L’International Rescue Committee (IRC) répond aux pires crises humanitaires du monde et aide les gens à survivre et à reconstruire leur vie. Fondé en 1933 à la demande d’Albert Einstein, l’IRC offre des soins vitaux et une assistance qui change la vie des réfugiés contraints de fuir la guerre ou une catastrophe. À l’œuvre aujourd’hui dans plus de 40 pays, nous redonnons sécurité, dignité et espoir à des millions de personnes déracinées et qui luttent pour survivre. La mission de l’IRC est d’aider les personnes dont la vie et les moyens de subsistance sont détruits par les conflits et les catastrophes à survivre, à se rétablir et à prendre le contrôle de leur avenir.
Titre du poste 1 : Gestionnaire des subventions
Ouvert aux expatriés : Oui
Lieu : Bamako, Mali
IRC a ouvert le programme national au Mali en 2012. Nos programmes vont de l’aide humanitaire aux activités de relèvement rapide, en se concentrant sur la protection de l’enfance, l’éducation, le bien-être économique, la nutrition, la santé, l’eau et l’assainissement et la gouvernance. Nous travaillons au nord, au centre et au sud du Mali. Les conflits et la sécheresse ont provoqué le déplacement de centaines de milliers de personnes au Mali et dans les pays voisins. La situation sécuritaire dans le nord reste fragile. Néanmoins, les besoins des personnes déplacées à l’intérieur du pays et des communautés d’accueil touchées par le conflit restent pressants, et la question de l’accès humanitaire est un processus continu.
Aperçu du poste
Basé au Mali, le gestionnaire des subventions fournira un soutien à la gestion des subventions et à la création de rapports dans l’ensemble du portefeuille du Mali. Le responsable des subventions travaillera en étroite collaboration avec le personnel du programme, des finances de S&E, des opérations et de l’équipe de direction (SMT) pour garantir la qualité de la gestion des fonctions de subvention avant et après l’attribution. Le responsable des subventions veillera à la conformité des donateurs, aux rapports en temps opportun, au classement des documents de projet et à la visibilité interne/externe. Le titulaire du poste dirigera un assistant aux subventions et travaillera en étroite collaboration avec le responsable des partenariats et la chargée de communication. Le coordinateur des subventions supervisera le gestionnaire des subventions.
Ce poste est géré directement par le coordonnateur des subventions et est basé à Bamako, avec des déplacements fréquents sur le terrain.
Principales responsabilités
Gestion des subventions
• Avec le soutien du coordinateur des subventions, coordonner l’élaboration de rapports narratifs de haute qualité et des annexes associées avec les équipes concernées, notamment en agissant en tant que rédacteur principal si nécessaire.
• Assurer le suivi efficace des subventions en cours en mettant régulièrement à jour les outils de suivi standards et internes (OTIS et Grants Follow-up Tracker) et en les diffusant à tous les collègues concernés.
• Fournir des conseils techniques sur les réglementations de l’IRC et des donateurs pour garantir la conformité dans l’ensemble de l’IRC Mali, en soulevant et en résolvant les problèmes de manière proactive.
• Gérer tous les délais de reporting et coordonner et consolider les rapports si nécessaire pour garantir que les documents sont de la plus haute qualité et conformes aux exigences des donateurs.
• Contribuer de manière proactive aux réunions du cycle de projet en collaboration avec les chefs de projet concernés pour garantir une mise en œuvre du projet en temps opportun et de qualité.
• Surveiller et soutenir les outils de gestion de subventions/projets tels que FM01, BvA, PCM et OTIS pour suivre avec précision les opportunités, les rapports et les ajustements programmatiques tout au long du cycle de vie du projet.
• Fournir des conseils techniques sur les réglementations de l’IRC et des donateurs pour garantir la conformité dans l’ensemble de l’IRC Mali, en soulevant et en résolvant les problèmes de manière proactive.
