L’International Rescue Committee (IRC) a été fondée en 1933, à l’initiative du célèbre physicien Albert Einstein. Aujourd’hui, l’IRC est l’un des leaders mondiaux en matière de secours, de réhabilitation, de protection, de développement post-conflit, de réinsertion et de plaidoyer pour les personnes affectées par les crises. La mission de l’IRC est d’aider les personnes dont les vies et les moyens de subsistance sont détruits par les conflits et les catastrophes à survivre, se relever et prendre en main leur avenir.
Titre du poste : agent d’entrepôt et d’actifs
Lieu : Buéa, Cameroun
Modalités de travail :
Description de l’emploi
Description générale
Sous la supervision directe du gestionnaire de la chaîne d’approvisionnement, l’officier d’entrepôt est responsable de la gestion des actifs et des stocks, assurant la bonne mise en œuvre des activités d’approvisionnement à la base.
Objectif
L’officier d’entrepôt et d’actifs sera responsable de :
1) Recevoir les commandes et travailler
- Il constitue la réception des documents conformément aux procédures et mécanismes de l’organisation mis en place sur la base.
- Il/Elle valide la qualité des marchandises auprès des demandeurs dans le cadre des livraisons en référence à l’échantillon remis par le fournisseur et validé par le demandeur et assure la livraison conjointe des commandes avec l’Assistant Achats.
- Il vérifie les dates de péremption des produits périssables tels que les médicaments, les denrées alimentaires, etc. avec les clients lors des livraisons.
- Il s’assure que les marchandises livrées répondent aux normes de qualité et respectent les normes éthiques des achats IRC.
- Il vérifie la conformité des documents fournis par les fournisseurs : pro forma, facture, documents de livraison.
- Il vérifie et s’assure de la conformité des dossiers et les transmet à la Direction des Achats pour l’élaboration de la demande de paiement (PRF)
- Si la réception se fait au bureau, il participera à la réception des marchandises avec les demandeurs.
- Si la réception est prévue sur le terrain, il prendra les dispositions nécessaires pour ce faire conjointement avec les équipes du programme, c’est-à-dire transmettra au Responsable du Programme le bon de commande et éventuellement la lettre de voiture.
- Il s’assure que les fournisseurs respectent les délais et lieux de livraison convenus lors des commandes.
- Il/Elle assure le bon archivage physique et électronique de tous les documents de commande, de livraison/réception de la base.
- Il/Elle participe à la préparation des audits dans son domaine d’expertise.
- Il/Elle assure la relation avec les fournisseurs et prestataires et peut être amené(e) à gérer les litiges avec eux en collaboration avec sa hiérarchie.
- Lors de travaux d’entretien ou de réhabilitations diverses, il/elle établit le certificat d’achèvement (COC) en collaboration avec l’Assistant Transport
Gestion des stocks dans Integra
- Comparez les inventaires extraits d’Integra avec le stock physique.
- Créer un journal d’inventaire – Inventaire annuel
- Réaliser un inventaire physique et enregistrer les résultats de l’inventaire
- Saisir les résultats du comptage
- Créer un journal d’inventaire de fin de subvention
- Créer un journal d’inventaire – 20 % de l’inventaire
- Afficher les stocks disponibles
- Créer un journal d’ajustement des stocks
- Distribuer l’ajustement du journal d’inventaire
- Annuler la réservation de la quantité de produit du projet
- Joindre un document à un journal d’ajustement des stocks
- Saisir l’accusé de réception du produit
- Recevoir les articles CIK stockés dans l’inventaire
- Expédier les produits en : Etablissant un bon de livraison, Transferts et retours de stock.
Transfert de stock
- Créez un ordre de transfert pour transférer un produit entre deux ou plusieurs fournisseurs.
- Recevoir un produit sur un ordre de transfert
- Transférer le stock d’un emplacement à un autre (dans le même entrepôt IRC)
- Transfert de stock entre deux projets.
Retours de produits - Envoyez les articles à retourner au fournisseur.
- Renvoyez les articles du bénéficiaire à l’entrepôt IRC.
2) Responsable de la gestion des actifs de la base.
