Fondé en 1933 à l’initiative d’Albert Einstein, l’International Rescue Committee (IRC) répond aux graves crises humanitaires dans le monde et aide les victimes à survivre et à reconstruire leur vie. La mission de l’IRC est d’aider les personnes dont la vie et les moyens de subsistance sont brisés par les conflits et les catastrophes à survivre, à se reconstruire et à prendre en main leur avenir. L’IRC est présent dans plus de 40 pays et 22 villes des États-Unis.
Poste 1 : Project Manager Multisectoriel (Douentza, Mali)
Le Manager projet multi-secteurs assure la coordination de toutes les activités mises en place dans le cadre des projet BHA et Prohasel à Douentza. Il/elle travaille en étroite collaboration avec les autorités coutumières, administratives et les services techniques déconcentres de Douentza. Il/elle travaille avec les différents partenaires intervenant dans les différents domaines d’intervention de ces projets et en étroite collaboration avec les autorités locales, administratives et les différents partenaires intervenant dans les différents domaines d’intervention de ce projet à Douentza
Sous la supervision du Coordinateur de terrain de la base de Douentza, les principales responsabilités du Project Manager Multisectoriel des projets BHA et Prosahel sont :
Responsabilités:
- Responsable de la coordination et mise en œuvre des activités des projets dans le cercle de Douentza et du travail avec les acteurs locaux ;
- Assurer la coordination de la planification, des activités d’assistance au sein des équipes Child Protection, Protection et Autonomisation des femmes et des filles, Protection et état de droits et relance économique et Développement ;
- Responsable du suivi et évaluation des activités, résultats et impacts des interventions des différents secteurs du projet dans sa zone en coordination avec le PM multisectoriel de Ménaka
- Responsable de l’élaboration et la gestion des outils de gestion de projet : planification d’activités (chronogramme mensuel et global de la mise en œuvre des activités), planification des mouvements, suivi budgétaire régulier, plan d’achat, suivi des indicateurs en étroite collaboration avec son homologue de Ménaka. Le Project Manager est également responsable de l’élaboration et du suivi des outils de monitoring avec l’appui du département suivi et évaluation. Il définit le plan de monitoring du projet avant le démarrage des activités et s’assure de la collecte des données relatives aux différents indicateurs des projets sous sa responsabilités. Par ailleurs, il est responsable de la rédaction des différents rapports du projet et rapports bailleurs sous la supervision de la coordination technique ;
- Elaborer les plans d’achat et dépenses (spending plan) du projet et les actualiser chaque mois ;
- Avec l’appui du coordo adjoint du département ERD et du Sr Manager Protection, le manager multisectoriel est responsable de la formation et du renforcement des capacités des membres de son équipe et des partenaires sur les méthodologies et les standards technique en vigueur au sein du département ERD et celui de la protection au Mali ;
- Organiser des rencontres avec les responsables des différents partenaires locaux afin d’évaluer l’avancement des activités conforment au chronogramme des activités ;
- Assurer une bonne supervision des ressources humaines au sein des équipes des projets (gestion des congés, relations conflictuelles, écoute et soutien des équipes terrain) ;
- Participer aux différentes rencontres des secteurs du projet ;
- Organiser des réunions hebdomadaires avec l’ensemble de l’équipe terrain pour planifier les activités et faire la revue des difficultés rencontrées et proposer des solutions de mitigation ;
- Effectuer des visites régulières mensuelles de supervision et d’appui aux équipes sur le terrain ;
- Communiquer avec l’équipe M&E pour s’assurer qu’il y a un bon système de collecte et feedback de la communauté dans le cadre du système de redevabilité de IRC ;
- Assurer une bonne communication et collaboration entre les équipes logistique/opérations et celles des projets ;
- Participer au développement des propositions et budgets selon les besoins du terrain ;
- Représenter IRC aux différentes réunions de coordination (Clusters, réunions avec autres partenaires et groupes de travail) et produire des comptes rendus ;
- Assurer les lignes de communications claires entre Bamako et les équipes des projets sur le terrain pour remonter toute problématique au sein de la base et des équipes ;
- Collaborer avec les structures étatiques au niveau régional impliquées dans la protection et la sécurité alimentaire et relance économique.
- Participer activement aux réunions de cycle de projet.
