L’International Rescue Committee (IRC) est une organisation non gouvernementale mondiale d’aide humanitaire, de secours et de développement. Fondé en 1933 à la demande d’Albert Einstein, l’IRC offre une aide d’urgence et une assistance à long terme aux réfugiés et aux personnes déplacées par la guerre, la persécution ou une catastrophe naturelle.
Contexte contextuel
- L’IRC est présent au Nigeria depuis 2012, lorsque l’organisation a répondu aux inondations dans l’État de Kogi. En février 2014, l’IRC s’est installé dans l’État d’Adamawa, dans le nord-est du Nigéria, pour fournir des interventions humanitaires par le biais d’une approche multisectorielle et intégrée pour les populations touchées par le conflit.
- IRC Nigeria exploite désormais un bureau de pays à Abuja et des bureaux extérieurs à Mubi et Yola de l’État d’Adamawa, Maiduguri et Monguno de l’État de Borno et Damatru de l’État de Yobe. Actuellement, IRC Nigeria met en œuvre des programmes de soins de santé primaires, de nutrition, de santé environnementale, de protection et d’autonomisation des femmes, de protection, de protection de l’enfance, d’éducation, de sécurité alimentaire et de moyens de subsistance.
Aperçu du poste / Résumé
- L’agent d’approvisionnement et de logistique est chargé de travailler en étroite collaboration avec l’équipe d’approvisionnement et de logistique, les parties prenantes internes et externes pour assurer une planification et une préparation efficaces des achats afin de soutenir la mise en œuvre du programme.
- Responsable de la gestion efficace et efficiente de la flotte, de l’entrepôt et des actifs de l’IRC USAID/OTL à Yobe
Principales responsabilités
Planification de l’approvisionnement :
Le responsable des achats est chargé de travailler en étroite collaboration avec le responsable des achats, les parties prenantes internes et externes pour assurer une planification et une préparation efficaces des achats afin de soutenir la mise en œuvre du programme. La planification de la chaîne d’approvisionnement comprend :
- Élaboration et mise en œuvre des plans d’approvisionnement
- Mettre en œuvre toutes les SOP d’approvisionnement de l’IRC
- Collecte, organisation et analyse des données
- Surveiller le marché de l’approvisionnement et mener des études et des analyses de marché.
Approvisionnement:
- Responsable de la mise en œuvre du plan et des stratégies d’approvisionnement et s’assure que tous les besoins d’approvisionnement du programme sont satisfaits à temps conformément aux normes du GSC et des donateurs. Ceci comprend:-
- Accompagnement dans l’élaboration des cahiers des charges achats
- Traiter les demandes d’achat approuvées via le logiciel d’approvisionnement (BVA en ligne) et garantir l’exactitude des données.
- Demande de devis / propositions.
- Participer aux réunions d’appel d’offres et aux évaluations.
- Préparer l’analyse des offres et d’autres documents d’appel d’offres pour approbation.
- Mener des négociations avec les fournisseurs de manière transparente et documentée.
- Démontrer l’optimisation des ressources dans l’approvisionnement.
- Vérifiez l’exactitude des documents d’approvisionnement avant d’accepter le paiement pour approbation.
La gestion des contrats:
- Responsable de la gestion des contrats et de la performance des fournisseurs pour s’assurer que les termes et conditions, les procédures opérationnelles standard sont respectées comme prévu par GSC. Ceci comprend:-
- Préparation et exécution des contrats pour les soumissionnaires recommandés
- Renouvellement dans les délais des contrats en cours.
- Exécuter les contrats en fonction des indicateurs de performance définis.
Gestion des fournisseurs:
- Responsable de la gestion des relations avec les fournisseurs et de la performance pour s’assurer qu’il y a une tenue précise des dossiers, comme prévu par GSC. Ceci comprend:-
- Tenir à jour le dossier et la documentation des fournisseurs
- Documente les performances des fournisseurs
- Tenir à jour les cartes de pointage des performances des fournisseurs.
Conformité et éthique :
- Aider à la mise en œuvre des règles et réglementations des donateurs pour tous les achats (y compris toute tâche d’approvisionnement départementale spécifique assignée), Identifier et analyser les risques de conformité dans les processus d’approvisionnement par : –
- Mettre en œuvre une diligence raisonnable pour les fournisseurs, cela comprend la vérification des références, les visites de fournisseurs, etc.
- Fournir un soutien cohérent et constructif aux autres départements pour assurer le respect des politiques et procédures dans l’identification et le signalement des signaux d’alarme en matière d’approvisionnement,
- Mise en place des plans d’actions correctives (CAP) des audits internes et externes
Gestion d’entrepôt:
- Être responsable du décompte périodique conformément à la procédure d’exploitation standard pour s’assurer que le système de gestion des stocks est respecté par le personnel / les magasiniers.
- Diriger la réalisation des inventaires des stocks de fin d’exercice et s’assurer qu’un rapport d’inventaire des stocks efficace est produit.
- Aider les programmes à établir et à mettre en œuvre un plan de distribution des stocks fiable pour éviter les subventions fermées ou les articles périmés dans les entrepôts.
- Fournir une formation et un soutien continus au personnel de l’entrepôt de la base / aux magasiniers dans leurs fonctions et rapports pertinents.
- Superviser les opérations de l’entrepôt en veillant à la bonne tenue des registres de stockage, aux conditions de stockage, à la sécurité et à l’entretien des installations.
- Fournir un soutien au personnel de l’entrepôt, au besoin, dans la gestion et la documentation de la réception, de la manutention, du stockage, de l’expédition et de la déclaration des marchandises via le ou les entrepôts IRC.
