L’International Rescue Committee (IRC) est une organisation non-gouvernementale dont la mission est d’aider les personnes dont les vies et les moyens de subsistance sont ébranlés par les conflits et les catastrophes, y compris la crise climatique, à survivre, se relever, et prendre en main leur avenir.
Titre du poste 1 : Responsable système d’information (H/F)
Lieu : Ouahigouya, Burkina Faso
Description de l’emploi
L’International Rescue Committee (IRC) a été fondé en 1933 à l’initiative du célèbre physicien Albert Einstein. Aujourd’hui, l’IRC est l’un des leaders mondiaux de l’aide d’urgence, de la réhabilitation, de la protection, du développement post-conflit, de la réintégration et de la défense des personnes touchées par une crise. La mission de l’IRC est d’aider les personnes dont la vie et les moyens de subsistance, y compris les changements climatiques sont ébranlés par un conflit ou une catastrophe à survivre, à se relever et à prendre en main leur avenir. L’IRC a commencé ses opérations au Burkina Faso en 2019 pour répondre à la crise humanitaire causée par l’afflux des populations déplacées internes, du fait de la situation sécuritaires. L’organisation dispose d’un bureau principal à Ouagadougou, de bases à Ouahigouya (Région du Nord), Dori (dans le sahel), Fada (dans l(Est) de sous base à Djibo (Sahel) et à Kaya (Centre Nord).
En 2015, l’IRC a élaboré une nouvelle stratégie au niveau global qui a démarré cette année 2020. Cette stratégie a redéfini la mission de l’IRC et défini des objectifs opérationnels et organisationnels précis afin de renforcer son mandat dans les urgences humanitaires et les situations de post-conflit. À cet effet, IRC au niveau global veut mettre en place des infrastructures en matière de communication, financement, capital humain, systèmes et technologies.
APERÇU DU POSTE : Sous la supervision du coordinateur MEAL, le Manager du Système d’Information s’assure que tous les programmes et projets disposent de systèmes de gestion de l’information appropriés, qu’ils sont régulièrement révisés et entretenus. Il est également chargé de concevoir et de mettre en œuvre un système de gestion de l’information pour le bureau national, qui garantira que les informations nécessaires à la mise à jour du système MEAL global sont en place. Le Manager du Système d’Information fournira des conseils et un soutien à l’équipe programme pour établir et maintenir les systèmes de gestion de l’information du programme et des projets.
Le titulaire du poste travaillera en étroite collaboration avec les Managers et les Officers MEAL. Il/elle est responsable du renforcement des capacités du personnel MEAL par l’organisation de formations, le mentorat et le coaching. En collaboration avec le coordinateur MEAL, il/elle apporte un soutien technique à IRC Burkina Faso pour répondre aux normes définies dans le plan d’action stratégique (SAP) et dans le manuel (MEAL) de l’IRC pour améliorer les pratiques de suivi et l’utilisation des données pour la prise de décision au sein de l’organisation.
PRINCIPALES RESPONSABILITÉS:
A. Conception du programme et développement des systèmes
- Soutenir la conception et la mise en œuvre d’un système de gestion de l’information du bureau pays en veillant à ce que les systèmes et les procédures soient en place pour la numérisation de la collecte, de l’analyse, du rapport et du stockage des données.
- En étroite collaboration avec le coordinateur et les Managers MEAL, fournir un soutien technique aux équipes de mise en œuvre pour l’utilisation d’applications mobiles afin de réaliser des activités régulières de suivi et d’évaluation.
- Assurer l’utilisation d’outils, de manuels, de lignes directrices, de règlements et de protocoles normalisés pour la gestion de l’information.
- Mettre en place des systèmes et développer des outils de suivi des bénéficiaires et orienter le personnel du projet sur ces outils.
- Participer à la conception du programme/projet afin de s’assurer que des informations exactes sont utilisées pour la conception du programme.
- En collaboration avec le coordinateur MEAL, développer le SOP de gestion des données de la mission IRC au Burkina Faso.
- Veiller à ce que les systèmes de gestion de l’information respectent les lignes directrices, les principes et les protocoles éthiques définis par l’IRC.
B. Gestion des bases de données et rapports
- Rassembler les données des programmes de la mission pays, analyser, identifier et combler les lacunes en matière d’information.
- Coordonner les mises à jour des informations afin d’en assurer l’homogénéité et la cohérence, notamment en aidant le coordinateur MEAL à collecter, générer et présenter des données pertinentes à diverses parties prenantes, y compris les donateurs, les agences gouvernementales et la région.
