Fondé en 1933 à la demande d’Albert Einstein, l’International Rescue Committee (IRC) est l’une des plus grandes organisations humanitaires au monde. L’IRC recrute Gestionnaire d’actifs. L’International Rescue Committee répond aux pires crises humanitaires du monde et aide les gens à survivre et à reconstruire leur vie. Fondé en 1933 à la demande d’Albert Einstein, IRC offre des soins vitaux et une assistance qui change la vie des réfugiés forcés de fuir la guerre ou une catastrophe. À l’œuvre aujourd’hui dans plus de 40 pays et dans 22 villes américaines, l’IRC redonne sécurité, dignité et espoir à des millions de personnes déracinées par un conflit ou une catastrophe. IRC ouvre la voie du mal à la maison.
CONTEXTE CONTEXTUEL
L’IRC est présent au Nigeria depuis 2012, lorsque l’organisation a répondu aux inondations dans l’État de Kogi. En février 2014, l’IRC s’est installé dans l’État d’Adamawa, dans le nord-est du Nigéria, pour fournir des interventions humanitaires par le biais d’une approche multisectorielle et intégrée pour les populations touchées par le conflit. IRC Nigeria exploite désormais un bureau de pays à Abuja et des bureaux extérieurs à Mubi et Yola de l’État d’Adamawa, Maiduguri et Monguno de l’État de Borno et Damatru de l’État de Yobe. Actuellement, IRC Nigeria met en œuvre des programmes de soins de santé primaires, de nutrition, de santé environnementale, de protection et d’autonomisation des femmes, de protection, de protection de l’enfance, d’éducation, de sécurité alimentaire et de moyens de subsistance.
Aperçu/Résumé du poste
Le poste de gestionnaire des actifs supervisera les activités liées aux actifs de l’organisation. Le poste surveille l’ensemble de la gestion des actifs pour le programme de pays. L’une des principales fonctions du titulaire en tant que membre à part entière du département de la chaîne d’approvisionnement est la réception, l’étiquetage, la documentation, la surveillance, le suivi, la mise à jour, l’élimination, la tenue de dossiers conformes à l’audit et la fourniture à la direction de recommandations techniques concernant une meilleure gestion des actifs. . Le gestionnaire des actifs sera basé à 75 % à Maiduguri et environ 25 % se rendront dans d’autres bureaux extérieurs de l’IRC (Borno, Adamawa, Yobe et Abuja).
Principales responsabilités
Gestion de programme, qualité technique et stratégie
- Superviser directement le personnel impliqué dans la gestion des actifs et la tenue des dossiers.
- Assurez-vous qu’un registre des actifs mis à jour est maintenu.
- Assurez-vous qu’une feuille d’inventaire des actifs à jour est maintenue.
- Veiller à ce que tous les actifs et équipements de l’IRC soient bien entretenus.
- Assurez-vous que le mouvement des actifs IRC est suivi et que la documentation nécessaire est effectuée lorsqu’un actif change de statut / d’emplacement.
- Veiller à ce qu’un système de classement à jour pour tous les actifs soit maintenu.
- Examiner tous les rapports mensuels sur les actifs de tous les sites de terrain.
- La mise en œuvre et/ou la maintenance des politiques et procédures standard de gestion des actifs de l’IRC.
- S’assurer que tous les actifs sont contrôlés et gérés correctement conformément aux politiques spécifiques de l’IRC et des donateurs.
- Éliminer les actifs de l’IRC conformément à la réglementation et à l’approbation des donateurs, en référence à la politique de l’organisation.
- Préparez le certificat de don et tous les documents liés au don au moment voulu.
- Récupérez les actifs et réaffectez-les à la fin de la durée de service d’un employé.
- Transférez les actifs d’une subvention terminée vers une subvention existante ou d’ouverture avec l’approbation du donateur.
- Faciliter l’allocation des actifs lors de la relocalisation et de la fermeture des bureaux extérieurs.
- Visiter les bureaux extérieurs pour l’inventaire des actifs (comptage physique) au cours de la période de rapport.
