L’International Rescue Committee a été fondé en 1933 à l’initiative d’Albert Einstein pour aider les opposants à Adolf Hitler. L’IRC aide les personnes victimes de persécutions raciales, religieuses et ethniques, aussi bien que celles touchées par la guerre et la violence.
Poste 1 : Officer Finance Account Payable
Descriptif du poste
Sous la supervision directe du Manager Trésorerie, l’Officer Finance Account Payable aura pour missions principales :
Gestion des transaction bancaires :
- S’assurer que tous les paiements bancaires émis à Bamako sont correctement documentés et autorisés, conformément aux politiques IRC, tout en veillant aux seuils (max./min.) établis pour chaque compte en banque ;
- Vérifier les factures avant saisie dans le logiciel
- S’assurer que les demandes paiement (PMNT) sont signés et conformes aux procédures et politiques IRC ;
- Etablir les chèques en tenant compte des spécificités de chaque compte bancaire ;
- Enregistrer quotidiennement les transactions bancaires dans le journal bancaire adéquat ;
- Assurer le dépôt des paiements des taxes dues aux impôts (ITS /TL /TF/ IRF) ;
- Traiter l’ensemble des demandes d’approvisionnement (bases + caisses Bamako) ;
- Mettre à jour les transactions dans le BvA en ligne après l’exécution des paiements bancaires ;
- S’assurer que toutes les transactions bancaires sont correctement enregistrées, imputées et classées. Chaque document doit être tamponné : Reçu ou Payé par IRC ;
- Tenir à jour le classement des informations bancaires ;
- Effectuer un rapprochement bancaire mensuel pour chaque compte bancaire ;
- Simuler l’importation des journaux de banque en début de mois avant transmission au Responsable Trésorerie (corriger les codes comptables + T codes si besoin + libellés des écritures) ;
- Suivre la situation des chèques en rapprochement depuis plus de 2 mois, procéder à la relance des fournisseurs avec l’appui du service Supply Chain ;
- Tenir à jour une liste de tous les signataires bancaires pour tous les comptes bancaires IRC au Mali en veillant à ce que les nouveaux signataires soient ajoutés en temps opportun et demander les suppressions de signataires au besoin.
- Créer les paiements sur le logiciel INTEGRA
- Enregistrer toutes les factures sur INTEGRA
Classement :
- Avant tout classement, assurer que les documents de paiement sont tamponnés, payés et portant les références de paiement correspondant ;
- Etablir et maintenir un système de classement bien organisé ;
- Apporter un appui actif lors des audits pour faciliter l’accès aux pièces comptables.
Autres tâches :
- Gérer la relation avec la banque sur demande du Responsale Trésorerie ;
- Assurer au sein du département Finance le dispatching des PMNT selon la matrix d’autorisation des signataires ;
- Préparer les demandes de paiement pour le département sur demande du superviseur ;
- Communiquer régulièrement avec tous staff des autres départements et du terrain ;
Devoirs communs :
- Assister et participer aux formations identifiées / organisées par votre superviseur ;
- Suivre les nouvelles procédures et lignes directrices désignées dans les circulaires de la direction ;
- Obligation de signale toute violation de la procédure IRC ;
- S’acquitter d’autres tâches qui pourraient lui être confiées par votre superviseur.
Profil
- Bac + 2/3 en Comptabilité, finances ou tout diplôme équivalent ;
- Expérience d’au moins deux années dans une fonction similaire avec une connaissance des ERP serait un atout.
- Excellent niveau de français écrit et oral, bonne connaissance de l’Anglais est un atout ;
- Excellente faculté d’organisation, de gestion du temps de rigueur et de précision ;
- Très bonne capacité de gestion des relations interpersonnelles ;
- Excellente maitrise de Excel ;
- Discrétion ;
- Capable de travailler de manière autonome et de prendre des initiatives ;
- Travail en équipe et facilitation des solutions ;
- Capacité de communiquer efficacement avec le personnel du programme et la direction.
Poste 2 : Assistant Ressources Humaines
Descriptif du poste
Sous la supervision de l’Officer RH, l’assistant RH aura pour mission principale d’appuyer dans la mise en œuvre de la politique de recrutement et de mobilité interne et des carrières du staff national et aussi dans la gestion des avantages sociaux
Assister dans la Gestion des Recrutements
- Rédiger les annonces et en assurer la diffusion dans les canaux référencés par IRC
- Effectuer la présélection RH des candidatures
- Piloter les entretiens avec les candidats ou les prendre en charge selon le niveau de poste
- L’organisation matérielle des tests techniques
- Consolider les résultats des tests et interviews
- Elaborer le rapport de sélection et le faire valider par le demandeur
- Participer à la sélection du candidat retenu
- Collecter et analyser les références des candidats de la short-liste
- Elaborer et soumettre l’offre d’embauche
- Préparer le rapport final des recrutements
- Contrôler la complétude des dossiers de recrutement et veiller à leur référencement, classement et archivage électronique et physique.
- Gérer tous les recrutements des stagiaires et prestataires selon le niveau du poste.
- Suivre et mettre à jour le tracker recrutement et assister dans le rapportage mensuel des recrutements.
Assister dans la Gestion de l’accueil et intégration des nouveaux staffs
- Préparer le plan d’induction des nouvelles recrues et en assurer la mise en œuvre dans les délais requis (maximum 15 jours)
- Coordonner avec la Logistique et IT, l’installation physique des nouveaux staffs : bureau, matériel, documentation…
- L’accueil du nouveau (présentation, remise des politiques et procédures RH d’IRC, remise du planning d’orientation
- Informer la Logistique pour la confection du badge,
- Suivre et mettre à jour le tracker Orientation et assister dans le rapportage mensuel des Orientations.
Assister dans la Gestion de la mobilité interne
- Recueillir et traiter les demandes de changement de statut des staffs
- Orienter les staffs sur les opportunités de carrière
- Collaborer avec le Chargé du Développement à l’identification des besoins en renforcement de capacités du staff et à la définition et à la mise en œuvre du plan de développement des compétences
- Produire les tableaux de bord de suivi des effectifs
- Produire les tableaux de bord de suivi de la mobilité
- Participer à la mise en œuvre des plans de sauvegarde (reclassement) ou de réduction des effectifs en cas de fin et d’ouverture de projet
Assister dans la Gestion des relations sociales
- Veiller au Paiement des cotisations Sociales tous les mois conformément aux lois et procédures en vigueur
- S’assurer que tous les staffs sont immatriculés à l’INPS et à l’Assurance Maladie Privée
- Etablir et Mettre à jour le fichier de suivi des immatriculations en fonction des arrivées et départs.
Autres taches :
- Assurer l’Intérim de l’Officer RH en charge du Recrutement lors des départs en congés
- Exécuter toutes autres tâches liées à sa fonction ou demandées par le superviseur
Profil
- Au moins BAC+2en Ressources humaines, Droit, ou sciences sociales
- Expérience de plus d’un 1 an dans un poste similaire et dans une ONG Internationale
- Bonne connaissance des règles de conduite de l’audit RH
- Bonnes compétences organisationnelles et de communication
- Maitrise de l’outil informatique (Word, Excel, etc.)
- Qualités d’écoute, d’observation, de communication
- Diplomatie
- Force de proposition
- Rigueur et méthode
- Ouverture d’esprit et aisance relationnelle
- Créativité, innovation
- Synthèse et analyse et capacité de résolution de problème
- Réactivité
