Requête nº: req33299
Secteur d’activité: Finances
Type de contrat: Durée Déterminée
Taux d’occupation: Plein temps
Ouvert aux expatriés: Oui
Descriptif du poste
L’IRC a commencé ses opérations au Tchad en 2004 pour répondre à la crise humanitaire provoquée par l’afflux de réfugiés du Darfour vers l’est du Tchad, avec une intervention dans le camp de réfugiés d’Oure Cassoni. L’assistance aux réfugiés soudanais s’est maintenant étendue à la gestion de dix camps à l’est et d’un camp à l’ouest, avec une assistance aux réfugiés et aux communautés locales en matière de santé, de nutrition et d’eau, d’hygiène et assainissement.
En 2012, pour répondre à la sécheresse et à l’insécurité alimentaire, l’IRC a étendu sa couverture géographique dans la région du Guéra. L’IRC travaille actuellement dans trois districts sanitaires, Mongo, Mangalmé et Melfi, et fournit des services de prévention et de traitement de la malnutrition à la population locale.
En mai 2016, l’IRC a ouvert un bureau dans la région du Lac pour répondre à la crise de Boko Haram L’IRC met en œuvre des projets d’assistance dans les domaines de la santé, de la nutrition ainsi que de la protection et de la réponse à la violence basée sur le genre.
L’IRC Tchad s’engage dans son plan d’action stratégique 2015-2020 à continuer à fournir des services humanitaires essentiels en matière de santé, de nutrition et de protection / VBG, tout en améliorant le bien-être économique et en renforçant la résilience des bénéficiaires, en particulier des femmes et des filles. L’IRC Tchad continuera à travailler avec et à soutenir étroitement les acteurs étatiques / ministères de tutelle dans les domaines clés afin que les actions de l’IRC soient intégrées dans les politiques nationales pour assurer une meilleure appropriation des actions entreprises.
Apercu du poste
Le/La Coordonnateur/trice Senior des Finances assiste le DDF dans la gestion du département financier, y compris le contrôle interne, le contrôle de gestion, la formation et la gestion du personnel, l’audit et la conformité, la budgétisation, etc…..
Principales responsabilites
Le/La Coordonnateur/trice Senior des Finances est responsable de la politique générale et de la gestion des fonctions financières et comptables du programme national. Les responsabilités du contrôleur financier adjoint comprennent le contrôle général, la formation du personnel, la gestion des partenariats, la trésorerie et les fonctions budgétaires.
Contrôle de gestion
• Selon les besoins, conseiller le directeur adjoint des finances pour établir et renforcer les procédures financières dans le pays afin de compléter les politiques mondiales.
• Coordonner les activités et les calendriers du département des finances afin de respecter les exigences et les délais en matière de rapports financiers spécifiés par New York et les donateurs. (Rapports des donateurs et fichier SAF de fin de mois). S’assurer que tous les journaux requis à la fin du mois sont examinés et approuvés avant d’être comptabilisés et partager le retour avec le contrôleur régional lorsque le fichier SAF est chargé.
• Travailler en étroite collaboration avec le coordinateur des subventions et les programmes pour s’assurer que la gestion des partenaires est conforme au manuel PEERs (sélection, renforcement des capacités, rapports, suivi et vérifications, groupe de travail, etc.)
• Travailler en étroite collaboration avec le coordinateur des subventions et le coordinateur de la chaîne d’approvisionnement pour identifier les besoins et développer des formats de rapport et de suivi afin de faciliter la gestion des opérations du pays et des dépenses liées aux subventions.
• Fournir à la direction du pays et au personnel du programme des rapports mensuels sur les dépenses réelles par rapport au budget et des analyses pour toutes les subventions et les fonds non affectés.
• S’assurer que les rapprochements mensuels des bilans sont effectués en temps voulu et que les rapprochements finaux et les balances de vérification sont examinés avec le directeur adjoint des finances.