- Soumettre une liste d’actifs mise à jour pour le rapport de fin de subvention.
- Tenir à jour des registres complets des opérations de maintenance des actifs.
- Effectuez des vérifications ponctuelles des actifs des partenaires dans l’ensemble du programme national.
- S’assurer que tous les enregistrements d’actifs sur le logiciel ERP sont mis à jour et corrects à tout moment.
- Préparer et coordonner le comptage périodique des actifs sur tous les sites de terrain.
- Examen détaillé de tous les rapports sur le décompte des actifs et traitement des constatations en temps opportun.
- Soutenir les secteurs de programme dans la planification et la budgétisation des actifs à acquérir pour un projet spécifique.
- Assurez-vous que tous les actifs de l’IRC sont assurés.
- Soutenez le personnel pour obtenir la documentation nécessaire en termes d’actifs perdus / volés et traitez toute réclamation IRC auprès des compagnies d’assurance.
Développement de programme
- Bonnes pratiques d’entretien et de gestion des actifs qui aident le programme à soutenir efficacement et en temps opportun.
- Excellentes compétences organisationnelles avec la capacité de prioriser la charge de travail.
- Bien organisé et analytique
- Capable de bien travailler en équipe et d’entreprendre les tâches assignées de manière autonome.
Gestion des performances du personnel, apprentissage et développement :
- Embaucher, superviser et renforcer les capacités des membres de l’équipe dans les compétences techniques et de gestion pertinentes.
- Développer et mettre en œuvre des approches de renforcement des capacités de gestion à distance pour renforcer les forces des équipes de l’actif dans les domaines profonds tels que Monguno, Gwoza et Bama.
- Encadrer, former, superviser et encadrer le personnel subordonné, notamment en communiquant des attentes claires, en fixant des objectifs de performance annuels, en fournissant des commentaires de performance positifs et constructifs réguliers et opportuns et en fournissant des évaluations de performance semestrielles documentées.
- Entretenir des relations ouvertes et professionnelles avec tous les membres de l’équipe de la logistique et de la chaîne d’approvisionnement, en promouvant un fort esprit d’équipe et en fournissant une supervision et des conseils pour permettre au personnel d’exercer ses fonctions avec succès.
- Approuver et gérer toutes les demandes de temps, de présence et de congé pour assurer une couverture adéquate du service ; assurer la soumission mensuelle et précise des feuilles de temps pour les subalternes directs.
- Organisez des réunions de qualité avec chaque point focal des actifs sur le terrain de manière régulière et prévisible, au moins une fois par mois.
- Fournir un plan de développement mesurable comprenant une formation en cours d’emploi pour renforcer les capacités techniques et échanger des connaissances au sein de l’équipe de la chaîne d’approvisionnement.
- Au besoin, identifier les problèmes de performance du personnel et travailler avec les ressources humaines pour les documenter et les résoudre conformément aux politiques nationales d’emploi du personnel.
- Adhérer et agir conformément aux politiques et procédures IRC Global HR, et communiquer par la parole et l’exemple un niveau élevé de conformité à toutes les politiques et réglementations applicables.
Recherche, apprentissage et analyse
- Crée une atmosphère de confiance et un environnement propice où le personnel peut apporter le meilleur de lui-même et développer son potentiel.
Organiser la formation et le renforcement des capacités du personnel de la chaîne d’approvisionnement en gestion des actifs.
Coordination & Représentation
- Coordonner toutes les activités concernant les actifs en collaboration avec d’autres points focaux des actifs et le soutien des responsables de la logistique / de la chaîne d’approvisionnement.
- Travailler avec les coordonnateurs de programme et techniques pour fournir des détails sur les actifs requis pour une meilleure mise en œuvre du programme.
- Travailler avec d’autres parties prenantes, partenaires, agences et courtiers d’assurance pour faire des réclamations pour les actifs de l’IRC en cas de besoin.
