Fondé en 1933 à l’initiative d’Albert Einstein, l’International Rescue Committee (IRC) répond aux graves crises humanitaires dans le monde et aide les victimes à survivre et reconstruire leur vie. La mission de l’IRC est d’aider les personnes dont la vie et les moyens de subsistance sont brisés par les conflits et les catastrophes à survivre, à se reconstruire et à prendre en main leur avenir. L’IRC est présent dans plus de 40 pays et 22 viles des Etats –Unis et est l’un des leaders mondiaux en matière de secours, de réhabilitation, de protection, de développement post-conflit, de réinsertion et de plaidoyer pour les personnes affectées par les crises.
En 2015, l’IRC a élaboré une nouvelle stratégie au niveau global qui a démarré en 2020. Cette stratégie a redéfini la mission de l’IRC et défini des objectifs opérationnels et organisationnels précis afin de renforcer son mandat dans les urgences humanitaires et les solutions de post-conflit. A cet effet, IRC au niveau global veut mettre en place des infrastructures en matière de communication, financement, capital humain, systèmes et technologies. IRC est actif au Burkina Faso depuis mi-2019.
POSTE 1 : Pharmacien responsable de l’entrepôt du système de données
IRC TCHAD
IRC a commencé ses opérations au Tchad en 2004 pour répondre à la crise humanitaire causée par l’afflux de réfugiés du Darfour à l’est du Tchad. L’assistance aux réfugiés soudanais s’est étendue à la gestion de onze camps dans l’Est et d’un camp dans l’Ouest avec l’assistance aux réfugiés et aux communautés locales en matière de santé, nutrition et eau, hygiène et assainissement. En 2012, IRC a étendu sa couverture géographique dans la province du Guéra où l’organisation travaille actuellement dans cinq districts sanitaires et fournit des services de prévention et de traitement de la malnutrition à la population locale ainsi que des activités de planification familiale, de réponse et de prévention aux violences basées sur le genre (VBG). En mai 2016, IRC a établi sa présence dans la province du Lac pour répondre à la crise liée à Boko Haram. Elle y met en œuvre des projets d’assistance en matière de santé, nutrition, relèvement économique ainsi que protection et réponse aux VBG.
Aperçu du poste :
Le Data System Warehouse Pharmacist Officer est principalement responsable de la gestion des stocks pharmaceutiques (médicaments, consommables et matériels médicaux) des biens et des entrepôts.
Principales responsabilités
Gestion des données et comptabilisation des projets
- Saisir et mettre à jour quotidiennement les transactions pour toutes les activités sortantes et entrantes dans le système intégra (réception des produits jusqu’à la distribution)
- Effectuer le processus de réception et d’inspection des produits dans le système intégra
- Effectuer les transferts des stocks entre entrepôts, emplacements ou projets
- Recevoir les articles de donation (CIK) dans l’inventaire
- Réaliser le journal de décompte et enregistrer les résultats des inventaires (spot check, cyclique et annuel)
- Poster toutes les listes de distributions pour impacter les budgets des projets et faire un archivage systématique sur Box de tous les documents de réception et distribution des produits de stock (stock item)
- S’assurer d’utiliser les bonnes dimensions financières dans les journaux de comptabilisation des écarts
- Appuyer la finance dans certaines taches de clôture de la comptabilité mensuelle liées à la gestion des stocks
Gestion opérationnelle de l’entrepôt
- Organiser la réception, le stockage et l’expédition des médicaments et autres produits de santé
- Inspecter les biens lors de la réception en s’assurant qu’ils sont livrés en quantité et qualité et répondent aux spécifications (date de péremptions, chaine de froid etc..) mentionnées sur le bon de commande/contrat et les documents de livraison
- Veuillez au respect de la rotation des produits selon les règles FIFO ou FEFO suivant la catégorie de ces produits
- Superviser le chargement des marchandises dans les véhicules et les camions, les cargos aériens tout en respectant les conditions requises de transport et s’assurer que la documentation liée au transport (way bill, packing list) est proprement remplie (liste et conditionnement des articles, code de projet, etc.)
- Participer pleinement à l’inventaire cyclique de 20 % des stocks trimestriellement ainsi qu’à l’inventaire d’année fiscale
- Appuyer le programme dans la quantification des besoins en produits de santé et l’élaboration des plans de distribution des produits de l’entrepôt.