- Réaliser des inventaires tournants tous les 02 mois et annuellement selon les procédures IRC et les dispositions définies sur la base.
- Assurez-vous que tous les documents de gestion des actifs/propriétés sont mis à jour et partagés mensuellement avec la direction.
- Mettre en œuvre la documentation conformément aux principes de gestion des actifs/propriétés ;
- Assurer le suivi et le transfert des actifs et des biens.
- Assurer le marquage et l’enregistrement (Target) des actifs et biens de la base.
- Assurer le démantèlement, la cession, le don ou le transfert des actifs conformément aux procédures.
Gestion d’actifs dans Integra - Enregistrement des immobilisations
- Mettre à jour le registre des immobilisations avec les informations requises.
- Créer et acquérir un bien CIK (non amortissable)
- Créer un registre d’actifs pour un élément CIK.
3) Contribuer à la gestion des stocks de la base.
- Superviser le travail dans les entrepôts/magasins.
- Veiller à la propreté des entrepôts/magasins.
- Assurer le classement standard des articles et placer les fiches de casiers.
- S’assurer que le système de classement et de documentation est à jour.
- S’assurer que tous les articles sortants sont traités selon les procédures de rotation (FIFO/FEFO);
- Tenir à jour le registre de l’entrepôt.
- S’assurer que la réception et l’expédition des marchandises se font conformément à la procédure en place.
- Participer à tous les inventaires ou vérifications des stocks.
- Signaler au responsable de la chaîne d’approvisionnement toute défaillance dans les entrepôts.
- Faire des propositions pour améliorer le classement, l’archivage ou toute autre activité jugée pertinente.
4) Tâches spécifiques
- Mise à jour quotidienne de toutes les activités au sein des entrepôts.
- Signaler les difficultés et proposer des solutions ;
- Assurer une communication régulière avec le responsable des achats et le personnel demandeur.
- Soyez attentif aux différentes demandes.
- Soyez pragmatique dans ses réactions.
- Maintenir de bonnes relations et collaboration avec les collègues des autres départements.
5) Rapports
- Contribuez mensuellement aux rapports internes liés à l’inventaire et aux actifs !
- Assurez la collecte de données de qualité liées aux activités d’inventaire et de gestion des actifs !
- Assurer une communication régulière avec le responsable des achats pour intégrer les priorités dans la mise en œuvre des activités de soutien et de programme.
- Effectuer toute autre tâche à la demande de son superviseur.
Engagement général
- Engagement à se conformer aux politiques de déclaration obligatoire.
- Engagement à veiller à ce que ces politiques soient pleinement mises en œuvre dans leur environnement de travail.
- Être disponible pour effectuer toute autre tâche jugée utile par son superviseur direct ou par l’IRC.
Livrables
- Produire un rapport hebdomadaire sur les stocks
- Produire un rapport mensuel sur l’actif
- Produire un rapport mensuel sur le stock
- Produire un rapport de stock et d’actifs à la fin de chaque subvention
- Produire un rapport de comptage de cycles tous les deux mois.
Qualifications
Éducation et expérience
- Baccalauréat en gestion de la logistique, en gestion des affaires, en sciences sociales ou dans un domaine connexe, ou expérience équivalente.
- Au moins 3 ans d’expérience dans des ONG internationales et des organisations privées
Exigences de l’emploi:
- Capacité à rédiger des rapports narratifs et analytiques sous forme de feuille de calcul ;
- Des compétences informatiques éprouvées dans MS-Word, MS-Excel avancé, MS-Access et d’autres programmes connexes sont requises.
- Capacité à planifier, prioriser, coordonner et effectuer plusieurs tâches ;
- Capacité à travailler sous pression et à respecter les délais;
- Solides compétences organisationnelles, interpersonnelles et de communication;
- Capacité à travailler avec une équipe multiculturelle
- Capacité à travailler en équipe, en priorisant des volumes de travail élevés tout en respectant des délais serrés.
- Capacité à synthétiser des informations.
Langues :
- Excellentes compétences rédactionnelles et de communication en anglais.
LES CANDIDATURES FÉMININES SONT FORTEMENT ENCOURAGEES À POSTULER