• Gérer tous les délais de reporting et coordonner et consolider les rapports si nécessaire pour garantir que les documents sont de la plus haute qualité et conformes aux exigences des donateurs.
• Agir en tant que point focal pour les collègues chargés de l’administration des subventions et de la conformité du siège, notamment en maintenant les soumissions sur le système de suivi de gestion des opportunités en ligne (OTIS) de l’IRC.
• En collaboration avec le coordonnateur des subventions, fournir une formation au personnel d’IRC Mali sur les rapports.
• Collaborer avec l’équipe des subventions et des partenariats.
• Effectuer d’autres tâches qui peuvent être assignées par le coordonnateur des subventions et l’équipe de direction.
Conformité
• Maintenir à jour une connaissance complète des directives des donateurs pertinentes pour le portefeuille du Mali, y compris, mais sans s’y limiter, BHA, ECHO, DDC, SIDA et DG INTPA.
• En collaboration avec le coordonnateur des subventions, fournir une formation au personnel de l’IRC sur la conformité et les exigences de conformité spécifiques aux donateurs.
• Garantir un signalement immédiat des problèmes de conformité suspectés grâce à des mécanismes de signalement appropriés.
Gestion de l’information
• Agir en tant que gardien de la documentation sur les connaissances institutionnelles et les activités du programme en coordination avec les superviseurs et coordinateurs sectoriels concernés.
• Tenir à jour des fichiers électroniques complets pour les programmes et garantir que les collègues de l’IRC peuvent accéder aux dossiers et informations pertinents.
Communication et visibilité
• Soutenir le coordonnateur des subventions dans la représentation de l’IRC au Mali en préparant des fiches d’information, des résumés de projets ou tout autre document demandé.
• Soutenir le Coordonnateur des subventions et le Chargé de communication pour renforcer la visibilité de l’IRC au Mali à travers un appui à la mise en œuvre d’activités de communication externe.
Relations et communications avec les donateurs
• En consultation avec le coordinateur des subventions, assurer la liaison avec les donateurs, les donateurs potentiels et d’autres partenaires opérationnels, notamment en assistant aux réunions et en représentant l’IRC et les intérêts de l’IRC en entretenant des relations positives et constructives.
• En coordination avec les collègues concernés, répondre aux demandes d’informations sur la conformité des donateurs et répondre aux questions de conformité des donateurs si nécessaire.
• Assurez-vous que les membres du personnel concernés connaissent toutes les communications des donateurs, les changements de réglementation et les réunions ou événements.
• Soutenir le développement de mises à jour/communications de programmes pour diffusion externe.
• Faciliter et participer aux visites et réunions des donateurs.
Exigences de l’emploi
• Baccalauréat ou équivalent en affaires internationales, développement, économie politique internationale ou autre matière pertinente
• 2-3 ans en gestion de subventions et proposition/développement commercial/conception.
• Connaissance des réglementations de conformité des donateurs (BHA, USAID, ECHO, DG INTPA, etc.)
• Expérience antérieure réussie et avérée dans l’élaboration de projets et de rapports aux donateurs.
• Bon communicateur doté de solides compétences organisationnelles, de gestion du temps et d’analyse.
• Maîtrise de l’anglais, parlé et écrit.
• Solides compétences en rédaction et en édition avec une grande attention aux détails.
• Souci démontré du détail et capacité à suivre les procédures, à faire preuve d’initiative, à respecter les délais et à travailler de manière indépendante et en coopération avec les membres de l’équipe.
• Flexibilité pour s’adapter aux exigences et aux circonstances changeantes.
• Capacité à jongler avec des priorités concurrentes, à respecter les délais et à travailler sous pression dans un environnement peu sûr.
• Aptitude à s’adapter à un contexte différent en matière de sécurité, de culture, de climat ou de santé.
• Volonté de voyager
• Engagement envers les droits des femmes et la vision, la mission et les valeurs d’IRC, y compris la sensibilité aux contextes culturels.