• Suivre de près toutes les activités financières et tenir le directeur adjoint, Finances, au courant de toutes les situations susceptibles d’avoir un impact négatif sur les contrôles internes ou la performance financière.
• Préparer et diriger la préparation des rapports financiers des donateurs en ce qui concerne les exigences comptables, légales et contractuelles et veiller à ce que ces rapports soient examinés par le directeur adjoint des finances et le contrôleur régional avant d’être soumis.
• Élaborer, programmer et réaliser ou superviser la réalisation des audits de contrôle interne du pays, et prendre les mesures nécessaires pour corriger les faiblesses du contrôle interne.
• Superviser la protection des actifs du pays (espèces, stocks, PEN) par l’application des politiques et procédures de contrôle interne et des vérifications ponctuelles.
• Maintenir une connaissance à jour des exigences des autorités locales en matière financière et veiller au respect des réglementations fiscales et autres exigences légales par le biais de la paie et de tous les autres paiements.
• Servir de liaison secondaire avec l’IRC NY après le directeur adjoint des finances pour toutes les questions relatives aux finances, à la comptabilité, à la gestion du budget des subventions et à la gestion de la trésorerie.
Comptes á payer
• Effectuer un examen financier des demandes d’achat (PR) en s’assurant de l’exactitude du codage et de la disponibilité des fonds.
• Procéder à l’examen financier de l’analyse des offres et d’autres documents d’achat, afin de s’assurer de leur conformité avec les politiques et procédures de l’IRC ainsi qu’avec les règlements des donateurs.
• Procéder à l’examen financier des demandes de paiement ; s’assurer de l’adéquation des pièces justificatives et de la conformité aux politiques et procédures de l’IRC.
• Effectuer un examen financier des autorisations de voyage, en veillant à la conformité avec les politiques et procédures de l’IRC.
Formation et gestion du personnel
• Élaborer et mettre en œuvre un programme de formation pour le personnel financier international et national du pays afin d’assurer le développement du personnel et de minimiser l’exposition de l’IRC lorsque le personnel est absent ou part.
• Tenir à jour les descriptions de poste pour tous les postes du groupe financier.
• S’assurer que des évaluations de performance complètes et constructives sont effectuées en temps voulu et faciliter la discussion sur la performance et les options de carrière avec tout le personnel financier du pays.
• Superviser la formation et le soutien technique au programme national, au personnel logistique et administratif pour l’amélioration des compétences dans les domaines de la comptabilité, du rapportage et du contrôle interne.
Trésorerie
• Examiner les contrôles internes et les processus de décaissement afin d’assurer la bonne gestion de la trésorerie et des comptes bancaires.
• Examiner les mesures de protection de l’argent liquide et des chèques conservés au bureau ; assurer un accès contrôlé, la sécurité et la sûreté.
• S’assurer que les espèces reçues, y compris les transferts de fonds entrants, font l’objet de reçus et sont enregistrées avec précision.
• Effectuer des comptages et des rapprochements de caisse toutes les deux semaines et tous les mois ; traiter les différences éventuelles.
• Examiner les prévisions de trésorerie soumises par le bureau local et veiller à ce que les transferts de fonds soient effectués en temps voulu sur le terrain.
• Superviser toutes les relations bancaires du bureau de pays et les activités liées aux comptes bancaires, y compris la négociation des frais, des intérêts et des taux de change.
• En conformité avec la politique de l’IRC, établir les politiques du pays concernant les limites de détention d’espèces, les mouvements d’espèces et les avoirs en devises étrangères.
• Superviser la préparation, l’examen et l’approbation en temps voulu de tous les rapprochements mensuels des comptes bancaires et de la trésorerie pour tous les sites et informer immédiatement le directeur adjoint des finances de toute différence.
• Établir des politiques nationales sur les paiements anticipés, les conditions de crédit et l’utilisation des instruments de paiement bancaire.