- Assurer la sécurité de l’entrepôt, des biens et des personnes et faire respecter les normes d’hygiènes et de sécurité
Qualifications
Éducation :
- Bac +3, licence professionnelle en pharmacie (De préférence) ou science de la santé
Expériences :
- 1 à 3 ans d’expérience de travail dans les opérations de la chaîne d’approvisionnement pharmaceutique (entrepôt/actif) ou dans la gestion des bases de données
Compétences :
- Bonne connaissance sur les médicaments et autres produits de santé.
- Connaissance générale des procédures et des outils de la chaîne d’approvisionnement
- Maîtrise des logiciels de gestion (tableaux de bord, suivi de stock et de budget, etc.) et des outils bureautiques
Connaissance des langues :
- Français, Arabe, l’anglais serait un plus
Environnement de travail : Capacité à travailler en équipe, poste non accompagné, perdiem et logement pris en charge en cas de déplacement hors de la zone de fonction
POSTE 2 : Assistant Ressources Humaines & Administration (H/F)
Lieu: Fada-Ngourma, Burkina Faso
Pour renforcer son équipe support, IRC-BF recrute un/e Assistant Ressources Humaines & Administration pour Fada N’Gourma.
I. Description du poste
Sous la supervision du Coordinateur Terrain, le poste consiste à exécuter toutes les activités liées à la gestion administrative et ressources humaines du personnel IRC de la région de l’Est. Il est attendu du travail à ce poste un niveau minimum de supervision essentiellement s’agissant de la gestion des baux/logement, de la gestion de voyage du personnel, de la gestion des relations avec les partenaires sociaux (inspection du travail / CNSS / Délégué du personnel / etc.), de la gestion du courrier, de la gestion avec l’assurance maladie, de l’accueil / installation des nouveaux arrivants / missionnaires, de l’administration des ateliers / formations / rencontres, veiller à l’application du règlement intérieur (RI) / procédures disciplinaires / principes IRC way, de soumission des rapports de l’Administration et Ressources Humaines.
II. Responsabilités
1- Administration du bureau et support Ressources Humaines
- Préparer et émettre les PR relevant de sa compétence ;
- Rédiger les correspondances selon les instructions du superviseur ;
- Réceptionner et ventiler les correspondances entrants et sortants ;
- Préparer et mettre en circuit de validation des ordres de mission à partir des informations communiquées par le superviseur ;
- Préparer les contrats de travail/conventions de service selon les instructions du superviseur ;
- Préparer la paie des contractuels journaliers et des consultants ; les déclarations d’impôts et autres taxes y relatives ;
- Préparer toute autre documentation de support de la paie telle (nouveau contrat, changement de statut, fin de contrat, lettre de notification d’intérim, note de transfert, etc.) ;
- Soumettre les documents administration/RH a la signature de l’autorité compétente ;
- Préparer les demandes d’avance sur salaire et soumettre aux superviseurs pour vérification avant soumission à la finance ;
- Préparer le paiement des factures des abonnements (eau, électricité, téléphone, etc.) ;
- Superviser la gestion des puces de communication flotte IRC attribuées au personnel ;
- Assurer la régularité/centralisation/transmission des TimeSheets du staff a la RH/Ouaga ;
- Veiller à la remontée et a la remise individuelle des bulletins de paie du staff ;
- Coordonner la centralisation de la fixation des objectifs de performances/évaluation des performances du staff ;
- Assurer le suivi du traitement des dossiers de remboursement assurance médicale du staff ;
- En collaboration avec la logistique et le département organisateur, assurer les démarches administratives de l’organisation/administration des ateliers/formations/rencontres ;
- Assurer la coordination des processus de recrutements (demande/offre/publication/réception candidatures/administration épreuve/entretiens/etc.) avec l’appui des collègues impliqués ;
- Assurer l’accueil/installation des nouveaux staffs arrivants dans la région de l’Est ;
- Assurer la coordination administrative de la sortie des employés en fin de contrat de travail ;
- Assurer la coordination de l’induction des nouveaux staff/région du Sahel en collaboration avec les autres collègues concernés ;
- Contribuer à la gestion de la visibilité institutionnelle des bureaux et du staff ;
- Organiser le classement/archivage des documents administration/RH ;
- Tenir à jour les registres de suivi des congés du personnel, des contrats de travail/contrats journaliers, et tout autre registre concernant la gestion administrative ;
- Préparer les différents tracking : Formation et recrutement et les soumet au superviseur ;
- Préparer les demandes d’achat des fournitures de bureaux/fonctionnement des bureaux ;
- Tenir un fichier de tracking des conventions des consultants/stagiaires à jour ;
2- Voyage et logement du personnel
- Soumettre les demandes de réservation de voyage (vols UNHAS) des staffs ;
- Assurer le booking des voyages du staff en lien avec le point focal UNHAS IRC/Ouaga ;
- Assurer les responsabilités du point focal UNHAS IRC au niveau de la région de l’Est ;
- Faire le suivi de confirmation de vols du personnel voyageant avec feedback au concerné avant la date du voyage.
