L’International Rescue Committee (IRC) répond aux pires crises humanitaires du monde et aide les gens à survivre et à reconstruire leur vie. Fondé en 1933 à la demande d’Albert Einstein, l’IRC offre des soins vitaux et une assistance qui change la vie des réfugiés contraints de fuir la guerre ou une catastrophe. À l’œuvre aujourd’hui dans plus de 40 pays et dans 22 villes des États-Unis, l’IRC redonne sécurité, dignité et espoir à des millions de personnes déracinées par un conflit ou une catastrophe. L’IRC ouvre la voie du retour à la maison.
Intitulé de poste: Assistant Finance Ansongo
Secteur d’activité: Finances
Type de contrat: Durée Déterminée
Taux d’occupation: Plein temps
Ouvert aux expatriés: Non
Lieu de travail: Ansongo, Mali
Modalités de travail: en personne
CONTEXTE
L’International Rescue Committee (IRC) est présent au Mali depuis 2012 en réponse au conflit armé et a l’instabilité politique dans le Nord du pays qui ont contraint des centaines de milliers de maliens à fuir vers le sud aggravant davantage les conditions de vie et les moyens d’existence des ménages les plus vulnérables. L’IRC est présent dans les régions du Nord, centre et Sud et met en œuvre des programmes qui encouragent la participation communautaire dans les domaines de la santé Nutrition, l’éducation, l’eau, l’hygiène et l’assainissement la protection, l’éducation ainsi que le relèvement et développement économique, gouvernance et intervention d’urgence.
Vue d’ensemble du poste/résumé
Sous la supervision du Finance Officer, il apportera un soutien à l’équipe IRC du bureau d’Ansongo pour le bon fonctionnement financier des programmes mis en œuvre dans le cercle d’Ansongo. Pour atteindre ses objectifs l’assistant financier a pour rôle de donner l’appui technique, financier dans le respect des règles et procédures financières de International Commettee Rescue (IRC) au Mali.
- Il devra s’assurer que ces procédures soient correctement appliquées au sein de l’équipe. Il sera responsable de veiller à ce que toutes les opérations liées aux finances du programme (planification, trésorerie, gestion, suivi et rapportage) sont pleinement satisfaites en temps opportun.
- L’assistant finance suivra de près les budgets et dépenses des projets vérifiant les rapports financiers et assurant que les dépenses sont conformes au budget et éligibles selon les procédures de l’IRC
Principales responsabilités
Account Payable
- Réceptionner les dossiers pour la Finance ;
- Effectuer les tâches financières assignées par le superviseur ;
- Faire la prise en charge des factures sans PO avec des bonnes dimensions financières ;
- Traiter les factures avec PO dans Vendor journal entries ;
- Enregistrer le retour des fonds sur les avances programme ou mission ; en utilisant setlle transaction ;
- Faire le CR de tout autre réception de fond ;
- Poster les journaux approuvés dans le système ;
- Effectuer les paiements après vérification des conformités avec les règles et procédures financières d’IRC ;
- Suivre et faire les paiements des dossiers en ligne les valider dès qu’ils sont payés ;
- Garantir la sécurité de la caisse et la confidentialité des informations ;
- Faire l’archivage électronique des pièces comptables ;
- Assister le Département en cas d’audit ;
- Suivre les avances et préparation des vouchers d’ajustement, vérifier les rapports des dépenses et les archiver ;
- Maintenir le bon fonctionnement du département Finance en cas d’absence du superviseur.
Classement
- Archiver sur Box tous les documents comptables (Factures, demande d’avance, dossiers de liquidation, preuves de paiement, etc. …) dans le respect des SOP Archivage Electronique en vigueur. Et avant tout classement, assurer que les documents de paiement sont tamponnés, payés et portant le numéro de chèque correspondant ;
- Etablir et maintenir un système de classement bien organisé qui facilite la recherche les pièces au besoin et pendant les audits.
- Scanner les dossiers de paiement et les mettre en ligne dans le dossier approprier
Autres tâches assignées par le superviseur
- Effectuer des visites régulières sur les zones d’intervention
- Suivre les procédures et politiques issues par la Direction ;
- Communiquer régulièrement avec tous le staff terrain ;
- Toute autre tâche administrative ou financière assignée par le superviseur.
Devoirs communs
- Assister et participer aux formations identifiées / organisées par votre superviseur ;
- Suivre les nouvelles procédures et lignes directrices désignées dans les circulaires de la direction ;
- Obligation de signale toute violation de la procédure IRC ;
- S’acquitter d’autres tâches qui pourraient lui être confiées par votre superviseur.
Aptitudes personnelles
- Excellent niveau de français écrit et oral, bonne connaissance de l’Anglais est un atout ;
- Excellente faculté d’organisation, de rigueur et de précision ;
- Très bonne capacité de gestion des relations interpersonnelles ;
- Maitrise complète de l’outil informatique,
- Capable de travailler de manière autonome et de prendre des initiatives ;
- Travail en équipe et facilitation des solutions ;
COMPÉTENCES ET APTITUDES
- Doit être en mesure de fonctionner confortablement dans un environnement de travail peu structuré mais complexe, en travaillant et en priorisant les tâches multiples ;
- Capacité de communiquer efficacement (écrit et verbalement) en français avec le personnel du programme, la direction et les employés ;
- Bonne collaboration, gestion du temps et compétences interpersonnelles.
Profil
QUALIFICATION
- Bac + 2 en Comptabilité, finances ou tout diplôme équivalent ;
Expérience d’au moins une année dans une fonction similaire.
Exigences du poste
Éducation :
- BAC + 2 en Comptabilité, finances ou tout diplôme équivalent ;
Expérience professionnelle :
- Expérience d’au moins une année dans une fonction similaire ;
Langues :
- Excellent niveau de français écrit et oral, bonne connaissance de l’Anglais est un atout ;
Exigences en matière d’informatique/autres technologies :
- Compétence professionnelle totale dans la suite Microsoft Office, en particulier Word, Excel, Outlook et PowerPoint. Ajouter des logiciels spécifiques au poste (par exemple, des logiciels de comptabilité, des logiciels de statistiques, etc.)
Normes de conduite professionnelle L’IRC et les travailleurs de l’IRC doivent adhérer aux valeurs et aux principes énoncés dans l’IRC Way – Code de conduite. Il s’agit de l’intégrité, du service et de la responsabilité. Conformément à ces valeurs, l’IRC applique des politiques en matière de protection des bénéficiaires contre l’exploitation et la maltraitance, de protection des enfants, d’absence de harcèlement sur le lieu de travail, d’intégrité fiscale, de lutte contre les représailles, de lutte contre la traite des êtres humains et bien d’autres encore.
L’égalité des sexes : L’IRC s’engage à réduire l’écart entre les hommes et les femmes aux postes de direction. Nous offrons des avantages qui créent un environnement propice à la participation des femmes à nos effectifs, notamment des congés parentaux, des protocoles de sécurité tenant compte des spécificités de chaque sexe et d’autres avantages et allocations de soutien.
Environnement de travail
L’IRC est un employeur qui souscrit au principe de l’égalité des chances. L’IRC examine tous les candidats sur la base de leur mérite, sans tenir compte de la race, du sexe, de la couleur, de l’origine nationale, de la religion, de l’orientation sexuelle, de l’âge, de l’état civil, du statut d’ancien combattant, du handicap ou de toute autre caractéristique protégée par la législation en vigueur.
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