Requête nº: req23329
Secteur d’activité: Administration du programme
Type de contrat: Régulier
Taux d’occupation: Plein temps
Ouvert aux expatriés: Flexible
Descriptif du poste
Les programmes internationaux de l’IRC se concentrent sur divers programmes de secours, de réhabilitation et de développement pour les réfugiés, les personnes déplacées à l’intérieur de leur pays et les personnes touchées par les conflits et les catastrophes naturelles dans le monde entier. Chaque région est gérée par une équipe régionale qui soutient les équipes nationales. La région de l’Afrique de l’Ouest est dirigée par un vice-président régional (RVP), un directeur régional adjoint et un directeur régional des subventions, soutenus par deux responsables de programme régionaux (RPO) et deux gestionnaires de programme régionaux (RPM). La région Afrique de l’Ouest comprend des bureaux nationaux au Burkina Faso, au Cameroun, en Côte d’Ivoire, au Mali, au Niger, au Nigeria, en Sierra Leone et au Tchad, ainsi qu’un bureau de projet au Liberia et un bureau régional au Sénégal.
Vue d’ensemble du poste/Résumé : Le RPM Afrique de l’Ouest sera chargé, sous la supervision des RPO, de fournir un soutien en matière de développement commercial, de gestion des subventions, de communication et de fonctionnement aux bureaux nationaux d’Afrique de l’Ouest ainsi qu’à l’unité régionale. Ce rôle rend compte aux deux RPO et fournira une gamme de services de soutien administratif et programmatique du siège aux programmes nationaux d’Afrique de l’Ouest. Le RPM travaillera avec le personnel des bureaux nationaux chargé des subventions, des partenariats et des finances, ainsi qu’avec l’équipe régionale, si nécessaire, afin de garantir des rapports de subvention précis et opportuns et de tenir à jour les dossiers de subvention. Le RPM participera également à l’élaboration de nouvelles propositions, si nécessaire. Le poste implique des déplacements potentiels dans les bureaux de pays en fonction des besoins de soutien des bureaux de pays.
Principales responsabilités
1. Gestion des subventions
• Examiner, éditer et fournir un retour d’information substantiel sur les rapports de subvention avant la soumission aux donateurs et soumettre les rapports en temps voulu, en s’engageant de manière proactive avec les équipes de pays pour s’assurer que les apports et le contenu des rapports des donateurs sont de la plus haute qualité ;
• S’engager et soutenir le renforcement des capacités et des systèmes des équipes nationales afin de garantir la satisfaction de haute qualité et en temps voulu des principales exigences de conformité des donateurs, des rapports, des questions de partenariat, ainsi que l’adhésion aux systèmes de l’IRC ;
• Examiner les dossiers de proposition de sous-attribution, les accords de sous-attribution et les modifications, en veillant à la conformité avec les exigences des donateurs et le système PEERS (Partnership Excellence for Equality and Results System) de l’IRC ;
• Aider les agents de programme régionaux à préparer et à examiner les propositions/modifications et les soumissions de subventions, notamment en collaborant avec divers départements pour obtenir les approbations signées et en aidant à compléter les dossiers de proposition ;
• Contribuer à la tenue du système de classement des subventions de la région et à la mise à jour des divers systèmes de suivi des subventions et du soutien régional ;
• Soutenir les équipes nationales dans la gestion, l’examen et l’approbation des flux de travail des subventions.
• Soutenir l’intégration du personnel chargé des subventions et des partenariats dans les programmes nationaux ;
• Soutenir le déploiement des directives de l’IRC concernant les réunions du cycle de projet (PCM) et tout nouveau processus organisationnel.
• En partenariat avec les responsables de programme régionaux, aider les équipes nationales à accéder aux directives de conformité du gouvernement américain et des Nations unies, à les interpréter et à les appliquer.
• Collaborer avec d’autres départements de l’IRC selon les besoins
Communications internes et externes
• Répondre aux demandes d’information quotidiennes et rédiger des communications internes et externes ;
• Fournir une aide à l’édition et à la rédaction pour les mises à jour sur le pays, les fiches d’information, les sitreps et autres documents de communication, selon les besoins.
Soutien administratif
• Coordonner, programmer et participer aux appels mensuels avec les équipes nationales ;
• Compiler la documentation nécessaire et obtenir les signatures pour les accords, les propositions, les demandes de procuration, ainsi que pour tout autre document nécessitant des signatures.
• Développer et/ou gérer les trackers et les matrices, y compris les rapports des donateurs, le suivi des vacances, l’analyse des rapports, les sous-contrats, etc.
Autre
• Participer à des projets spéciaux selon les besoins et les discussions avec les OPR ;
• Se rendre dans les bureaux de pays d’Afrique de l’Ouest pour fournir un soutien ad hoc ou pour combler les lacunes, le cas échéant.
Qualifications
Vous avez d’excellentes compétences interpersonnelles et communicatives ; la capacité de collaborer efficacement et étroitement avec des personnes au sein des départements et entre eux dans un environnement multiculturel. Vous êtes à la fois un bon coéquipier et un acteur indépendant dans un environnement où le rythme est soutenu. Vous avez de solides compétences administratives et la capacité de hiérarchiser les projets en prêtant attention aux détails.
• Parler couramment le français et anglais
• Minimum de 2 ans d’expérience dans le domaine des organisations à but non lucratif, des subventions et/ou de l’administration ; une expérience sur le terrain (en particulier en Afrique de l’Ouest) est un atout ;
• Une expérience de travail dans la région de l’Afrique de l’Ouest est souhaitable, en particulier dans l’un des pays où l’IRC opère actuellement : Burkina Faso, Cameroun, Tchad, Côte d’Ivoire, Liberia, Mali, Niger, Nigeria et Sierra Leone ;
• Excellentes compétences en matière de rédaction et de révision : capacité à rédiger et à réviser des documents destinés à des publics internes et externes ;
• Une compréhension des donateurs du gouvernement des États-Unis et de leurs exigences est préférable ;
• Capacité et volonté de voyager ;
• Baccalauréat dans un domaine connexe (éducation, santé publique, affaires internationales, travail social, etc.) ou expérience professionnelle équivalente.
Environnement de travail : Environnement de travail standard de bureau ; doit être prêt à voyager dans la région. Ce poste peut nécessiter de travailler à distance à temps plein ou partiel et les employés à distance à temps partiel peuvent être amenés à partager un espace de travail.
Normes de conduite professionnelle : L’IRC et ses employés adhèrent aux valeurs et aux principes énoncés dans le document IRC Way – Standards for Professional Conduct. Ces valeurs sont l’intégrité, le service et la responsabilité. Conformément à ces valeurs, l’IRC applique et met en œuvre des politiques de protection des bénéficiaires contre l’exploitation et la maltraitance, de protection de l’enfance, de lutte contre le harcèlement sur le lieu de travail, d’intégrité fiscale et de lutte contre les représailles.
Égalité des sexes : L’IRC s’engage à réduire l’écart entre les sexes dans les postes de direction. Nous offrons des avantages qui créent un environnement propice à la participation des femmes à notre main-d’œuvre, notamment un congé parental, des protocoles de sécurité tenant compte des spécificités de chaque sexe et d’autres avantages et allocations de soutien.
L’IRC est un employeur qui respecte l’égalité des chances. L’IRC considère tous les candidats sur la base du mérite, sans tenir compte de la race, du sexe, de la couleur, de l’origine nationale, de la religion, de l’orientation sexuelle, de l’âge, de l’état civil, du statut de vétéran, du handicap ou de toute autre caractéristique protégée par la l
