L’International Rescue Committee (IRC) est une organisation non gouvernementale mondiale d’aide humanitaire, de secours et de développement. Fondé en 1933 à la demande d’Albert Einstein, l’IRC offre une aide d’urgence et une assistance à long terme aux réfugiés et aux personnes déplacées par la guerre, la persécution ou une catastrophe naturelle.
Relevant du directeur HeRON, Yola, l’agent de logistique est responsable de la gestion efficace et efficiente de la flotte, de l’entrepôt, des actifs et de la maintenance des installations de HeRON au bureau de terrain de Yola (État d’Adamawa).
Le poste supervisera directement les chauffeurs IRC.
Principales responsabilités
RESPONSABILITÉS CLÉS APPROVISIONNEMENT
- Planification des achats
L’agent est chargé de travailler en étroite collaboration avec le responsable de la chaîne d’approvisionnement Mubi, les parties prenantes internes et externes pour assurer une planification et une préparation efficaces des achats afin de soutenir la mise en œuvre du programme. La planification de la chaîne d’approvisionnement comprend –
- Élaboration et mise en œuvre des plans d’approvisionnement
- Mettre en œuvre toutes les SOP d’approvisionnement de l’IRC
- Collecte, organisation et analyse des données
- Surveiller le marché de l’approvisionnement et mener des études et des analyses de marché.
- Approvisionnement
Responsable de la mise en œuvre du plan et des stratégies d’approvisionnement et s’assure que tous les besoins d’approvisionnement du programme sont satisfaits à temps conformément aux normes du GSC et des donateurs. Ceci comprend:-
- Accompagnement dans l’élaboration des cahiers des charges achats
- Traiter les demandes d’achat approuvées via le logiciel d’approvisionnement (Dynamics) et garantir l’exactitude des données.
- Demande de devis / propositions.
- Participer aux réunions d’appel d’offres et aux évaluations.
- Préparer l’analyse des offres et d’autres documents d’appel d’offres pour approbation.
- Mener des négociations avec les fournisseurs de manière transparente et documentée.
- Démontrer l’optimisation des ressources dans l’approvisionnement.
- Vérifiez l’exactitude des documents d’approvisionnement avant d’accepter le paiement pour approbation.
- La gestion des contrats
Responsable de la gestion des contrats et de la performance des fournisseurs pour s’assurer que les termes et conditions, les procédures opérationnelles standard sont respectées comme prévu par GSC. Ceci comprend:-
- Préparation et exécution des contrats pour les soumissionnaires recommandés
- Renouvellement dans les délais des contrats en cours.
- Exécuter les contrats par rapport aux indicateurs de performance définis
- Gestion des fournisseurs
Responsable de la gestion des relations avec les fournisseurs et de la performance pour s’assurer qu’il y a une tenue précise des dossiers, comme prévu par GSC. Ceci comprend: –
- Tenir à jour le dossier et la documentation des fournisseurs
- Documente les performances des fournisseurs
- Tenir à jour les cartes de pointage des performances des fournisseurs.
- Conformité et éthique
Aider à la mise en œuvre des règles et réglementations des donateurs pour tous les achats (y compris toute tâche d’approvisionnement départementale spécifique assignée), Identifier et analyser les risques de conformité dans les processus d’approvisionnement par : –
- Mettre en œuvre une diligence raisonnable pour les fournisseurs, cela comprend la vérification des références, les visites de fournisseurs, etc.
- Fournir un soutien cohérent et constructif aux autres départements pour assurer le respect des politiques et des procédures
- identifier et signaler les signaux d’alerte en matière d’approvisionnement,
- Mise en place des plans d’actions correctives (CAP) des audits internes et externes
- Rapports
L’Officier est responsable de la préparation et de la soumission exactes : –
- Soutenir l’élaboration et la mise à jour des plans d’approvisionnement (assignés) au besoin.
- Soumettre la liste mensuelle des engagements au responsable des achats/coordinateur de la chaîne d’approvisionnement et aux finances
La gestion d’actifs
- Assurer un suivi, une maintenance et un enregistrement appropriés de tous les actifs IRC dans les bureaux de Yola et Mubi pour HeRON, ce qui conduira à une base de données d’actifs précise à tout moment.