- Surveiller/évaluer de manière constante et proactive la sûreté et la sécurité des équipes de terrain
- Signaler rapidement les préoccupations ou les incidents à la direction de l’IRC et communiquer avec les chefs de communauté et d’autres parties externes, le cas échéant, pour maintenir/améliorer l’environnement de sécurité des programmes de l’IRC ;
- Autres tâches assignées par le superviseur
- Le Project manager va consacrer 60 % de son temps sur le terrain 40 % au bureau ;
- Possibilité de se déplacer sur tout le pays et en dehors du pays
Profil
- Au moins Bac + 4/5 sciences sociales, psychologie, Economie/Gestion, Gestion de projet ou dans tout autre secteur ou expérience en lien avec le projet
- Minimum trois (3) ans d’expérience professionnelle à un poste similaire dans des projets de protection ;
- Au moins deux années d’expérience dans le domaine de la prise en charge psychosociale, la promotion des droits de la femme/filles, les VBG, la protection de l’enfance et le monitoring de protection ;
- Expérience avérée dans la mise en œuvre des projets communautaires ;
- Expérience avérée dans l’élaboration des plans de travail et de mise en œuvre des activités, la collecte des données, et la rédaction des rapports d’activités ;
- Excellentes capacités en gestion financière des projets
- Volonté de voyager dans les zones des projet d’IRC.
- Qualités personnelles : autonomie, rigueur scientifique, diplomatie, qualités de supervision, sens du dialogue et de la négociation, bonne gestion du stress, capacité d’adaptation au mode de fonctionnement des ONG, capacités d’analyse et de rédaction, flexibilité, esprit d’équipe
Poste 2 : Manager Supply Chain (Goma, RDC)
DESCRIPTIF DU POSTE
Sous la supervision du Field Coordinator, SC Manager a pour responsabilités principales d`organiser les achats des services et des biens, la gestion des inventaires et actifs de l`organisation, la logistique et renforce les capacités des staffs support dans le respect strict des procédures et politiques d’achats mises en place par IRC et ses bailleurs des fonds.
RESPONSABILITES CLES
1. PROCUREMENT
Le Supply Chain Manager est la personne qui gère les opérations de la chaine d`approvisionnement. Il (elle) sera basé à Goma et supervisera les différentes fonctions ci-après :
Suivis, préparation des contrats pour renouvellement et signature :
Il (elle) supervisera les suivis des contrats MPA/MSA en voie d’expiration pour renouvellement ou annulation, suivant les performances du fournisseur concerné. Il (elle) implémentera un mécanisme d’alerte de revue de chaque contrat 3 mois avant leurs expirations. Il (elle) implémentera la procédure des achats dans le cadre des MPA/MSA et assurera la conformité aux procédures avant toute soumission à la revue et à la signature aux organes appropriés.
Il (elle) coordonne et supervise la collecte et l’analyse de données recueillies dans le cadre des activités d’étude de marchés et autres exigences requises lors d’une activité de la chaine d`approvisionnement. Il (elle) s’assure que la gestion et l’analyse des données se fassent dans le cadre de la ségrégation des taches telles que requise dans la SOP de la demande de cotation de GSC.
a. Les négociations avec les fournisseurs : il (elle) supervise, avec les différents membres de comité d`achat mis en place, les activités de négociations des prix, de la qualité de services et des délais de livraisons, suivant les termes et conditions du contrat. Il (elle) s`assure que toutes négociations avec les fournisseurs soient faites avec le comité des MPA/MSA et soient documentés au moyen d`un procès-verbal signé par tous.
b. Gestion du processus d’appel d’offres : il (elle) implémente le processus d`appel d`offre selon les SOPs de GSC en place et ce, en termes des exigences techniques, de délai de soumission des offres et de la gestion d`ouverture des appels d`offre.
c. Développement et diffusion des demandes de propositions (RFP) : il (elle) supervise la collecte d`information auprès des répondants techniques des programmes dans le développement des appels d`offres complexes afin de recueillir les différentes spécifications requises avant la diffusion à travers les voies appropriées.
d. Achèvement d’un processus de demande d’achat : il (elle) garantie que, durant le processus de soumission d`un lot d`appel d’offre, une vérification de différentes étapes de diligence raisonnable obligatoire est faite à travers une checklist mise en place pour cette fin.