Relations de travail clés
Le poste relève du : Coordonnateur de la chaîne d’approvisionnement
Reporting indirect/technique : coordinateur principal de la chaîne d’approvisionnement
Supervise directement le poste : Agent des actifs
Contacts internes clés :
- Programme de pays : coordinateur de la chaîne d’approvisionnement, coordinateur principal de la chaîne d’approvisionnement, autres responsables de la chaîne d’approvisionnement, responsable de la logistique, point focal des actifs, équipe des opérations, finances, conformité, coordinateurs de terrain, SAM et responsables de programme.
- Région/Global : RSCD, équipe GSC, conseillers Supply Chain Integra, équipe Supply Chain Integra BSA.
Contacts externes clés :
Courtiers d’assurance et partenaires IRC
Profil
Éducation:
- Baccalauréat pertinent en gestion de la chaîne d’approvisionnement OU Diplôme avancé et certification professionnelle en chaîne d’approvisionnement – Gestion d’actifs.
L’expérience professionnelle:
- Au moins 3 à 5 ans d’expérience professionnelle de cadre supérieur et supérieur dans la chaîne d’approvisionnement – rôle de gestion des actifs.
Compétences techniques démontrées :
- Compréhension démontrée de la politique et des réglementations de la chaîne d’approvisionnement et des politiques et seuils des donateurs pour les actifs.
- Expérience technique dans la gestion des actifs organisationnels, de préférence pour une ONGI dans l’État de Borna, y compris la connaissance des meilleures pratiques en matière de suivi et de reporting des actifs.
- Expérience technique dans l’interprétation des principaux indicateurs et données de suivi et d’évaluation et de leur utilisation pour prendre des décisions et des rapports d’assurance qualité.
- Forte pensée critique et compétences créatives en résolution de problèmes avec la capacité de porter des jugements judicieux.
- Capacité éprouvée à planifier et à gérer plusieurs tâches en parallèle pour optimiser la courte fenêtre de mise en œuvre saisonnière dans plusieurs emplacements.
- Fort sentiment d’intégrité personnelle.
Capacité à répondre rapidement à des défis en constante évolution, à concevoir des solutions appropriées et à obtenir des résultats.
Compétences démontrées en gestion/leadership :
- Fournit une orientation claire, prêche par l’exemple et démontre sa capacité à réaliser la vision de l’organisation ; aide les autres à réaliser et à développer leur potentiel.
- Cherche continuellement à apprendre, à partager ses connaissances et à innover.
- Veiller à ce que la conformité aux politiques soit documentée par des vérifications systématiques et aléatoires de la mise en œuvre des politiques.
Langues :
- Parle et écrit couramment la langue anglaise.
Exigences informatiques/autres technologies :
- Compétence professionnelle complète dans la suite Microsoft Office, en particulier Word, Excel, Outlook et PowerPoint.
- Connaissance avancée du logiciel ERP pour la gestion des activités/actifs des organisations
Capacité à voyager :
Le gestionnaire d’actifs sera basé à environ 75 % à Maiduguri et à 25 % sur le terrain (Borno, Adamawa, Yobe et Abuja).
Normes de conduite professionnelle :
L’IRC et les travailleurs de l’IRC doivent adhérer aux valeurs et aux principes énoncés dans l’IRC Way – Code de conduite. Ce sont l’intégrité, le service et la responsabilité. Conformément à ces valeurs, l’IRC applique et applique des politiques sur la protection des bénéficiaires contre l’exploitation et les abus, la protection des enfants, le lieu de travail sans harcèlement, l’intégrité fiscale, la lutte contre les représailles, la lutte contre la traite des personnes et plusieurs autres.
Égalité des sexes :
IRC s’engage à réduire l’écart entre les sexes dans les postes de direction. Nous offrons des avantages qui permettent aux femmes de participer à notre main-d’œuvre, notamment un congé parental, des protocoles de sécurité sensibles au genre et d’autres avantages et indemnités de soutien.
Environnement de travail
IRC est un employeur garantissant l’égalité des chances. L’IRC considère tous les candidats sur la base du mérite sans égard à la race, au sexe, à la couleur, à l’origine nationale, à la religion, à l’orientation sexuelle, à l’âge, à l’état civil, au statut d’ancien combattant, au handicap ou à toute autre caractéristique protégée par la loi applicable.
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