L’IRC recrute pour ce poste (13 Novembre 2023)

Sous la supervision du coordinateur de terrain de Borno et par délégation du directeur pays, le responsable de zone principal a la responsabilité globale de la mise en œuvre en temps opportun et de la direction opérationnelle des projets/programmes d’IRC dans sa zone géographique d’intervention.

Le gestionnaire de zone principal est chargé de promouvoir l’intégration du programme tout en agissant comme intermédiaire et point focal pour la coordination en tant que représentant principal de l’IRC dans la région.

Le responsable de zone principal est chargé de surveiller le contexte humanitaire pour garantir que la programmation est pertinente et adaptée aux besoins humanitaires prioritaires. Le responsable régional principal est également chargé de représenter l’IRC à l’extérieur au niveau du terrain, y compris dans les forums de coordination, avec d’autres agences, les autorités gouvernementales au niveau des Nations Unies, de l’État et de l’AGL et les chefs religieux et traditionnels pour assurer le lien direct dans les communications entre l’équipe de terrain et le Groupe de direction du pays et le SMT en temps opportun.

Le gestionnaire de zone principal est chargé d’assurer la gestion de la sécurité de sa zone géographique et de s’assurer que toutes les mesures de sûreté et de sécurité, y compris les plans d’urgence et les procédures opérationnelles standard, sont en place et mises à jour régulièrement en consultation avec le coordonnateur de la sûreté et de la sécurité.                                

Principales responsabilités :

• Assurer la sûreté et la sécurité des actifs, des biens et du personnel de l’IRC
• Veiller à ce que le plan de gestion de la sécurité sur le terrain (FSMP) et l’évaluation des risques pour la sécurité (SRA) pour sa zone géographique d’intervention soient à jour et que tout le personnel comprenne et adhère à toutes les politiques relatives à la sûreté et à la sécurité .
•  Veiller à ce que tout le personnel de terrain et tous les visiteurs reçoivent un briefing de sécurité dans l’heure suivant leur arrivée, et il/elle est responsable de la mise en œuvre de tous les protocoles de sécurité sur la santé, la sûreté et le bien-être de tout le personnel et des visiteurs avec le soutien du coordonnateur de la sûreté et de la sécurité .
• Présider les réunions mensuelles du groupe focal de sécurité, garantir la présence et la participation de tous les membres et veiller à ce que les procès-verbaux soient classés sur Box et partagés avec le coordonnateur de la sûreté et de la sécurité et que les points d’action soient suivis en temps opportun .
• Chargé de superviser le travail du Chargé d’Accès Humanitaire, de Sûreté et de Sécurité. Il/Elle s’assure que ce personnel dispose de tous les outils nécessaires pour créer et entretenir de bonnes relations avec les acteurs locaux administratifs ou sécuritaires .
• Il/Elle en coordination avec le Responsable HASS veille à la collecte ponctuelle et régulière des données et informations de sûreté et de sécurité susceptibles d’impacter les opérations dans son domaine d’intervention et à leur diffusion auprès du Coordonnateur de Sûreté et de Sécurité et de son supérieur immédiat régulièrement ou sur une base régulière. de manière ponctuelle en cas d’urgence .
• Il/Elle vérifie que les moyens matériels et humains dont il dispose sont adéquats pour assurer la sécurité optimale des équipes, du matériel et des bénéficiaires .
• En cas d’incident de sécurité (qu’il ait eu lieu ou qu’il ait été évité), il veille à ce que l’information soit transmise sans délai au Coordinateur Senior HASS, son supérieur immédiat, et fasse l’objet d’un rapport conformément à l’IRC. directives de sûreté et de sécurité.

Soutien au programme

• Travailler avec les gestionnaires et les coordonnateurs de programme pour jouer un rôle de leadership dans la mise en œuvre rapide et de haute qualité de tous les programmes, y compris la détection et la résolution des problèmes grâce à une approche proactive .
• Diriger une communication claire et régulière avec les équipes de terrain sur les problèmes, notamment la stratégie et la priorisation .
• Préside la réunion hebdomadaire de coordination intersectorielle sur le terrain, facilite le dialogue entre les secteurs, les programmes et le soutien et transmet les défis aux coordonnateurs, aux coordonnateurs principaux de programme et aux responsables des opérations concernés.
• Veiller à ce que tout le personnel comprenne et promeuve correctement les mécanismes de réactivité des clients, et que les systèmes de S&E soient solides et fonctionnels .
• Assister et participer aux réunions du cycle de projet et garantir que la perspective sur le terrain est partagée avec toutes les parties prenantes internes concernées .
• Assurer un leadership local sur les activités clés du programme telles que l’évaluation des besoins, la sélection des bénéficiaires et des partenaires, selon les besoins .
• Assure le plein respect des accords de projet/subvention et de la législation statutaire et technique émise par les autorités gouvernementales compétentes, y compris une communication régulière et proactive avec l’équipe des subventions .
• Travailler en étroite collaboration avec le responsable principal des urgences pour surveiller les indicateurs clés et les changements/développements locaux, et pour garantir que l’IRC répond en temps opportun et de manière appropriée .
•  Surveiller de près les événements dans la zone opérationnelle (situation humanitaire, politique et sécurité, etc.), afin d’identifier les défis ou opportunités potentiels pour les interventions de l’IRC.
• Conseiller la haute direction sur les orientations stratégiques de la programmation et les problèmes affectant la mise en œuvre du projet, ou les problèmes locaux clés affectant le développement de futures subventions/projets, notamment en repérant et en signalant les principales lacunes dans l’offre/les besoins non satisfaits des bénéficiaires et les signale avec une solution proposée.

