L’International Rescue Committee a été fondé en 1933 à l’initiative d’Albert Einstein pour aider les opposants à Adolf Hitler. L’IRC aide les personnes victimes de persécutions raciales, religieuses et ethniques, aussi bien que celles touchées par la guerre et la violence.
Poste 1 : Conseillèr(e) en programmes et subventions, Afrique de l’Ouest (Sénégal)
Job Description
Au cours des 80 dernières années, l’International Rescue Committee (IRC) a développé une expertise inégalée pour répondre aux urgences et aider les communautés déracinées à se reconstruire. Fondé en 1933 à la demande d’Albert Einstein, l’IRC offre des soins vitaux et une assistance qui change la vie des réfugiés forcés de fuir la guerre ou une catastrophe.
L’International Rescue Committee est un réseau mondial dont le siège est à New York. L’IRC est présent dans plus de 40 pays, fournissant des secours d’urgence, réinstallant les réfugiés et reconstruisant des vies à la suite d’une catastrophe.
L’IRC est attaché à une culture de leadership audacieux, d’innovation dans tous les aspects de notre travail, de partenariats créatifs et, surtout, de responsabilité envers ceux que nous servons. L’IRC est un défenseur infatigable des personnes les plus vulnérables.
L’Unité de Gestion des Distinctions (AMU)
Créée en janvier 2016, l’Unité de gestion des prix (AMU) est un département du siège chargé d’identifier, de sécuriser et de gérer tous les financements des donateurs statutaires/gouvernementaux. Le département comprend les équipes suivantes : soutien aux programmes et aux subventions, partenariats stratégiques, conformité et politique, développement commercial et formation.
L’AMU est un pont entre les bailleurs de fonds et les programmes pays : elle fournit des conseils techniques d’experts aux équipes pays, tout en maintenant une visibilité au niveau du portefeuille pour garantir la cohérence et la conformité, et gérer les risques. Cette unité veille à ce que les politiques et procédures de conformité des donateurs soient mises en œuvre de manière cohérente et soutient tout le personnel travaillant sur le cycle de gestion des subventions pour tous les financements restreints provenant de sources gouvernementales mondiales.
Le département de la Réponse aux Crises, du Relèvement et du Développement (CRRD)
Le Département de la réponse aux crises, du relèvement et du développement (CRRD) a un portefeuille croissant de programmes d’aide humanitaire, de relèvement post-crise et de développement sous sa responsabilité. Ce travail concentre le soutien dans cinq domaines clés : assurer la sécurité contre les dommages, améliorer la santé, accroître l’accès à l’éducation, améliorer le bien-être économique et s’assurer que les gens ont le pouvoir d’influencer les décisions qui affectent leur vie. Dans tous ces programmes, il y a une volonté de répondre aux besoins uniques des femmes et des filles (qui représentent la majorité des personnes déplacées) – et aux obstacles universels auxquels elles sont confrontées.
Le CRRD travaille dans 6 régions du monde, dont l’Afrique de l’Ouest, l’Afrique de l’Est, les Grands Lacs, le Moyen-Orient et l’Afrique du Nord, l’Asie et l’Amérique latine. Les équipes régionales sont les liens entre les bureaux de pays et les principaux départements du siège, et visent à soutenir et à fournir des conseils aux programmes de pays sur une gamme de questions allant de la planification stratégique, du développement commercial à la conformité, de la gestion des subventions et de la gestion des partenariats.
Aperçu du poste
Le/la conseiller(e) en programmes et subventions joue un rôle essentiel au sein de l’équipe régionale de soutien aux programmes et subventions, supervisant un portefeuille de subventions de programmes d’aide humanitaire et de relèvement post-crise. Le/la conseiller(e) en programmes et subventions assure la liaison avec les programmes de pays, les départements du siège et les contacts des donateurs afin de garantir une orientation et un soutien de haute qualité aux bureaux de pays tout au long du cycle de vie des subventions. Il/Elle travaille avec les bureaux de pays pour assurer la conformité avec les règles et réglementations des donateurs et les systèmes et processus IRC et dirige l’examen et la soumission des livrables des donateurs de haute qualité. Le/la conseiller(e)en programmes et subventions représente la région et les bureaux de pays auprès des parties prenantes internes et externes et gère les relations avec les donateurs.
Portée et autorité
Supervision hiérarchique du (des) Program and Award Officer(s)
Relations de travail clés
Relève de la Directrice de l’Unité de gestion de Subventions (AMU). Il/Elle travaille en étroite collaboration avec tous les membres de l’équipe régionale de soutien aux programmes et aux subventions, et dans toutes les équipes de l’unité de gestion des subventions, du département de la réponse aux crises et du développement, des partenariats mondiaux et de la philanthropie, de la chaîne d’approvisionnement mondiale, des finances, du bureau de l’avocat général, de l’excellence technique et d’autres éléments clés. départements au sein de l’IRC. Point de contact des donateurs et des partenaires, selon le cas, par région.
