Requisition ID: req36595
Job Title: Médical Warehouse Assistant (Basé a Kalemie)
Sector: Chaîne logistique
Employment Category: Régulier
Employment Type: Plein temps
Compensation: USD 0,00 – 0,00 Salarié
Location: Democratic Republic of the Congo
Job Description
Sous la supervision de l’officier chargé des stocks, le/la Medical Warehouse Assistant a pour Responsabilité principale la gestion des intrants du secteur santé (médicaments, équipements et autres intrants) dans le strict respect des procédures et politiques Supply Chain mises en place par IRC et ses bailleurs des fonds.
RESPONSABILITE CLES
Le/la Médical Warehouse Assistant est la personne opérationnelle de la gestion des intrants médicaux de l’entrepôt medical, Il (elle) sera basé à Kalemie et assurera les différentes fonctions ci-après :
- Participer au processus d’achat des intrants médicaux : ouverture des offres, préparation du BID analysis, émission des bons de commande (PO)
- Assurer le suivi de l’évolution du processus d’achat en collaboration avec le chargé des achats et logistique
- Mettre en place la base des données de gestion des intrants de la pharmacie (médicaments, consommables médicaux et équipements), la tenir à jour et faire rapport au superviseur mensuellement
- Mettre en place un plan de livraison/approvisionnement des intrants médicaux (Pharmacie Goma-Kalemie-sous bases vers les structures sanitaires appuyées) tenant en compte les autres contraintes d’ordre logistiques.
- Assurer le respect des normes de gestion et de qualité de stock des intrants médicaux (conditions de stockage : température, humidité, palette,) tant au niveau de Kalemie que terrain.
- Réceptionner, vérifier la conformité quantitative et qualitative des médicaments (date de péremption, intégrité de l’emballage,) et matériels médicaux livrés par rapport à la commande et rédiger le rapport de réception à transmettre à qui de droit.
- Mettre en place et tenir à jour les documents de gestion : carte de stock physique, fiche de stock, bon de livraison, de sortie, …
- Recevoir les états de besoins des équipes sur le terrain, analyser et préparer la livraison sous la supervision du Coordinateur santé
- Sous la supervision du chef de projet santé ou de son adjoint, préparer des kits d’urgence pré-positionnés au niveau du dépôt.
- S’Assurer du respect de la chaine de froid lors de la réception, dans le transport et le stockage des certains intrants spécifiques.
- Identifier dans le délai (minimum 6 mois), les médicaments qui tendent vers la péremption et qui ne peuvent pas être utilisés en tenant compte de la consommation moyenne mensuelle (CMM) et faire rapport aux superviseurs
- Donner un appui technique aux structures soutenues dans la gestion des médicaments, matériel et équipements médicaux. Cet appui doit se faire de manière à renforcer les capacités de ce dernier et le rendre effectivement autonome dans l’organisation et la gestion de la pharmacie. L’appui technique va consister à :
§ Former dans l’organisation physique de la pharmacie
§ Suivre la mise en place les outils de gestion : fiches de stock, bon de commande, bon de livraison, outils de consommation mensuelle ou journalière, inventaire, …
§ Aider dans l’analyse des outils de gestion : dégager la CMM au niveau de la zone et des FoSa, établir le stock d’alerte et sécurités pour éviter les ruptures de stock
§ Aider dans l’informatisation des données et la mise en place de la base des données au niveau du Bureau Central de la Zone de Santé (BCZS)
§ Superviser les structures et renforcer les capacités selon les besoins
§ Aider dans l’organisation du classement et l’archivage des différents outils de gestion
Collaborer avec le bureau de la pharmacie au niveau de la DPS et l’inspection pharmaceutique, contrôle et pharmaco vigilance
Documenter sur des cas dESeffets secondaires hors des communs et en rapporter au superviseur hiérarchique.
Qualifications
Qualification minimum requise: Avoir un diplôme Universitaire en pharmacie, Sciences infirmières, et/ou Chain d’approvisionnement et logistique ou encore une formation pertinente dans le domaine,
- Avoir une expérience d’au moins une année dans la gestion de la pharmacie, de stock et en logistique dans une organisation internationale.
Compétences & Aptitudes Techniques :
- Avoir une bonne connaissance de l’outil informatique exigée (Excel, Word, power point, Outlook, etc.)
- Avoir une connaissance pratique des procédures logistiques et pratiques dans la gestion de stock médical est un atout;
- Avoir une bonne capacité organisationnelle et de planification ;
- Avoir une Capacité à entretenir des relations professionnelles efficaces à tous les niveaux;
- Avoir une grandes capacités d’organisation, de négociation et de travail en équipe;
- Avoir une excellente maîtrise verbale et écrite du français exigée, y compris du vocabulaire des affaires; maîtrise de l’anglais et du Swahili est souhaitable;
- Avoir un Niveau prouvé d’intégrité et de bonne réputation dans le processus d`achat des biens et des services avec les vendeurs;
- Avoir une bonne capacité de diriger les équipes;
- Savoir la gestion du changement;
- Être capable de gérer le risque SC;
- Avoir une capacite de collaboration multifonctionnelle;
- Avoir une réflexion stratégique;
- Avoir une excellente aptitude de communication efficace;
- Être capable de résoudre des problèmes;
- Approche orientée vers le résultat
