonctionnels ou spécifiques. Une partie essentielle du rôle consiste à agir en tant que leader proactif et visible pour assurer le bon fonctionnement de l’unité GEDU.

Principales responsabilités
Gestion administrative et logistique 
• Gérer le flux de travail quotidien du directeur de GEDI, y compris la planification, la coordination des déplacements et la gestion des rendez-vous.
• Évaluer et hiérarchiser les demandes par rapport aux priorités stratégiques de l’unité GEDI et identifier de manière proactive les opportunités d’augmenter l’efficacité et l’efficacité de l’équipe.
• Servir de liaison entre l’unité GEDI et les partenaires clés et superviser les suivis jusqu’à l’achèvement. 
• Assurer une culture de service cohérente en concevant, développant et mettant en œuvre des stratégies de communication efficaces et en communiquant régulièrement avec le personnel de GEDI.
• Développer et maintenir le système de classement collectif de l’unité GEDI pour soutenir une gestion efficace des connaissances.
• Soutenir les événements de l’unité GEDI, y compris les conférences, les événements de plaidoyer et les retraites annuelles de l’unité.
• Fournir le soutien administratif général nécessaire à l’équipe de l’Unité GEDI.
• Assurer un hyper soutien pour l’unité GEDI, notamment en étant visible et accessible pour le personnel et en répondant avec empressement aux demandes de soutien ;

Gestion du budget et des contrats
• Travailler en étroite collaboration avec l’agent principal pour examiner les budgets mensuels du service et élaborer la soumission du budget annuel.
• Coordonner et administrer le budget de fonctionnement de l’unité GEDI, y compris la prévision et le suivi des dépenses.
• Analyser le budget mensuel par rapport aux rapports réels pour le département en temps opportun et travailler avec le département des finances pour résoudre les problèmes.
• Synthétiser tous les problèmes de gestion budgétaire de l’unité GEDI et communiquer pour le suivi.
• Examiner et soumettre les rapports de frais de voyage, les bons de commande, les paiements contractuels et autres transactions financières pour approbation via Integra, le logiciel de gestion des achats et des dépenses d’IRC ; et assurer un codage précis.

Gestion des ressources humaines
• Maintenir et archiver les dossiers RH de l’unité GEDI.
• Soutenir la préparation et la soumission de tous les documents RH pour le nouveau personnel ou le personnel qui quitte ou passe à un autre poste.
• Soutenir l’intégration du nouveau personnel en s’assurant que le matériel nécessaire est disponible, en formant le nouveau personnel sur les systèmes et processus IRC et en planifiant les réunions d’orientation selon les besoins.
• Maintenir un inventaire cohérent des actifs de l’équipe, de l’organigramme et de la liste du personnel, etc.
• Supervision de stages et/ou de postes administratifs pour fournir un soutien administratif et de communication. 

Opportunités de développement
• Faire partie d’une équipe dynamique composée de membres profondément passionnés et experts.
• Développez vos compétences et vos connaissances sur GEDI par le biais de discussions approfondies régulières avec les membres de l’équipe et/ou d’événements et de formations internes/externes.
• Soutenir le personnel de l’unité GEDI dans l’élaboration de propositions de nouvelles opportunités de développement, y compris l’examen et la contribution aux notes conceptuelles, propositions et
créer des budgets
• S’appuyer sur la conception, le développement et l’exécution d’initiatives GEDI critiques ayant un impact sur toutes les parties de l’organisation. 

Exigences de l’emploi
Expérience:
• Minimum 3 ans d’expérience professionnelle à temps plein, avec au moins 2 ans d’expérience dans un rôle comparable. 
• Une expérience de travail avec l’égalité des sexes, la diversité et l’inclusion ou avec la direction d’équipe sur le changement de culture en milieu de travail est un plus. 

