L’International Rescue Committee (IRC) est une organisation non gouvernementale mondiale d’aide humanitaire, de secours et de développement. Fondé en 1933 à la demande d’Albert Einstein, l’IRC offre une aide d’urgence et une assistance à long terme aux réfugiés et aux personnes déplacées par la guerre, la persécution ou une catastrophe naturelle.
Aperçu du poste / Résumé
- Le département de la chaîne d’approvisionnement mondiale soutient le travail de l’organisation en fournissant un développement d’applications et des opérations fiables et évolutives pour les bureaux de l’IRC aux États-Unis et dans le monde, en ce qui concerne l’approvisionnement, les actifs, l’inventaire et la gestion des politiques GSC de l’IRC.
- Sous la supervision directe du responsable de la santé et indirectement du responsable de la chaîne d’approvisionnement, avec référent technique auprès du responsable principal de la pharmacie, le technicien en pharmacie sera basé à Gwoza et sera responsable de :
- Superviser, gérer et auditer les systèmes d’inventaire des médicaments au jour le jour les activités de distribution des entrepôts pharmaceutiques et des installations pour s’assurer que les stocks sont stockés pour répondre aux besoins des soins aux patients tout en minimisant les coûts, obsolètes et pour promouvoir l’efficacité, gérer le stockage des stocks à coût élevé/faible utilisation processus pour réduire les coûts et coordonner les stocks sur tous les sites d’utilisation.
Principales responsabilités
Politiques, procédures et coordination :
- Comprendre, mettre en œuvre et / ou maintenir les politiques et procédures standard de gestion des stocks IRC
- S’assure que tous les produits pharmaceutiques achetés via la chaîne d’approvisionnement doivent être reçus par la chaîne d’approvisionnement dans l’entrepôt en coordination avec le personnel du programme avant d’être livrés ou collectés par le programme demandeur
- S’assure que tous les produits pharmaceutiques stockés dans l’entrepôt de l’IRC doivent être libérés par le personnel autorisé de l’IRC
- S’assure que tous les articles de la chaîne du froid doivent toujours être conservés dans de bonnes conditions de stockage et seront donc préparés à la dernière minute juste avant l’expédition
- S’assure que les produits mis en quarantaine doivent être stockés dans une zone verrouillée séparée qui peut être subdivisée en différentes zones pour les différents types de produits mis en quarantaine (qui doivent être étiquetés en conséquence)
Tâches clés:
- Maintenir l’adéquation des conditions de stockage
- Aide aux inventaires physiques
- Aide à la préparation des commandes et à l’emballage des différentes structures de santé (emballage, transport…)
- Signaler les écarts
- Surveiller la sécurité du stockage et des fournitures d’IRC
- Gérer et documenter la réception, la manutention, le stockage, la libération et la déclaration des marchandises via le ou les entrepôts IRC.
- Informer le superviseur d’une éventuelle rupture de stock.
- Gérer les travailleurs occasionnels dans l’entrepôt.
- Assurer l’entretien du ou des bâtiments, aménagements et équipements de l’entrepôt.
- Mettre en œuvre et assurer des procédures de sécurité claires.
- Mettre en œuvre et garantir des procédures de chargement/déchargement claires et des procédures de stockage et de rotation correctes (FIFO).
- Tenir à jour le livre d’activités de l’entrepôt en enregistrant toutes les réceptions et activités sortantes et entrantes.
Réception et stockage des marchandises :
- Vérifiez le nombre de colis par rapport au manifeste de fret, vérifiez les emballages et les caisses, et informez le responsable principal de la pharmacie/responsable SC de tout problème (marchandises manquantes ou endommagées, etc.).
- Assurez-vous que l’inspection de la qualité est effectuée par le secteur demandeur à la fois physiquement et dans le système avant d’afficher l’accusé de réception du produit.
- Remettez le manifeste de fret, la liste de colisage / bordereau d’expédition et le certificat des articles reçus au Senior Pharma Manager, afin de centraliser le classement de ces documents.
- Mettez régulièrement à jour les fiches de stock et les fiches Bin.
- Assurez-vous que tous les articles sont bien organisés et correctement rangés, bien protégés, bien identifiés et facilement accessibles (propreté, sécurité, accès, etc.).
Gestion des stocks et préparation des articles sortants :
- Effectuer la rotation des stocks par FIFO/FEFO pour s’assurer qu’aucun produit ne périme sur le stock ou ne devient obsolète.
- Vérifier la liste de cueillette présentée par le programme avant d’emballer pour la distribution aux sites de terrain
- Assurez-vous que les marchandises et l’équipement sont signés pour réception sur le formulaire de demande (consommables de bureau) ou la lettre de voiture (tous les autres articles).
- S’assurer que les zones d’expédition (par destination) sont clairement identifiées ; stocker les marchandises sur des étagères ou des palettes (si nécessaire), de manière propre, rangée et facilement accessible.
