L’International Rescue Committee répond aux pires crises humanitaires du monde et aide les gens à survivre et à reconstruire leur vie. L’IRC recrute HR & Admin Officer. Fondé en 1933 à la demande d’Albert Einstein, IRC offre des soins vitaux et une assistance qui change la vie des réfugiés forcés de fuir la guerre ou une catastrophe. À l’œuvre aujourd’hui dans plus de 40 pays et dans 22 villes américaines, l’IRC redonne sécurité, dignité et espoir à des millions de personnes déracinées par un conflit ou une catastrophe. IRC ouvre la voie du mal à la maison.
CONTEXTE CONTEXTUEL
L’IRC est présent au Nigeria depuis 2012, lorsque l’organisation a répondu aux inondations dans l’État de Kogi. En février 2014, l’IRC s’est installé dans l’État d’Adamawa, dans le nord-est du Nigéria, pour fournir des interventions humanitaires par le biais d’une approche multisectorielle et intégrée pour les populations touchées par le conflit. IRC Nigeria exploite désormais un bureau de pays à Abuja et des bureaux extérieurs à Mubi et Yola de l’État d’Adamawa, Maiduguri et Monguno de l’État de Borno et Damaturu de l’État de Yobe. Actuellement, IRC Nigeria met en œuvre des programmes de soins de santé primaires, de nutrition, de santé environnementale, de protection et d’autonomisation des femmes, de protection, de protection de l’enfance, d’éducation, de sécurité alimentaire et de moyens de subsistance.
Aperçu/Résumé du poste
Le responsable des ressources humaines et de l’administration relève techniquement du responsable des ressources humaines à Maiduguri et du responsable administratif à Abuja. L’agent des ressources humaines et de l’administration sera responsable de toutes les questions de RH et d’administration, des fonctions et de la gestion générale du bureau de l’IRC, et d’aider le responsable des RH et le responsable des RH dans toutes les fonctions liées aux RH et à l’administration et d’assurer la conformité avec IRC Way.
Principales responsabilités
Ressources humaines
- Veiller au respect des politiques et procédures d’embauche.
- Accompagnement dans le cycle de recrutement, en collaboration avec notre équipe de recrutement
- Gérez les contrats du personnel et tous les dossiers personnels, et suivez les nouvelles embauches à l’embarquement, cela inclut le classement de tous leurs nouveaux travaux sur papier dans les dossiers personnels et personnels.
- Assurer la liaison avec les gestionnaires d’embauche concernant les contrats du personnel, les documents, les ATC et tous les autres documents liés aux nouvelles embauches.
- Compilez et soumettez l’IRC mis à jour pour la liste de contacts des bureaux avant le 1er de chaque mois.
- Suivi des avantages sociaux, de l’assurance maladie, de l’assurance vie et de la sécurité sociale.
- Maintenir la connaissance des droits et avantages du personnel national.
- Maintenir à jour le dossier de suivi des congés et assurer le suivi des congés pour tout le personnel, en s’assurant que tout est reflété dans le rapport.
- Assurez-vous de collecter la feuille de temps pour tout le personnel en temps opportun et d’en faire le suivi.
- Maintenez le suivi des e-mails du personnel IRC et coordonnez-vous avec le service informatique pour toute nouvelle mise à jour à cet égard.
- Assurez-vous de suivre correctement le processus de sortie en suivant le manuel et la pratique internes de l’IRC pour tous les employés et de publier le règlement final et les autres documents au service des finances en temps opportun.
- Maintenez toujours la confidentialité de toutes les informations RH sensibles
- Effectuer d’autres tâches liées à l’emploi à la demande du responsable des ressources humaines et du responsable des ressources humaines
- Aider à s’assurer que les demandes de paiement pour les consommables de bureau sont soulevées.
- Fournir un soutien pour l’orientation et l’intégration des nouveaux employés, y compris la communication des horaires d’orientation à tous les animateurs, coordonner la documentation des nouveaux employés pour favoriser une attitude positive envers les objectifs organisationnels, selon les besoins.
- Travailler avec le responsable des ressources humaines pour identifier et évaluer les besoins de formation et les opportunités de développement en utilisant les plans de performance et de développement du personnel comme norme et en travaillant avec les chefs d’unité.
- Faciliter les processus PME annuels du personnel.
- Fournir des briefings réguliers au responsable des ressources humaines et au coordinateur principal des ressources humaines sur les questions de ressources humaines, y compris l’état des formations, les soldes de congés, la soumission des feuilles de temps, etc.
- Servir de lien entre les RH et les employés en traitant les questions, en interprétant et en administrant les contrats, et en aidant à résoudre les problèmes liés au travail en consultation avec le responsable et le coordinateur des RH.
