L’IRC est actif en République centrafricaine (RCA) depuis 2006 et met en œuvre des programmes d’intervention d’urgence depuis début 2013. L’IRC dispose de quatre bureaux de terrain (Bocaranga, Kaga Bandoro, Zemio et Ndele) en plus d’un bureau central à Bangui. Depuis 2007, elle a construit des relations étroites avec les communautés locales, les leaders communautaires, les autorités locales et d’autres acteurs locaux et internationaux. Aujourd’hui, l’IRC est l’un des principaux acteurs humanitaires travaillant dans les préfectures d’Ouham Pende, de Nana Gribizi et de Zemio, mettant en œuvre des programmes dans les domaines de la santé, de la protection et de l’autonomisation des femmes, de la protection des enfants et de l’état de droit, ainsi que du relèvement précoce et du développement. L’expertise technique, les capacités logistiques, la connaissance et la compréhension du contexte local ont permis à IRC de jeter les bases d’une extension et d’un approfondissement de ces services afin d’atteindre davantage de personnes et de répondre aux besoins d’urgence à une plus grande échelle, dès lors que des financements supplémentaires sont assurés
POSTE 1 : Officier Charge de l’Administration et des Voyages
L’International Rescue Committee (IRC) répond aux pires crises humanitaires du monde et aide les gens à survivre et à reconstruire leur vie. Fondé en 1933, l’IRC offre des soins vitaux et une assistance qui changent la vie des réfugiés et des personnes déplacées dans leur propre pays forcées de fuir la guerre et les catastrophes.
Aperçu du poste
Sous la supervision directe du Manager de l’Administration, l’Officer Admin et travel aura la responsabilité d’appuyer dans la mise en application de tous les systèmes et procédures administratives au sein d’IRC et de la gestion des voyages selon les normes IRC, et assurer les intérims de ses collègues si nécessaires
1- Responsabilités Majeures
Appuyer le département des Operations pour toutes tâches administratives, gestion des bâtiments, et gestion des réservations, des départs et arrivées
2- Responsabilités Spécifiques
· Accueil et orientation des visiteurs au Bureau ;
· Gérer les appels téléphoniques du Bureau ;
· Suivi et Archivage des dossiers administratifs
· Gérer le courrier « arrivée » et « départ » (réception, enregistrement et ventilation);
· Appuyer à la rédaction des lettres administratives de l’organisation
· Réception et enregistrement des manifestations d’intérêt aux avis d’appel d’offres lancé ;
· Réception et enregistrement des offres de candidature ;
· Suivre les dossiers auprès du Manager Admin et lui rappeler les questions importantes à traiter ;
· Appui à l’organisation des ateliers et réunions formations/conférences/ateliers ;
· Appuyer au besoin les opérations de saisie, Scan, de photocopies et Reliures, pour l l’administration ;
· Gestion rationnelle et suivi des stocks de fournitures et articles de bureaux
· Dresser un inventaire périodique des stocks de fournitures, articles de bureau et des équipements ;
· Suivre le traitement des factures ;
· Acquisition des billets d’avion pour les voyages des staffs et partenaires d’IRC à l’intérieur et à l’extérieur de la RCA,
· Paiement des factures des voyages,
· Suivre les entretiens et réparations des locaux du bureau, les résidences individuelles et collectives d’IRC à Bangui
· Appui à distance aux entretiens des locaux, résidences individuelles et collectives d’IRC dans les différentes régions d’intervention d’IRC,
· Acquisition des maisons à louer pour IRC au besoin,
· Gérer les contrats de bail du bureau et des résidences d’IRC à Bangui,
· Assister à l’aménagement et au déménagement des maisons des staffs étrangers résidents au RCA au compte d’IRC,
· Payer les factures de bail à Bangui,
· Réservations de chambres d’hôtel pour les staffs et partenaires d’IRC en mission d’IRC à Bangui,
· Paiement des factures d’hôtels à Bangui,
· Acquisition et renouvellement des visas pour le personnel étranger,
· Assistance au personnel étranger pour toute documentation officielle nationale R permettant le séjour formel du personnel étranger au compte d’IRC en RCA,
· Exécuter toute autre tâche à la demande des supérieurs hiérarchiques.
Communications
· S‘assure de la régularité, la vérification, le traitement et le paiement de toutes les factures des flottes et communication de tous les staffs et visiteurs IRC (Cellulaires, fixes) ;
· En charge des incorporations, des modifications et des cessations des agents à la flotte téléphonique de l’organisation en collaboration avec les différents responsables
· S assurer que nous ayons dans nos stocks des téléphones à donner aux nouveaux staffs internationaux qui arrivent.
