L’International Rescue Committee répond aux pires crises humanitaires du monde et aide les gens à survivre et à reconstruire leur vie. L’IRC recrute Assistant/e Admin/RH. Fondé en 1933 à la demande d’Albert Einstein, IRC offre des soins vitaux et une assistance qui change la vie des réfugiés forcés de fuir la guerre ou une catastrophe.
À l’œuvre aujourd’hui dans plus de 40 pays et dans 22 villes américaines, l’IRC redonne sécurité, dignité et espoir à des millions de personnes déracinées par un conflit ou une catastrophe. IRC ouvre la voie du mal à la maison.
Descriptif du poste
- Accueillir et orienter les visiteurs IRC, passer et filtrer les appels téléphoniques ;
- Classer et archiver les dossiers Administratifs suivant le besoin (contrats de bail, prestation, ordre de mission, courrier ou tout autre document Administratif) ;
- Réceptionner, dispatcher les courriers entrants et sortants de IRC ;
- Traiter toutes les factures administratives dans les délais avec le système Integra (eau, électricité, téléphonie, hôtellerie, UNHAS, prestation, billetterie, loyers etc…) ;
- Procéder à la réservation ONLINE de UNHAS de tous les staffs en mission suivant les procédures en vigueur ;
- Établir les ordres de mission ;
- S’assurer de l’archivage électronique et physique des dossiers du personnel ;
- S’assurer du dépôt des times sheet chaque fin de mois par les staffs ;
- S’assurer de la collecte et du classement des time sheet ;
- S’assurer de la signature des bulletins de paie par les staffs ;
- S’assurer de la collecte et du classement du bulletin de paie ;
- S’assurer de la vérification du cahier de présence et alerter son superviseur en cas de retards répétitifs et non justifiés des staffs ;
- Faire les réservations d’hôtel pour les staffs en mission dans les hôtels sous contrat cadre, émettre les ordres de mission pour tout staff en déplacement ;
- Être le point focal pour toutes les demandes venant des Guest house et procéder à leur règlement, aider son superviseur à gérer le bureau et les Guest houses ;
- Informer son superviseur de tout non-respect des politiques ou de tout sujet de préoccupation liée à la gestion des tâches administratives ;
- Procéder à l’approvisionnement en produits de ménage et papeterie pour tout le bureau en collaborant avec la logistique dans le délai.
Profil
- Être titulaire d’un BAC +2 avec une formation en Administration, ressources humaines, ou tout autre diplôme similaire ;
- Avoir une expérience prouvée d’au moins 12 mois de stage pratique avec les ONG humanitaires en Administration ;
- Connaissance et capacité de manipuler les programmes Word, Excel, l’Internet et Outlook ;
- Une habileté à travailler dans une équipe multiculturelle, multidisciplinaire, à communiquer clairement, à innover et à travailler dans une ambiance sous pression ;
- Être capable de travailler sous pression et avec un minimum de supervision, avoir un esprit d’autonomie, de Planification et d’organisation, d’initiative ;
- Être disponible et flexible en matière d’heures de travail.
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