Gestion des relations avec les fournisseurs :
- Il (elle) s’assure qu`à travers un panel composé du comité d`évaluation des dossiers des appels d`offres, que les fournisseurs reçoivent, de manière documentée, des feedbacks sur leurs performances et la qualité de leurs prestations;
- Il (elle) s`assure être au courant et applique les règles et règlements des donateurs concernés ;
- Il (elle) Élabore et comprend la stratégie d’approvisionnement par catégorie développée dans le mécanisme de MPA/MSA.
Analyse des rapports financiers :
- Sur base de l`outil de BvA, il (elle) suit les différentes dépenses de chaque Grant comparativement au procurement plans développés ;
- Il (elle) approche les différents budgets holders des programmes concernés et discute de soucis liés aux potentiels sous ou sur dépenses suivant l’analyse des plans d’approvisionnement approuvés.
Identification des drapeaux rouges de fraude :
- À travers les différents mécanismes d`achats des biens et de services, il (elle) identifie les drapeaux rouges qui pourraient potentiellement exposer l`organisation aux risques des fraudes et les rapporte immédiatement, suivant leurs teneurs, a son superviseur ou à d`autres instances mises en place par l`organisation pour la gestion de ces cas ;
- Il (elle) déclenche les analyses des marchés, avec le comité d`évaluation des appels d`offres, suivant les exigences de contextes afin de s`assurer de la conformité des prix.
2. GESTION DES ACTIFS, PROPRIETE, INVENTAIRE ET ENTREPOSAGE
Le Supply Chain Manager a la charge de :
- Superviser le gestionnaire des inventaires, il assure la sûreté et la sécurité des entrepôts, la gestion des actifs (maintenance, réparation, évaluation, ventes aux enchères et donations) et supervise la sélection du site d’entrepôt suivant les règles du bailleur et les procédures d’IRC ;
- En collaboration avec les programmes, Il (elle) approuve les stocks tampons, s`assure que la gestion du stockage des médicaments et les stocks CIK ainsi que les plans de distribution se fassent selon les procédures GSC en place ;
- Avec le support du Directeur Adjoint en charge des opérations et du Coordinateur Supply Chain, il (elle) s`assure que la destruction des stocks expirés est faite selon les procédures d`élimination des stocks en place ;
- Il (Elle) supervise le comptage cyclique des inventaires et coordonne le processus de réconciliation avec les équipes d’inventaires ;
- Il (elle) revoie et approuve tous les rapports de comptage avant une transmission auprès de son superviseur et justifie les écarts des comptages, le cas échéant ;
- Il (elle) s`assure que tous les actifs sont couverts par une assurance valide.
3. LOGISTIQUE :
Le Supply Chain Manager a la charge de :
- Superviser les opérations de la flotte, développement de politiques locales ;
- Superviser et Controller la consommation de carburant des véhicules et générateurs ;
- Assurer la bonne gestion des chauffeurs et leurs dispatchs ;
- Approuver les plans de mouvement de la flotte ;
- Approuver des évaluations des besoins de transport ;
- Comprendre l’exigence du département local du transport et fournir un support approprié ;
- Gérer l’assurance automobile et de l’enregistrement en cas d`acquisition d`une nouvelle flotte ;
- Assurer l`implémentation de la procédure de dédouanement dans les cadres des exonérations ou toute autre exigence locale avec les prestataires de services locaux ;
- Superviser la réparation des actifs en panne suivant le processus mis en place ;
- Analyse des coûts de gestion des véhicules en développer des stratégies de leurs réductions.
- Garantir la sécurité des véhicules de chaque projet.
4. APPRENTISSAGE ET DEVELOPPEMENT DES STAFFS GSC :
Le Supply Chain Manager a la charge de :
- Évaluer les lacunes en matière de formation des staffs Supply Chain.
- Développer professionnellement les capacités des autres en fonction de besoin identifié.
- Identifier les compétences spécifiques lors des formations ;
- Gérer l’orientation de nouveaux staffs.
- Coordonner et dispenser la formation.
5. Résumé de responsabilités
- Développement du personnel.
- Définir les objectifs des membres de l’équipe.
- Documenter les besoins de formation ;
- S`assurer que tous les membres du personnel de SC sont formés à la norme.
- Assurer que tous les homologues qui traitent des processus de la chaîne d’approvisionnement sont formés à la norme.
- Conformité aux politiques de l’IRC et des donateurs.
- Examen et exécution des contrats d`achats des biens et des services.
- Implémentation des SOP de GSC.
- Partage des données précises.
- Soumission des rapports dans le temps.
- Formation des membres du comité d’approvisionnement au processus d’appel d’offres.