- Assurer les réservations d’hôtel des employés/visiteurs en mission à l’Est ;
- Coordonner la mobilité des missionnaires à l’Est avec l’appui de logistique durant leur séjour ;
- Préparer les demandes de paiement et régler auprès des fournisseurs de services/bailleurs les factures (loyer des bureaux ; frais d’hébergement des missionnaires ; eau / électricité / internet / téléphone flotte ; services de gardiennage ; contrats journaliers ; etc.)
Qualifications
- Formation Administration/Ressources Humaines/en science sociale ;
- Avoir un diplôme universitaire en Gestion administrative/Ressources Humaines ;
- Excellent niveau de français écrit, bon niveau d’anglais écrit et oral serait un atout ;
- Expérience d’une (1) année au moins en Administration et gestion en Ressources Humaines ;
- Avoir une faculté d’organisation, capable de travailler de manière autonome et avoir un esprit d’équipe
POSTE 3 : Assistant Sûreté et Sécurité (H/F)
Pour renforcer son équipe support, IRC-BF recrute un/e Assistant Sûreté et Sécurité pour Ouagadougou.
OBJECTIF DU POSTE
Sous la responsabilité du Officer Senior Accès Humanitaire et Sécurité, l’assistant (e) Sûreté et Sécurité a pour objectif de contribuer activement à la sécurité et à la sureté des clients, des staffs, de l’IRC et de ses biens.
RESPONSABILITÉS
1. Planification et Documentation
- Faire la compilation de tous les mouvements planifiés sur les différentes bases de IRC au Burkina
- Suivre tous les mouvements planifiés sur les différentes bases ;
- Faire la compilation du roadbook des axes ;
- Faire la mise à jour de l’arbre de communication ;
- Appuyer les staffs dans la rédaction des rapports d’incidents ;
- Assurer le suivi et le renouvellement des malles sécu ;
- Mettre à jour le registre des formations du personnel ;
- Apporter un appui au briefing des nouveaux arrivants ;
- Partager journalièrement le point des mouvements à l’équipe sécurité
2. Informations
- Participer à la veille sécurité à travers la collecte active des informations sécuritaires ;
- Alerter immédiatement le Coordinateur Accès, Sureté et Sécurité, l’officer Sénior Accès Humanitaire et Sécurité de tous incidents pendant les mouvements
- Identifier et rapporter les informations et les évènements qui pourraient avoir un impact sur les opérations de l’IRC ;
- Travailler de façon rapprochée avec l’ensemble du personnel pour s’assurer que les incidents de sûreté et de sécurité sont rapportés conformément aux standards de l’IRC.
3. Séances d’information
- Participer au briefing des staffs avant chaque mouvement
- Participer au débriefing des staffs après chaque mission
4. Sûreté des bâtiments
- Assurer le suivi et le remplacement des équipements de sûreté dans les bâtiments IRC (extincteurs, détecteurs de fumé etc.) ;
- Assurer le renouvellement des stocks d’urgence dans les bureaux et Guest IRC ;
- Suivre /superviser les équipes de la société de gardiennage des sites d’IRC à Ouagadougou
5. Autres tâches
L’assistant (e) chargé du suivi des mouvements pourra travailler sur toute autre tâche demandée par son superviseur, notamment en appui aux équipes des programmes ou des services supports.
Qualifications
- Formation en sécurité ou une expérience dans le domaine ;
- Bonne connaissance de l’outil informatique (pack office), en particulier Word, power point et Excel ;
- Expérience d’au moins 1 an dans le domaine de la gestion de la sécurité ;
- Bonne connaissance du milieu et des principes humanitaires ;
- Grande faculté d’organisation et de précision ;
- Capacité à travailler de façon autonome ;
- Excellent niveau de français écrit et oral ;
- Compétences efficaces en communication ;
- Travaille bien et favorise le travail d’équipe, à l’aise dans un environnement multiculturel ;
