L’International Rescue Committee (IRC) est une organisation non gouvernementale dont la mission est d’aider les personnes dont les vies et les moyens de subsistance sont ébranlés par les conflits et les catastrophes, y compris la crise climatique, à survivre, se relever, et prendre en main leur avenir.
POSTE 1 : Manager Passation des Marchés
Descriptif du poste
De la programmation:
- Analyser les procurements plans (items forecast à défaut) afin de répertorier toutes les acquisitions de biens, travaux et services nécessitant un appel d’offre et élaborer un planning de dates de préparation et d’approbation des appels d’offres, des consultations, d’évaluation des offres, d’approbation des propositions, d’attribution des marchés, de signature et de notification des marchés ;
- Veiller au respect des dispositions relatives aux acquisitions prévues dans l’Accord de financement des différents projets ;
- Tenir un répertoire d’entreprises et consultants qualifiés au fur et à mesure des manifestations d’intérêts.
De la préparation des documents d’appels d’offres:
- Finaliser avec les équipes techniques (ou experts désignés à cet effet) les caractéristiques ou spécifications techniques des biens et travaux ainsi que les termes de référence pour la sélection des consultants ;
- Elaborer les dossiers d’appels d’offres et les demandes de propositions des acquisitions ou prestations prévues au Plan de Passation des marchés approuvé, suivant les modèles appropriés en vigueur, et veiller à ce que ces dossiers reçoivent les approbations requises.
De la passation des marchés:
- Préparer et faire publier les avis d’appel d’offres, avis à manifestation d’intérêts et avis de publication de résultats ou d’attribution de contrats conformément aux procédures en vigueur ;
- Veiller à une large diffusion de ces avis en les faisant publier, si nécessaire dans des revues spécialisées, dans les journaux locaux de grande diffusion, les sites internet, etc. ;
- Veiller à l’inscription à l’ordre du jour du comité d’approvisionnement, les étapes du processus d’évaluation de la passation des marchés (ouverture des plis, évaluation des offres, visite de diligence et attribution des marchés) ;
- Assister à toutes les séances d’ouverture et d’évaluation des offres ainsi qu’à toutes les séances d’attribution des marchés ;
- Veiller à la confidentialité des rapports d’évaluation des offres, et s’assurer que ceux-ci reçoivent les approbations nécessaires des membres du comité d’approvisionnement avant de requérir l’avis de non-objection éventuel avec le département de qualité assurance (QA) du siège à New York et des bailleurs si nécessaire ;
- Préparer les projets de contrat et veiller à ce qu’ils soient validés et signés conformément aux dispositions pertinentes du manuel des procédures ;
- S’assurer que les soumissionnaires non retenus reçoivent les informations nécessaires ainsi que leurs cautions de soumission dans les délais requis à cet effet ;
- Signaler les pratiques contraires à la bonne gouvernance dans le processus, notamment les cas de fraude et corruption, de trafics d’influence, de conflits d’intérêts ou de délits d’initié.
De l’exécution des marchés:
- Veiller à ce que les contrats passés avec les fournisseurs soient en conformité à la loi du Niger en vigueur (enregistrements, exonération etc.)
- Veiller à ce que les fournisseurs perçoivent les avances de démarrage et autres paiements dans les délais, suivant les modalités de paiement inscrites dans le contrat ;
- Veiller à ce que les dispositions nécessaires soient prises pour que la supervision de l’exécution des marchés soit faite suivant les exigences spécifiques de chaque marché ;
- Organiser les comités de réception des biens, travaux et services de consultants, et s’assurer que ces biens, travaux et services sont conformes aux spécifications des marchés ou aux termes de référence des contrats ;
- En collaboration avec le magasinier, prendre les mesures nécessaires pour que les biens soient livrés et entreposés en sûreté aux endroits et aux dates précisées conformément aux dispositions des marchés ;
- Mettre en place un plan de suivi des contrats obtenus via le processus d’appel d’offre ;
- Travailler pour lever les réserves en lien avec les exécutions des marchés et dans les délais prévus dans les contrats ;
- Communiquer au management / directeur des opérations sur la situation d’exécution des marchés.
