L’International Rescue Committee (IRC) répond aux pires crises humanitaires du monde et aide les gens à survivre et à reconstruire leur vie. Fondé en 1933 à la demande d’Albert Einstein, l’IRC offre des soins vitaux et une assistance qui change la vie des réfugiés forcés de fuir la guerre ou une catastrophe. Au travail aujourd’hui dans plus de 40 pays, nous redonnons sécurité, dignité et espoir à des millions de personnes déracinées et qui luttent pour survivre. La mission de l’IRC est d’aider les personnes dont les vies et les moyens de subsistance sont bouleversés par les conflits et les catastrophes à survivre, à se rétablir et à prendre le contrôle de leur avenir.
IRC a ouvert le programme national au Mali en 2012. Nos programmes vont de l’aide humanitaire aux activités de relèvement rapide, en se concentrant sur la protection de l’enfance, l’éducation, le bien-être économique, la nutrition, la santé, l’eau et l’assainissement, la gouvernance. Nous travaillons à la fois dans le nord, le centre et le sud du Mali. Les conflits et la sécheresse ont provoqué le déplacement de centaines de milliers de personnes au Mali et dans les pays voisins. La situation sécuritaire dans le nord reste fragile. Néanmoins, les besoins des personnes déplacées et des communautés d’accueil touchées par le conflit sont vastes, et la question de l’accès humanitaire est un processus permanent.
Aperçu du poste
Sous la direction directe du directeur adjoint des programmes (DDP), le coordinateur principal des programmes (SPC) supervisera une équipe de sept coordinateurs techniques de programmes et les soutiendra dans la mise en œuvre et l’assurance de la qualité des activités de l’IRC. Cela comprend la supervision de la gestion du cycle de projet, la gestion du budget, le développement et le suivi des outils de planification, la gestion d’équipe, la gestion des partenariats, la conformité aux systèmes internes et l’utilisation des outils en ligne IRC. L’objectif principal du poste de SPC est de soutenir les coordonnateurs techniques et de favoriser leur succès, tout en veillant à ce que nos projets soient mis en œuvre selon les normes de qualité les plus élevées possibles et continuent de s’améliorer au fil du temps.
Principales responsabilités :
Gestion du cycle de projet
• Réunions du cycle de projet. Superviser et soutenir les coordinateurs techniques (ou le personnel qu’ils délèguent en tant que chefs de projet sur des subventions spécifiques) dans la préparation et l’animation des réunions de cycle de projet pour leurs projets de manière opportune, précise et constructive, en coordination avec les finances et le suivi, l’évaluation, la redevabilité et Apprentissage (MEAL).
• Outils de planification. Encadrer et aider les coordonnateurs techniques à élaborer des plans de travail, des plans de dotation en personnel, des plans de dépenses, des plans d’approvisionnement (prévisions d’articles) et des plans de distribution pour chaque nouvelle subvention de leur portefeuille. Si nécessaire, développer et proposer des outils de planification harmonisés pour l’IRC Mali.
• Suivi de projet. Assurer un suivi mensuel des outils de planification précités avec chaque coordinateur technique. Créer un espace de réunion régulier pour analyser et discuter ensemble du niveau de dépenses, des achats et de la mise en œuvre des activités pour chacune de leurs subventions, et s’assurer que des actions correctives bien structurées sont initiées et suivies si nécessaire.
• Suivi des indicateurs. En collaboration et coordination avec le coordinateur MEAL, organiser des réunions mensuelles avec chaque coordinateur technique pour faire le suivi de leurs fiches de suivi des indicateurs (ITS).
• Cartographie salariale. Examiner toutes les cartes salariales produites mensuellement par les coordinateurs techniques, pour s’assurer que le personnel du programme est couvert par les budgets existants, et identifier rapidement toute lacune dans la couverture.
• Rapports des donateurs. Lisez et examinez tous les rapports aux donateurs. L’examen du SPC diffère de celui du Département des subventions et vise à : a) s’assurer que le SPC est au courant des détails de la mise en œuvre du projet, de ce qui est communiqué au donateur et de la manière dont il est communiqué ; b) proposer des clarifications, des reformulations ou des intégrations dans le rapport pour s’assurer que le rapport reflète fidèlement le travail effectué par l’équipe, y compris les succès et les leçons apprises.
• Système Integra. Soutenir et surveiller les coordinateurs dans l’utilisation correcte et harmonisée de notre nouveau système interne de finances et d’approvisionnement Integra. Recueillir, transmettre et identifier des solutions aux problèmes communs rencontrés par les coordonnateurs techniques avec l’équipe de la haute direction (SMT) et l’équipe Integra.
• Partenariats. Soutenir les coordinateurs techniques dans l’établissement d’une bonne collaboration avec leurs partenaires nationaux et internationaux, y compris des systèmes de communication et de suivi réguliers autour de la mise en œuvre du programme.
• Résolution de problème. Établir une relation de confiance et de soutien avec les coordinateurs techniques, afin qu’ils puissent échanger ouvertement sur les difficultés qu’ils rencontrent. Superviser les coordonnateurs techniques sur la façon de surmonter les difficultés et/ou de les transmettre rapidement à l’équipe de direction pour discussion et résolution.
• Visites de terrain. Planifier des visites fréquentes sur le terrain pour suivre la mise en œuvre des programmes, rencontrer et échanger avec le personnel de première ligne et les clients, fournir des commentaires et des conseils aux coordonnateurs techniques pour assurer une amélioration constante de la qualité de nos services. Assurer également des visites régulières des activités sur le terrain par les différents coordonnateurs techniques.