Aptitudes et compétences démontrées 
• Compétences exceptionnelles en gestion organisationnelle et administrative, avec une capacité éprouvée à gérer et à hiérarchiser plusieurs flux de portefeuilles avec une attention aux détails pour identifier et répondre aux besoins commerciaux à multiples facettes.
• Doit avoir une excellente discrétion, jugement, tact, initiative, créativité, pensée critique et motivation personnelle. 
• Capacité à travailler de manière autonome et à réaliser des initiatives complexes et sensibles dans un environnement dynamique.
• Excellentes compétences en gestion budgétaire, y compris une expérience du suivi des dépenses et de l’élaboration de plans de dépenses.
• Excellentes compétences interpersonnelles, y compris la capacité de communiquer des initiatives complexes de manière claire et engageante
• Orientation vers le service et flexibilité, engagement à aider et à soutenir 
• Compétences avérées en rédaction et en édition : capacité à rédiger des mémos et des lettres et à éditer des rapports et des propositions.
• Très polyvalent et flexible, avec un degré élevé de confort pour changer et affiner les priorités et les résultats.
• Compétences créatives en résolution de problèmes, avec la capacité avérée de défendre et d’obtenir le soutien des autres pour de nouvelles idées.
• Excellentes compétences informatiques : MS Word, Excel, PowerPoint, Outlook et partage de fichiers.
• Excellente capacité à s’adapter et à travailler en toute transparence avec différentes personnalités et styles de communication.
• Capacité à créer une atmosphère d’équipe et de partage dans un contexte mondial et à maintenir des relations de travail positives à tous les niveaux de l’organisation
• Compréhension des pratiques d’intégration de l’égalité des genres, de l’égalité de la diversité et de l’inclusion pour les processus de changement de programme et d’organisation, avec une expérience avérée, un atout.
• Intérêt démontré pour le secteur humanitaire et la mission de l’IRC 

Compétences linguistiques : anglais (courant ); Le français, l’espagnol ou l’arabe est un plus

Environnement de travail
• Environnement de bureau standard, hybride en personne ou si entièrement à distance, travail à domicile
• Déplacez-vous jusqu’à 10 % du temps

Engagement envers la diversité et l’inclusivité :
 IRC s’engage à bâtir une organisation diversifiée et un climat d’inclusivité. Nous encourageons fortement les candidatures de candidats qui peuvent démontrer qu’ils peuvent contribuer à cet objectif.
POSTE 2 : Responsable des achats/Responsable principal des achats – Cameroun

IRC-Cameroun est à la recherche d’un responsable des achats solide pour diriger les activités d’approvisionnement dans tout le pays. Selon le profil et l’expérience du candidat sélectionné, il pourra devenir soit Responsable des Achats, soit Responsable des Achats Senior.

Histoire

IRC a démarré ses activités au Cameroun en 2016 en réponse aux inquiétudes croissantes des personnes touchées par la crise liée à Boko Haram dans l’Extrême-Nord du pays. L’assistance aux populations déplacées s’étend à tout l’Extrême-Nord, y compris Mayo Sava, Mayo Tsanaga et Logone & Chari, mettant en œuvre des programmes pour accroître l’accès à l’eau et améliorer les pratiques d’hygiène dans les communautés d’accueil déplacées et vulnérables, des programmes de relance économique pour permettre aux familles pauvres de subvenir à leurs besoins de base besoins alimentaires et améliorer les programmes de sécurité et de protection alimentaires, notamment en répondant aux besoins spécifiques des femmes et des filles.

================================================= ==========================

Contexte
Fondée en 1933 à la demande d’Albert Einstein, l’International Rescue Committee (IRC) est l’un des plus importants organismes humanitaires au monde. L’IRC vient en aide, prévoit des mesures de réadaptation et apporte un appui en matière de reconstruction au lendemain d’un conflit aux victimes d’oppressions et de conflits violents. Présentée dans plus de 40 pays, la mission d’IRC est d’aider les personnes dont les vies et les moyens de subsistance sont ébranlées par les conflits et les catastrophes à survivre, se relever et prendre en main leur avenir.