De la tenue de l’archivage:
- Organiser et tenir à jour l’archivage physique et électronique des dossiers de passation des marchés ;
- Préparer les documents nécessaires pour les missions d’audit et de revue à posteriori.
Du rôle d’assistance et de conseils:
- Conseiller et assister le Coordonnateur supply chain ainsi que les autres membres de l’équipe sur toutes les questions liées aux procédures d’acquisition des biens, services et travaux ;
- Conseiller utilement le comité d’approvisionnement d’ouverture des plis, d’évaluation des offres et d’attribution des marchés sur les règles et procédures d’acquisition d’IRC et des bailleurs ;
- Exécuter toutes autres tâches en rapport avec la passation des marchés pour l’atteinte des objectifs.
Profil
- Être titulaire au moins d’un diplôme de niveau (BAC+4) ou d’un diplôme équivalent en ingénierie, acquisition, droit, gestion, commerce, logistique ou domaine connexe ;
- Justifier d’au moins trois ( 3 ) années d’expérience professionnelle pertinente en passation des marchés dont au moins trois (02) années d’expérience avec une ONG ;
- Excellente connaissance des techniques de passation des marchés en général et des règles de procédures de passation de marchés des ONG internationales en particulier ;
- Avoir une connaissance de la règlementation du pays en matière de passation de marchés publics ;
- Être apte à utiliser les applications standards de Microsoft Office ;
- Avoir une parfaite maîtrise de la langue française (parlé et écrit). La connaissance de l’anglais sera un atout ;
- Avoir une bonne capacité d’analyse, de rédaction et de synthèse;
- Avoir un sens élevé de l’intégrité et des aptitudes à travailler en équipe;
- Avoir le sens de l’organisation du travail et de l’anticipation;
- Avoir la capacité à travailler de manière autonome;
- Avoir le sens des relations humaines, des qualités d’écoute et de dialogue;
- Avoir un esprit d’initiative et de rigueur dans le traitement des dossiers.
POSTE 2 : Warehouse Manager
Descriptif du poste
Responsabilité sur la gestion des Assets
- La réception, inspection des articles pendant l’enregistrement et l’expédition des biens qui entrent et sortent du stock par la méthode FIFO, avec le strict respect des procédures et documents dument approuvés par les personnes autorisées conformément aux règles en vigueur à l’IRC.
- Mise à jour quotidienne de tous les mouvements de stock et dans la base de données conformément aux procédures en place.
- Avant toutes réceptions des biens livrés par les fournisseurs, s’assurer que l’ordre de qualité en commun accord avec le programme demandeur.
- Communiquer efficacement avec les gestionnaires des stocks sur les sites lors des mouvements des transactions inter-sites.
- Assurer un stockage soigneux des biens selon les standards de IRC en vigueur. Veiller à la dégradation des produits dont le stockage est délicat. Veillez à la date de péremption des produits stockés et proposer à la supervision.
- Avertir dans les meilleurs délais le programme / département concerné, le risque de rupture de stock de produits consommables sur base de stock minimum préconisés.
- S’assurer des conditions optimales de sécurité des biens dans les magasins.
- Rendre systématique les inventaires improvisés et le comptage de 20% tel que recommandé par les SoP et partager la situation avec la hiérarchie.
- Superviser les travaux des manutentionnaires et autres ouvriers au sein de l’entrepôt ;
- Veiller à la propreté des entrepôts avec l’appui des agents de ménage et/ou des prestataires ;
- Assurer le classement standard des items et placer des bin cards ;
- Assurer le suivi des commandes en cours de livraison en collaboration avec l’équipe achat et en assurer la réception;
- Maintenir le classement physique et électronique à jour de tous les documents relatifs à la gestion des stocks et des consommables bureautiques;
- Apporte un appui aux staffs sous sa supervision dans le cadre du suivi de la politique de gestion de stock, Asset et Fleet;
- Appuyer techniquement les terrains (Le suivi et gestion de stock, Asset et Fleet dans nos bases de terrains dans toutes les régions d’intervention).
