L’IRC recrute pour ce poste (10 Août 2023)

L’International Rescue Committee répond aux pires crises humanitaires du monde et aide les gens à survivre et à reconstruire leur vie. L’IRC recrute Agent d’administration de la santé. Fondé en 1933 à la demande d’Albert Einstein, IRC offre des soins vitaux et une assistance qui change la vie des réfugiés forcés de fuir la guerre ou une catastrophe. À l’œuvre aujourd’hui dans plus de 40 pays et dans 22 villes américaines, l’IRC redonne sécurité, dignité et espoir à des millions de personnes déracinées par un conflit ou une catastrophe. IRC ouvre la voie du mal à la maison.

CONTEXTE CONTEXTUEL

L’IRC est présent au Nigeria depuis 2012, lorsque l’organisation a répondu aux inondations dans l’État de Kogi. En février 2014, l’IRC s’est installé dans l’État d’Adamawa, dans le nord-est du Nigéria, pour fournir des interventions humanitaires par le biais d’une approche multisectorielle et intégrée pour les populations touchées par le conflit. IRC Nigeria exploite désormais un bureau de pays à Abuja et des bureaux extérieurs à Mubi et Yola de l’État d’Adamawa, Maiduguri et Monguno de l’État de Borno et Damatru de l’État de Yobe, y compris trois États (Zamfara, Sokoto et Kastina) dans le nord-ouest du Nigéria. Actuellement, IRC Nigeria met en œuvre des programmes de soins de santé primaires, de nutrition, de santé environnementale, de protection et d’autonomisation des femmes, de protection, de protection de l’enfance, d’éducation, de sécurité alimentaire et de moyens de subsistance.

Aperçu/Résumé du poste

L’agent d’administration de la santé travaillera en étroite collaboration avec l’équipe de santé et les départements opérationnels dans tous les lieux d’intervention.  Il / elle soutiendra les procédures de bureau quotidiennes du secteur de la santé et assurera le bon déroulement des activités administratives au quotidien et à long terme, y compris la gestion du stock de bureau, le traitement des demandes de formation/atelier, l’organisation des dossiers du secteur et la fourniture d’un soutien administratif aux membres de l’équipe.

Principales responsabilités

• Mettre en place un outil de gestion des données bureautiques capturant les tâches administratives pour le suivi des dépenses, des achats ainsi que des recrutements.
• Préparer les achats, les plans de dépenses et les prévisions d’articles avec les responsables de la santé, y compris la soumission d’articles sur INTEGRA et la génération de NON-PO.
• Relever les demandes d’achat, les demandes de paiement et les demandes de recrutement selon les directives des responsables de la santé et du coordinateur.
• Suivi des PRS soulevées avec le département de la chaîne d’approvisionnement tout au long du processus d’approvisionnement et suivi des activités de distribution au sein du secteur, y compris le suivi des fournitures du secteur de la santé. 
• Faire le suivi des demandes de recrutement soulevées auprès du service des ressources humaines tout au long du processus de recrutement.
• Aider à la préparation des formations / ateliers selon les directives des responsables de la santé.
• Fournir des rapports de suivi hebdomadaires sur toutes les tâches administratives effectuées au coordonnateur de la santé et aux gestionnaires de la santé.
• Gérer la correspondance (y compris les lettres ٫ courriels et colis) ٫ organiser les voyages et l’hébergement
• Participer à toute autre tâche à la demande du supérieur hiérarchique, qui reste dans la capacité de l’agent d’administration du bureau.

Gestion des subventions :

• S’assurer que les plans d’approvisionnement et de dépenses sont respectés et mis à jour au besoin.
• Préparer des rapports de suivi hebdomadaires dans les processus d’approvisionnement et de recrutement.
• Fournir des recommandations et des interventions pour corriger tout écart identifié ayant un impact sur le respect du budget.
• Préparer les contributions et participer aux réunions mensuelles du budget par rapport aux chiffres réels.

Relations de travail clés

• Le poste relève du :   Coordonnateur de la santé
• Rapports indirects/techniques :  cadres supérieurs de la santé et gestionnaires de la santé/de la santé reproductive
• Poste directement supervisé : aucun.

Contacts internes clés :

• Programme de pays : assistant de programme de santé, infirmières/sages-femmes, agents de santé, agent principal de promotion de la santé, agents principaux de renforcement des capacités, responsables de la santé/SR, agent de suivi et d’évaluation, équipe des ressources humaines, équipe de la chaîne d’approvisionnement et des finances.

Contacts externes clés : 

• Ministère de la santé et autres ONGI (par exemple, partenaires de collaboration possibles), dirigeants communautaires et équipe de gestion de l’établissement de santé.

Profil

Éducation :

• Diplôme en administration des affaires ou diplôme connexe en gestion des affaires.
• Des qualifications supplémentaires en administration de bureau sont un plus

 L’expérience professionnelle :

• Trois ans d’expérience de travail en tant qu’agent administratif ٫ administrateur ou autre poste similaire
• Expérience significative de l’organisation des procédures de bureau.
• Expérience avec des logiciels de gestion de bureau comme MS Office (MS Excel et MS Word, en particulier)
• Solides compétences organisationnelles avec une attitude de résolution de problèmes
• Très bonne gestion du temps et capacité à travailler sous pression avec un haut niveau de flexibilité.
• Excellentes compétences en communication écrite et verbale avec une attention particulière aux détails.

Langues : 

Maîtrise de l’anglais écrit/parlé et du haoussa.

Normes de conduite professionnelle

 L’IRC et les travailleurs de l’IRC doivent adhérer aux valeurs et aux principes énoncés dans l’IRC Way – Code de conduite. Ce sont l’intégrité, le service et la responsabilité. Conformément à ces valeurs, l’IRC applique et applique des politiques sur la protection des bénéficiaires contre l’exploitation et les abus, la protection des enfants, le lieu de travail sans harcèlement, l’intégrité fiscale, la lutte contre les représailles, la lutte contre la traite des personnes et plusieurs autres.

Égalité des sexes : IRC s’engage à réduire l’écart entre les sexes dans les postes de direction. Nous offrons des avantages qui offrent un environnement propice à la participation des femmes à notre main-d’œuvre, notamment un congé parental, des protocoles de sécurité sensibles au genre et d’autres avantages et indemnités de soutien.

Environnement de travail

IRC est un employeur garantissant l’égalité des chances. L’IRC considère tous les candidats sur la base du mérite sans égard à la race, au sexe, à la couleur, à l’origine nationale, à la religion, à l’orientation sexuelle, à l’âge, à l’état civil, au statut d’ancien combattant, au handicap ou à toute autre caractéristique protégée par la loi applicable.

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