L’International Rescue Committee recrute pour ce poste (11 Septembre 2023)

Portée du travail/Aperçu du poste

• Le département de la chaîne d’approvisionnement mondiale soutient le travail de l’organisation en fournissant un développement et des opérations d’applications fiables et évolutifs pour les bureaux de l’IRC aux États-Unis et dans le monde, en ce qui concerne l’approvisionnement, les actifs, l’inventaire et la gestion des politiques GSC de l’IRC.
• L’IRC recherche un professionnel expérimenté en gestion d’entrepôt pour soutenir le programme du consortium HeRON.
• Sous la supervision directe du responsable de la pharmacie du consortium HeRON, avec une référence technique au responsable principal de la pharmacie, le titulaire du poste sera chargé de superviser, de gérer et d’auditer les systèmes d’inventaire des produits médicaux, les activités quotidiennes des entrepôts pharmaceutiques, ainsi que l’inventaire. processus de stockage et coordination sur tous les sites du projet HeRON
• Travaillant en étroite collaboration avec le responsable pharmaceutique, il/elle sera responsable de l’application des SOP de gestion d’entrepôt d’IRC.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

Politiques, normes et coordination des achats :

• Comprendre, mettre en œuvre et maintenir les politiques et procédures standard de gestion des stocks IRC.
• S’assure que tous les produits pharmaceutiques achetés sont reçus par Supply Chain par l’entrepôt, en coordination avec un programme HeRON avant d’être livrés ou collectés par les équipes terrain demandeuses.
• S’assure que tous les produits pharmaceutiques stockés dans l’entrepôt sont libérés par le personnel HeRON concerné.
• Garantit que tous les articles de la chaîne du froid sont toujours conservés dans des conditions de stockage appropriées, prêts à être expédiés
• S’assure que les produits mis en quarantaine sont stockés dans une zone verrouillée séparée qui peut être subdivisée en différentes zones pour les différentes catégories d’articles (qui doivent être étiquetées en conséquence)
• Dans l’ensemble, le responsable des stocks de l’entrepôt pharmaceutique devra :
• Maintenir l’adéquation des conditions de stockage
• Aide aux inventaires physiques
• Aide à l’organisation des expéditions vers les lieux du projet (emballage, modalités de transport, etc.)
• Signaler des écarts
• Surveiller la sûreté et la sécurité du stockage et des fournitures
• Gérer et documenter la réception, la manutention, le stockage et la sortie des marchandises dans l’entrepôt
• Informer le superviseur des éventuelles pénuries.
• Gérer les travailleurs occasionnels dans l’entrepôt.
• Assurer l’entretien du(des) bâtiment(s) de l’entrepôt, des aménagements et des équipements.
• Mettre en œuvre et garantir des procédures de sécurité claires.
• Mettre en œuvre et garantir des procédures claires de chargement/déchargement, des procédures de stockage et de rotation correctes (FIFO).
• Conseiller sur les problèmes spécifiques à l’entrepôt pour l’amélioration de la qualité
• Tenir à jour le registre des activités de l’entrepôt de toutes les réceptions et activités sortantes et entrantes.

Réception et stockage des marchandises

• Vérifier le nombre de colis par rapport au manifeste de fret, vérifier les emballages et les caisses et informer le Senior Pharma manager/SCC de tout problème (marchandises manquantes ou endommagées, etc.).
• Après réception, mettez immédiatement à jour les fiches de stock, en enregistrant le numéro de référence du document de réception, les fiches Bin et mettez les marchandises en stock.
• Remettre le manifeste de fret, la liste de colisage / Waybill et le certificat des articles reçus au Senior Pharma Manager, pour centraliser le classement de ces documents.
• Mettez régulièrement à jour les fiches de stock et la fiche Bin.
• Veiller à ce que tous les objets soient bien organisés et correctement stockés, bien protégés, parfaitement identifiés et facilement accessibles (propreté, sécurité, accès, etc.).

Gestion des stocks & Préparation des articles sortants.

