L’IRC recrute pour ce poste (09 Octobre 2023)

Arrière-plan:

L’IRC est présent au Nigeria depuis 2012, date à laquelle l’organisation a répondu aux inondations dans l’État de Kogi. En février 2014, l’IRC s’est installé dans l’État d’Adamawa, dans le nord-est du Nigeria, pour fournir des interventions humanitaires à travers une approche multisectorielle et intégrée en faveur des populations touchées par le conflit. IRC Nigeria exploite désormais un bureau national à Abuja et des bureaux extérieurs à Mubi et Yola dans l’État d’Adamawa, à Maiduguri et Monguno dans l’État de Borno et à Damatru dans l’État de Yobe. Actuellement, IRC Nigeria met en œuvre des programmes de soins de santé primaires, de nutrition, de santé environnementale, de protection et d’autonomisation des femmes, de protection, de protection de l’enfance, d’éducation, de sécurité alimentaire et de moyens de subsistance.  

Aperçu/Résumé du poste :

• L’assistant de l’équipe de haute direction (SMTA) travaillera en étroite collaboration avec les membres du SMT pour garantir que leurs besoins administratifs sont satisfaits de manière professionnelle et efficace, selon des normes de haute qualité.
• Il/Elle assurera des fonctions régulières de soutien de bureau, planifiera des réunions internes et servira de ressource au SMT dans la gestion des tâches de manière efficace et efficiente. 
• Pour réussir dans ce rôle, le candidat doit posséder d’excellentes compétences organisationnelles ainsi que la capacité de prioriser les tâches et de respecter les délais.

Principales responsabilités :

Administration générale:

• Fournir un soutien administratif général aux membres du SMT ;
• Conformément à la politique de l’IRC et en collaboration avec les départements concernés, organiser les voyages, y compris les vols, les visas, les vaccinations, l’hébergement et les itinéraires pour les membres SMT et les visiteurs de haut niveau.
• Traiter les dépenses des membres SMT conformément à la politique organisationnelle ;
• Maintenir un système de classement approprié et garantir que les fichiers physiques et électroniques sont tenus à jour et conformes aux politiques de l’IRC.
• Agit comme un lien entre SMT et les autres départements et membres du personnel.
• Effectuer un rôle de support principal ; s’assurer que les calendriers sont respectés et que les délais sont respectés lors de la soumission des rapports mensuels du SMT, élaborer des processus et des procédures d’engagement avec le soutien du SMT.

Stratégie et gestion :

• Gérer tous les aspects des réunions de l’équipe de haute direction (SMT), depuis la planification, la compilation et la distribution de l’ordre du jour et des documents avant les réunions, ainsi que la rédaction et la distribution des procès-verbaux des réunions ;
• Soutenir le SMT dans le suivi des progrès par rapport aux indicateurs de performance clés et au plan d’action stratégique.

Communication :

• Préparer des points de parole, des notes de réunion et des présentations PowerPoint avant les réunions principales et les événements externes ;
• Soutenir le SMT dans la rédaction et la préparation de toutes les communications nécessaires, tant internes qu’externes.

Gestion d’événements :

• Planifier et coordonner des événements, des réunions SMT, des conférences et d’autres événements si nécessaire.
• En coordination avec les services concernés, recherchez des lieux et des arrangements de restauration appropriés sur la base de devis comparatifs et conformément aux procédures organisationnelles.
• Assumer la responsabilité de la préparation des listes d’invités, de la conception et de la production des invitations, de la collecte des RSVP, du déplacement des conférenciers, ainsi que de l’élaboration des itinéraires, de la signalisation et du processus d’inscription.

Autre

• Effectuer d’autres tâches à la demande du directeur pays et du responsable administratif de temps à autre.

Relations de travail clés

• Le poste relève de : Le CD
• Poste supervisant directement : Aucun
• Ligne hiérarchique technique : Agent administratif (Abuja)
• Reporting indirect : membres SMT
• Autres contacts internes et/ou externes :
• Interne :  Membres de l’équipe de gestion pays, des opérations et autres.
• Externe :   Divers (Donateurs, Partenaires, Visiteurs IRC, Fournisseurs etc)

Qualifications

• Un diplôme en sciences humaines ou sociales
• Au moins un an d’expérience de travail dans l’un des domaines suivants : secrétariat, administration de bureau, services de soutien, gestion des voyages et planification d’événements.
• Une expérience en ONG sera un atout supplémentaire.
• Excellente expérience en administration et en gestion de bureau.
• Excellente connaissance de MS Office.
• Expérience de l’organisation, de la coordination et du compte-rendu de réunions.
• Maîtrise des outils de collaboration en ligne, notamment pour la gestion d’événements, de voyages et de réunions
• Bonnes compétences relationnelles, écrites et verbales.
• Expérience avérée en gestion d’événements.
• Excellentes compétences organisationnelles associées à la capacité de travailler de sa propre initiative.
• Excellentes compétences en communication et en relations interpersonnelles et expérience des relations avec la haute direction.
• Capacité à travailler avec des délais serrés.
• Capacité à toujours maintenir la confidentialité et la discrétion.
• Un haut degré de flexibilité et d’enthousiasme.
• Un grand intérêt pour le travail de l’IRC.