· S’assurer que les sources d’information sont disponibles et bien entrevues dans les guest (télévision)
Gestion des équipes
· Participer dans la définition des objectifs de performance des agents de ménage et de l’officers Maintenance
· Développer les outils pour garder le contrôle des besoins et des budgets
· Documenter les besoins de formation des agents sous la supervision
Reporting :
· Prépare et soumet mensuellement, un rapport détaillé de tableau de suivi des contrats, le cash projection, la mise à jour paiement des factures de communication et des utilities (eau et électricité) en conformité avec le calendrier de soumission des rapports mensuels convenu avec la supervision.
Profil
Qualifications Requises :
· Expériences professionnelles dans le domaine de la saisie de données et du traitement de textes ;
· Très bonne capacité de communication et bonne expérience dans la gestion du standard téléphonique ;
· Une solide expérience dans la gestion administrative de bureau ;
· Capacité rédactionnelle très élevée
· Une bonne connaissance du milieu des Bureaux ;
· Courtoisie et de bonne présentation.
Caractéristiques personnelles :
• Parfaite intégrité personnelle.
• Solides compétences pour travailler en équipe.
• Capacité à accomplir en même temps des tâches multiples
• Esprit d’équipe et aptitudes en résolution de problèmes
Education: Bac +2 (au minimum)
Language Skills: Français nécessaire, anglais serait un plus
Normes de conduite professionnelle : Les travailleurs de l’IRC doivent respecter les valeurs et les principes énoncés dans l’IRC WAY – Standards de conduite professionnelle. Il s’agit de l’Intégrité, du Service, de la Responsabilité et de l’Egalité.
Sauvegarde : Adhérer rigoureusement à la politique de sauvegarde de l’enfant et de l’adulte d’IRC et toutes les autres politiques, notamment celles relatives à la sécurité et la prévention de la fraude. Conformément à la sauvegarde, l’IRC applique des politiques sur la protection des bénéficiaires/clients contre l’exploitation et les mauvais traitements, la protection des enfants, l’Anti-harcèlement dans le milieu du travail, l’intégrité fiscale et la lutte contre les représailles.
Employeur de l’égalité des chances : L’IRC est un employeur de l’égalité des chances. L’IRC considère tous les demandeurs d’emploi sur la base du mérite sans égard à la race, au sexe, à la couleur, à la nationalité, à la religion, à l’orientation sexuelle, à l’âge, à l’état matrimonial, au statut d’ancien combattant, au handicap ou à toute autre caractéristique protégée par la loi.
Diversité, Inclusion et Egalite Genre : IRC reconnaît et honore la valeur fondamentale et la dignité de tous les individus. Nous sommes un employeur offrant l’égalité des chances et considérons tous les candidats sur la base du mérite sans égard à la race, le sexe, la couleur, l’origine nationale, la religion, l’orientation sexuelle, l’identité de genre, l’âge, l’état matrimonial, le statut d’ancien combattant ou le handicap. IRC s’est également engagé à réduire l’écart entre les sexes dans les postes de direction. Nous offrons des avantages qui offrent un environnement propice aux femmes pour participer à notre main-d’œuvre, y compris un congé parental, des protocoles de sécurité sensibles au genre et d’autres avantages de soutien.
Candidats nationaux vivant à l’étranger : IRC s’efforce d’attirer, de motiver et de retenir du personnel national qualifié dans nos programmes. Nous encourageons fortement les candidats nationaux ou nationaux de la diaspora à postuler ce poste. Si vous êtes un ressortissant du pays dans lequel ce poste est basé et que vous résidez actuellement en dehors de votre pays d’origine et que vous possédez plus de deux ans d’expérience professionnelle internationale, l’IRC a mis en place un package de soutien pour la prise de service au pays et une rémunération attractive.
COMMENT POSTULER
Les personnes intéressées par cette offre sont priées de soumettre leurs dossiers de candidature sous le lien:
Les dossiers de candidatures doivent comporter :
· Une lettre de motivation adressée à la Coordinatrice RH de l’IRC en RCA;
· Un curriculum vitae à jour avec 3 références professionnelles;
· Les copies des diplômes, certificats de travail, attestation de service rendu ou de formation
· Copie du passeport ou de la CNI
N.B : Seul.es les candidat.es présélectionné.es seront contacté.es
• Les candidatures féminines sont encouragées
• Les dossiers incomplets ne seront pas considérés
La date limite de dépôt des candidatures est le 30 Mars 2023 à 17h 00’
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POSTE 2 : Officier Charge de l’Administration et des facilities
Sous la supervision directe du Manager de l’Administration Le titulaire du poste rend compte au Manager de l’Administration et sera chargé d’améliorer l’exécution rapide et efficace des projets d’entretien importants de l’organisation, ainsi que l’entretien régulier des installations et équipements immobiliers des bureaux, des espaces partagés et des résidences du personnel expatrié, en respectant toujours des normes techniques et professionnelles élevées.
