Requisition ID: req38278
Sector: Chaîne logistique
Employment Category: Régulier
Employment Type: Plein temps
Open to Expatriates: Non
Location: Bunia, Democratic Republic of the Congo
Job Description
Fondé en 1933, International Rescue Committee (IRC) a pour mission d’aider les personnes dont la vie et les moyens de subsistance ont été brisés par des conflits et des catastrophes à survivre, se rétablir et reprendre leur avenir en main. Depuis 1996, IRC-RDC répond aux besoins humanitaires et de développement des populations congolaises et réfugiées en RDC, tout en s’efforçant de promouvoir leurs droits et de renforcer leur santé, leur sécurité, leur bien-être économique, leur éducation et leur pouvoir décisionnel. Actuellement, IRC intervient dans les domaines de la santé (y compris sexuelle et reproductive), de la nutrition, de l’eau, l’hygiène et l’assainissement (WASH), de la protection de l’enfance et des femmes, de la gouvernance et de la gestion des conflits, de l’éducation et enfin, du redressement économique et du développement
DESCRPTION DE POSTE
L`officier responsable de Warehouse Médical et non Médical assure l’ensemble de la gestion de l’entrepôt et supervise l’entrepôt de l’IRC et contrôle le personnel pour effectuer des opérations d’entrepôt précis, efficaces, opportunes et systématiquement liées à la réception, au stockage et à la distribution des produits liés à la santé , équipement et autres consommables et dans le but d’assurer une livraison continue en temps voulu des médicaments de qualité, du matériel médical , des produits connexes et les articles non médical aux partenaires de l’IRC. Il fournit des formations professionnelles de perfectionnement et de recyclage à ses supervisés, soutient le travail en équipe et veille à ce que le système soit opérationnel et respecte les normes internationales d’entrepôt définies et soit conforme à la réglementation IRC ou aux donateurs. L’officier de l’entrepôt maintient et partage les mises à jour de l’état du stock de l’entrepôt à tous les membres clés de l’équipe et fournit également des rapports sur une base régulière au besoin. Il fournit des directives opérationnelles d’entrepôt pour assurer la conformité réglementaire dans toutes les opérations d’entrepôt, y compris l’autorisation, la réception, l’inspection, le stockage, l’enregistrement, l’enregistrement / la documentation appropriée et la distribution des produits et des articles connexes. Il garantit que les procédures d’opérations standard sont en place et suivies systématiquement. L’officier de l’entrepôt est chargé de collecter et d’analyser les données et de mettre en évidence les besoins. Il prépare des rapports en temps opportun et donnera des commentaires et des flux d’information pour les activités d’entrepôt, l’état des stocks et le plan de distribution des produits en cours. il/elle assure le développement et le maintien de relations solides avec des partenaires externes. Il/elle travaille en étroite collaboration avec l’équipe des programmes et participe aux cycles récurrents des inventaires et de rapports IRC.
DESCRIPTION DES TACHES
L`officier Gestionnaire de l`entrepôt a pour rôles :
a. Gestion de réception et expédition des médicaments, équipements et matériels
, consommables médicaux ainsi que d’autres matériels non médicaux
ü S’assure que tous les stocks entrants et sortants sont gérés conformément aux procédures et politiques IRC appliquées.
ü Supervise, suit et met en œuvre les activités, processus et procédures de l’entrepôt pour assurer la disponibilité ininterrompue de produits pharmaceutiques de qualité et les articles connexes ainsi que le non médical.
ü Établit, en collaboration avec l’équipe de santé, la conformité réglementaire aux opérations d’entrepôt en tenant compte de l’autorisation, de la réception (entrée), de l’inspection, du test, du stockage, de l’enregistrement et de l’enregistrement / de la documentation et de la distribution appropriés dans des conditions optimales, suite à IRC ou les règlements des donateurs.
ü Assure des conditions de stockage adéquates des stocks selon leurs exigences spécifiques.
ü S’assure que tout stock retiré de la base est accompagné d’un bon de sortie autorisé (liste d’emballage) conformément à la liste des stockés approuvée et à un bordereau d’expédition (feuille de route). En cas de sortie des stocks de programme, un certificat de don doit être préparé avant l’expédition du stock.
ü S’assure que tous les produits sont suivis par des cartes binaires et des cartes stock avec des informations essentielles, le code source de financement et le code du projet, la description de la molécule, la date d’expiration, le numéro de lot pour le médical et les informations requises également pour le non médical, etc.
ü S’assure que tous les documents associés sont correctement établis et gardés pour une traçabilité claire et la vérification de tous les mouvements de stock.
ü Alerte le responsable de l`équipe des programmes lorsque les niveaux de stocks d’alerte sont sur le point d’être atteints ou les produits périssables approchent leur date d’expiration.