• Concevoir, mettre en œuvre et surveiller les systèmes, les procédures et les rapports nécessaires pour maintenir sur une base courante des prévisions précises des besoins de trésorerie pour faire face aux dépenses futures, y compris les engagements pris et qui obligent l’IRC à des dépenses futures.
• Conseiller le directeur adjoint des finances sur les demandes de transfert de fonds à New York et veiller à ce que les demandes de transfert de fonds des bureaux locaux soient effectuées à temps et que les soldes appropriés soient maintenus pour faciliter la mise en œuvre des subventions.
• Assurer l’élaboration et la mise en œuvre d’un plan visant à minimiser l’exposition du pays aux gains et pertes de change.
• Assister le Directeur adjoint, Finances, dans la supervision et le recouvrement des créances contractuelles et autres.
Budget
• Aider à la préparation et à la révision des propositions et des budgets des programmes et des subventions.
• Participer à la préparation et à la mise à jour du budget de fonctionnement du pays, y compris la préparation de directives budgétaires pour aider les responsables de programme à formuler les budgets.
• Conformément aux exigences des donateurs et à la politique de l’IRC, il élabore le budget des opérations sur le terrain et suit la méthodologie d’allocation des frais généraux aux budgets de subvention pour couvrir les besoins opérationnels des programmes.
• Travailler avec le personnel du programme pour préparer les budgets des subventions afin de soutenir les réalignements pour assurer une couverture adéquate des coûts de fonctionnement et des coûts directs et indirects de NY.
• Examen mensuel des résultats réels par rapport au budget afin de garantir l’utilisation maximale des montants budgétisés et de fournir des recommandations pour les réalignements, le cas échéant.
• Assurer la surveillance des dépenses de subventions actives par rapport au budget afin de s’assurer que les dépenses sont conformes aux objectifs et que les écarts/reclassements sont réduits au minimum.
• Préparer ou examiner les journaux d’ajustement pour corriger les erreurs de codage, les reclassifications, etc.
• Participer à l’ouverture/la clôture des subventions et aux réunions mensuelles de révision du BVA.
• Assurer le suivi et fournir un retour d’information au personnel des opérations et des programmes sur les points d’action des réunions BVA précédentes et proposer des journaux d’ajustement nécessaires pour tous les rapports BVA et financiers en conformité avec les règlements des donateurs.
• S’assurer que les prévisions sont mises à jour pour les subventions et préparer une analyse avec les chiffres réels pour montrer les écarts et les domaines d’amélioration.
Rapports des donateurs
• Préparer et consolider les rapports financiers des subventions et les soumettre à l’examen du directeur adjoint des finances.
• Analyse du budget du partenariat par rapport aux résultats réels afin d’identifier les problèmes de comptabilité ou de conformité.
• Identification des problèmes de procédure ou de formation à résoudre pour améliorer la qualité des rapports de données. Informer régulièrement le directeur adjoint des finances des problèmes à résoudre concernant les rapports financiers des partenaires.
• Assurer la soumission en temps voulu des rapports financiers, y compris des actifs, et veiller à ce que toutes les échéances soient communiquées aux donateurs en temps voulu. Assurer une liaison proactive avec le responsable du projet ou le coordinateur budgétaire/donateur si les délais ne peuvent être respectés.
Autres tâches
• Contribuer au bon fonctionnement général du département financier en assumant toute autre tâche assignée par le superviseur.
• Contribuer à l’amélioration générale du système financier et comptable de l’IRC Tchad en faisant des recommandations au superviseur sur les domaines spécifiques qui pourraient être améliorés.
• Programmer et coordonner la réunion financière hebdomadaire, y compris les finances sur le terrain, et diffuser les minutes et les actions avec le personnel financier.
• Fournir un soutien aux défis et l’assistance nécessaire pour exécuter la tâche hebdomadaire du département des finances à partir des réunions.
• Coordonner la communication entre les subventions, les programmes et les sous-bénéficiaires de l’IRC.