Responsabilités Majeures
Appuyer le département des Operations pour toutes tâches administratives, gestion des bâtiments, et assurer les intérims de ses collègues si nécessaires
Entretiens des installations
· Inspection et réparation des installations du bureau en développant une base de données agile d’entrepreneurs et en entretenant des relations avec eux ; pour divers types de travaux d’entretien et de rénovation/amélioration des propriétés et le placement des assurances.
· Définir les besoins en matière de contrats d’entretien pour les installations et équipements techniques ; examiner, négocier et recommander ces contrats au directeur adjoint
· Gérer les contrats d’entretien des installations et des équipements techniques et veiller au respect des exigences réglementaires.
· Tenir à jour les dossiers des installations, par exemple les copies des baux, les inventaires et les dossiers d’entretien.
· Contribuer à la planification financière et à la prévision des dépenses de la ligne budgétaire de l’entretien des installations.
· Coordonner avec la sûreté et la sécurité les inspections de sécurité physique pour les propriétés louées.
· Responsable du développement de plans à long terme pour la réalisation de réparations et d’améliorations des immobilisations
· Administration des exigences des baux avec la gestion immobilière.
· Exécuter toute autre tâche à la demande des supérieurs hiérarchiques.
· Assurer la liaison avec le département des finances en ce qui concerne le paiement et le recouvrement des dépôts de loyer.
· Suivi de la consommation d’énergie (eau, électricité)
Gestion des équipes
· Suivi quotidien de l’équipe de nettoyage et des cuisinières ;
· Développer les outils pour garder le contrôle des besoins et des budgets ;
· Documenter les besoins des équipes sous sa supervision
Reporting :
· Prépare et soumet mensuellement, la mise à jour paiement des factures de communication et des utilities (eau et électricité) en conformité avec le calendrier de soumission des rapports mensuels convenu avec la supervision.
Profil
· Expériences professionnelles dans le domaine de la saisie de données et du traitement de textes ;
· Très bonne capacité de communication et bonne expérience dans la gestion du standard téléphonique ;
· Une solide expérience dans la gestion administrative de bureau ;
· Capacité rédactionnelle très élevée
· Une bonne connaissance du milieu des Bureaux ;
· Courtoisie et de bonne présentation.
Caractéristiques personnelles :
• Parfaite intégrité personnelle.
• Solides compétences pour travailler en équipe.
• Capacité à accomplir en même temps des tâches multiples
• Esprit d’équipe et aptitudes en résolution de problèmes
Education: Bac +2 (au minimum)
Language Skills: Français nécessaire, anglais serait un plus
Normes de conduite professionnelle : Les travailleurs de l’IRC doivent respecter les valeurs et les principes énoncés dans l’IRC WAY – Standards de conduite professionnelle. Il s’agit de l’Intégrité, du Service, de la Responsabilité et de l’Egalité.
Sauvegarde : Adhérer rigoureusement à la politique de sauvegarde de l’enfant et de l’adulte d’IRC et toutes les autres politiques, notamment celles relatives à la sécurité et la prévention de la fraude. Conformément à la sauvegarde, l’IRC applique des politiques sur la protection des bénéficiaires/clients contre l’exploitation et les mauvais traitements, la protection des enfants, l’Anti-harcèlement dans le milieu du travail, l’intégrité fiscale et la lutte contre les représailles.
Employeur de l’égalité des chances : L’IRC est un employeur de l’égalité des chances. L’IRC considère tous les demandeurs d’emploi sur la base du mérite sans égard à la race, au sexe, à la couleur, à la nationalité, à la religion, à l’orientation sexuelle, à l’âge, à l’état matrimonial, au statut d’ancien combattant, au handicap ou à toute autre caractéristique protégée par la loi.