Historique
IRC a démarré ses activités au Cameroun en 2016 pour répondre aux préoccupations croissantes des personnes concernées par la crise liée à Boko Haram, dans l’Extrême Nord du pays. L’assistance aux populations déplacées s’étend dans tout l’Extrême Nord, notamment Mayo Sava, Mayo Tsanaga et Logone & Chari, mettant en œuvre des programmes permettant d’accroître l’accès à l’eau et de diminuer les pratiques d’hygiène dans les communautés déplacées et hôtes vulnérables, programmes de recouvrement économique permettant aux familles pauvres de subvenir à leurs besoins essentiels et améliorer la sécurité alimentaire et les programmes de protection, notamment en répondant aux besoins spécifiques des filles.

================================================= ======================

I. Description du poste :
Sous la supervision du Coordonnateur des opérations, le Responsable principal des achats/Responsable des achats est responsable de la coordination et de la gestion efficaces des achats et de l’approvisionnement Ceci en développant de bonnes pratiques d’approvisionnement pour améliorer le soutien au programme.
Une compréhension de la chaîne d’approvisionnement humanitaire est requise, y compris, mais sans s’y limiter, l’évaluation des besoins, les études de marché, le processus de consultation et de sélection des fournisseurs, la gestion des relations avec les fournisseurs.
La réussite de ce rôle nécessite une collaboration étroite avec la direction du pays, les équipes de programme et de fonction de support de GSC et le service des risques et de la conformité et le service juridique d’IRC.

================================================= ===========================

I. Description du poste :
Sous la supervision de la Coordinatrice de Operations, le Senior Procurement Manager / Procurement Manager est chargé de la coordination et de la gestion efficaces des achats et des approvisionnements Cet développé des bonnes pratiques d’approvisionnement pour améliorer le soutien aux programmes.
Il est requis du titulaire d’une compréhension approfondie de la chaîne d’approvisionnement humanitaire, y compris, mais sans s’y limiter, l’évaluation des besoins, l’étude de marché, le processus de consultation et de sélection des fournisseurs, la gestion de la relation fournisseurs.
La réussite de ce rôle nécessite une collaboration étroite avec la direction du pays, les équipes de programme et des fonctions support et techniques et Risques et Compliance de GSC et le département juridique de IRC

================================================= ============================

II. Responsabilités :
Planification de l’approvisionnement
S’assurer que chaque subvention a une prévision d’articles et un plan d’approvisionnement et que chaque plan est mis à jour, discuté avec le responsable du budget concerné et signalé mensuellement.
Travailler avec le demandeur pour élaborer des spécifications d’approvisionnement claires et complètes (prévisions d’articles) et que ce plan d’approvisionnement soit inclus dans le plan directeur d’approvisionnement (MPP).
Élaborer des plans d’approvisionnement pour les subventions actives, en collaboration avec les coordonnateurs/gestionnaires de programme pour soutenir la mise en œuvre du projet.

Assurez-vous que la définition des exigences est claire, précise, normalisée dans la mesure du possible, bien documentée lorsque l’exigence est spécifique/complexe et étayée par une justification avant de vous lancer dans un processus d’approvisionnement.
Mener une étude de marché tous les 6 mois et effectuer des analyses de marché au niveau de base en collectant, organisant et analysant les données de marché et les rapports financiers et en surveillant le marché d’approvisionnement pour s’assurer que les offres des fournisseurs sont authentiques et raisonnables.
Élaborer une stratégie d’approvisionnement par catégorie selon les données recueillies auprès du MPP et sur la base d’une analyse du portefeuille d’approvisionnement, y compris les exigences liées aux activités de soutien, en cherchant à agréger les exigences.
Assurez-vous que le secteur des achats est bien doté en personnel et que les rôles et responsabilités sont bien définis, et que chaque personne a une description de poste claire.
Partagez régulièrement le PPM avec l’équipe de direction du CRI-Cameroun pour obtenir des commentaires.