Environnement de travail
Le Grants Manager sera basé à Bamako (niveau de sécurité 3 : orange), avec un environnement de travail standard. Le gestionnaire des subventions vivra dans une maison individuelle à Bamako. Il s’agit d’un poste non accompagné.
Titre du poste : Coordonnateur de la chaîne d’approvisionnement
Ouvert aux expatriés : Oui
Location: Commune Urbaine de Niamey, Niger
Depuis le début des années 1980, le Niger se classe régulièrement au bas de l’indice de développement humain des Nations Unies. Plus de la moitié de la population souffre d’insécurité alimentaire chronique et une personne sur dix est en situation d’insécurité alimentaire extrême. Le Niger est également un pays sujet aux catastrophes, régulièrement frappé par des crises alimentaires et vulnérable aux inondations, au choléra et aux criquets. L’accès aux soins de santé et à l’éducation pour les femmes et les filles est minime. Outre la vulnérabilité de nombreux Nigériens, le Niger accueille des réfugiés du Mali et du Nigeria.
La vision de l’IRC pour le Niger est que les individus, les ménages et les communautés soient résilients, autonomes et prospèrent dans un contexte changeant. IRC Niger est présent dans les régions de Tillabéry, Agadez et Diffa avec des projets dans les domaines suivants : Santé Environnementale (EH) et Abris et Biens Non Alimentaires (SNFA), y compris le Mécanisme de Réponse Rapide (RRM), la Protection (SGBV et Protection de l’enfance), éducation, nutrition, santé et moyens de subsistance.
Aperçu du poste
L’IRC définit la chaîne d’approvisionnement comme les systèmes et fonctions requis pour une mise en œuvre efficace du programme. Cela comprend la planification, les achats, la logistique, la gestion des stocks, la gestion immobilière et des actifs, ainsi que la gestion des véhicules et de la flotte. Le Coordinateur Supply Chain est responsable du recrutement, de la supervision et de la gestion de toute l’équipe Supply Chain.
Le coordonnateur de la chaîne d’approvisionnement sera basé à Niamey avec des visites fréquentes dans toutes les bases.
Principales responsabilités
Gestion de la chaîne d’approvisionnement
• Le coordinateur de la chaîne d’approvisionnement veille à l’achat en temps opportun de biens et services adéquats à des prix compétitifs, conformément à la chaîne d’approvisionnement mondiale et aux réglementations des donateurs.
• Il doit privilégier le sourcing stratégique par la mise en place de MPA/MSA (contrat-cadre) ou le sourcing opérationnel par des achats quotidiens pour obtenir le meilleur rapport qualité/prix avec des fournisseurs sélectionnés en toute transparence.
Gestion de l’inventaire
• Est responsable de la gestion et du contrôle de toutes les opérations d’inventaire et des procédures d’exploitation de l’entrepôt conformément aux SOP. Cela inclut la gestion des produits pharmaceutiques en collaboration avec le programme.
• S’assure que l’inventaire cyclique de 20 % est réalisé chaque trimestre.
La gestion d’actifs
• Assure l’acquisition, la maintenance, la garde, l’enregistrement et le déclassement de tous les actifs et équipements du programme pays.
• Gère les aspects administratifs, financiers et opérationnels des actifs, des biens immobiliers et des objets de valeur, conformément aux réglementations IRC et des donateurs.
Gestion de flotte
• Supervise et coordonne toutes les activités de la flotte de véhicules et de transport de l’IRC dans le pays.
• S’assure que les opérations de la flotte sont effectuées conformément aux politiques et procédures relatives aux véhicules de l’IRC, y compris les mouvements des véhicules. La même chose s’applique aux générateurs.
Conformité et éthique
• Identifie et analyse les risques de non-conformité dans les processus de la chaîne d’approvisionnement.
• Met en œuvre des contrôles robustes et identifie les signaux d’alarme de la chaîne d’approvisionnement.