- Développer des produits d’information qui incluent des tableaux de bord personnalisés et des résumés statistiques selon les besoins.
- En étroite collaboration avec les responsables MEAL, préparer des rapports de suivi statistique mensuels, trimestriels et annuels (objectif par rapport à la réalisation, tableau de bord) afin de soutenir une prise de décision éclairée.
- En collaboration avec le coordinateur MEAL, soutenir l’analyse et la visualisation des données.
- En étroite collaboration avec les responsables MEAL, mettre à jour les cadres MEAL des programmes et des projets.
- En collaboration avec les Managers et les MEAL Officers, assurer la mise à jour régulière des bases de données et/ou des fiches de suivi et/ou des plateformes de données des programmes et des projets.
- Suivre de près la gestion des informations et signaler les problèmes de gestion des données au coordinateur MEAL et aux Coordinateurs techniques.
- Effectuer des audits de la qualité des données afin d’identifier et de résoudre les problèmes systémiques affectant la qualité des données.
- En étroite collaboration avec le coordinateur MEAL, fournir une analyse régulière des indicateurs du programme, du projet et du secteur afin d’identifier les tendances et d’en rendre compte.
- Mettre régulièrement à jour le profil d’utilisateur de CommCare et se conformer au protocole de protection des données de l’IRC.
C. Systèmes de redevabilité
- En étroite collaboration avec les responsables MEAL, le responsable Client Feedback Mechanism, développer un système de gestion de l’information pour suivre les plaintes et les commentaires des clients.
- Soutenir le développement d’outils de collecte de données, l’analyse et la visualisation des rapports de retour d’information.
- Fournir un soutien technique sur l’engagement avec les clients et la collecte des commentaires.
D. Gestion des connaissances et apprentissage
- Travailler en étroite collaboration avec le responsable Client Feedback Mechanism et s’assurer que les données et les rapports du programme et du projet sont stockés et accessibles aux parties prenantes conformément aux lignes directrices et aux protocoles de l’organisation.
- En consultation avec le coordinateur MEAL, analyser les tendances des indicateurs pour informer l’apprentissage.
- En consultation avec le coordinateur MEAL et en collaboration avec le responsable Client Feedback Mechanism, soutenir la visualisation des produits de la connaissance.
E. Renforcement des capacités du personnel et des partenaires
- Former le personnel du programme à l’utilisation d’applications mobiles, de Commcare et d’outils pour la collecte, la gestion et l’analyse des données.
- Fournir un encadrement et un mentorat au personnel afin de garantir une utilisation cohérente et précise du système de gestion de l’information.
- Former les partenaires à Commcare, mener des DQA pour les partenaires et soutenir la mise en place de systèmes efficaces de gestion des données et d’établissement de rapports au niveau des partenaires.
Livrables
- Système de gestion de l’information en place
- Procédure opérationnelle normalisée de gestion de l’information en place
- Des rapports statistiques mensuels, trimestriels et annuels destinés à éclairer la prise de décision sont en place.
- Rapports d’audit sur la qualité des données
- Base de données actualisée sur la responsabilité en place
- Systèmes de suivi des indicateurs et des bénéficiaires en place
- Le rapport annuel global des statistiques de l’IRC a été soumis.
Qualifications
- Diplôme universitaire (informatiques, statistiques, sciences sociales, économie du développement ou une discipline connexe)
- Gestion de projet
- Certification en suivi et évaluation
Compétences, Connaissances, expériences
- Au moins 3 ans d’expérience dans le développement et la mise en œuvre de systèmes d’information de gestion, y compris la conception de systèmes et d’outils, l’analyse de données et l’établissement de rapports.
- Au moins trois ans d’expérience dans le cadre de programmes multisectoriels complexes à grande échelle, dans des contextes d’urgence et/ou fragiles, et dans l’élaboration de systèmes de gestion de l’information pour une série de donateurs différents
- Un minimum de 3 ans d’expérience professionnelle dans des fonctions liées au suivi, à l’évaluation, à la prise de responsabilités et à l’apprentissage.
- Des compétences techniques dans la mise en place de processus MEAL de qualité et dans la création de cadres logiques et d’analyses de données qui fournissent des apprentissages et mènent à l’action.
- Compétences avérées en matière d’analyse d’informations statistiques
- Une maîtrise et une expérience dans l’utilisation de logiciels de collecte de données mobiles tels que Kobo, CommCare, ODK Collect sont essentielles, de même que la maîtrise de Microsoft Excel, SPSS, STATA ou d’autres logiciels similaires. La connaissance des logiciels et des outils Tableau, PowerBI ou GIS sont des atouts supplémentaires ;
- Excellentes compétences en matière de visualisation des données
- Excellentes compétences en matière de présentation écrite et orale.
