L’International Rescue Committee (IRC) est une organisation non gouvernementale mondiale d’aide humanitaire, de secours et de développement. Fondé en 1933 à la demande d’Albert Einstein, l’IRC offre une aide d’urgence et une assistance à long terme aux réfugiés et aux personnes déplacées par la guerre, la persécution ou une catastrophe naturelle.
Sous la supervision directe du coordinateur de terrain, ce poste assure la supervision technique, le suivi et le renforcement des capacités des fonctions logistiques du bureau extérieur de l’IRC Borno, y compris la gestion des entrepôts, la gestion des actifs et la gestion des véhicules. Le responsable logistique sera basé à Maiduguri avec des déplacements fréquents vers les bureaux extérieurs de l’IRC Borno. Le Responsable Logistique sera basé à environ 75% à Maiduguri et 25% sur le terrain.
Principales responsabilités
Gestion de programme, qualité technique et stratégie
- Être responsable du comptage périodique des cercles conformément à la procédure d’exploitation standard pour s’assurer que le système de gestion des stocks est respecté par les agents d’entrepôt et les magasiniers.
- Diriger la réalisation des inventaires des stocks de fin d’exercice et s’assurer qu’un rapport d’inventaire des stocks efficace est produit.
- Aider les programmes à établir et à mettre en œuvre un plan de distribution des stocks fiable pour éviter les subventions fermées ou les articles périmés dans les entrepôts.
- Fournir une formation continue aux agents d’entrepôt sur le terrain et aux magasiniers dans leurs fonctions et rapports pertinents.
- Superviser les opérations d’entrepôt dans les bureaux de Borno et Yobe (avec un accent particulier sur les magasins médicaux et pharmaceutiques) en veillant à la bonne tenue des registres de stockage, aux conditions de stockage, à la sécurité et à l’entretien des installations
- Fournir une formation croisée aux responsables du programme de santé sur les procédures d’entreposage et de chaîne d’approvisionnement en médicaments de l’IRC pour permettre le suivi du programme de santé et la vérification ponctuelle des entrepôts
- Former le personnel de l’entrepôt, selon les besoins, à la gestion et à la documentation de la réception, de la manutention, du stockage, de l’expédition et de la déclaration des marchandises via le ou les entrepôts IRC.
- Finaliser le rapport mensuel pour le magasin de consommables décrivant tous les mouvements de stock et les soldes restants.
- S’assurer que les rapports des donateurs sur les stocks sont complets et soumis au service des subventions à temps, conformément aux exigences des donateurs.
- Tenir à jour les dossiers/autorisations du personnel de l’entrepôt désigné pour recevoir et expédier les marchandises.
- Assurez-vous que l’entrepôt et les stocks sont sécurisés, bien gérés et documentés.
La gestion d’actifs
Assurer un suivi, une maintenance et un enregistrement appropriés de tous les actifs IRC dans les bureaux de Borno et Yobe, ce qui conduira à une base de données précise des actifs à tout moment.
Assurez-vous que chaque membre du personnel est responsable de chaque actif qui lui est attribué grâce à l’utilisation des formulaires de sortie / réception d’équipement.
Définir et mettre en œuvre des systèmes et des procédures de maintenance pour les actifs, y compris la formation du personnel et le suivi.
Assurer la vérification physique trimestrielle des actifs et la soumission des rapports sur les actifs au coordinateur de terrain et au coordinateur de la chaîne d’approvisionnement pour examen.
S’assurer que les rapports des donateurs pour les actifs sont complets et soumis au service des subventions à temps, conformément aux exigences des donateurs.
S’assurer que la cession des actifs est examinée et mise en œuvre chaque année conformément aux réglementations de l’IRC et des exigences des donateurs.
Gestion de flotte et de transport
Superviser la gestion du transport / de la flotte pour le bureau IRC Borno. Veiller à ce que les véhicules soient attribués aux programmes/départements de manière efficace et en coordination avec les équipes de programme et le coordinateur/gestionnaire de terrain.
Veiller à ce que des systèmes soient en place pour comptabiliser les marchandises transportées.
Préparer des rapports mensuels sur la consommation de carburant, le kilométrage et les dépenses de pièces de rechange par véhicule à des fins d’examen, de rapport général et d’analyse pour une amélioration continue.