ü S’assure que toutes les anomalies et dégâts d’inventaire sont dûment documentés, étudiés et signalés au Coordonnateur de Programme et au Gestionnaire des Programme. Si nécessaire, procéder à une destruction des stocks conformément aux politiques et aux procédures de l’IRC.
ü Se convient avec la chaîne d’approvisionnement pour organiser le transport de marchandises et fournir la documentation d’accompagnement appropriée pour le transport (emballage et bordereau d’expédition, certificat de donation). Communiquer en permanence avec les partenaires de l’IRC en recueillant leurs commentaires après la distribution en ce qui concerne la qualité de l’emballage, l’exactitude du contenu des boîtes scellées ou des questions connexes afin d’améliorer les normes de distribution.
ü Effectue des vérifications récurrentes des audits avec le SCAT sur le composant de l’entrepôt et veille à ce que le CAPA approprié (actions correctives et actions préventives) soit en place afin d’atténuer le risque d’écart de processus.
ü Évalue les performances des systèmes d’entrepôt, les capacités et suggère l’optimisation, le cas échéant.
ü Maintient, discute, forme et met en œuvre les SOP appropriés (procédures d’exploitation standard) de chaque opération connexe et étapes dans l’entrepôt, y compris, mais sans s’y limiter, les processus de réception, de retour et de refus de marchandises, les processus de réapprovisionnement, de préparation des commandes , d’emballage et de vérification, de transferts de stock, de quarantaine, de récupérations de stocks, transformation de produits, transferts de localisation de stockage, inventaire, etc.
ü Forme les nouveaux employés de l’entrepôt et évalue leur charge de travail ; réorganise les tâches en matière de séparation des tâches pour des livrables efficaces.
ü Vulgarise et forme en temps opportun les changements dans les SOPs d’entrepôt.
ü Surveille la performance du personnel de l’entrepôt pour s’assurer qu’ils adhèrent aux normes de fonctionnement SOP et aux entrepôts.
ü Élabore des statistiques et des rapports statistiques / outils nécessaires pour évaluer les performances et les capacités de l’entrepôt ;
ü En collaboration avec l’équipe des programmes, développe et met en œuvre des indicateurs de performance clés sur les composants de l’entrepôt liés à la qualité des opérations, la qualité du stockage, le contrôle de la température, la fraîcheur des stocks, le % d’expiration, le % des éléments en mouvement lent, % et la valeur des produits près de date d’expiration, le % des stocks tampons pour les traceurs (éléments clés requis pour exécuter le programme) et d’autres.
ü Effectue des inventaires physiques sur une base mensuelle conformément aux procédures IRC.
ü Soumet des rapports mensuels au responsable des programmes avec des analyses et des suggestions.
ü Conseille les pharmacies soutenues par les projets IRC sur la gestion de leur stock médical (commande de stock, réception de stock …)
ü Fournit à l’équipe des programmes de l’IRC des solutions à court et à long terme pour le bon fonctionnement des pharmacies externes et les magasins des partenaires.
ü S’assurer que l’accès aux entrepôts est limité au personnel désigné et que les autres membres du personnel sont autorisés à entrer uniquement lorsqu’ils sont accompagnés ou autorisés.
b. Documentation d’entrepôt
ü Mettre en œuvre le processus de rapport de livraison
ü Gestion des processus de bon de réception et de livraison
ü Mettre en place un processus de registre d’entrepôt
ü Mettre en œuvre un processus de carte de stock
ü Processus de la carte bin d’implantation
ü Mettre en œuvre le processus de publication des magasins
ü Processus de rapport d’inventaire d’entrepôt
c. Contrôles d’entrepôt
ü Processus de gestion des stocks
ü La gestion des procédures d’anéantissement
ü Gérer le processus de comptage complet
ü Gérer le processus des inventaires de fin d’année
ü Gérer les rapports de réclamations d’assurance d’IRC
ü Mettre en œuvre les processus FIFO et FEFO
ü Gérer le processus de comptage cyclique
d. Sécurité d’entrepôt
ü Gestion de la sécurité des entrepôts
ü Connaître le contrôle climatique
ü Gestion de la fumigation
ü Gestion des accès aux entrepôts
e. Apprentissage et développement
ü Évaluer les lacunes en matière de gestion des stocks
ü Développement professionnel des autres staffs dans l`entrepôt.