• En collaboration avec l’unité subvention/le chef de projet, convoquer régulièrement des réunions de coordination des partenaires.
• Documenter et partager les comptes rendus des réunions de coordination des partenaires, assurer le suivi des points d’action convenus lors de la réunion de coordination avec les partenaires.
• Travailler et maintenir une communication régulière avec les coordinateurs sectoriels pour l’intégration du programme par la mise en œuvre de projets impliquant des partenaires.
• Contribuer au travail d’équipe et au jeu d’équipe.
• Remplacer le directeur adjoint, Finances, en cas de besoin.
Principales relations de travail
• Superviseur Hiérarchique : Directeur Adjoint, Finance
Position sous supervision directe : Coordinateur Audit et Conformité, Coordinateur Comptabilité, Responsables Finances terrain
• Supervision indirecte : NA
• Autres contacts internes et / ou externes
• Internes : équipes de Programmes, Operations et Subventions
• Externes : partenaires, ONG internationales et locales, agences des Nations Unies
Exigences du poste
Education
• Baccalauréat ou maîtrise en comptabilité, commerce ou études commerciales.
• Une qualification en comptabilité professionnelle sera un avantage supplémentaire.
Expérience
• Minimum 5 ans d’expérience dans un département financier actif d’une ONG internationale.
• Une expérience de travail avec la comptabilité informatisée est requise, la comptabilité SUN est préférable.
• Compétences et aptitudes
Préférées
• Capacité à travailler avec une supervision limitée, être flexible et à l’aise dans un environnement de travail multiculturel.
• Excellentes compétences interpersonnelles, organisationnelles et de gestion du temps avec la capacité d’organiser des tâches simultanément et de prioriser le travail.
• Maîtrise avancée de Microsoft Windows, Word, Excel, Access et Microsoft Outlook.
• Doit avoir le sens du détail
• Solides compétences en communication orale et écrite
• Honnête, fiable et digne de confiance
• Maîtrise de l’anglais et du français parlés et écrits
• Capacité à travailler sous pression.
• Capacité à maintenir le plus haut degré de discrétion et de confidentialité
• Volonté d’adhérer aux règles de l’IRC et de les appliquer.
• Doit être capable de gérer efficacement une charge de travail importante
• Connaissance approfondie des lois et pratiques du travail au Tchad
Obligatoires
• Engagé.e dans la mission et les principes de l’International Rescue Committee.
• Gestion opérationnelle – comprendre les politiques et systèmes de l’IRC et les appliquer efficacement.
• Applique une utilisation efficace des ressources.
• Gestion des programmes – Maîtrise de la planification, de la mise en œuvre et du suivi des projets.
• Capacité à travailler dans un environnement d’équipe.
• Capacité à travailler avec du personnel de tous niveaux.
• Capacité à identifier rapidement les questions, les problèmes et les opportunités et à en informer le supérieur hiérarchique.
• Axé sur les résultats – veille à ce que les buts, les objectifs et les délais soient respectés.
• Modèle de rôle – Met en place des pratiques de travail efficaces par le biais du modèle de rôle.
• Respectueux tant au sein de l’organisation qu’avec les interactions externes.
• Autogestion – Capacité à s’adapter et à apprendre, à accepter les critiques constructives et les instructions des supérieurs.
• Peut communiquer efficacement à l’oral et à l’écrit dans tous les services.
• Respecte ses engagements et travaille dans le sens des objectifs de l’organisation, en faisant preuve de cohérence.
Les travailleurs de l’IRC et de l’IRC doivent adhérer aux valeurs et aux principes énoncés dans IRC Way – Standards for Professional Conduct. Ce sont l’intégrité, le service, l’égalité et la responsabilité. Conformément à ces valeurs, l’IRC applique des politiques sur la protection des bénéficiaires contre l’exploitation et l’abus, la protection des enfants, le harcèlement contre le milieu de travail, l’intégrité fiscale et l’anti-représailles.