- Éduquer et soutenir la direction et le personnel dans la mise en œuvre des programmes, pratiques et initiatives RH.
- Aider à la documentation mensuelle de la paie et au flux de processus.
- Effectuer d’autres tâches assignées.
Administratif :
- Gérer le fonctionnement administratif quotidien du bureau/maison d’hôtes et superviser le cuisinier/nettoyeur.
- Gestion et rapprochements de tous les paiements liés aux réservations d’hébergement / de voyage, y compris les liquidations de petite caisse.
- Assurer la liaison avec la chaîne d’approvisionnement et soutenir le règlement des frais administratifs et des factures de services publics (électricité, approvisionnement en eau, gaz, location de véhicules, consommables, etc.) en augmentant les non-PO à l’échéance.
- Fournir tout autre support pertinent aux processus de paiement, selon les besoins de la chaîne d’approvisionnement ou des finances (RP, pièces justificatives, etc.).
- Assurez-vous que toutes les installations fonctionnent bien, y compris les fournitures de bureau, l’électricité, l’entretien et la réparation, Internet et d’autres fonctions de communication et signalez toute préoccupation/demande à la chaîne d’approvisionnement. Cela comprend des vérifications de routine quotidiennes de l’extinction des lumières et de l’extinction des appareils après la fermeture des bureaux.
- Gérer le contrat de location en étroite coordination avec le responsable administratif
- Conservez des enregistrements appropriés des documents sur papier et dans les dossiers Box (en ligne) pertinents.
Être un ambassadeur de la manière d’IRC en tant que norme de conduite professionnelle.
Coordination et représentation : Il/elle représentera le département lors des réunions et servira de point focal pour le département à Zamfara/Katsina.
Relations de travail clés : chefs de secteur, paie, chaîne d’approvisionnement, sûreté et sécurité de l’accès humanitaire, responsable de secteur principal, etc.
La position rapporte techniquement à : directeur d’heure, Maiduguri.
Reporting indirect : Responsable de zone senior
Supervise directement le poste : cuisinier et nettoyeur
Contacts internes clés :
- Programme de pays : Nigéria
- Région/Mondial : Afrique de l’Ouest
Principaux contacts externes : INGO sœurs, CBO à Katsina/Zamfara, Sema, etc.
Profil
Éducation : Diplôme universitaire en gestion, ressources humaines, administration ou dans des domaines connexes ou HND.
Expérience professionnelle : Environ 2 à 3 ans d’expérience professionnelle dans les RH, l’administration/la gestion de bureau.
Compétences techniques démontrées : Expérience antérieure avec un généraliste des ressources humaines.
- Expérience en ONGI préférée.
- Les certifications et formations RH, le cas échéant, seront un atout supplémentaire.
- Bonne compréhension du droit du travail.
- D’excellentes compétences en communication orale et écrite sont requises.
Compétences démontrées en matière de gestion/leadership : sens aigu de l’intégrité personnelle, souci du détail, flexibilité et capacité à travailler avec des personnes de cultures, d’origines religieuses et ethniques diverses.
Langues : l’anglais, le haoussa et le kanuri seront un atout supplémentaire.
Exigences informatiques/autres technologies :
- Compétence professionnelle complète dans la suite Microsoft Office, en particulier Word, Excel, Outlook et PowerPoint.
Capacité à voyager : 5 % du temps si applicable.
Normes de conduite professionnelle L’IRC et les employés de l’IRC doivent adhérer aux valeurs et aux principes énoncés dans l’IRC Way – Code de conduite. Ce sont l’intégrité, le service et la responsabilité. Conformément à ces valeurs, l’IRC applique et applique des politiques sur la protection des bénéficiaires contre l’exploitation et les abus, la protection des enfants, le lieu de travail sans harcèlement, l’intégrité fiscale, la lutte contre les représailles, la lutte contre la traite des personnes et plusieurs autres.
Égalité des sexes : IRC s’engage à réduire l’écart entre les sexes dans les postes de direction. Nous offrons des avantages qui offrent un environnement propice à la participation des femmes à notre main-d’œuvre, notamment un congé parental, des protocoles de sécurité sensibles au genre et d’autres avantages et indemnités de soutien.
Environnement de travail : Monguno LGA est relativement sûr, la situation en matière de sécurité est imprévisible, le réseau est parfois épileptique et la température est élevée la plupart du temps.
IRC est un employeur garantissant l’égalité des chances. L’IRC considère tous les candidats sur la base du mérite, sans égard à la race, au sexe, à la couleur, à l’origine nationale, à la religion, à l’orientation sexuelle, à l’âge, à l’état matrimonial, au statut d’ancien combattant, au handicap ou à toute autre caractéristique protégée par la loi applicable.
Les personnes vivant avec un handicap et les femmes sont fortement encouragées à postuler.
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