Processus d’approvisionnement pour les biens et services :
mettre en œuvre toutes les procédures opérationnelles standard d’approvisionnement de l’IRC pour assurer la conformité avec les politiques d’approvisionnement de l’IRC et des donateurs.
S’assurer que l’émission des demandes d’achat est liée à une prévision d’articles, qu’un plan d’approvisionnement est élaboré avant le lancement d’un projet et qu’il est accompagné d’un plan de distribution. Coordonner avec le personnel de la chaîne d’approvisionnement sur le terrain pour s’assurer qu’il y a suffisamment d’espace dans les entrepôts avant d’envoyer les fournitures du programme sur les sites de terrain.
Assurez-vous qu’un dossier d’achat (quel qu’en soit le montant) est complet et conforme avant d’effectuer le paiement.
Diriger le processus d’appel d’offres, y compris le processus de demande de devis, le processus de demande de propositions, l’évaluation des offres et faciliter le travail du comité d’approvisionnement.
Mettre en œuvre des stratégies d’approvisionnement par catégorie telles que définies dans le MPP et basées sur l’analyse du portefeuille d’approvisionnement pour les besoins récurrents liés aux activités de soutien.
Planifier les appels d’offres et convoquer en amont les comités d’approvisionnement pour s’assurer de leur engagement de bout en bout.
S’assurer que les conditions générales d’achat sont utilisées pour accompagner les bons de commande et que les conditions de livraison et de paiement sont claires avec les fournisseurs.
Veiller à ce que les seuils d’approvisionnement soient respectés conformément à la procédure en place, y compris la matrice d’autorisation du programme de pays, le rapport mensuel d’approvisionnement et le PPM pour soumission finale au coordinateur des opérations pour analyse et élaboration de nouvelles stratégies.

Gestion des contrats :
Examiner et utiliser efficacement les contrats d’approvisionnement, y compris les accords-cadres (MPA, MSA) pour garantir des conditions d’approvisionnement favorables.
Définir des indicateurs de performance clés et des accords de niveau de service pour les contrats.
Pilotage du processus d’évaluation de la performance des fournisseurs ayant des accords-cadres avec l’IRC et/ou suivant le principe de Pareto (20% des fournisseurs les plus importants en termes de valeur financière représentant 80% de la valeur du portefeuille d’achats), impliquant les programmes et les financements demandeurs .
Surveiller la mise en œuvre des contrats pour s’assurer que les fournisseurs respectent les termes et conditions du contrat. Maintenir un système de gestion des contrats centralisé transparent et efficace grâce à la diligence raisonnable de la chaîne d’approvisionnement IRC.

Budget et finances :
Participer à la conception de la proposition et à l’élaboration du budget en identifiant et en saisissant les besoins en budget opérationnel nécessaires à la mise en œuvre du projet.
Travailler avec le personnel de terrain pour identifier les besoins d’approvisionnement et s’assurer que les problèmes sont soulevés avec le coordinateur des opérations pour inclusion dans le nouveau développement du budget.
Organiser une réunion de suivi et un plan d’action avec les responsables de programme 3 mois avant la fin du financement.
Participer régulièrement aux réunions pour suivre l’état des paiements des fournisseurs.
S’assurer que les contrats sont partagés et expliqués aux candidats, à SC, aux Finances et au programme, au besoin.

Integra Management
Il/elle est le point focal de la base de données Integra en matière d’approvisionnement.
Il / elle suit toutes les demandes d’achat soumises en ligne par les programmes et les autres départements, les catégorise et fournit des conseils sur le processus d’approvisionnement à mettre en œuvre.
Il examine la liste des besoins en biens et services soumis par les programmes et la soumet au coordonnateur des opérations pour approbation.
Il / elle analyse le système Integra et produit un rapport hebdomadaire sur l’état de chaque commande via le MPP (Master Procurement Plan) et le partage avec les responsables de programme / site et le personnel d’approvisionnement du site.
Analyse l’historique des achats (Integra) et prend en compte les nouveaux besoins (New Project Procurement Plans) pour identifier les catégories d’achats (récurrents/grands montants – principe de Pareto de 20% des catégories d’achats représentant 80% du montant) impliquant l’étude de marché, et la définition de la stratégie d’achat appropriée doit être effectuée au moins une fois par an.
S’assure que les paiements pour toutes les commandes PO et Non-PO ne dépassent pas le maximum de 30 jours.
S’assure que tous les tickets envoyés à l’équipe Integra sont suivis jusqu’à leur résolution et signale toute difficulté opérationnelle rencontrée au coordinateur des opérations. Coordonne les réunions hebdomadaires d’Integra sur toutes les bases avec l’équipe d’approvisionnement.