Assurer la gestion, le suivi, la maintenance et les rapports de tous les véhicules IRC conformément à la politique IRC.
Développement de programme
- produit et fournit des résultats de qualité de manière axée sur le service et en temps opportun ; est orienté vers l’action et s’engage à atteindre les résultats convenus.
- Excellentes compétences organisationnelles avec la capacité de prioriser la charge de travail
- Bien organisé et analytique
- Capable de bien travailler en équipe et d’entreprendre les tâches assignées de façon autonome
Rapports:
- Responsable de la compilation de rapports réguliers des sites sur le terrain sur les niveaux des stocks, les niveaux des stocks pharmaceutiques et la consommation de carburant
- Responsable de la compilation des rapports réguliers des sites de terrain concernant les contributions en nature
- Gestion des performances du personnel, apprentissage et développement :
- Développer de manière proactive les compétences du personnel de l’IRC Borno pour comprendre et utiliser les outils et services logistiques pour concevoir et mettre en œuvre une programmation de qualité.
- Pratiquer une excellente gestion des ressources humaines, en soutenant le développement, la promotion et la rétention d’une équipe motivée de personnel qualifié et expérimenté
- Veiller à ce que tout le personnel logistique connaisse et respecte les politiques logistiques de l’IRC, y compris les SOP pour la gestion des achats, l’inventaire des stocks et la gestion de l’entreposage, la gestion des actifs et des propriétés et la gestion des véhicules et des transports.
- Mettre en œuvre un programme de renforcement des capacités pour renforcer les capacités du personnel de la logistique sous votre supervision.
- Aider à identifier les lacunes en matière de dotation et/ou de compétences et veiller à ce que ces lacunes/besoins soient comblés et soutenir le recrutement de tout le personnel de la logistique et assurer la supervision quotidienne du département.
- Veiller à ce que chaque membre du personnel de la logistique ait mis à jour la description de poste, l’objectif de performance annuel et fournir des commentaires correctifs sur les objectifs fixés par le biais d’évaluations de performance régulières.
- Veiller à ce que toute discipline du personnel suive une méthodologie progressive qui prévoit une amélioration claire et structurée.
- Veiller à ce que le plan de congé soit établi pour tout le personnel de la logistique au cours du premier trimestre de chaque exercice et surveiller sa mise en œuvre
Requis pour tous les postes avec responsabilité de supervision, si des considérations particulières sont nécessaires (par exemple, gestion à distance), ajoutez cet ajout au langage de base ici.
- Embaucher, superviser et renforcer les capacités des membres de l’équipe dans les compétences techniques et de gestion pertinentes.
- Développer et mettre en œuvre des approches de renforcement des capacités de gestion à distance pour renforcer les forces de l’équipe dans l’État de Borno, au Nigeria.
- Encadrer, former, superviser et encadrer le personnel subordonné, notamment en communiquant des attentes claires, en fixant des objectifs de performance annuels, en fournissant des commentaires de performance positifs et constructifs réguliers et opportuns et en fournissant des évaluations de performance semestrielles documentées.
- Maintenir des relations ouvertes et professionnelles avec les membres de l’équipe, en promouvant un fort esprit d’équipe et en fournissant une supervision et des conseils pour permettre au personnel d’exercer avec succès ses fonctions.
- Approuver et gérer toutes les demandes de temps, de présence et de congé pour assurer une couverture adéquate du service ; assurer la soumission mensuelle et précise des feuilles de temps et effectuer des examens probatoires.
- Tenez des réunions de haute qualité avec chaque subalterne direct sur une base régulière et prévisible, au moins une fois par mois.
- Fournir un plan de développement mesurable comprenant une formation en cours d’emploi dans le but de renforcer les capacités techniques, d’échanger des connaissances au sein de l’équipe et de fournir des conseils sur les cheminements de carrière.
- Au besoin, identifier les problèmes de performance du personnel et travailler avec les ressources humaines pour les documenter et les résoudre conformément aux politiques nationales d’emploi du personnel.
- Maintenir des relations ouvertes et professionnelles avec les membres de l’équipe, en promouvant un fort esprit d’équipe et en fournissant une supervision et des conseils pour permettre au personnel d’exercer avec succès ses fonctions.