- Forte adhésion à la mission, à l’objectif et aux valeurs de l’IRC.
- Capacité démontrée à former et à renforcer les capacités des autres.
- Connaissance approfondie des principes de responsabilité humanitaire et de leur mise en pratique.
- Solides compétences en matière de planification, d’organisation et de relations interpersonnelles
- Excellentes compétences en matière d’analyse, de présentation et d’élaboration de rapports.
- Des compétences démontrées en matière d’analyse, de réflexion systématique et de résolution de problèmes.
- Une capacité vérifiée à transférer des connaissances à divers publics par le biais de la formation, du mentorat et d’autres méthodes formelles et non formelles, ainsi que des compétences en matière de présentation et d’établissement de rapports sont des atouts importants.
- Une capacité attestée à diriger, encadrer et autonomiser une équipe professionnelle de taille petite à moyenne.
- Autonome et doté(e) d’excellentes capacités d’organisation et de planification, notamment en hiérarchisant et en effectuant plusieurs tâches à la fois ;
- Une forte compréhension de l’obligation de rendre des comptes et une capacité confirmée à mettre en place des systèmes de rétroaction et redevabilité pour les clients constituent un avantage certain.
- Bonne capacité rédactionnelle en français, connaissances en anglais un avantage.
- Volonté de voyager et travailler sur le terrain (50 %).
Principales relations de travail :
- Le poste relève directement du Coordinateur MEAL
Autres contacts internes et/ou externes :
Interne : coordinateurs/gestionnaires de programme pour l’ensemble du programme pays
Externe : collaborer avec le personnel MEAL ; les clients, superviser les consultants externes en partenariat avec les coordinateurs techniques (le cas échéant).
IRC et les employés de IRC doivent adhérer aux valeurs et principes contenus dans le IRC WAY (normes de conduite professionnelle). Ce sont l’Intégrité, Egalite, le Service, et la Responsabilité. En conformité avec ces valeurs, IRC opère et fait respecter les politiques sur la protection des bénéficiaires contre l’exploitation et les abus, la protection de l’enfant, le harcèlement sur les lieux de travail, l’intégrité financière, et les représailles.
Titre du poste 2 : Officier Supply Chain (H/F)
Lieu : Burkina Faso
Dans le cadre du renforcement de ses équipes, IRC recrute un Officier Supply Chain pour la base de Dédougou.
ÉTENDUE DU POSTE/OBJECTIF DU POSTE
Sous la supervision du Manager Supply Chain, l’officier chaine d’approvisionnement (Logisticien) sera responsable de la supervision :
- Des activités d’achats, transport et charroi, de la gestion du stockage et de l’appui conseil aux staffs Programme dans l’accomplissement de leurs tâches.
- Veiller à ce que les activités du département de la chaine d’approvisionnement se fasse en conformité avec les politiques de l`IRC et celles des bailleurs de fonds.
Principales responsabilités
- Mener les évaluations portant sur les aspects logistiques de la région ainsi que sur les nouveaux sites d’intervention ;
- Travailler en lien avec l’équipe de coordination pour définir les objectifs du département logistique et assurer la planification des activités de l’équipe logistique,
- Appuyer l’équipe de la base sur les sujets logistiques dans le cadre de la rédaction des propositions de projet;
- Assurer le bon usage et suivi des outils et moyens logistiques pour la capitalisation des données
- Assurer la communication sur les aspects logistiques avec le coordinateur chaine d’approvisionnement ;
- Représenter IRC auprès des acteurs externes en charge de la logistique et participer aux réunions externes,
- Rédiger les différents rapports demandés : rapport mensuel logistique, rapports bailleurs…
Gestion d’équipe :
- Participer à l’élaboration des plans d’actions individuels de l’équipe logistique ;
- Former et renforcer les capacités techniques de l’équipe logistique ;
- Réaliser l’évaluation du personnel sous sa supervision et identifier les besoins de formation ;
- Effectuer des déplacements ponctuels sur les bases pour garantir un appui et un suivi technique de qualité ;
Gestion des achats :
- Superviser le traitement des demandes d’achat et de service des programmes/opérations.
- Superviser la préparation des contrats de prestation de service.
- Superviser le processus de cotation établies par les programmes/opérations sur le marché local.