Qualifications
ü Qualification minimum requise : Diplôme Universitaire en gestion de Matériels ou domaines similaires ;
ü Expérience deux années dans la gestion des entrepôts pour le comte d`une organisation internationale ;
Compétences & Aptitudes Techniques :
ü Bonnes connaissances de l’outil informatique exigée (Excel, Word, power point
ü Connaissance pratique des procédures logistiques et pratiques de passation de marché est un atout ;
ü Bonnes capacités organisationnelles et de planification;
ü Capacité à entretenir des relations professionnelles efficaces à tous les niveaux ;
ü Grandes capacités d’organisation, de négociation et de travail en équipe ;
ü Excellente maîtrise verbale et écrite du français exigée, y compris du vocabulaire des affaires ; maîtrise de l’anglais souhaitable ;
ü Niveau prouvé d`intégrité et de bonne réputation dans le processus d`achat des biens et des services avec les vendeurs ;
ü Capacité de diriger les équipes et gestions des conflits ;
ü Capacités de prise de décisions très orientées.
ü La gestion du changement ;
ü Gérer le risque SC ;
ü Collaboration multifonctionnelle ;
ü Réflexion stratégique ;
ü Communication efficace ;
ü Capacité de résolution de problèmes ;
ü Approche orientée vers le résultat ;
Normes de conduite professionnelle : Les travailleurs de l’IRC doivent respecter les valeurs et les principes énoncés dans l’IRC WAY – Standards de conduite professionnelle. Il s’agit de l’Intégrité, du Service, de la Responsabilité et de l’Egalité.
Sauvegarde : Adhérer rigoureusement à la politique de sauvegarde de l’enfant et de l’adulte d’IRC et toutes les autres politiques, notamment celles relatives à la sécurité et la prévention de la fraude.
Conformément à la sauvegarde, l’IRC applique des politiques sur la protection des bénéficiaires/clients contre l’exploitation et les mauvais traitements, la protection des enfants, l’Anti-harcèlement dans le milieu du travail, l’intégrité fiscale et la lutte contre les représailles.
Employeur de l’égalité des chances : L’IRC est un employeur de l’égalité des chances. L’IRC considère tous les demandeurs d’emploi sur la base du mérite sans égard à la race, au sexe, à la couleur, à la nationalité, à la religion, à l’orientation sexuelle, à l’âge, à l’état matrimonial, au statut d’ancien combattant, au handicap ou à toute autre caractéristique protégée par la loi.
Diversité, Inclusion et Egalite Genre : IRC reconnaît et honore la valeur fondamentale et la dignité de tous les individus. Nous sommes un employeur offrant l’égalité des chances et considérons tous les candidats sur la base du mérite sans égard à la race, le sexe, la couleur, l’origine nationale, la religion, l’orientation sexuelle, l’identité de genre, l’âge, l’état matrimonial, le statut d’ancien combattant ou le handicap. IRC s’est également engagé à réduire l’écart entre les sexes dans les postes de direction. Nous offrons des avantages qui offrent un environnement propice aux femmes pour participer à notre main-d’œuvre, y compris un congé parental, des protocoles de sécurité sensibles au genre et d’autres avantages de soutien.
o CV à soumettre en français
Nous veillerons à ce que les personnes vivant avec un handicap bénéficient d’aménagements raisonnables pour participer au processus de recrutement, pour exécuter des fonctions professionnelles cruciales et pour recevoir d’autres avantages et privilèges d’emploi. Veuillez nous contacter pour toute information relative à cette disposition.
PRESENTATION DU DOSSIER
· Lettre de demande d’emploi (Maximum 1 page)
· Curriculum Vitae à jour avec les noms, fonctions, numéro de téléphone et adresse électronique d’au moins trois références professionnelles dont une référence professionnelle de RH et une brève explication de leur relation professionnelle avec vous (par exemple » mon superviseur direct » etc.) (Maximum 3 pages);
· Copie des diplômes, attestations de services rendus et recommandations provenant uniquement d’anciens employeurs
· Copie d’une pièce d’identité
· Copie de la carte de demandeur d’emploi livrée par l’ONEM (pour les candidats sans emplois)
A compétences égales, la préférence sera donnée à une candidature féminine.
DEPOT DES CANDIDATURES :
Du 28 février 2023 au 10 Mars 2023 à 16h30
NOTA BENE :
Nous vous encourageons par conséquent à soumettre votre candidature le plus rapidement possible, sans attendre la date de fin de la publication.
· Seules les personnes dont la candidature aura retenu l’intérêt d’IRC seront contactées pour la suite du processus.
· Tout dossier de candidature non retenue sera détruit. Par conséquent, veuillez ne pas remettre d’originaux à IRC.
· IRC se réserve le droit de demander à voir les originaux des documents fournis par les candidats qui seront retenus.
« Il est porté à la connaissance des candidats qu’IRC ne demande aucun paiement, ni frais durant tout le processus de recrutement. Toute demande allant dans ce sens doit être immédiatement signalée car contraire aux valeurs et aux pratiques de notre organisation. »