- Promouvoir et surveiller les soins et le bien-être du personnel. Modélisez des pratiques saines de conciliation travail-vie personnelle. Soutenir les interventions appropriées en réponse aux besoins identifiés en matière de soins du personnel national et international.
- Cherchez des occasions de soutenir le personnel dans son évolution de carrière, le cas échéant. Dans le cadre du plan de succession et des objectifs de nationalisation, identifier, former et développer les capacités et les capacités du personnel national pour réussir la transition des rôles et des responsabilités, d’ici la fin de l’affectation.
- Adhérer et agir conformément aux politiques et procédures IRC Global HR, et communiquer par la parole et l’exemple un niveau élevé de conformité à toutes les politiques et réglementations applicables.
Recherche, apprentissage et analyse
- Crée une atmosphère de confiance et un environnement propice où le personnel peut apporter le meilleur de lui-même et développer son potentiel.
Coordination & Représentation
- Diriger toutes les opérations logistiques et collaborer avec d’autres secteurs, partenaires et institutions gouvernementales locales pour assurer un soutien opérationnel efficace et transparent.
- Maintenir une connaissance à jour des exigences du gouvernement local liées aux questions de chaîne d’approvisionnement et assurer le respect des exigences légales
- Participer aux réunions du cluster logistique dans l’État de Borno.
Contacts externes clés :
Clusters logistiques au niveau de l’État et autorités gouvernementales locales.
Qualifications
- Baccalauréat pertinent. Toute autre certification professionnelle en gestion de la chaîne d’approvisionnement est un atout supplémentaire.
L’expérience professionnelle:
- Au moins 3 ans d’expérience dans une fonction similaire.
Compétences techniques démontrées :
Expérience technique dans la gestion des produits pharmaceutiques et non pharmaceutiques, le transport, la maintenance des actifs de préférence dans l’État de Borna, y compris la connaissance des meilleures pratiques en matière de stockage, de gestion, de distribution et de reporting sur les produits pharmaceutiques et non pharmaceutiques.
Expérience technique dans l’interprétation des principaux indicateurs et données de suivi et d’évaluation et de leur utilisation pour prendre des décisions et des rapports d’assurance qualité.
Compréhension démontrée de la politique et de la réglementation de la chaîne d’approvisionnement et des acteurs et processus logistiques existants.
Forte pensée critique et compétences créatives en résolution de problèmes avec capacité à faire preuve de jugement. Capacité éprouvée à planifier et à gérer plusieurs tâches en parallèle pour optimiser la courte fenêtre de mise en œuvre saisonnière dans plusieurs emplacements. Capacité à répondre rapidement à des défis en constante évolution, à concevoir des solutions appropriées et à obtenir des résultats.
Sensibilisation culturelle et capacité d’apprendre rapidement et d’adapter les approches de gestion aux différents contextes culturels et de sécurité.
Fort sentiment d’intégrité personnelle.
Compétences démontrées en gestion/leadership :
- Fournit une orientation claire, prêche par l’exemple et démontre sa capacité à réaliser la vision de l’organisation ; aide les autres à réaliser et à développer leur potentiel.
- cherche continuellement à apprendre, à partager ses connaissances et à innover
- Comprendre, mettre en œuvre et surveiller le respect des politiques et procédures de la chaîne d’approvisionnement de l’IRC, y compris la gestion des actifs et des stocks, la gestion des véhicules et des équipements et la gestion des médicaments
- Veiller à ce que la conformité aux politiques soit documentée par des vérifications systématiques et aléatoires de la mise en œuvre des politiques
- Remplir temporairement les lacunes des agents d’entrepôt et de transport pendant l’absence du personnel ou les postes vacants
- Informer rapidement le coordinateur de terrain et le coordinateur de la chaîne d’approvisionnement de tout sujet de préoccupation ou de violation potentielle ou suspectée des politiques et procédures
Langues :
- Parler et écrire couramment l’anglais clairement
Exigences informatiques/autres technologies :
- Compétence professionnelle complète dans la suite Microsoft Office, en particulier Word, Excel, Outlook et PowerPoint, y compris les applications Microsoft Office, VHF, téléphones satellites
- Titulaire d’un permis de conduire valide
Capacité à voyager :
- Le Responsable Logistique sera basé à environ 75% à Maiduguri et 25% sur le terrain.