Relations avec les fournisseurs
En collaboration avec les responsables des achats de la base, maintenir une communication régulière avec les fournisseurs concernant les conditions de travail avec IRC, y compris notre code de conduite, IRC Way.
Organise des réunions avec les fournisseurs deux fois par an pour les rafraîchir sur les procédures, les politiques et obtenir des commentaires de leur part.
S’assure que tous les fournisseurs sont traités sur un pied d’égalité et que les contrats sont attribués en fonction du prix de la qualité.
S’assure que les factures des fournisseurs sont payées à temps, en étroite collaboration avec l’équipe des comptes fournisseurs des finances.
Assure une évaluation formalisée régulière avec les fournisseurs, en commençant par ceux sous contrat, qui peut être étendue, par exemple, en utilisant le principe de Pareto (20% des fournisseurs représentant 80% du montant de l’achat), qui inclura tous les fournisseurs sous contrat.

Conformité et juridique
Effectuer une diligence raisonnable sur les achats, y compris les vérifications ATC, les visites des sites des fournisseurs, les vérifications des antécédents des fournisseurs et toute autre méthode de prévention de la fraude.
Effectuer des auto-évaluations de la conformité aux politiques, procédures, contrôles et performances de l’équipe du pays d’approvisionnement.
Fournir une documentation complète pour les audits internes et externes et mettre en place des plans d’action correctifs et/ou préventifs (CAP).
Identifier, documenter et signaler en temps opportun tout écart par rapport au processus d’approvisionnement de l’IRC en suivant le mécanisme en place pour un suivi approprié.

Archivage et sauvegarde des données
Prenez l’initiative d’organiser et de sauvegarder tous les dossiers d’approvisionnement, les dossiers des fournisseurs et les analyses d’approvisionnement dans la boîte pour tous les sites.
Conservez des données et des enregistrements d’achat complets pour tous les sites de Box et assurez-vous que les rapports d’approvisionnement sont produits en temps opportun.

Gestion et développement du personnel :
Développer de manière proactive les compétences du personnel des achats, et plus largement des équipes d’IRC Cameroun concernant le processus d’achat, les outils, les rôles et les responsabilités pour concevoir et mettre en œuvre une programmation de qualité.
Il/Elle pratique une excellente gestion des ressources humaines, favorisant le développement, la promotion et la rétention d’une équipe motivée, qualifiée et expérimentée.
Il / Elle s’assure que tout le personnel des achats connaît et respecte les politiques de la chaîne d’approvisionnement de l’IRC et les SOP pour la gestion des achats.
Il/elle met en œuvre et maintient la séparation des tâches dans les achats et autres fonctions connexes.
Il/Elle met en œuvre un plan de renforcement des capacités du personnel de passation des marchés dans les bureaux de site.
Veiller à ce que chaque membre du personnel des achats dispose d’une description de poste à jour, d’un plan de performance annuel et fournir des commentaires correctifs sur les objectifs fixés par le biais d’évaluations de performance régulières.
Veiller à ce que toute mesure disciplinaire prise à l’encontre du personnel suive une méthodologie progressive permettant une amélioration claire et structurée.
Il/Elle Fournit une orientation en face à face et à distance au personnel d’approvisionnement nouvellement recruté.
Il/elle mène des entretiens individuels avec les supervisés et assure des commentaires positifs et constructifs réguliers sur une base hebdomadaire.
Conduire le Management en Partenariat (MIP) avec les Chefs de Base/Co Terrain vis-à-vis des équipes Achats sur le terrain.
Il/Elle effectue une visite d’appui au secteur achats tous les 3 mois sur chaque base par exercice.