- Superviser l’archivage et le classement de tous les documents relatifs aux achats (les demandes d’achat/service, l’analyse de devis, le bon de commande, les factures pro-forma, les factures) et les ranger dans des classeurs en ligne.
- Superviser la transmission des documents d’achat au Service des Finances de tous les documents relatifs aux achats (demandes d’achat/service, demande de paiement, analyse de devis) ,
- Servir d’interface entre le département chaine d’approvisionnement et la finance.
Gestion d’Entreposage et des équipements:
- Superviser les livraisons pour s’assurer que toutes les livraisons répondent aux spécifications mentionnées sur les bons de commande (quantité et qualité).
- Superviser l’organisation des entrées / livraisons et sorties / chargements des articles en fonction des besoins.
- Se rassurer que le matériel expédié sur les sites soit bien arrivé à la destination et que les bordereaux d’expédition sont retournés signés.
- Assurer la gestion des actifs de l’IRC selon les procédures de l’IRC.
- Classer la documentation des actifs de l’IRC, assurer le suivi de l’équipement.
- Organiser et effectuer la vérification physique de stock et des actifs de l’IRC.
- Superviser l’élaborer les rapports de l’inventaire du stock format Prologs ou Excel et les rapports des actifs circonstanciels et mensuels.
- Préparer les documents nécessaires à faciliter l’exécution régulière des inventaires physiques de tous les magasins et pharmacie, ainsi que des inventaires spécifiques pour la fermeture des subventions dans son site.
Transport:
- Superviser le bon suivi de réparation et maintenance des véhicules, motos et générateurs.
- Superviser la gestion quotidienne des véhicules et motos (état de stock des pièces de rechange, réparations, vérification de l’état).
- Superviser les rapports de l’état des pièces de rechange en stock et proposer des mécanismes de conservation appropriés.
- Contrôler et superviser le respect des procédures logistiques et sécuritaires en matière de transport.
- Superviser et vérifier la consommation mensuelle du carburant
- Compiler et transmettre le rapport mensuel de la consommation du carburant.
- Participer à l’élaboration des demandes des réparations des véhicules,
- S’assurer que le charroi de l’IRC a tous les documents de bord exigés,
- En collaboration avec le chargé de sécurité, proposer les heures de départs et des retours des véhicules du terrain.
- S’assurer de l’usage ainsi que de l’entretien des générateurs en conformité avec les procédures existantes.
- Anticiper sur les besoins en pièces détachées et main d’œuvre pour les générateurs, et les communiquer en temps et en heure.
Principales relations de travail
Le poste supervise directement l’assistant chaine d’approvisionnement.
Autres contacts clefs :
Internes : Travailles-en étroite collaboration avec le manager supply chain partnership, les membres des équipes programmes et le département Finance.
Exigences relatives à l’ordinateur/autres exigences :
Compétence professionnelle complète dans la suite Microsoft Office, en particulier Word, Excel, PowerPoint et Outlook.
Environnement de travail :
- Ce poste est basé à Dédougou avec des déplacements fréquents dans les autres zones d’intervention de IRC,
- Niveau de sécurité : Orange, Tout le personnel d’IRC Burkina Faso doit se conformer aux règles et politiques en vigueur en matière de sécurité.
Environnement de travail :
- S’engager à respecter les Politiques de Signalement Obligatoire.
- S’engager à s’assurer de la mise en œuvre optimale de ces Politiques dans son cadre de travail.
- Est disponible pour effectuer toute autre tâche ponctuelle jugée utile par son supérieur direct ou par l’IRC.
Qualifications
- Être détenteur au moins d’un diplôme minimum Bac + 2 ans en logistique ou en gestion.
- Avoir au moins cinq ans d’expérience de travail avec une organisation internationale à un poste similaire.
- Avoir des bonnes connaissances en procédures de gestion des achats en particulier dans les ONG Internationales.
- Avoir des aptitudes à communiquer aisément en Français. La connaissance de l’anglais serait un atout.
- Avoir une grande autonomie, une bonne capacité d’organisation et un bon esprit de travail en équipe.
RESPECT DU CODE DE DEONTOLOGIE DE L’IRC
IRC et les employés de l’IRC doivent adhérer aux valeurs et principes contenus dans l’IRC WAY (normes de conduite professionnelle). Ce sont l’Intégrité, le Service, et la Responsabilité. En conformité avec ces valeurs, IRC opère et fait respecter les politiques sur la protection des bénéficiaires contre l’exploitation et les abus, la protection de l’enfant, le harcèlement sur les lieux de travail, l’intégrité financière et les représailles.
