Sous la supervision de l’agent d’accès humanitaire et de liaison, l’assistant d’accès humanitaire et de liaison (HALA) est chargé de faciliter l’accès humanitaire et la sûreté et la sécurité du personnel et des biens de l’IRC dans la région sud-ouest, en mettant l’accent sur les divisions MEME et MANYU, du Cameroun. Il/elle sera le point focal de sécurité (SFP) dédié pour tout le personnel et les visiteurs de l’IRC dans ces divisions. Le poste n’est cependant pas limité à ces deux divisions, car HALA soutiendra également HALO sur les questions de la division Fako, comme demandé de temps à autre.
Descriptif du poste
Objectif 1 : Gestion de la flotte véhicule :
- S’assurer que la V4 (Carnet du Chauffeur) est rempli pour chaque chauffeur et utilisateur des Motos ;
- S’assurer que la V18 (rapport de passation du véhicule) à chaque fois qu’il y a une mutation entre deux chauffeurs ;
- Tenir à jour la V28 (Plan de suivi des services) ;
- Tenir à jour tous les documents clés relevant de la gestion de la flotte véhicule + Générateur + Sécurité ;
- Mettre en place un système d’archivage facile d’accès et transparent ;
- S’assurer du bon approvisionnement des véhicules en carburant de manière régulière ;
- S’assurer que tous les véhicules sont à moitié plein en permanence. S’assurer du contre plein des générateurs de manière adéquate ;
- S’assurer que les checks hebdomadaires des véhicules sont faits par les chauffeurs de manière régulière en rapportant tout point ayant besoin de l’attention de la hiérarchie ;
- Suivre de très près les entretiens (vidanges, changement des pièces…) des véhicules + générateurs sont assurés de manière adéquate ;
- Planifier les déplacements en fonction des besoins exprimés par les programmes et les services de soutien Élaborer en conséquence les ordres de mission ;
- Assurer un coaching des chauffeurs tout en prenant les mesures correctives adéquates en cas de manquement ;
- Produire des rapports mensuels de consommations carburant en bonne et due forme et dans les délais requis ;
- Faire un inventaire régulier des matériels de chaque véhicule ;
- Tenir informer le responsable Logistique de la base de toute information de grande portée nécessitant son attention particulière ;
- Produire le rapport pour chaque incident ;
- Produire des rapports de consommation par véhicule et par projet a la demande du superviseur ou des programmes ;
- Assurer le suivi des différents systèmes de gestion de la flotte (AMS tracking system, Cynod de Oriba…).
Objectif 2 : Gestion du respect des procédures :
- S’assurer que la V4 (Carnet du Chauffeur) est rempli pour chaque chauffeur ;
- S’assurer que la V18 (rapport de passation du véhicule) à chaque fois qu’il y a une mutation entre deux chauffeurs ;
- Tenir à jour la V28 (Plan de suivi des services) ;
- Tenir à jour tous les documents clés relevant de la gestion de la flotte véhicule + Générateur + Sécurité ;
- Mettre en place un système d’archivage facile d’accès et transparent.
Objectif 3 : Assurer des réponses rapides, efficaces et efficientes aux différentes demandes de réparations, maintenances et ravitaillements aux niveaux des guests house et bureau :
- Faire une évaluation de besoin en maintenance et réparation et faire une proposition au supply chain Manager pour prise de décision ;
- Faire les demandes d’achat (PR) Integra pour les besoins recueillis à travers l’évaluation de besoin aux bureaux et aux niveaux des guets house ;
- Suivre les travaux de réparations, maintenances des véhicules, générateurs ;
- Élaborer et partager chaque vendredi un rapport de suivi de la consommation des TOMCARD Carburant.
Profil
- Avoir une expérience d’au moins 2 ans dans le domaine de la supply chain ;
- Avoir au moins un niveau bac+3 en logistique ou tout autre domaine pertinent relatif à la description du poste ;
- Compétences informatiques, notamment en ce qui concerne Word, Excel, PowerPoint et une grande maitrise de l’internet ;
- Être proactif pour s’adapter aux changements pouvant advenir rapidement dans un contexte complexe de sécurité ;
- Parfaite intégrité personnelle ;
- Attention aux détails ;
- Capacité à accomplir en même temps des multiples tâches ;
- Esprit d’équipe et aptitudes en résolution de problèmes.
