L’International Rescue Committee (IRC) répond aux pires crises humanitaires du monde et aide les gens à survivre et à reconstruire leur vie. Fondé en 1933 à la demande d’Albert Einstein, l’IRC offre des soins vitaux et une assistance qui change la vie des réfugiés contraints de fuir la guerre ou une catastrophe. À l’œuvre aujourd’hui dans plus de 40 pays, nous redonnons sécurité, dignité et espoir à des millions de personnes déracinées et qui luttent pour survivre. La mission de l’IRC est d’aider les personnes dont la vie et les moyens de subsistance sont détruits par les conflits et les catastrophes à survivre, à se rétablir et à prendre le contrôle de leur avenir.
POSTE : Assistant (e) Magasinier
Lieu : Fillingue, Niger
Description de l’emploi
Responsabilités Clés :
Responsable de la gestion des actifs et property de la base :
- Tenir à jour tous les documents de gestion des actif et property (registre, fichier du rapport, …).
- Assurer un bon archivage de tous les documents de gestions des équipements avec une logique claire d’accès.
- S’assurer que les assets non attribués sont bien sécurisés et proprement maintenus.
- Participer au processus de réforme des équipements
- Mettre en place une documentation conforme aux principes de gestion des actifs et property.
- Assurer le suivi et le transfert de des actifs et property.
- Assurer le marquage et l’enregistrement (Target) des actifs et property de la base.
- Assurer la réception, l’étiquetage et l’enregistrement des équipements et property
- Gestion des appareils de communication, radio (HF/VHF) et Thuraya en collaboration avec le chargé de la sécurité
- Gestion des réparations et maintenances du bureau en collaboration avec le département Admin
La gestion de stock de la base :
- Comprendre, mettre en œuvre et maintenir les politiques et procédures standard de gestion des stocks de IRC au Niveau de l’entrepôt de Filingué.
- Gérer et documenter les réceptions, les sorties, les manutentions, les certificats d’achèvement de service à travers les différents formulaires de IRC en matière de la gestion de l’entrepôt au Niveau de l’entrepôt de Tillabery (Fillingué).
- Tenir à jour le registre d’activités au Niveau de l’entrepôt en enregistrant toutes les activités, les entrés et les sortantes.
- Assurer le classement des items selon le nouveau système Integra et placer des bin cards ;
- D’empilage correct et de rotation de stock (FIFO/FEFO) au Niveau de l’entrepôt Conseiller le responsable de la chaine d’approvisionnement sur les problèmes ou les améliorations concernant l’entrepôt.
- S’assurer que toutes les Réceptions sont documentées et sont cohérentes avec les documents des commandes.
- Mettre à jour les fiches d’enregistrement des stocks au Niveau de l’entrepôt.
- S’assurer que les archivages et la documentation selon le système mis en place est à jour
- S’assurer que les sorties sont faites en respectant les procédures de rotation (FIFO) ;
- Maintenir à jour le registre d’entrepôts ;
- S’assurer que la réception et l’expédition des marchandises sont faites conformément à la procédure mise en place ;
- Informer le superviseur sur les cas de ruptures des stocks et/ou des péremptions ou de dommages concernant l’entrepôt de Tillabery (Filingué).
- Mettre en œuvre et garantir des procédures claires claire chargement / déchargement et Gérer les travailleurs occasionnels / journaliers au Niveau de l’entrepôt.
- Assurer l’entretien des bâtiments d’entreposage en assurant la propreté et hygiène au Niveau de l’entrepôt.
- Mettre en œuvre et garantir des procédures de sécurité claires au niveau de l’entrepôt en appliquant les politiques y afférentes au Niveau de l’entrepôt.
- Préparer un rapport mensuel de l’entrepôt pour le magasin décrivant tous les mouvements de stocks et les soldes restants.
- Sur une base mensuelle, travailler avec l’Officier de la chaine d’approvisionnent pour rapprocher le registre de stock de la feuille de suivi des biens el des différents mouvements
Autres activités
- Responsables de la compilation des rapports des équipements
- Responsable de la gestion les étiquetages des équipements et en assure la cohérence
- Effectuer un contrôle minutieux des rapports des assets /property des bases et faire des feed back constructifs d’amélioration.
- Avoir une maîtrise de la situation des assets.
- Assurer la gestion et le suivi des équipements des autres bureaux envoyé en maintenance à Niamey
- Assurer le retour/renvoie des assets des autres bureaux remis à Niamey par un staff en fin de contrat et/ou en cas de remplacement.
- Peut être amené à effectuer des déplacements sur le terrain pour assurer des intérims en matière de gestion des équipements
- Peut aussi être sollicité pour d’autres travaux par le Supply chain Officer.
- Compétences-clés
- Savoir utiliser Excel ;
- Savoir envoyer et recevoir des emails ;
- Avoir une facilité de communication ;
- Etre disponible à tout moment pour répondre aux sollicitations ;
- Esprit d’équipe et aptitudes en résolution de problèmes
- Capacité à exécuter un nombre de tâches limitées sans supervision
- Être fiable et sérieux
Livrables escomptés
- Rapports mensuels stocks et des équipements
- Un système d’archivage Accessible et clair tenu à jour des documents de stock et des assets
- Tenue à jour des documents de stock (Fiche de pile, Fiche de stock, Fiche inventaire …) et des équipements.
- Un bon rangement de stock et des équipements selon les règles de gestion de stocks et le nouveau système Integra.
- Adhésion stricte aux politiques et procédures de l’IRC en matière de gestion de stock et Asset
- Mis à jour quotidienne de toutes les activités au sein des entrepôts ;
- Rendre compte des difficultés et proposer des solutions ;
- Assurer une communication régulière avec le Supply Chain Officer, et les staffs demandeurs.
- Etre à l’écoute des différentes sollicitations ;
- Etre pragmatique dans les réactions
- Entretenir des bonnes relations et collaboration avec les collègues des autres Départements
Qualifications
- Avoir Bac+2 dans le domaine logistique ou équivalent au minimum ;
- Avoir au moins deux années expérience en gestion des équipements dans des grandes organisations.
- Expériences dans les ONG humanitaire est souhaitable.
- Bonne connaissance des procédures de gestion de stock et équiennes,
- Esprit d’équipe et aptitudes en résolution de problèmes
- Être proactif pour s’adapter aux changements pouvant advenir rapidement dans un contexte complexe de sécurité
- Capacité à exécuter un nombre de tâches limitées sans supervision
- Une grande capacité en communication administrative et opérationnelles
- Être disponible immédiatement
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