Autres tâches :
Il/Elle prépare des rapports hebdomadaires (Integra) / mensuels (Plan directeur d’approvisionnement) et les envoie au coordinateur des opérations pour examen et commentaires.
En collaboration avec le coordinateur des opérations, effectuer une évaluation du domaine des achats et mettre en œuvre les plans d’amélioration préparés en réponse pour résoudre les lacunes identifiées.
Maintenir à jour les connaissances sur les exigences en matière d’approvisionnement des autorités locales et assurer le respect des exigences légales.

================================================= =======================

II. Responsabilités : Planification des
approvisionnements
mensuel.
Travailler avec les demandeurs pour développer des spécifications d’achat claires (Prévision d’articles) et complètes et ledit plan d’achat est inséré dans le Master Procurement Plan (MPP).
Développeur des plans d’approvisionnement pour les subventions actives, en collaboration avec les coordinateurs/responsables de programme pour soutenir la mise en œuvre du projet.
S’assurer que la définition des besoins est claire, précise, standardisée quand c’est possible, bien documentée quand le besoin est spécifique/complexe et s’appuie sur un rationnel avant d’engager une démarche achats Planification d’études de marche
sur les marches chaque 6 mois et effectuent des analyses de marché au niveau des bases en collectant, organisant et analysant les données du marché et les rapports financiers et en surveillant le marché de l’approvisionnement pour s’assurer que les offres des fournisseurs sont authentiques et raisonnables.
Développer une stratégie d’approvisionnement par catégorie selon les données recueillies du MPP et en s’appuyant sur une analyse du portefeuille achats incluant les besoins liés aux activités support, en cherchant à agréger les besoins
S’assurer que le secteur des achats est bien doté en personnel et que les rôles et responsabilités de chacun ont une description de poste claire.
Partager le MPP de manière régulière avec l’équipe de direction de IRC-Cameroun pour retour d’information

Processus d’achats des biens et services :
Mettre en œuvre toutes les procédures opérationnelles standard de l’IRC en matière d’approvisionnement afin de garantir la conformité aux politiques d’approvisionnement de l’IRC et des bailleurs de fonds.
S’assure que l’émission des demandes d’achats est liée à une prévision d’article, un plan d’achats et intervient avant le lancement d’un projet, et qu’elle est accompagnée d’un plan de distribution. Coordonner avec le personnel de terrain de la chaîne d’approvisionnement pour s’assurer qu’il y a suffisamment de places dans les entrepôts avant d’envoyer les fournitures du programme sur les sites de terrain.
S’assurer qu’un dossier d’achat (quel que soit le montant) est complet et conforme avant la mise en paiement
Diriger le processus d’appel d’offres, y compris le processus de demande de devis, le processus de demande de proposition, l’évaluation des offres et facilite le fonctionnement du comité d’approvisionnement.
Mettre en œuvre les stratégies d’approvisionnement par catégories telles que définies dans MPP et en s’appuyant sur l’analyse du portefeuille achats pour des besoins récurrents lies aux activités supports Planification des appels d’offres
et convocation par anticipation des comités d’achats pour s’assurer de leur engagement de bout en bout
Veiller à ce que les conditions générales d’achats soient utilisées pour accompagner les bons de commandes, s’assurer que les conditions de livraisons et de paiement sont claires avec les fournisseurs.
S’assurer que les seuils d’achat sont respectés conformément à la procédure en vigueur y compris la matrice d’autorisation du Programme Pays
Finaliser le rapport mensuel du Procurement et le MPP pour soumission finale au Coordinateur/trice des Operations pour analyser et développer de nouvelles stratégies.

Gestion des Contrats :
Examiner et utiliser efficacement les contrats d’approvisionnement, y compris les accords-cadres (MPA, MSA) pour garantir des conditions d’approvisionnement favorables.
Définissez des indicateurs de performance et des accords de niveau de service pour les contrats.
Conduire le processus d’évaluation de la performance des fournisseurs ayant des accords-cadres avec l’IRC et/ou suivant le principe de Pareto (20 % des fournisseurs les plus importants en termes de montant financier représentant 80 % du montant du portefeuille d’achats ) en impliquant les programmes demandeurs et la finance.
Contrôler la mise en œuvre des contrats pour s’assurer que les fournisseurs respectent les termes et conditions du contrat.
Maintenir un système de gestion de contrats centralisé transparent et efficace grâce à la diligence raisonnable de la chaîne d’approvisionnement de l’IRC.