Principales responsabilités
Gestion des subventions et conformité (45 %)
• Superviser un portefeuille de subventions pour la région de l’Afrique de l’Ouest. Les principaux donateurs du portefeuille comprendront l’USAID, le BHA, le CDC, le PRM, le DOS et les agences de financement des Nations Unies, mais peuvent également inclure d’autres donateurs, selon les attributions.
• Servir de premier point de contact pour les équipes de subventions et de partenariats des bureaux de pays et fournir des conseils et un soutien sur les questions liées à la conformité et à la communication des donateurs, à la gestion de projet (par exemple, les réunions du cycle de projet), à OTIS et aux partenariats (PEERS).
• Participer à des réunions régulières avec les bureaux de pays pour fournir un soutien et collaborer avec les équipes de programme de pays sur les questions liées à la conformité des donateurs, la soumission de rapports et d’autres livrables après l’attribution, et/ou la gestion du suivi/des subventions.
• Guider les bureaux de pays dans la gestion des partenariats avec des partenaires locaux ou internationaux, en veillant à ce que le système d’excellence du partenariat pour l’égalité et les résultats (PEERS) de l’IRC soit suivi, examiner et traiter les accords de sous-subvention/partenariat conformément à PEERS, et coordonner avec l’équipe de conformité dans soutenir des partenariats conformes et efficaces au besoin.
• Examiner les accords et diriger la négociation des conditions d’attribution avec les homologues des donateurs conformément aux processus internes.
• Guider les bureaux de pays, en partenariat avec d’autres départements concernés, dans l’élaboration et la soumission d’amendements/modifications de prix, en garantissant des soumissions conformes et de haute qualité.
• Superviser le(s) responsable(s) du programme et des subventions dans l’examen et la soumission des rapports des donateurs et d’autres produits livrables, en veillant à la contribution du personnel technique et financier concerné.
• Fournir un soutien sur la gestion des opportunités privées et des subventions, en coordination avec le responsable du soutien régional et l’équipe de collecte de fonds privée, selon les affectations.
• Fournir un soutien et un suivi des projets pour assurer les progrès par rapport aux objectifs et le respect des directives des donateurs et des exigences internes de l’IRC. Le suivi des attributions peut prendre la forme de visites de suivi, de participation aux réunions de mise en œuvre du projet et d’autres appels réguliers.
• Faciliter et établir des relations interdépartementales pour répondre aux besoins des bureaux de pays et résoudre les problèmes liés à la gestion des subventions, à la gestion des partenariats et à la conformité.
• Maintenir une relation solide avec les dirigeants régionaux et AMU et faire remonter les problèmes préoccupants au besoin
• Superviser les subordonnés directs dans l’exécution des fonctions nécessaires liées à l’appui au programme de pays
• Restez informé des problèmes programmatiques et des développements sécuritaires et politiques dans la région et comment ils pourraient affecter la mise en œuvre du programme
• Coordonner avec les RPO des autres régions pour le partage d’informations et pour établir une fonction cohérente de soutien et d’appui au programme entre le siège et le terrain.
• Se rendre dans les bureaux de pays pour fournir un soutien et un suivi de pointe dans les domaines des programmes, des subventions et des partenariats, y compris à des fins de comblement des lacunes, comme demandé.
Élaboration de propositions (15 %)
• En collaboration avec l’équipe régionale de développement de programmes, soutenir le développement des affaires dans la région en fournissant un soutien efficace aux propositions, allant de la gestion des propositions à un soutien complet et à l’assurance qualité pour les donateurs des Nations Unies et non européens, selon les besoins.
• Fournir un soutien à l’assurance qualité et à la conformité de la qualité des propositions, en dirigeant l’élaboration et la coordination des propositions au besoin. Assurer la réactivité et la conformité aux documents de sollicitation et aux exigences de l’IRC.
• Examiner et conseiller sur la politique interne et les exigences des donateurs, les budgets et les documents justificatifs pour les propositions en coordination avec l’AMU et le département des finances du siège.
• Faciliter et / ou participer à des séances de débriefing internes après la soumission avec les équipes de pays, les unités techniques, l’équipe régionale et d’autres parties prenantes concernées pour recueillir les leçons apprises au besoin.
• Maintenir des fichiers électroniques complets et exacts, y compris les dossiers de soumission finaux et les trackers internes, en coordination avec l’équipe régionale de développement du programme.
Liaison et représentation des donateurs (15%)
• Maintenir le contact avec les donateurs concernant les mises à jour, les modifications ou les changements programmatiques clés.
• Assurer la liaison avec les donateurs sur les opportunités en cours et futures.