Diversité, Inclusion et Egalite Genre : IRC reconnaît et honore la valeur fondamentale et la dignité de tous les individus. Nous sommes un employeur offrant l’égalité des chances et considérons tous les candidats sur la base du mérite sans égard à la race, le sexe, la couleur, l’origine nationale, la religion, l’orientation sexuelle, l’identité de genre, l’âge, l’état matrimonial, le statut d’ancien combattant ou le handicap. IRC s’est également engagé à réduire l’écart entre les sexes dans les postes de direction. Nous offrons des avantages qui offrent un environnement propice aux femmes pour participer à notre main-d’œuvre, y compris un congé parental, des protocoles de sécurité sensibles au genre et d’autres avantages de soutien.
Candidats nationaux vivant à l’étranger : IRC s’efforce d’attirer, de motiver et de retenir du personnel national qualifié dans nos programmes. Nous encourageons fortement les candidats nationaux ou nationaux de la diaspora à postuler ce poste. Si vous êtes un ressortissant du pays dans lequel ce poste est basé et que vous résidez actuellement en dehors de votre pays d’origine et que vous possédez plus de deux ans d’expérience professionnelle internationale, l’IRC a mis en place un package de soutien pour la prise de service au pays et une rémunération attractive.
COMMENT POSTULER
Les personnes intéressées par cette offre sont priées de soumettre leurs dossiers de candidature sous le lien:
Les dossiers de candidatures doivent comporter :
· Une lettre de motivation adressée à la Coordinatrice RH de l’IRC en RCA;
· Un curriculum vitae à jour avec 3 références professionnelles;
· Les copies des diplômes, certificats de travail, attestation de service rendu ou de formation
· Copie du passeport ou de la CNI
N.B : Seul.es les candidat.es présélectionné.es seront contacté.es
• Les candidatures féminines sont encouragées
• Les dossiers incomplets ne seront pas considérés
La date limite de dépôt des candidatures est le 30 Mars 2023 à 17h 00’
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POSTE 3 : ADMIN MANAGER
Sous la supervision directe du Directeur des Operations, le Responsable de l’Administration (Admin Manager) sera chargé d’améliorer l’exécution efficace et en temps voulu des projets d’entretien importants de l’organisation, ainsi que l’entretien régulier des installations et équipements immobiliers d’IRC à Bangui, des espaces partagés et des résidences du personnel expatrié, en respectant toujours des normes techniques et professionnelles élevées.
Responsabilités Majeures
Appuyer le département des Operations pour toutes affaires relatives à l’administration à Bangui.
Responsabilités Spécifiques
GESTION ADMINISTRATIVE DES AFFAIRES COURANTES DU BUREAU DE BANGUI
· Effectuer le rapport des activités administratives au Directeur des Operations
· Gérer le Box électronique Administratif afin d’avoir à jour tous les archivages de la section et tous documents nécessaires à la gestion administrative du bureau (contrat, fichier de suivi, …) ;
· Gérer les courriers administratifs de l’Organisation
· Gérer et faire le suivi des activités auprès des partenaires admin (UNHAS, service de nettoyage, etc.)
· Gérer les arrivées et départs des collègues internationaux (suivi des réservations d’hôtel, etc.)
· Gérer les équipes administratives et effectuer le suivi de leurs activités
· Gérer les affaires courantes quotidiennes du bureau ;
ENTRETIEN DES INSTALLATIONS
· Inspection et réparation des installations du bureau en développant une base de données agile d’entrepreneurs et en entretenant des relations avec eux ; pour divers types de travaux d’entretien et de rénovation/amélioration des propriétés.
· Veiller a ce que les espaces de travail dédiés soient respectés et utiliser de manière adéquate ;
· Veiller au respect des exigences réglementaires des contrats de maintenance, nettoyage et entretien.
· Tenir à jour les dossiers des installations, par exemple les copies des baux, les inventaires et les dossiers d’entretien et effectuer la mise a jour du tableau de suivi administratif.
· Contribuer à la planification financière et à la prévision des dépenses de la ligne budgétaire de l’entretien des installations.
· Coordonner avec toutes parties prenantes la gestion de toutes les propriétés louées à Bangui (Guest et Bureaux).
· Responsable du développement de plans à long terme pour la réalisation de réparations et d’améliorations des immobilisations.
· Superviser les projets de tous les travaux importants d’entretien, de rénovation ou d’amélioration des biens immobiliers.
· Superviser les équipes de nettoyage ;
PROPRIÉTÉS LOUÉES AU PERSONNEL EXPATRIÉ (Guest et Appartements individuels)
· Gestion administrative des Guests et appartements individuels (gestion des contrats, des paiements de loyers, des entretiens…)
· S’assurer que les propriétés sont en bon état lors du départ des personnels et veiller à ce que le personnel rende compte correctement de tous les dommages et pertes.