Budget et Finances :
Participer à la conception de la proposition et à l’élaboration du budget en identifiant et en saisissant le besoin de budget opérationnel nécessaire à la mise en œuvre du projet.
Travailler avec le personnel de terrain pour identifier les besoins en matière d’approvisionnement et s’assurer que les problèmes sont résolus auprès du Coordinateur/trice des Opérations afin qu’ils soient inclus dans le nouveau développement budgétaire.
Organisateur d’une réunion de suivi accompagné d’un plan d’action avec les responsables des programmes à 3 mois de la fin du financement.
Participer régulièrement aux réunions de suivi des statuts des paiements des fournisseurs
S’assurer du partage et explication des contrats aux demandeurs, SC, Finance et prog au besoin

Gestion Intégra
Il/Elle est point focal de la base de données Intégra en matière d’achat
Il/elle traite toutes les demandes d’achats soumises en ligne par les programmes et d’autres départements, les catégorises et donne une orientation sur le processus d’achat à mettre en place
Il/Elle fait la revue de la liste des besoins d’achat des biens et services soumis par les programmes et soumis à la Coordinatrice des Opérations pour validation.
Il/Elle fait l’analyse du système Intégra et produit un rapport hebdomadaire sur chaque statut des commandes à travers le MPP (Master Procurement Plan) et le partage aux responsables programmes/sites et staffs Procurement des sites.
Analyse des achats historiques (Intégra) et tenir compte des nouveaux besoins (Plans d’approvisionnement nouveaux projets) pour identifier les catégories d’achats (récurrents/ montants importants – principe de Pareto des 20 % des catégories achats représentant 80 % du montant) impliquant des études de marché, et la définition de la stratégie d’achats doit être faite au moins une fois par an.
S’assure que les paiements pour toutes les commandes en PO et Non PO ne subissent pas les délais maximums de 30 jours.
S’assure que tous les tickets envoyés à l’équipe Intégra sont suivis jusqu’à leur résolution et remontent toutes les difficultés opérationnelles rencontrées à la Coordinatrice des opérationsCoordonne les réunions hebdomadaires Intégra sur toutes les bases avec l’équipe Procurement.
Relation avec les fournisseurs
En collaboration avec les Officiers Procurement des bases, reçoivent une communication régulière avec les fournisseurs concernant les conditions de travail avec IRC y compris notre code de conduite, IRC Way Organize des réunions
avec les fournisseurs deux fois par an en vue de les rafraichir sur les procédures, politiques et obtenir des feedbacks de leur part.
S’assure que tous les fournisseurs sont traités au même pied d’égalité et obtiennent les marchés sur base de la Qualité – Prix
S’assure que le délai de paiement des factures des fournisseurs est respecté, en travaillant en étroite collaboration avec l’équipe Comptes fournisseurs de finances
S’assure de l’évaluation formelle régulière avec les fournisseurs en commençant par ceux sous contrats pouvant être élargis par exemple en utilisant le principe de Pareto (20 % de fournisseurs représentant 80 % du montant d’achat) ce qui inclura tous les fournisseurs sous contrat

Conformité et Legal
Effectuer une vérification préalable des achats, y compris un contrôle ATC, des visites de sites de fournisseurs, des vérifications des antécédents des fournisseurs et mettre en œuvre toute autre méthode de prévention de la fraude.
Effectuer des auto-évaluations de la conformité aux politiques, procédures, contrôles et performances de l’équipe Procurement Pays
Fournir des documents complets pour l’audit interne et externe et mettre en œuvre des plans d’actions correctives et/ou préventives (CAP) .
Identifier, documenter et signaler en temps utile toute déviation du processus d’approvisionnement de l’IRC en suivant le mécanisme en place pour un suivi approprié.