• Représenter l’IRC à l’extérieur auprès des donateurs et des réseaux de parties prenantes, le cas échéant.
• Participer aux visites de représentation, aux événements et aux réunions sur demande.
Renforcement des capacités et formation (10%)
• Encadrer et coacher le personnel des subventions et des partenariats sur les systèmes et processus IRC pour garantir le renforcement des capacités au niveau national.
• Sur demande, développer du matériel de formation et dispenser une formation au personnel du programme de pays IRC en coordination avec les directeurs, la gestion des subventions et l’équipe de formation et de conformité d’AMU.
• En coordination avec les directeurs, gestion des subventions, développer et maintenir des processus de travail et des listes de contrôle pour la mise en œuvre et les révisions des subventions, ainsi que consigner les leçons apprises.
• Intégrer le nouveau personnel des subventions et partenariats du bureau de pays et la nouvelle équipe de soutien aux programmes et aux bourses pour les donateurs, les politiques et / ou les processus IRC assignés.
Gestion du personnel, apprentissage et développement (10 %)
• Encadrer, former, superviser et encadrer les subordonnés directs, notamment en communiquant des attentes claires, en fournissant des commentaires réguliers et opportuns sur les performances, en documentant/discutant des problèmes de performances si nécessaire et en fournissant des évaluations de performances annuelles documentées de haute qualité.
• Veiller à ce que les subordonnés directs soient formés à tous les processus IRC pertinents et aux réglementations des donateurs.
• Soutenir les subordonnés directs dans la réalisation des objectifs annuels, en agissant en tant que gestionnaire, mentor et ressource professionnelle de confiance et responsable, notamment en promouvant la collaboration, en permettant des ressources adéquates et en assurant la responsabilisation.
Autres responsabilités (5 %)
• Contribuer à l’UMA et aux priorités et initiatives stratégiques régionales.
• Assurer la liaison avec le personnel des communications et des relations extérieures pour informer les produits médiatiques de l’IRC selon les besoins.
• Participer à des projets spéciaux au besoin et à d’autres tâches assignées.
Exigences du poste
Compétences, connaissances et qualifications :
• Cinq ans d’expérience professionnelle progressive dans la gestion des subventions ou le développement des affaires avec des donateurs tels que l’USAID/BHA, le Département d’État américain/PRM et les agences des Nations Unies
• Deux ans d’expérience internationale sur le terrain hautement souhaitable, connaissance des pays de la région préférée
• Expérience en gestion de projet préférée
• Compétences en analyse financière appréciées
• Excellentes compétences en communication écrite et orale, y compris une expérience dans la prise de parole sur des questions pertinentes avec des publics internes et externes
• Capacité avérée à gérer efficacement les relations (par exemple, avec les acteurs internes, les pairs, les donateurs)
• Compétences efficaces en gestion des personnes : capacité à diriger du personnel et à promouvoir la productivité dans un environnement de travail agréable
• Capacité éprouvée à gérer des tâches multiples et complexes et à prospérer sous pression
• Solides compétences organisationnelles et créatives en résolution de problèmes : capacité à être flexible et à bien travailler sous pression dans un environnement d’équipe multitâche au rythme rapide
• Bonnes compétences en informatique
• Maîtrise de l’anglais et du français, tant à l’oral qu’à l’écrit
• Capacité et volonté de voyager à l’étranger
Experience professionnelle:
• Expérience de travail à distance et de soutien du personnel sur le terrain
• Expérience dans la rédaction, la révision et l’édition de rapports narratifs et financiers et excellente attention aux détails
COVID-19 Vaccination Requirement: In accordance with IRC’s duty to provide and maintain a workplace that is free of known hazards and our commitment to safeguard the health of our employees, clients, and communities, IRC requires new hires to furnish proof of vaccination against COVID-19 in order to be considered for any in-office or hybrid positions. All IRC US offices require full vaccination to attend any in-office functions (e.g., meetings, trainings).
Commitment to Diversity and Inclusivity: IRC is committed to building a diverse organization and a climate of inclusivity. We strongly encourage applications from candidates who can demonstrate that they can contribute to this goal.
Equal Opportunity Employer: We are an equal opportunity employer and value diversity at our company. We do not discriminate on the basis of race, religion, color, national origin, sex, gender, gender expression, sexual orientation, age, marital status, veteran status, or disability status. We will ensure that individuals with disabilities are provided reasonable accommodation to participate in the job application or interview process, to perform essential job functions, and to receive other benefits and privileges of employment. Please contact us to request accommodation.