• Assure la mise en œuvre des plans d’actions correctives suite aux audits internes et externes.
• Garantit que toutes les activités de la chaîne d’approvisionnement sont menées de manière éthique.
Apprentissage et développement
• Supervise toutes les initiatives d’apprentissage et de développement pour le personnel de la chaîne d’approvisionnement.
• Évalue les besoins de formation et élabore les plans de développement correspondants.
Élaboration du budget et propositions de financement
• Participe à l’élaboration des budgets et des propositions de financement, en examinant les structures tarifaires, y compris les services associés et les besoins en personnel.
• Participe aux réunions de lancement et de clôture du projet avec toute la documentation nécessaire.
Analyse des données et rapports
• Utiliser efficacement les outils de la chaîne d’approvisionnement tels que Microsoft Dynamic, Power PI ou des outils similaires, notamment la gestion de flotte de véhicules et les produits pharmaceutiques, pour mieux analyser l’avancement des activités et communiquer le résultat à tous les partenaires nécessaires.
• Soumet les rapports mensuels de qualité, les rapports des donateurs et les rapports de fin de projet à temps.
Exigences de l’emploi:
• Baccalauréat ou diplôme universitaire équivalent en chaîne d’approvisionnement, approvisionnement, administration des affaires ou dans un domaine connexe pertinent.
• 6 à 8 ans d’expérience professionnelle dans les opérations Supply Chain dont 3 ans dans un poste similaire.
• Solides connaissances informatiques, y compris des logiciels spécifiques à la chaîne d’approvisionnement tels que Microsoft Dynamics et Power PI.
• Expérience avérée en tant que leader de la chaîne d’approvisionnement dans toutes les disciplines de la chaîne d’approvisionnement, y compris la planification et l’approvisionnement.
• Collaborateur et influenceur convaincant, doté de compétences interpersonnelles et analytiques efficaces, capable de travailler de manière transparente entre les pays, les cultures et les unités organisationnelles.
• Connaissance et expérience approfondies des stratégies de chaîne d’approvisionnement, des techniques d’analyse de marché, des achats et des contrats, de la gestion de flotte, de la gestion des stocks, de l’immobilier et des actifs.
• Solides compétences en gestion financière et en budgétisation.
• Excellentes compétences en formation et en coaching.
• Capable de travailler efficacement dans une structure hautement matricielle.
• Excellentes compétences organisationnelles.
• Capacité à identifier les problèmes et les solutions.
• Capacité à travailler sous pression et à respecter les délais.
• Bonne connaissance de l’anglais.
Normes de conduite professionnelle : IRC et les employés d’IRC doivent adhérer aux valeurs et principes énoncés dans l’IRC Way – Normes de conduite professionnelle. Ce sont l’intégrité, l’égalité, le service et la responsabilité. Conformément à ces valeurs, IRC assure et applique des politiques visant à protéger les bénéficiaires contre l’exploitation et les abus, à protéger les enfants, à lutter contre le harcèlement sur le lieu de travail, à l’intégrité fiscale et à la lutte contre les représailles.
Égalité des sexes : IRC s’engage à réduire l’écart entre les sexes dans les postes de direction. Nous offrons des avantages qui garantissent un environnement favorable à la participation des femmes à notre main-d’œuvre, notamment un congé parental, des protocoles de sécurité sensibles au genre et d’autres avantages et allocations de soutien.
Égalité des chances en matière d’emploi : IRC est un employeur garantissant l’égalité des chances. IRC considère tous les candidats sur la base du mérite sans égard à la race, au sexe, à la couleur, à l’origine nationale, à la religion, à l’orientation sexuelle, à l’âge, à l’état civil, au statut d’ancien combattant, au handicap ou à toute autre caractéristique protégée par la loi applicable.
Les candidatures féminines sont fortement encouragées.