- Examiner les documents d’approvisionnement avant les paiements.
- Enregistrement et documentation des Informations historiques de performance du fournisseur.
- Enquête de marché et analyse des couts.
- Séparation des tâches dans la fonction d’approvisionnement.
- Exigences relatives à l’offre et au service demandé par le programme.
- Identification des signaux de la fraude et de la corruption et proposer des solutions.
- S’assurer que les plans d’approvisionnement sont élaborés pour les subventions applicables.
- Vérification des informations des fournisseurs. Qualifications : Formation / connaissances / Compétences Techniques et Expérience ;
- Implémentation des politiques d’inventaire IRC ;
- Rapport d`inventaire de fin d’année ;
- Mise en œuvre des politiques IRC pour les actifs.
- Maintenance et suivi des actifs
- Exactitude du rapport soumis.
- Processus de disposition des actifs.
- Assurance de la sécurité des véhicules.
- Gestion de la consommation de carburant.
- Conformité du statut juridique de la flotte (enregistrement, licences, assurance)
- Rapports mensuels des véhicules.
- Planification et suivi du mouvement des véhicules.
- Gestion des chauffeurs.
- Coordination avec les finances, les subventions et le programme.
- Collaborer avec tous les départements.
Profil
- Qualification minimum requise : Diplôme Universitaire en gestion de Matériels/Passation de marché et Logistique ;
- Expérience deux années dans la passation de marché et ou de la logistique dans une organisation internationale.
Compétences & Aptitudes Techniques :
- Bonnes connaissances de l’outil informatique exigées (Excel, Word, power point
- Connaissance pratique des procédures logistiques et pratiques de passation de marché est un atout ;
- Bonnes capacités organisationnelles et de planification ;
- Capacité à entretenir des relations professionnelles efficaces à tous les niveaux ;
- Grandes capacités d’organisation, de négociation et de travail en équipe ;
- Excellente maîtrise verbale et écrite du français exigée, y compris du vocabulaire des affaires ; maîtrise de l’anglais souhaitable ;
- Niveau prouvé d`intégrité et de bonne réputation dans le processus d`achat des biens et des services avec les vendeurs ;
- Capacité de diriger les équipes et gestions des conflits ;
- Capacités de prise de décisions très orientées.
- La gestion du changement ;
- Gérer le risque Supply Chain ;
- Collaboration multifonctionnelle ;
- Réflexion stratégique ;
- Communication efficace ;
- Capacité de résolution de problèmes ;
- Approche orientée vers le résultat ;
Normes de conduite professionnelle : Les travailleurs de l’IRC doivent respecter les valeurs et les principes énoncés dans l’IRC WAY – Standards de conduite professionnelle. Il s’agit de l’Intégrité, du Service, de la Responsabilité et de l’Egalité.
Sauvegarde : Adhérer rigoureusement à la politique de sauvegarde de l’enfant et de l’adulte d’IRC et toutes les autres politiques, notamment celles relatives à la sécurité et la prévention de la fraude. Conformément à la sauvegarde, l’IRC applique des politiques sur la protection des bénéficiaires/clients contre l’exploitation et les mauvais traitements, la protection des enfants, l’Anti harcèlement dans le milieu du travail, l’intégrité fiscale et la lutte contre les représailles.
Employeur de l’égalité des chances : L’IRC est un employeur de l’égalité des chances. L’IRC considère tous les demandeurs d’emploi sur la base du mérite sans égard à la race, au sexe, à la couleur, à la nationalité, à la religion, à l’orientation sexuelle, à l’âge, à l’état matrimonial, au statut d’ancien combattant, au handicap ou à toute autre caractéristique protégée par la loi.
Diversité, Inclusion et Egalite Genre : IRC reconnaît et honore la valeur fondamentale et la dignité de tous les individus. Nous sommes un employeur offrant l’égalité des chances et considérons tous les candidats sur la base du mérite sans égard à la race, le sexe, la couleur, l’origine nationale, la religion, l’orientation sexuelle, l’identité de genre, l’âge, l’état matrimonial, le statut d’ancien combattant ou le handicap. IRC s’est également engagé à réduire l’écart entre les sexes dans les postes de direction. Nous offrons des avantages qui offrent un environnement propice aux femmes pour participer à notre main-d’œuvre, y compris un congé parental, des protocoles de sécurité sensibles au genre et d’autres avantages de soutien.