US Benefits:
We offer a comprehensive and highly competitive set of benefits. In the US, these include: 10 sick days, 10 US holidays, 20-25 paid time off days (depending on role and tenure), medical insurance starting at $145 per month, dental starting at $7 per month, and vision starting at $5 per month, FSA for healthcare, childcare, and commuter costs, a 403b retirement savings plans with up to 4.5% immediately vested matching contribution, plus a 3-7% base IRC contribution (3 year vesting), disability & life insurance, and an Employee Assistance Program which is available to our staff and their families to support counseling and care in times of crisis and mental health struggles.
Compensation: Posted pay ranges apply to US-based candidates. Ranges are based on various factors including the labor market, job type, internal equity, and budget. Exact offers are calibrated by work location, individual candidate experience and skills relative to the defined job requirements.
The IRC and IRC workers must adhere to the values and principles outlined in IRC Way Standards for Professional Conduct. These are Integrity, Service, Equality and Accountability. In accordance with these values, the IRC operates and enforces policies on Beneficiary Protection from Exploitation and Abuse, Child Safeguarding, Anti Workplace Harassment, Fiscal Integrity, and Anti-Retaliation.
Poste 2 : Officer Admin-HR (Mali)
Descriptif du poste
Sous la supervision du chef hiérarchique, du coordinateur terrain, en lien fonctionnel avec le Manager du département des Ressources Humaines du bureau national, l’Officier RH/Admin assiste dans la gestion des ressources humaines et administratives de la base de Tenenkou avec des déplacements sur toutes les bases de l’IRC au besoin conformément à la législation sociale malienne et aux politiques et procédures de l’IRC.
Responsabilités :
Administration du personnel/ Administration Générale :
- Accueil et orientation des visiteurs au Bureau ;
- Accueillir et installer les nouveaux employés et visiteurs à l’hôtel/Guest house ou autre lieu identifié par IRC ;
- Assure le suivi et le renouvellement des contrats
- Assure la confection des carnets de travail et des cartes professionnelles ;
- Assure le suivi des absences, permission et congés du staff
- Assure la tenue et la mise à jour des dossiers individuels conformément à la politique de gestion des dossiers du personnel.
- Assure le suivi des formalités administratives avec le département des ressources humaines du bureau national (visa des contrats de travail, inscription, versement des cotisations sociales, bénéfices du personnel, ITS, AMO, etc.).
- Compile et archive les mises à jour des écrits retraçant l’évolution de la carrière des salariés (contrats, notes, mémos et avenants) et des dossiers individuels de chaque salarié en activité.
- Assure la mise à jour et l’archivage des dossiers du personnel en conformité avec la politique de gestion des dossiers individuels du personnel.
- Assure l’archivage des documents et autres dossiers du personnel.
- Gere le suivi et l’archivage des dossiers administratifs
- Gère le courrier « arrivée » et « départ” (réception, enregistrement et ventilation);
- Réceptionne et enregistre des manifestations d’intérêt aux avis d’appel d’offres lancés.
- Participe à l’organisation des ateliers et réunions formations/conférences/ateliers ;
- Appui au besoin les opérations de saisie, Scan, de photocopies et Reliures, pour l l’administration ;
- S’assure que les employés de maison (employés de ménage) font correctement leur travail ;
- S’assure que les fournitures de maisons à savoir les draps, les couvertures, les serviettes les moustiquaires, les rideaux sont disponibles, lavés et maintenus propres
- S’assure que les équipements et installations de bureaux et de la résidence fonctionnent normalement, les faire réparer en cas de pannes ;
- Collecte des TimeSheet et faire le point à la RH de Bamako
Acquisition des talents
- Receptionne les dossiers de candidature
- Participe à la présélection des dossiers
- Convoque les candidats
- Publie les résultats
- Prépare les documents d’embauche.
- Prépare l’arrivée du nouveau staff et appuyer pour leur orientation
Gestion des talents
- Réceptionne les évaluations
- Fait le suivi des délais et les relances nécessaires
- S’assure des rapports l’établissement des rapports de fin de formation.
- Établi et met à jour la liste des employés ayant reçus une formation payée par l’IRC
Suivi évaluation et reportage
- Prépare et soumet le rapport hebdomadaire et mensuel de recrutement
- Prépare et soumet mensuel le tableau de suivi des congés du staff
- Prépare et soumet mensuel le tableau de suivi des Contrats du staff
Exécuter toutes autres tâches liées à sa fonction
Profil
- Bac + 3 en GRH, droit, administration ou diplôme équivalent
- Expérience de plus d’un 1 an dans un poste similaire,
- Sens de l’organisation et capacité d’établir des priorités et de respecter les délais requis
- Maitrise de l’outil informatique (Word, Excel, etc.)
- Excellentes compétences interpersonnelles
- Esprit d’équipe avec une personnalité attentive à respecter les besoins des autres
- Sens de la rigueur, diplomatie, discrétion ;
- Avoir d’excellentes qualités en communication, surtout en français ;
- Capacité de définir des priorités