- Finaliser le rapport mensuel pour le magasin de consommables décrivant tous les mouvements de stock et les soldes restants.
- Tenir à jour les dossiers/autorisations du personnel de l’entrepôt désigné pour recevoir et expédier les marchandises.
- Assurez-vous que l’entrepôt et les stocks sont sécurisés, bien gérés et documentés.
La gestion d’actifs:
- Assurer un suivi, une maintenance et un enregistrement appropriés de tous les actifs IRC, ce qui conduira à une base de données d’actifs précise à tout moment.
- Assurez-vous que chaque membre du personnel est responsable de chaque actif qui lui est attribué grâce à l’utilisation des formulaires de sortie / réception d’équipement.
- Mettre en œuvre des systèmes et des procédures de maintenance pour les actifs, y compris le suivi.
- Assurer la vérification physique trimestrielle des actifs et la soumission des rapports sur les actifs au responsable des actifs et au responsable logistique pour examen.
- Assurer la liaison avec le responsable des actifs et le responsable de la logistique pour recommander que l’élimination des actifs soit examinée et mise en œuvre chaque année conformément aux réglementations de l’IRC et des exigences des donateurs.
Gestion de flotte et de transport :
- Superviser la gestion de la flotte de transport et des groupes électrogènes.
- Veiller à ce que les véhicules soient attribués aux programmes/départements de manière efficace et en coordination avec les équipes de programme et le responsable de base.
- Veiller à ce que des systèmes soient en place pour comptabiliser les marchandises transportées.
- Préparer des rapports mensuels sur la consommation de carburant, le kilométrage et les dépenses de pièces de rechange par véhicule et générateurs pour examen, rapports généraux et analyse en vue d’une amélioration continue.
- Assurer la gestion, le suivi, la maintenance et les rapports de tous les véhicules et générateurs IRC conformément à la politique IRC.
- Toutes autres fonctions ou tâches déléguées par son superviseur.
Établissement de rapports :
l’agent d’approvisionnement est responsable de la préparation et de la soumission exacte :
- Rapport mensuel PRTS au responsable des achats avant le 1er de chaque mois.
- Soutenir l’élaboration et la mise à jour des plans d’approvisionnement (assignés) au besoin.
- Soumettre la liste mensuelle des engagements au responsable des achats/coordinateur de la chaîne d’approvisionnement et aux finances
- Soumettez un rapport périodique de suivi des achats BVA pour les subventions spécifiques auxquelles vous êtes affecté.
- Responsable de la compilation de rapports réguliers sur les niveaux de stock des stocks, les actifs et la consommation de carburant sur une base hebdomadaire et mensuelle.
Relations de travail clés
- Le poste relève du : responsable des achats et de la logistique
- Reporting indirect/technique : coordinateur principal de la chaîne d’approvisionnement
- Supervise directement le poste : responsable des achats et de la logistique
Contacts internes clés :
- Programme de pays : NA
- Région/Mondial : NA
Contacts externes clés :
- Partenaires du cluster de la chaîne d’approvisionnement des ONGI
Formation qualifiante :
- Baccalauréat ou équivalent en gestion de la chaîne d’approvisionnement.
L’expérience professionnelle:
- 2 ans d’expérience professionnelle à responsabilité croissante dans le domaine substantiel de la chaîne d’approvisionnement, dont au moins deux ans dans des zones touchées par des conflits.
- Une expérience de travail dans le nord-est du Nigeria sera une valeur ajoutée.
Compétences techniques démontrées :
- Expérience de travail avec des subventions financées par des donateurs, notamment USAID, OFDA, DFID, ECHO et UE, et connaissance des directives spécifiques des donateurs.
- Capacité à déployer les politiques et les SOP de GSC
- Capacité démontrée de formation et de coaching
- Connaissance et compréhension de la qualité des soins, en particulier des questions de droits des clients et de la CCC.
- Expertise démontrée dans le domaine de travail de fond et solide expérience des programmes.
- Capacité démontrée à réseauter au sein de la communauté des partenaires de développement.
- Une connaissance des outils de gestion et de suivi est souhaitable.
- Familiarité et connaissance de la programmation d’urgence avec un angle humanitaire et de résilience – Une expérience dans le domaine humanitaire est un atout.
- Capacité à prendre des initiatives et à réagir de manière indépendante aux situations.
- Engagement fort envers la mission, le but et les valeurs de l’IRC.
- Excellentes compétences organisationnelles avec la capacité de prioriser la charge de travail
- Bien organisé et analytique
- Capable de bien travailler en équipe et d’entreprendre les tâches assignées de manière autonome.
Compétences démontrées en gestion/leadership :
- Capacité à communiquer efficacement avec les gestionnaires, les collègues, les partenaires et les clients.
Langues :
- Solides compétences en communication verbale et écrite en anglais et en haoussa
Exigences informatiques/autres technologies :
- Solides compétences en informatique et en matériel de communication, y compris les applications Microsoft Office, VHF, téléphones satellites.
Capacité à voyager :
- % du temps si applicable.
Environnement de travail
- Le poste est situé à Yola, dans l’État d’Adamawa. La situation dans le nord-est du Nigeria continue d’être instable et la phase de sécurité est ROUGE. La situation à Adamawa est en ROUGE pour le moment mais reste tendue et imprévisible ; les préoccupations comprennent la criminalité.
- Il y a un conflit actif dans de nombreuses régions du pays et une possibilité d’extension du conflit et de la violence dans d’autres régions et d’autres États. IRC fournira un espace de travail approprié dans le bureau de Maiduguri.