· Assurer la liaison avec le département des finances en ce qui concerne le paiement et le recouvrement des dépôts de loyer.
· Faire le suivi des différentes recharges : gaz, compteur électrique et eau, abonnement décodeur, etc.
· Effectuer le paiement des factures.
· Dispatch dans les différentes installations les stocks de matériels d’hygiènes et suivi hebdomadaire.
· Superviser les tournées de relevé d’index de compteurs de manière hebdomadaire dans les installations.
Profil
· moins 5 ans d’expérience pratique dans la gestion administrative et l’entretien des installations.
· Excellentes aptitudes à la communication, à l’influence et à la négociation.
· Bonnes capacités d’organisation et d’administration.
· Un fort esprit d’équipe.
· Capacité à travailler avec un minimum de supervision.
· Capacité d’adapter une approche flexible pour répondre aux besoins de l’entreprise.
Caractéristiques personnelles :
• Parfaite intégrité personnelle.
• Solides compétences pour travailler en équipe.
• Capacité à accomplir en même temps des tâches multiples
• Esprit d’équipe et aptitudes en résolution de problèmes
Education : Bac +2 (au minimum) en Gestion des Administrations ou un diplôme similaire
Language Skills: Français nécessaire
Normes de conduite professionnelle: Les travailleurs de l’IRC doivent respecter les valeurs et les principes énoncés dans l’IRC WAY – Standards de conduite professionnelle. Il s’agit de l’Intégrité, du Service, de la Responsabilité et de l’Egalité.
Sauvegarde : Adhérer rigoureusement à la politique de sauvegarde de l’enfant et de l’adulte d’IRC et toutes les autres politiques, notamment celles relatives à la sécurité et la prévention de la fraude. Conformément à la sauvegarde, l’IRC applique des politiques sur la protection des bénéficiaires/clients contre l’exploitation et les mauvais traitements, la protection des enfants, l’Anti-harcèlement dans le milieu du travail, l’intégrité fiscale et la lutte contre les représailles.
Employeur de l’égalité des chances : L’IRC est un employeur de l’égalité des chances. L’IRC considère tous les demandeurs d’emploi sur la base du mérite sans égard à la race, au sexe, à la couleur, à la nationalité, à la religion, à l’orientation sexuelle, à l’âge, à l’état matrimonial, au statut d’ancien combattant, au handicap ou à toute autre caractéristique protégée par la loi.
Diversité, Inclusion et Egalite Genre : IRC reconnaît et honore la valeur fondamentale et la dignité de tous les individus. Nous sommes un employeur offrant l’égalité des chances et considérons tous les candidats sur la base du mérite sans égard à la race, le sexe, la couleur, l’origine nationale, la religion, l’orientation sexuelle, l’identité de genre, l’âge, l’état matrimonial, le statut d’ancien combattant ou le handicap. IRC s’est également engagé à réduire l’écart entre les sexes dans les postes de direction. Nous offrons des avantages qui offrent un environnement propice aux femmes pour participer à notre main-d’œuvre, y compris un congé parental, des protocoles de sécurité sensibles au genre et d’autres avantages de soutien.
Candidats nationaux vivant à l’étranger : IRC s’efforce d’attirer, de motiver et de retenir du personnel national qualifié dans nos programmes. Nous encourageons fortement les candidats nationaux ou nationaux de la diaspora à postuler ce poste. Si vous êtes un ressortissant du pays dans lequel ce poste est basé et que vous résidez actuellement en dehors de votre pays d’origine et que vous possédez plus de deux ans d’expérience professionnelle internationale, l’IRC a mis en place un package de soutien pour la prise de service au pays et une rémunération attractive.
COMMENT POSTULER
Les personnes intéressées par cette offre sont priées de soumettre leurs dossiers de candidature sous le lien:
Les dossiers de candidatures doivent comporter :
· Une lettre de motivation adressée à la Coordinatrice RH de l’IRC en RCA;
· Un curriculum vitae à jour avec 3 références professionnelles;
· Les copies des diplômes, certificats de travail, attestation de service rendu ou de formation
· Copie du passeport ou de la CNI
N.B : Seul.es les candidat.es présélectionné.es seront contacté.es
• Les candidatures féminines sont encouragées
• Les dossiers incomplets ne seront pas considérés
• La date limite de dépôt des candidatures est le 30 Mars 2023 à 17h 00’.