• Effectuer une rotation des stocks par FIFO/FEFO pour s’assurer qu’aucun produit n’expire en stock ou ne devienne obsolète.
• Recevez les formulaires de sortie du magasin remplis et préparez les marchandises pour l’émission. 
• S’assurer que tous les biens et équipements reçus/expédiés sont signés/documentés
• S’assurer que les zones d’expédition (par destination) sont clairement identifiées
• Stockez les marchandises sur des étagères ou des palettes (si nécessaire), de manière propre, bien rangée et facilement accessible.
• Emballer (en fonction du mode de transport choisi), peser et étiqueter le fret (destination, nombre d’unités d’expédition, numéro de lettre de transport, poids et mode de transport) et attribuer un numéro d’expédition à chaque colis, conformément aux instructions de la Pharma. Directeur.
• Préparez le bon de livraison, ainsi qu’une copie du document de fret pour les envois internationaux, complétez le bon de livraison et envoyez une copie au bureau le jour même.
• Mettez à jour les fiches de stock/fiches d’offre immédiatement après la livraison des marchandises et enregistrez le numéro de référence du document de livraison ou de la demande de stock.
• Fournir une assistance technique et un renforcement des capacités à tous les niveaux du gouvernement du Nigéria et renforcer les systèmes nationaux/étatiques d’approvisionnement et de gestion de la chaîne d’approvisionnement des produits de santé.
• Fournir un soutien logistique aux partenaires HeRoN en se concentrant sur la déclaration, la distribution, l’expédition, le stockage et l’entreposage des produits.
• Assurer la coordination technique dans la sélection des produits, l’assurance qualité, la réception des produits et les systèmes efficaces de stockage et de distribution.
• Travailler avec l’équipe d’État/l’équipe GON pour développer, maintenir et améliorer un système d’information de gestion logistique et un système électronique de contrôle des stocks de stockage et de suivi des produits.
• Soutenir l’équipe du gouvernement de l’État dans l’élaboration des budgets d’entreposage et de distribution. Effectuer des visites périodiques dans les entrepôts des installations pour suivre toutes les questions liées à l’entrepôt telles que l’environnement, la stérilisation, la réfrigération, etc. et générer des rapports à la direction et aux autres parties prenantes.
• Surveiller les normes de sécurité conformément à la réglementation ; s’assurer que le code de sécurité et le respect de la qualité sont respectés quotidiennement et signaler tout problème survenant au directeur de la pharmacie.
• Travailler avec le responsable de la pharmacie et les équipes partenaires de HeRoN pour concevoir des systèmes coordonnés HeRoN pour le transport des produits de santé, rapporter et prévoir les délais de livraison, les coûts de transport et les performances afin de réduire les ruptures de stock, d’éliminer le gaspillage et de réduire les coûts conjointement avec le gouvernement.
• Assurez-vous que tous les documents de distribution des produits de santé dans le cadre du projet avec les agences de financement, les fournisseurs, les partenaires de mise en œuvre et les organismes de réglementation sont complets et conformes.
• Travailler avec l’équipe de l’État pour instituer la saisie de données dans les plateformes de produits de santé.

Gestion des stocks, administration et reporting

• Assurez-vous que toutes les informations nécessaires sont correctement et entièrement enregistrées sur les fiches de stock : code IRC, numéro de lot et date de péremption, date de réception ou de livraison, solde de stock (entrant/sortant), numéros de référence des documents de réception et de livraison.
• Remplir tous les tableaux de suivi des mouvements de stocks et des consommations sur le PIT
• En collaboration avec le Responsable Pharma, effectuer des inventaires physiques périodiques selon la fréquence définie dans le SOP
• En temps opportun Informer le responsable pharmaceutique et la direction du consortium lorsque le stock de marchandises approche du seuil minimum ou maximum, et fournir régulièrement une liste des articles avec leurs dates d’expiration dans les six prochains mois.
• Surveiller la température de l’entrepôt et s’assurer que les produits nécessitant la chaîne du froid (vaccins) sont toujours stockés à une température adaptée (entre +2°C et +8°C) – enregistrer manuellement deux fois par jour – Signaler tout écart, grâce à la culasse de la chaîne du froid rapport.
• Préparer les boîtes de la chaîne du froid conformément aux SOP de la chaîne du froid
• Assurez la disponibilité de suffisamment de blocs de glace et de conteneurs propres de la chaîne du froid pour les activités.
• Assurer le nettoyage, le dégivrage et l’entretien des réfrigérateurs
• Gestion des déchets médicaux : Préparer la liste des médicaments et articles périmés et informer le Pharma Manager. Assurer un stockage sûr des médicaments/articles périmés
• Prépare et soumet en temps opportun les rapports mensuels de stocks au responsable de la pharmacie
• Préparer un rapport hebdomadaire/mensuel des mouvements de marchandises (entrants/sortants) dans l’entrepôt et soumettre le rapport au responsable pharmaceutique et à la direction du consortium.
• Informer immédiatement le Senior Pharma Manager et le pharma manager de tout problème survenant dans le cadre des travaux, notamment en matière de dommages, pertes, tentatives d’effraction ou vols dans l’entrepôt.
• Effectuer une inspection de routine des stocks et soumettre le rapport au responsable pharmaceutique en temps opportun.

Assistance à la maintenance des entrepôts pharmaceutiques

• Effectuer diverses tâches de maintenance
• Veiller à ce que l’entrepôt soit maintenu en bon état (nettoyage).
• Pour vérifier et contrôler l’infestation parasitaire
• Conserver et classer tous les documents de l’entrepôt (réception, expédition, formulaires de réclamation, activités de maintenance et étalonnage des thermomètres, registres d’entrepôt, dossiers de nettoyage, etc.)

RELATIONS DE TRAVAIL CLÉS :

• Responsable hiérarchique : Responsable de la pharmacie du Consortium HeRON
• Indirect/Technique : directeur principal de la pharmacie de l’IRC
• Collaboration de travail : gestionnaires HeRON, direction du consortium
• Poste Supervise directement : Magasinier, ouvriers occasionnels
• Contacts internes clés :
• Programme national : Leadership du Consortium HeRON
• Région/Monde : N/A
• Contacts externes clés : N/A

Qualifications

Éducation:

• Baccalauréat en pharmacie (B. Pharm) et docteur en pharmacie (D. Pharm)
• Un diplôme d’études supérieures ou une maîtrise en gestion de la chaîne d’approvisionnement constitue un avantage supplémentaire.

Expérience professionnelle, compétences techniques et compétences en leadership requises :

• Expérience d’au moins 1 à 2 ans dans un rôle similaire
• Expérience antérieure dans le soutien aux opérations d’entrepôt pour les programmes de santé
• Bonnes compétences en gestion générale des stocks
• Bon jugement et esprit proactif
• Flexibilité et capacité
• Fort engagement envers la mission, le but et les valeurs de l’IRC.