Responsabilité sur la gestion des Assets
- Enregistrer et étiqueter systématiquement les assets dans la base de données et dans les registres des assets de IRC;
- Assurer le suivi des mouvements des assets IRC au niveau nationale leur mise à jour dans la base de données en collaboration avec les gestionnaires stock / Assets terrains;
- S’assurer de la présence dans ses archives de la documentation d’affectation individuelle des assets, celle de tout mouvement d’un asset entre les employés, entre les bureaux et entre les sites;
- Mettre en place un plan de liquidation des assets selon les procédures IRC en place et le maintenir à jour pour faciliter la prise des décisions des opérations pour le remplacement des assets;
- Proposer, établir et approuver les documents de liquidation des assets par les personnes habilitées de l’IRC;
- Archiver les rapports sur les incidents en lien avec les assets pour bien documenter le contenu de la colonne observation de la base des données des assets;
- Participer à l’inventaire physique des assets d’IRC au niveau national et s’assurer que les politiques y relatives sont suivies par tout le monde;
- Maintenir à jour le classement physique et électronique de tous les documents relatifs à la gestion des assets;
- Préparer les demandes de maintenance et réparation introduites par l’officier Fleet ou les chauffeurs et s’assurer auprès du garage que les véhicules/motos ont été bien maintenus et réparés, que les carnets de maintenance sont correctement et régulièrement complétés par les mécaniciens, et que ces engins sont régulièrement propres et opérationnels;
- Appuyer les Procurement dans la recherche de garage et devis pour établir les contrats de réparation des véhicules autoriser par le Coordinateur de la Chaine d’approvisionnement et les Opérations;
- Gérer et mettre à jour un dossier physique et électronique pour chaque véhicule comprenant les documents exigés pour le classement (Tom Carte, Carte d’assurance, Carte d’identification du véhicule, Vignette fiscale, carte de contrôle technique, rapports de maintenance, rapport de consommation du carburant, rapports d’accidents, ainsi que l’autorisation de conduire du chauffeur).
Responsabilité de la Gestion du carburant
- Superviser la gestion par le senior Officer, du stock carburant aussi bien physique que les quantités sur les Tomcards.
Sécurisation des Stocks et Assets.
- S’assurer que les mesures soient prises pour la sureté et la sécurité des entrepôts aussi bien à Niamey que sur les autres bases.
- Que les normes de température (chaine de froid) exigées par les procédures des gestions des médicaments et aliments soient en place dans tous les magasins.
- Que les magasins soient propres avec un système de contrôle d’accès.
- Que la destruction d’articles obsolètes respecte les procédures IRC et la loi nigérienne.
Gestion des équipements
- Participer dans la définition des objectifs de performance des officiers / responsables de la gestion de stock et assets et Fleet.
- Développer les outils pour garder le contrôle des stocks / assets même à distance et Fleet
- Documenter les besoins de formation des gestionnaires des stocks / assets /Fleet
- Veiller à ce que tous les gestionnaires des stocks / assets et Fleet soient formés selon les normes de l’IRC.
Rapportage
- Produire et transmettre le rapport mensuel compilé de stock / asset / Fleet pays au coordinateur de la chaine d’approvisionnement au plus tard le 3 du mois suivant.
- Compiler les rapports mensuels du mouvement des consommables bureautiques de tous les bureaux IRC Niger
- Produire un rapport mensuel du carburant et s’assurer de sa conformité à celui produit par l’officier Fleet.
Profil
- Diplôme universitaire en gestion des stocks et des assets, Transport en logistique ou tout autre domaine connexe;
- Au moins 3 ans d’expérience en gestion de stock et des assets et Fleet;
- Gestion du personnel autorisé à recevoir. Gestion de l’inspection des marchandises;
- Recoupement des documents de réception;
- Préparation des spécification des marchandises;
- Mise en œuvre des meilleurs pratiques d’emballage;
- Gestion des articles en transit, gestion des stocks des Grants fermés, gestion de l’organisation de l’entrepôt;
- Expérience dans la gestion et l’obtention des résultats à distance;
- Avoir une forte capacite de rédaction en français;
- Avoir une maitrise du pack office;
- Avoir une forte capacité de communication;
- Ere disponible, flexible et proactif.