Archivage et sauvegarde des données
Prendre le lead sur l’organisation et la sauvegarde de tous les dossiers achats, les dossiers fournisseurs et les analyses achats dans le box pour tous les sites
Tenir à jour des données et des dossiers complets pour les achats de tous les sites sur Box et veiller à ce que les rapports sur les achats soient établis en temps voulu.

 Gestion et développement du personnel :
Développer de manière proactive les compétences du personnel Achats, et plus largement les équipes de l’IRC Cameroun concernant le processus achats, les outils, les rôles et responsabilités pour concevoir et mettre en œuvre une programmation de qualité.
Pratiquer une excellente gestion des ressources humaines, en soutenant le développement, la promotion et la rétention d’une équipe motivée de personnel qualifié et expérimenté.
S’assurer que tout le personnel de Procurement est conscient et en conformité avec les politiques de la chaîne d’approvisionnement de l’IRC et les SOPs pour la gestion des achats.
Mettre en œuvre et maintenir la séparation des tâches dans le domaine des achats et des autres fonctions connexes.
Mettre en œuvre un programme de renforcement des capacités du personnel des approvisionnements dans les bureaux des sites.
S’assurer que chaque membre du personnel d’approvisionnement dispose d’une description de poste actualisée, d’un plan de performance annuel et fournit un retour d’information corrigé des objectifs fixés par le biais d’évaluations régulières de la performance.
S’assurer que toute mesure disciplinaire prix à l’égard du personnel suit une méthodologie progressive qui permet une amélioration claire et réfléchie
Fournir une orientation en face à face et à distance au personnel d’approvisionnement nouvellement embauché.
Conduire des One to One avec les supervisés et s’assurer de faire des feedbacks positifs et constructifs réguliers sur base hebdomadaire.
Faire du Management en Partenariat (MIP) avec les Responsables/Field Co des bases vis-à-vis des équipes Procurement terrain.
Faire une visite d’appui au secteur approvisionnement chaque 3 mois sur chaque base par année fiscale.

Autres tâches :
Préparer des rapports hebdomadaires (Intégra) / mensuels (Master Procurement Plan) sur les approvisionnements et les envoyer au/a la Coordonnateur/trice des Opérations pour révision et commentaires.
En collaboration avec le/la Coordonnateur/trice des Opérations effectuer une évaluation du secteur des approvisionnements et mettre en œuvre les plans d’amélioration préparés en réponse pour résoudre les lacunes insuffisantes.
Maintenir une connaissance à jour des exigences des autorités locales en matière des approvisionnements et assurer la conformité avec les exigences légales.

Qualifications

Diplôme minimum requis :
Licence en Management/Logistique
5 ans d’expérience dans la gestion des achats et le suivi budgétaire dans une organisation internationale. Une certification professionnelle avancée (BTS ou supérieur) en gestion de la chaîne d’approvisionnement est fortement souhaitée.
Expérience de travail avec des subventions financées par des donateurs, notamment BHA, SIDA, USAID, GIZ, SDC, ECHO, UNHCR et l’UE, et connaissance des directives spécifiques des donateurs.

Compétences et capacités techniques :
Expérience en négociation et contractualisation
Compétences en analyse et en réflexion stratégique.
Compétences en planification et en gestion de projet.
Excellentes compétences informatiques (Excel, Word, Power Point).
La maîtrise du français et de l’anglais est requise, y compris le vocabulaire des affaires; la maîtrise de l’écrit dans les deux langues est également souhaitable, mais dans au moins l’une d’entre elles.
Capacité à développer des relations professionnelles efficaces à tous les niveaux et à travailler en équipe.
Niveau d’intégrité éprouvé et bonne réputation dans le processus d’achat de biens et de services auprès des fournisseurs.
Des talents pour la résolution des problèmes.
Approche axée sur les résultats.
Environnement de travail : 
Superviseur : Operations Coordinator
Supervisés : Officiers Procurement
Rapports indirects : Coordinateurs de terrains
Autres contacts professionnels :
– Interne : RH – Programs – Finance – Tout le personnel
– Externe : Administrations publiques et privées.

POSTULEZ ICI