Titre du poste 3 : Agent des subventions
Ouvert aux expatriés : Non
Lieu : Maroua, Cameroun
Contexte/résumé sur IRC :
IRC a commencé ses opérations au Cameroun en 2016 pour répondre aux préoccupations croissantes des personnes touchées par les violences liées à Boko Haram dans l’Extrême-Nord du pays. L’assistance aux populations déplacées s’étend à tout l’Extrême-Nord, notamment à Mayo Sava, Mayo Tsanaga et Logone & Chari, en fournissant des programmes de sauvetage pour accroître l’accès à l’eau et améliorer les pratiques d’hygiène dans les communautés vulnérables déplacées et hôtes ; des programmes de transfert d’argent pour permettre aux familles vulnérables de répondre à leurs besoins de base et d’améliorer leur sécurité alimentaire ; des programmes de protection notamment pour répondre aux besoins spécifiques des femmes et des filles. IRC a des bases de terrain à Maroua et à Kousseri.
Suite à la crise croissante dans les régions du Nord-Ouest et du Sud-Ouest du Cameroun, IRC a étendu ses opérations dans la région du Sud-Ouest en août 2018 et dans le Nord-Ouest en 2019. IRC fournit une aide humanitaire vitale aux populations déplacées à l’intérieur du pays, avec des bases de terrain à Buea et Bamenda.
Avec son bureau de coordination à Yaoundé, le programme pays de IRC au Cameroun a développé son nouveau plan stratégique » Stratégie 100 » en 2021, à travers lequel nous visons à fournir le meilleur impact possible pour certains des garçons, filles, femmes et hommes les plus vulnérables affectés par les crises humanitaires. Dans tout ce que nous faisons, nous nous efforçons de respecter les valeurs fondamentales de IRC que sont l’intégrité, la responsabilité, le service et l’égalité.
Aperçu/résumé du poste :
Sous la supervision directe du Grants Coordinator, le Grants Officer est chargé de fournir un soutien à l’équipe de IRC. Ses tâches consistent notamment à soutenir le processus d’établissement de rapports à l’intention des donateurs ou à des fins internes, à tenir à jour les dossiers de subventions et les documents de suivi (en Excel) ainsi que les bases de données de IRC, à programmer et à organiser des réunions régulières sur les subventions et à assurer la gestion quotidienne des subventions.
Superviseur direct: Grants Coordinator
Le poste supervise directement : N/A
Autres contacts internes et/ou externes : Le Grants and communication Officer (GO) travaillera en étroite collaboration avec le Grants and Coordinator, les Technical Coordinators et les Project Managers, ainsi que le département de suivi et d’évaluation, afin de garantir une gestion des subventions de qualité.
Principales responsabilités :
Le GO soutiendra le Grants Coordinator pour la gestion de l’ensemble des activités des donateurs et l’élaboration des documents des donateurs afin d’assurer la qualité des relations avec les donateurs et le respect des délais d’établissement des rapports. Avec une fonction principale consistant à fournir une analyse et une supervision pour assurer la conformité avec les exigences spécifiques des subventions, ce poste fournira également une assistance spécialisée dans d’autres dimensions du cycle de gestion des subventions, notamment :
- Le suivi du système de gestion subventions
- La documentation des résultats et des rapports, y compris la préparation et/ou la révision des informations destinées aux parties prenantes internes.
Responsabilités spécifiques :
Système de gestion des subventions :
· Développer et maintenir les outils de gestion des subventions, tels que les trackers de financement, les calendriers de rapports, les modèles, et s’assurer que l’équipe est au courant des échéances.
· Soutenir l’équipe du programme et des opérations, le Grants Coordinator dans la préparation et le suivi des réunions du cycle de projet, la facilitation desdites réunions sur demande et le suivi des points d’action.
· Soutenir la production des rapports des donateurs et s’assurer que les rapports sont de haute qualité et soumis dans les délais.