- Assurez-vous que chaque membre du personnel de HeRON Adamawa est responsable de chaque actif qui lui est attribué grâce à l’utilisation des formulaires de sortie / réception d’équipement.
- Mettre en œuvre des systèmes et des procédures de maintenance pour les actifs, y compris le suivi.
- Assurer la vérification physique trimestrielle des actifs et la soumission des rapports sur les actifs au responsable des actifs et au responsable logistique pour examen.
- Assurer la liaison avec le responsable des actifs et le responsable de la chaîne d’approvisionnement pour recommander l’élimination des actifs pour HeRON Adamawa est examiné et mis en œuvre chaque année conformément aux réglementations de l’IRC et des exigences des donateurs.
- Être responsable de coordonner la fin de l’année et d’accorder le décompte des actifs de fermeture conformément à la procédure opérationnelle standard pour la responsabilité des actifs dans l’IRC.
Gestion de flotte et de transport
- Superviser la gestion de la flotte de transport et des générateurs pour le bureau de terrain de Yola.
- Veiller à ce que les véhicules soient attribués aux programmes/départements de manière efficace et en coordination avec les équipes de programme et le chef de bureau.
- Veiller à ce que des systèmes soient en place pour comptabiliser les marchandises transportées.
- Préparer des rapports mensuels sur la consommation de carburant, le kilométrage et les dépenses de pièces de rechange par véhicule et générateurs pour examen, rapports généraux et analyse en vue d’une amélioration continue.
- S’assurer que la gestion, le suivi, la maintenance et les rapports de tous les véhicules et générateurs IRC pour les projets HeRON dans l’État d’Adamawa sont conformes à la politique de l’IRC.
- Être responsable de la coordination de la maintenance et de l’entretien réguliers de tous les véhicules et générateurs IRC pour le HeRON Adamawa.
- Toutes autres fonctions ou tâches déléguées par son superviseur.
Rapports
- Responsable de la compilation de rapports réguliers pour HeRON Mubi et Yola, actifs de base
- Responsable de la compilation des rapports réguliers du bureau Yola et Mubi concernant les contributions en nature.
Coordination & Représentation
- Participer aux réunions de coordination technique au niveau des LGA et des États, selon les besoins.
Relations de travail clés Le
poste relève du supérieur hiérarchique
: HeRON Manager Yola
Reporting indirect/technique : responsable de la chaîne d’approvisionnement Mubi, équipe de gestion de la chaîne d’approvisionnement, des finances et d’autres consortiums
Poste directement supervisé : N/A
Contacts internes clés : équipe de direction du consortium, finances et approvisionnement Chaîne,
contacts externes clés : clusters logistiques au niveau LGA, fournisseurs de transport et autorités gouvernementales locales.
Qualifications
- Éducation : Baccalauréat en chaîne d’approvisionnement, en gestion d’entreprise ou dans un domaine connexe
L’expérience professionnelle
Expérience professionnelle : Minimum de 3 ans d’expérience dans des rôles liés à la logistique, de préférence dans un environnement d’ONGI.
Aptitudes et compétences démontrées dans l’utilisation de « Microsoft Dynamics 365 pour les finances et les opérations »
Attention au détail.
Solides compétences en supervision.
Esprit d’équipe et compétences en résolution de problèmes.
Compétences informatiques (Microsoft Word, Excel, power point, SGBD etc.).
Solides compétences organisationnelles, interpersonnelles et de communication.
Posséder des qualités de leadership et être disposé à faire preuve d’initiative.
Solides compétences en supervision
Familiarité / connaissance des contextes opérationnels (États d’Adamawa)
Compétences techniques démontrées
- Expérience en gestion logistique
- Expérience démontrée dans la logistique, la gestion des actifs et des flottes et la coordination technique
Compétences démontrées en gestion/leadership
- Flexible, diplomate et avoir la capacité et la volonté de vivre et de travailler sous la pression des charges de travail
- Une personne mature d’une grande discipline professionnelle et d’une intégrité morale, proactive et capable de travailler sous le stress que la situation peut dicter.
Langues : anglais. La connaissance des langues locales est un avantage supplémentaire
.
- Compétence professionnelle complète dans la suite Microsoft Office, en particulier Word, Excel, Outlook et PowerPoint.
Capacité à voyager : 30 % du temps
