L’International Rescue Committee (IRC) est une organisation non gouvernementale dont la mission est d’aider les personnes dont les vies et les moyens de subsistance sont ébranlés par les conflits et les catastrophes, y compris la crise climatique, à survivre, se relever, et prendre en main leur avenir.
Descriptif du poste
Objectif 1 : Assurer la conformité des politiques et procédures d’approvisionnement de l’IRC dans tout le circuit d’achat au niveau de la coordination :
- Assurer le respect des politiques et procédures sur toute la chaîne d’achat afin de s’assurer qu’elles sont conformes vis-à-vis aux SoP et aux règles du donateur.
- Informer rapidement le supply Chain Coordinator ou le DDO de tout sujet de préoccupation lié à des violations potentielles ou soupçonnées des politiques et procédures ainsi qu’en cas de signaux d’alerte de fraude.
- Faire tous les Contrôles diligentés (références des fournisseurs, visites sur les sites, données historiques, conformité avec ATC) pour les Fournisseurs autorisés et les Fournisseurs contractés pour la mission IRC Niger
- Maîtriser et appliquer les différents SoP en matière d’achats et encadrer l’équipe achats et des autres départements sur ces questions.
Objectif 2 : Assurer une gestion efficace et optimale des achats au niveau de la coordination :
- Supervision du processus des achats exécutés à Niamey
- Analyses des offres (Bids analyses) en vue d’identifier la source optimale d’achat pour tous les achats effectués par Niamey et les achats internationaux.
- Préparation et suivi des dossiers d’appel d’offre pour les demandes d’achat qui en requièrent.
- Tenue à jour du fichier global de suivi des appels d’offre nationaux.
- Mise en place, suivi et maintien à jour de la liste des contrats ayant fait objet d’un appel d’offres ouvertes.
- Conduire les processus d’élaboration des MPA/MSA sous la supervision du supply Chain Coordinator
- La création et la gestion d’une liste des fournisseurs autorisés et contractés au moyen des processus de présélection et sélection de l’IRC.
- Mise en place et tenue à jour d’une liste des prix estimatifs au niveau de Niamey.
- Maintient à jour d’un classeur de tous les fournisseurs et la documentation du « Contrôle diligente ».
- Gestion du processus des achats internationaux en collaboration avec le GSC
- Supervision la gestion des dossiers de demande d’exonération à la DONGAD, DGD et DGI
- Maintien de relation et suivi continu avec OREIN des canevas de demande d’exonération.
- Supervision de la mise à jour du registre de toutes les exonérations obtenues.
- Assurer la bonne tenue des archives électroniques sur Box
- Partage hebdo, bimensuel et mensuel du PRTS et DAO tracking (source) avec une analyse des situations et des recommandations/actions.
- Partage mensuel du rapport de suivi du plan d’achat en ressortant les niveaux d’exécution et les actions attendues.
- Maintenir une communication continue avec les demandeurs d’achat sur les différentes étapes de l’évolution de leurs demandes.
Objectif 3 : Assurer le renforcement de capacités périodiques et continus des staffs et des fournisseurs sur la question des achats :
- Identification des besoins en formations des staffs programmes et supply chain sur la base des demandes, des insuffisances constatées et des changements des procédures en vue de préparer un plan de formation en matière de procurement
- Organisation des formations périodiques sur les politiques, les outils et les procédures d’achat à l’endroit des staffs programme et supply Chain sur la base des besoins identifiés et selon le plan.
- Organisation des rencontres formatives annuelles des fournisseurs IRC résidents à Niamey sur les politiques, procédures des achats de l’organisation.
Objectif 4 : Supporter le supply chain Coordinator dans les autres fonctions de la supply chain:
- Rapportage :
1. Assurer les premières vérifications des rapports mensuels pays avant de transmettre au supply chain Coordinator pour l’analyse et le SCMR.
2. Mise à jour mensuelle des plans d’achat avec les données des achats exécutés à Niamey et sur les bureaux terrains
- Support des bureaux terrains :
1. Appuyer les bureaux terrains dans les dossiers d’achat nécessitant l’appui de la coordination.
Livrables escomptés :
- Les différents Rapports mensuels réguliers à temps
- Un système d’archivage physique et électronique accessible et clair, tenu à jour.
- Gestions des achats dans le délai.
- Des formations conduites à l’endroit des programmes et des autres départements sur la question des achats
Profil
- Un minimum de BAC+4 dans un domaine pertinent relatif à la description du poste ;
- Jouir d’une expérience d’au moins 3 ans en gestion de la chaîne d’approvisionnement (achats, transport, gestion de stock, gestion des équipements) dans des grandes organisations. Expériences des grandes ONGs internationales est un atout ;
- Bonne connaissance des législations fiscales du Niger (TVA, BIC, Exonération…) ;
- Compétences informatiques, notamment en ce qui concerne les Word, Excel, PowerPoint et une grande maitrise de l’internet ;
- Être disponible pour toute éventualité ;
- Être proactif pour s’adapter aux changements pouvant advenir rapidement dans un contexte complexe de sécurité ;
- Avoir une grande capacité en communication administrative et opérationnelles
- Parfaite intégrité personnelle ;
- Attention aux détails ;
- Capacité à accomplir en même temps des multiples tâches ;
- Esprit d’équipe et aptitudes en résolution de problèmes ;
- Bonne connaissance des législations du Niger en matière de commerce.
