L’International Rescue Committee répond aux pires crises humanitaires du monde et aide les gens à survivre et à reconstruire leur vie. Fondé en 1933 à la demande d’Albert Einstein, IRC offre des soins vitaux et une assistance qui change la vie des réfugiés forcés de fuir la guerre ou une catastrophe. À l’œuvre aujourd’hui dans plus de 40 pays et dans 22 villes américaines, l’IRC redonne sécurité, dignité et espoir à des millions de personnes déracinées par un conflit ou une catastrophe. IRC ouvre la voie du mal à la maison.
CONTEXTE CONTEXTUEL
L’IRC est présent au Nigeria depuis 2012, lorsque l’organisation a répondu aux inondations dans l’État de Kogi. En février 2014, l’IRC s’est installé dans l’État d’Adamawa, dans le nord-est du Nigéria, pour fournir des interventions humanitaires par le biais d’une approche multisectorielle et intégrée pour les populations touchées par le conflit. IRC Nigeria exploite désormais un bureau de pays à Abuja et des bureaux extérieurs à Mubi et Yola de l’État d’Adamawa, Maiduguri et Monguno de l’État de Borno et Damatru de l’État de Yobe. Actuellement, IRC Nigeria met en œuvre des programmes de soins de santé primaires, de nutrition, de santé environnementale, de protection et d’autonomisation des femmes, de protection, de protection de l’enfance, d’éducation, de sécurité alimentaire et de moyens de subsistance.
Aperçu/Résumé du poste
- L’assistant d’approvisionnement est un poste clé au sein de la chaîne d’approvisionnement et est responsable de l’intégrité du système d’approvisionnement de l’IRC.
- L’assistant aux achats doit être en mesure de se procurer rapidement les fournitures, les services et l’équipement du programme, tout en garantissant les meilleures pratiques et en conservant des enregistrements conformes aux audits.
- Cette personne sera responsable de l’approvisionnement proactif, du soutien de l’équipe, de la vérification des références des fournisseurs, de la mise à jour des suivis d’approvisionnement et de la base de données des fournisseurs ainsi que de la liste de prix des catégories de matériaux. Il / elle aidera également le personnel à finaliser les MSA / MPA planifiées en temps opportun en soutenant la procédure de visite du site et la préparation de la documentation
Principales responsabilités
- Mise à jour de la base de données des fournisseurs et de la liste de prix des catégories de matériaux
- Créer des fichiers de demandes de paiement et les soumettre aux finances
- Effectuer la photocopie, la numérisation, l’archivage des dossiers d’approvisionnement et la réception des marchandises de tous les documents
- Classement correct de tous les documents d’approvisionnement
- Suivi interne entre le département SC et le département Finance sur les transactions liées aux achats.
- Suivant les conseils du personnel d’approvisionnement, s’assurer que toutes les marchandises des champs soient expédiées avec toute la documentation nécessaire (lettres de voiture…).
- Envoyer une demande de commentaires concernant les performances des fournisseurs et mettre à jour les fichiers des fournisseurs en conséquence
- Participer à la procédure MSA / MPA là où le personnel est nécessaire.
- Envoyer une demande de devis pour une étude de marché, des propositions ou l’approvisionnement des biens et services souhaités
- Préparation des demandes de paiement pour les biens ou services livrés.
- S’assurer que toutes les fournitures, services et équipements requis sont livrés à temps.
- Établissement et maintien de relations de travail éthiques et professionnelles avec les fournisseurs
- Toute autre tâche ou tâche déléguée par le responsable de la chaîne d’approvisionnement ou le responsable de la chaîne d’approvisionnement
Relations de travail clés
Le poste relève de : agent d’approvisionnement
Poste supervisé directement : stagiaire en approvisionnement
Autres contacts internes et/ou externes :
Interne : Tout le personnel Externe : Ce poste nécessitera une collaboration étroite avec le personnel de l’IRC, les fournisseurs et autres réseaux, etc.
Qualifications
Éducation : Baccalauréat ou premier cycle, de préférence en gestion, en administration ou dans des domaines connexes
Expérience professionnelle : 1 an minimum
Compétences techniques démontrées :
- Maintenir l’attention aux détails et coordonner plusieurs tâches pour respecter les délais.
- Souci du détail Sens de l’humour
- Gestion efficace du temps et sens de l’organisation.
- Capacité à effectuer plusieurs tâches.
- Esprit d’équipe et capacités de résolution de problèmes.
- Bonne connaissance et utilisation de Microsoft Excel.
- Une bonne maîtrise de la langue anglaise.
Langues : Excellent en anglais
Exigences informatiques/autres technologies Compétence professionnelle complète dans la suite Microsoft Office, en particulier Word, Excel, Outlook et PowerPoint.
Normes de conduite professionnelle L’IRC et les travailleurs de l’IRC doivent adhérer aux valeurs et aux principes énoncés dans l’IRC Way – Code de conduite. Ce sont l’intégrité, le service et la responsabilité. Conformément à ces valeurs, l’IRC applique et applique des politiques sur la protection des bénéficiaires contre l’exploitation et les abus, la protection des enfants, le lieu de travail sans harcèlement, l’intégrité fiscale, la lutte contre les représailles, la lutte contre la traite des personnes et plusieurs autres.
Égalité des sexes : IRC s’engage à réduire l’écart entre les sexes dans les postes de direction. Nous offrons des avantages qui offrent un environnement propice à la participation des femmes à notre main-d’œuvre, notamment un congé parental, des protocoles de sécurité sensibles au genre et d’autres avantages et indemnités de soutien.
Environnement de travail
IRC est un employeur garantissant l’égalité des chances. L’IRC considère tous les candidats sur la base du mérite sans égard à la race, au sexe, à la couleur, à l’origine nationale, à la religion, à l’orientation sexuelle, à l’âge, à l’état civil, au statut d’ancien combattant, au handicap ou à toute autre caractéristique protégée par la loi applicable.
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