· Aider à la préparation des visites de suivi externes, des examens et des audits, ainsi que des évaluations intersites, et y participer le cas échéant.
· Établir et maintenir des fichiers électroniques et sur papier pour chaque projet financé par des subventions, à des fins de suivi et de rapport.
· Effectuer des examens de conformité de routine des programmes de subventions.
· Soutenir, à la demande du Grants Coordinator le suivi des budgets, et du plan de dépenses.
· Participer aux réunions internes de suivi pour s’assurer que la subvention est en bonne voie, et signaler tout problème à l’équipe chargée des subventions.
· Travailler en étroite collaboration avec les équipes chargées des finances et des subventions pour réviser et ajuster le budget si nécessaire.
Documentation des résultats et rapports :
· Travailler avec le personnel concerné pour tirer parti des résultats programmatiques et opérationnels de IRC à des fins de marketing, de positionnement et de collecte directe de fonds, y compris le maintien des données sur les performances passées et la capacité de l’organisation, les publications et la diffusion, et les visites des donateurs.
· Participer aux examens et évaluations trimestriels des programmes afin de garantir la documentation systématique des meilleures pratiques et des leçons apprises par le personnel des programmes, maintenir un système centralisé accessible à tout le personnel et le diffuser comme il convient.
· En collaboration avec les équipes des programmes et des opérations, mettre en place des systèmes efficaces pour assurer la transmission en temps voulu des rapports aux donateurs, aider les autres membres du personnel à comprendre les exigences des bailleurs de fonds et s’assurer que les rapports sont au bon format, et éditer des sections des rapports si nécessaire.
Communication :
En étroite collaboration et avec le Grants Coordinator, le GO sera responsable de :
· Contribuer à la rédaction, à l’écriture et à la révision des bulletins d’information externes et internes de IRC et veiller à ce que les contributions des collègues soient partagées en temps opportun.
· Collaborer étroitement avec l’équipe chargée des subventions pour élaborer des fiches d’information et des exemples de réussite liés à nos activités.
· Contribuer à accroître la visibilité de IRC sur les médias sociaux en présentant le contenu des bulletins d’information externes de IRC.
· Avec le soutien du Grants Coordinator, examiner du matériel de visibilité de IRC et des donateurs en veillant à leur conformité aux règles des bailleurs.
· Effectuer des visites de collecte de contenus relatifs aux histoires à succès des bénéficiaires.
· Renforcer les capacités du personnel en matière de visibilité, photographie, médias et communication.
Qualifications
Exigences du poste :
· Minimum licence dans un domaine pertinent et expérience applicable dans la gouvernance, l’administration et la gestion des subventions à but non lucratif, y compris le développement des affaires et la conformité.
· Au moins un an d’expérience dans un rôle de gestion des subventions, de préférence dans une ONG.
· Expérience préalable de la gestion des subventions et connaissance des règlements, procédures et exigences des donateurs du gouvernement américain (USAID/BHA, BPRM), européens (AFD, ECHO, SIDA) et de l’ONU (HCR, UNFPA, UNICEF, CHF).
· Expérience avérée de la coordination des propositions de financement et des rapports d’activité des donateurs institutionnels et privés.
· Capacité à gérer efficacement des priorités concurrentes.
· Excellentes aptitudes à la communication orale et écrite et capacité avérée à produire et éditer des documents sous la pression des délais.
· Connaissance pratique de l’élaboration et de la gestion d’un budget
· Expérience de travail dans un environnement multiculturel, de préférence en Afrique.
· Compétence avec Windows, Microsoft Office
· Capacité à travailler dans des environnements à sécurité instable
· Anglais et français courants, écrits et parlés
Environnement de travail :
Sécurité : Le Grants Officer (GO) sera basé à Maroua avec des déplacements dans les sous-bureaux et au bureau de coordination de Yaoundé. Cependant, en fonction du candidat, IRC envisagera de placer le poste dans un autre bureau de terrain de IRC Cameroun.
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