Support opérationnel et Finance

• Veiller à ce que des systèmes de gestion financière appropriés soient en place et suivis en coordination avec l’équipe/le département financier basé à Maiduguri.
• Gérer les budgets opérationnels sur le terrain pour toutes les subventions ; assurer la liaison étroite avec les finances pour surveiller les flux de trésorerie, examiner les BVA et soutenir les gestionnaires des secteurs de programme pour garantir que les dépenses sont sur la bonne voie et correctement allouées.
• Veiller à ce que toutes les politiques, procédures et pratiques soient conformes aux exigences de l’IRC, des donateurs et nationales.
• Responsable de l’optimisation des coûts; et utilise le suivi budgétaire pour y parvenir ; il/elle assure des ressources financières adéquates pour le fonctionnement du bureau de zone.
•  Concernant le suivi budgétaire, il mène des analyses sur le terrain (en collaboration avec le responsable RH et administratif, Supply Chain et Finance) et est chargé de détecter les anomalies et de proposer des corrections et/ou des ajustements à l’équipe financière de Maiduguri.
• En coordination avec le responsable/gestionnaire financier principal, il/elle veille à ce qu’un système de contrôle interne soit en place au niveau du bureau de zone.
• Il/Elle veille au respect des procédures d’engagement des dépenses et examine les achats et les paiements conformément à la matrice d’autorisation approuvée par l’IRC.
• Responsable de l’examen et de la mise à jour du budget de fonctionnement et de veiller à ce que le processus soit consultatif, inclusif et approfondi pour garantir qu’aucune lacune ne soit laissée non comblée.

Chaîne d’approvisionnement

• Surveiller toutes les activités contractuelles impliquant la construction, la réhabilitation et la modernisation des installations dans la zone d’opération.
•  Tenir des registres d’approvisionnement pour garantir que les actions d’approvisionnement sont entièrement et clairement documentées conformément à la politique de l’IRC.
• Veiller à ce que la base soit dotée du minimum d’infrastructures (bureaux et logements) nécessaires à l’exécution des travaux et à l’hébergement des équipes, dans des conditions optimales de sécurité.
• Assurez-vous que tout le personnel comprend et adhère aux politiques d’achat de l’IRC et des donateurs respectifs, aux SOP et aux directives.
• Assurer le fonctionnement fluide, rentable et efficace des opérations de l’IRC dans la zone, y compris la supervision des fonctions de la chaîne d’approvisionnement (logistique, approvisionnement, entreposage)
• Maintenir la responsabilité globale d’assurer l’entretien et le fonctionnement opportuns et professionnels de la flotte IRC, des véhicules et des générateurs possédés et loués.
• Assurer la responsabilité ultime et la surveillance de toute la gestion des actifs et des stocks dans la zone d’opération.
• Suivre et travailler avec le personnel de la chaîne d’approvisionnement de Maiduguri pour assurer l’approvisionnement mensuel et trimestriel de carburant pour véhicules et générateurs, ainsi que de lubrifiants, conformément au strict respect des plans de dépenses et des règles d’approvisionnement.
• Effectuer des vérifications ponctuelles de routine des stocks et rapporter les résultats au coordonnateur principal de la chaîne d’approvisionnement.
• Effectuer une inspection régulière des actifs et envoyer rapidement un rapport au responsable de la logistique de toutes les anomalies et/ou actifs inutilisables nécessitant une élimination.
• Superviser le magasinier et assurer le bon fonctionnement des entrepôts, y compris la tenue des registres, le stockage, la sûreté et la sécurité.

Gestion des ressources humaines et du personnel

• En coordination avec le coordonnateur principal des ressources humaines (personnes et culture), s’assure que tous les nouveaux employés assistent à l’intégration dans le mois suivant leur arrivée à IRC.
• Adhérez et défendez les normes de conduite professionnelle de l’IRC Way et assurez-vous que tout le personnel, les bénévoles et les visiteurs sont sensibilisés et respectés.
• Participe au processus d’embauche du nouveau personnel, ainsi qu’à toute décision relative à la résiliation des contrats de travail du personnel national dans la zone d’opération en coordination avec le coordonnateur principal des ressources humaines (personnes et culture) et les coordinateurs et gestionnaires techniques concernés.
• Il/elle est chargé de discuter des attentes, des performances et des objectifs du poste de manière informelle et trimestrielle avec les personnes supervisées directement dans le cadre du processus annuel d’évaluation et de planification des performances.
• Assurer l’achèvement et la soumission en temps opportun des feuilles de temps mensuelles, des examens de probation et des examens de performance annuels au responsable des ressources humaines (personnel et culture).
• Soutenir les RH dans le suivi des congés annuels et assurer le suivi auprès des superviseurs et des supérieurs hiérarchiques respectifs et garantir que le personnel utilise ses congés et trouve un équilibre entre vie professionnelle et vie privée.
• Gérer la gestion des conflits interpersonnels qui surviennent dans son secteur et référer le dossier à son supérieur immédiat dans le cas où il ne parviendrait pas à résoudre le différend.
• Entretenir des relations ouvertes et professionnelles avec les membres de l’équipe, en promouvant un fort esprit d’équipe et en fournissant une supervision et des conseils pour permettre au personnel de réussir dans son poste.