- Emballer (en fonction du mode de transport choisi), peser et étiqueter le fret (destination, nombre d’unités d’expédition, numéro de lettre de voiture, poids et mode de transport) et attribuer un numéro d’expédition à chaque colis, conformément aux instructions du Health Manager/Senior Pharma Manager ou leur délégation.
- Mettre à jour le registre WH et les fiches d’inventaire immédiatement après le déplacement du stock vers leurs emplacements d’inventaire
Gestion et administration des stocks :
- Assurez-vous que toutes les informations nécessaires sont correctement et intégralement enregistrées sur les fiches de stock : code IRC, numéro de lot, date de péremption, date de réception ou de livraison, solde de stock (entrant/sortant), numéros de référence des documents de réception et de livraison.
- Compléter tous les processus de réception des produits dans Integra et l’affichage requis lors de la réception du stock
- En collaboration avec le Pharma Manager/Log Manager senior, effectuer des inventaires physiques conformément à la fréquence définie dans le SOP
- Informez le responsable principal de la pharmacie lorsque le stock de marchandises approche du seuil minimum ou maximum et fournissez régulièrement au responsable principal de la pharmacie et au coordinateur de la santé une liste des articles avec des dates de péremption dans les six prochains mois.
- Surveiller la température de l’entrepôt et s’assurer que les produits nécessitant une chaîne du froid (vaccins) sont toujours stockés à une température appropriée (entre +2°C et +8°C) – enregistrer manuellement T deux fois par jour – Signaler tout écart, en utilisant la chaîne du froid rapport d’infraction.
- Préparer les boîtes de la chaîne du froid conformément au SOP de la chaîne du froid
- S’assurer de la disponibilité d’un nombre suffisant d’accumulateurs de froid et de conteneurs propres de la chaîne du froid pour les activités.
- Assurer le nettoyage, le dégivrage et l’entretien des réfrigérateurs
- Gestion des déchets médicaux : préparez la liste des médicaments et articles périmés et informez le responsable pharmaceutique principal/SCC et le coordinateur de la santé. Assurer un stockage sûr des médicaments/articles périmés.
Rapport :
- Préparer un rapport hebdomadaire/mensuel des mouvements de marchandises (entrant/sortant) dans l’entrepôt et soumettre un rapport au responsable principal de la pharmacie, au responsable SC et au responsable de la santé
- Informer immédiatement le Senior Pharma Manager de tout problème survenu dans le cadre des travaux, notamment en cas de dégradation, perte, tentative d’effraction ou vol dans l’entrepôt.
- Effectuer une inspection de routine des stocks et soumettre un rapport au directeur principal de la pharmacie/responsable de la logistique en temps opportun
- Les autres
- Réaliser diverses tâches d’entretien
- S’assurer que l’entrepôt est maintenu en bon état (nettoyage).
- Pour vérifier et contrôler l’infestation de ravageurs
- Conserver et classer tous les documents WH (réception, expédition, formulaires de réclamations, activités de maintenance et étalonnage des thermomètres, registre WH, registres de nettoyage, etc.)
Relations de travail clés :
- Le poste relève du directeur de la santé
- Le poste supervise directement : aucun
- Rapport indirect : Agent SC
- référent technique : Responsable Pharmacie Senior
Formation qualifiante :
- Diplôme de technologie pharmaceutique ou équivalent en logistique, entreposage pharmaceutique, administration des affaires ou dans un domaine connexe.
- Un baccalauréat en pharmacie est un atout supplémentaire.
L’expérience professionnelle:
- Au moins 1 an d’expérience de travail dans les opérations de la chaîne d’approvisionnement (entrepôt/inventaire).
- Expérience antérieure de travail dans des postes liés à la logistique, à l’inventaire ou à l’entrepôt dans un environnement multiculturel.
Environnement de travail:
- Le poste travaillera au bureau de base de Damaturu avec des déplacements et un soutien possibles aux bureaux de base, le candidat doit avoir un haut niveau de flexibilité et de force pour pouvoir travailler sous pression et respecter les délais avec une forte capacité de multitâche, esprit d’équipe et compétences en résolution de problèmes.
Force / Compétences :
- Capable de travailler dans des situations de haute pression, de résoudre des problèmes et de résoudre des conflits.
- Capable d’organiser le travail de manière autonome, de hiérarchiser les tâches et de gérer son temps.
- Solides compétences interpersonnelles, capacité à encadrer et à soutenir les autres et sens aigu de l’intégrité personnelle.
- Motivé, honnête, hautement responsable et ponctuel.
- Excellentes compétences en communication verbale et écrite, anglais courant écrit et parlé
- Compétences informatiques avancées (MS Word, Excel, PowerPoint et Outlook). Compétence en base de données et GPS et atout.