Gestion d’équipe
• Réunions hebdomadaires en tête-à-tête avec les coordinateurs techniques (TC). Lors de réunions hebdomadaires avec chaque coordinateur technique, aidez-les à établir leurs priorités et agissez comme une caisse de résonance pour discuter de leurs idées et/ou des défis auxquels ils peuvent être confrontés.
• Coaching des TC sur la gestion d’équipe. Discuter régulièrement avec les coordinateurs techniques de la façon dont ils gèrent leur propre équipe, afin de : a) S’assurer des bonnes pratiques dans la gestion de leur équipe, notamment en cas de supervision à distance ; b) Identifier les talents au sein des équipes du secteur et les moyens de les motiver, de les retenir et éventuellement de les promouvoir ; c) Identifier le personnel sous-performant et/ou les conflits au sein des équipes et les moyens de les gérer, si nécessaire en collaboration avec le service des ressources humaines ; (d) Adapter les structures d’équipe au fur et à mesure de l’ouverture et de la clôture des subventions pour garantir une utilisation appropriée des ressources.
• Suivi des performances et formation. Veiller à ce que tous les coordonnateurs techniques se fixent des objectifs ambitieux mais réalistes au début de chaque exercice et leur fournir une évaluation de performance approfondie et significative à la fin de l’année. Faciliter les opportunités de formation et d’apprentissage pour les coordonnateurs techniques conformément à leurs objectifs de développement.
• Recrutement. En collaboration avec la DDP, gérer le recrutement des coordinateurs techniques si nécessaire.
• Prêcher par l’exemple. Contribuer à promouvoir une culture de leadership ambitieuse, responsable et engagée auprès des coordonnateurs techniques et des autres gestionnaires de programme. Soutenir le personnel du programme par une communication constante et une attention aux soins, au mentorat et au développement du personnel. Créer et maintenir un environnement de travail basé sur le respect mutuel, où les membres de l’équipe s’efforcent d’atteindre l’excellence.
Soutien au plan d’action stratégique et aux initiatives stratégiques
• Plan d’action stratégique (PAS). Avec l’appui de la DDP, se familiariser avec le SAP de l’IRC Mali et assurer la mise à jour mensuelle du Plan de mise en œuvre du SAP, et rappeler et promouvoir son contenu auprès des Coordonnateurs Techniques si nécessaire.
• Collaboration avec MEAL. Maintenir une bonne collaboration avec le Coordonnateur MEAL pour : a) assurer un soutien MEAL transversal à tous les programmes ; b) utiliser les informations de rétroaction des bénéficiaires produites par l’équipe MEAL (y compris les enquêtes de réactivité des clients) pour introduire des améliorations dans la mise en œuvre des programmes, et c) fournir des idées d’apprentissage programmatique au coordinateur DDP et MEAL.
• Collaboration avec le Conseiller Technique Cash au siège. Maintenir une bonne collaboration avec le spécialiste de la trésorerie pour assurer un soutien interfonctionnel pour tous les programmes, afin de garantir que nos interventions de transfert monétaire continuent de croître en portée et en qualité.
• Collaboration avec les départements Subventions et Partenariats. Maintenir une bonne collaboration avec l’équipe Subventions et Partenariats pour promouvoir et suivre une bonne collaboration avec nos partenaires; participer aux principales réunions PEERS (Partnership Excellence for Equality and Results SyStem) avec des partenaires stratégiques.
• Autre. Soutenir le DDP dans la promotion et la mise en œuvre d’autres aspects du PAS de l’IRC Mali, selon les besoins.
Coordination et représentation
• En consultation avec le DDP, développer et maintenir des relations de travail efficaces individuellement et collectivement avec les principaux acteurs humanitaires, y compris les donateurs, les acteurs gouvernementaux, les agences des Nations Unies, les ONG internationales et nationales et d’autres acteurs concernés, ainsi que d’autres coordinateurs techniques.
• Soutenir, le cas échéant, le Coordonnateur des partenariats dans le processus d’identification de nouveaux partenaires de mise en œuvre nationaux et internationaux, y compris le secteur privé.
Exigences de l’emploi:
• Master dans un domaine technique ou de gestion pertinent.
• Minimum de cinq ans d’expérience de travail pertinente à un niveau supérieur dans le domaine humanitaire.
• Expérience antérieure dans la gestion de programmes dans des interventions d’urgence complexes ainsi que la capacité de gérer des équipes à distance.
• Aptitudes avérées en matière de leadership et de planification stratégique et capacité démontrée de gestion budgétaire.
• Connaissance de toutes les exigences de conformité réglementaires, contractuelles, juridiques et financières associées au financement des donateurs internationaux.
• Être disposé à voyager sur le terrain et à passer occasionnellement la nuit sur des sites de terrain aux conditions rustiques et à divers niveaux de privation.
• Maîtrise du français et de l’anglais requise.
Environnement de travail
Le coordinateur principal des programmes sera basé à Bamako (niveau de sécurité jaune) et visitera fréquemment les sites de terrain.
Hébergement : Le coordinateur principal des programmes se verra proposer un hébergement privé à Bamako. Ce poste est limité accompagné.
L’IRC et les travailleurs de l’IRC doivent adhérer aux valeurs et aux principes énoncés dans IRC Way – Standards for Professional Conduct. Ce sont l’intégrité, l’égalité, le service et la responsabilité. Conformément à ces valeurs, l’IRC applique et applique des politiques sur la protection des bénéficiaires contre l’exploitation et les abus, la protection des enfants, la lutte contre le harcèlement au travail, l’intégrité fiscale et la lutte contre les représailles.
L’IRC est un employeur garantissant l’égalité des chances, considérant tous les candidats sur la base du mérite sans distinction de race, de sexe, de couleur, de nationalité, de religion, d’orientation sexuelle, d’âge, d’état matrimonial, d’ancien combattant ou de handicap.