Coordination et représentation

• Développer et entretenir des relations de travail efficaces avec les parties prenantes dans la zone d’opération – y compris les chefs communautaires et religieux, les ONG, les autorités gouvernementales locales, etc., pour améliorer la coopération et la coordination entre les organisations.
• Travailler de manière proactive pour construire et maintenir des relations positives et une excellente communication bidirectionnelle avec les populations locales, y compris les personnes déplacées et les communautés d’accueil.
• Assister régulièrement aux réunions du CIMCOORD et fournir un feedback régulier au responsable HASS et au coordinateur de terrain.
• Toute autre tâche liée à la gestion sur le terrain qui peut être assignée par le DDFM pour maximiser les résultats du programme.

Autres fonctions des ressources humaines :

• Lisez, révisez et familiarisez-vous avec les politiques et procédures mondiales des ressources humaines de l’IRC.
• Effectuer d’autres tâches connexes requises par le superviseur et le gestionnaire de journaux.

Relations de travail clés

• Le poste relève de : Coordinateur de terrain, État de Borno.
• Le poste supervise directement : la sûreté et la sécurité de l’accès humanitaire, les finances, les ressources humaines (personnes et culture) et l’administration, la chaîne d’approvisionnement, l’informatique et le MIP pour les agents/gestionnaires de programme.
• Relève indirectement de : DDFM.
• Autres contacts internes et/ou externes :
• Interne : coordonnateurs de programme principaux, coordonnateurs et gestionnaires techniques, coordonnateur de la préparation et de la réponse aux situations d’urgence, responsable de la chaîne d’approvisionnement, responsable informatique, coordonnateur principal des ressources humaines (personnes et culture), gestionnaire administratif principal, coordonnateur principal de l’accès humanitaire, de la sûreté et de la sécurité, contrôleur financier adjoint, Contrôleur financier adjoint et gestionnaires, coordonnateur principal des subventions et gestionnaires, coordonnateur et gestionnaire M&E, membres SMT
• Externe : clients de l’IRC, OING, ONGL, autorités gouvernementales de l’AGL et de l’État, chefs traditionnels et religieux et donateurs, selon les besoins.

Qualifications

Éducation :  Diplôme universitaire en gestion, relations internationales, développement international, coopération internationale ou tout autre domaine connexe. Une maîtrise dans les domaines susmentionnés/connexes sera un avantage supplémentaire.

Compétences techniques et expérience :

• 4 à 5 ans d’expérience professionnelle minimum avec une préférence pour une expérience de travail avec des ONG internationales.
• Fort sens de l’intégrité personnelle et compétences avérées en matière de gestion du personnel et de constitution d’équipes.
• Solides compétences en gestion de la chaîne d’approvisionnement.
• Connaissances informatiques dans Microsoft Office ; Excel et solides compétences informatiques.
• Excellentes compétences en gestion et en organisation, en relations interpersonnelles et en communication.
• Doit être capable de travailler de manière indépendante tout en étant un solide joueur d’équipe doté de compétences avérées en gestion et en leadership.
• Solide capacité à assurer la constitution d’équipes, le coaching et le développement du personnel, ainsi qu’à encourager la collaboration et la coopération interfonctionnelles.
• Capacité à vivre et travailler sous pression dans un environnement de travail instable tout en conservant une attitude positive ; Expérience et fiabilité dans la mise en œuvre des protocoles de sûreté et de sécurité.
• Solides compétences en négociation essentielles et expérience en résolution de conflits souhaitable.
• Expérience de travail avec des parties prenantes locales telles que des ONG locales et internationales, le gouvernement, etc.
• Engagement envers les droits des femmes et la vision, la mission et les valeurs d’IRC, y compris la sensibilité aux contextes culturels.

Compétences générales et compétences :

• Bonnes compétences en communication verbale et en rédaction de rapports avec la capacité de transmettre des informations efficacement dans la langue officielle du pays qui est l’anglais.
• Esprit et attitude centrés sur le client et le service, et capacité à travailler sous pression et à exécuter avec diligence les instructions.
• Sens avéré de discrétion professionnelle, d’intégrité et capacité à gérer les situations avec diplomatie et à les résoudre efficacement.
• Compétences linguistiques : Excellente maîtrise de l’anglais et des autres principales langues du pays, y compris l’expression orale, l’écoute et l’écriture. La connaissance du haoussa et du kanuri sera un avantage supplémentaire.