Description de l’emploi
L’International Rescue Committee (IRC) est une organisation humanitaire apolitique, à but non lucratif et non religieux qui fournit une assistance aux réfugiés et aux vulnérables à travers le monde entier. L’IRC met en œuvre des programmes pour promouvoir les solutions durables chez les personnes déplacées, les réfugiés et les populations hôtes à travers des projets de santé/nutrition, sureté, éducation, relèvement économique, pouvoir. L’IRC intervient auprès des réfugiés depuis 1933 et est présent dans 40 pays en Europe, en Afrique, en Asie, ainsi qu’au l’Etats Unies, dans le cadre d’un programme d’appui à la réinstallation, L’IRC est une organisation engagée dans la liberté, la dignité humaine et l’autonomie. Cet engagement se traduit par une assistance de qualité à la réinstallation, à une aide globale d’urgence, à la réhabilitation et le plaidoyer pour les réfugiés et les ménages vulnérables.
Titre du poste 1 : Assistant RH-Administration (H/F)
Lieu : Dori, Burkina Faso
Pour renforcer son équipe support, IRC Burkina recrute un/une Assistant Ressources Humaines & Administration pour le compte du bureau de Dori
OBJECTIFS DU POSTE/PRINCIPALE RESPONSABILITÉ
Sous la supervision du Coordinateur Terrain, le poste consiste à exécuter toutes les activités liées à la gestion administrative et ressources humaines du personnel IRC de la région du Sahel. Il est attendu du travail à ce poste un niveau minimum de supervision essentiellement dans la gestion des baux/logement, la gestion de voyage du personnel, la gestion des relations avec les partenaires sociaux (inspection du travail / CNSS / Délégué du personnel / etc.), la gestion du courrier, la gestion de l’assurance maladie, de l’accueil / installation des nouveaux arrivants / missionnaires, de l’administration des ateliers / formations / rencontres, la veille à l’application du règlement intérieur (RI) / procédures disciplinaires / principes IRC way, de soumission des rapports de l’Administration et Ressources Humaines.
RESPONSABILITÉS SPECIFIQUES
Administration du bureau et support Ressources Humaines
- Préparer et émettre les PR relevant de sa compétence ;
- Rédiger les correspondances selon les instructions du superviseur ;
- Réceptionner et ventiler les correspondances entrant et sortant ;
- Préparer et mettre en circuit de validation des ordres de mission à partir des informations communiquées par le chef de mission ;
- Préparer les contrats de travail/conventions de service selon les instructions du superviseur ;
- Préparer la paie des contractuels journaliers et des consultants ; les déclarations d’impôts et autres taxes y relatives ;
- Préparer toute autre documentation de support de la paie telle (nouveau contrat, changement de statut, fin de contrat, lettre de notification d’intérim, note de transfert, etc.) ;
- Soumettre les documents administration/RH a la signature de l’autorité compétente ;
- Préparer les demandes d’avance sur salaire et soumettre aux superviseurs pour vérification avant soumission à la finance ;
- Préparer et soumettre les informations sur les avances sur salaire pour le staff ;
- Préparer le paiement des factures des abonnements (eau, électricité, téléphone, etc.) ;
- Superviser la gestion des puces de communication flotte IRC attribuées au personnel ;
- Assurer la régularité/centralisation/transmission des time sheet du staff a la RH/Ouaga ;
- Veiller à la remontée et a la remise individuelle des bulletins de paie du staff ;
- Coordonner la centralisation de la fixation des objectifs de performances/évaluation des performances du staff ;
- Assurer le suivi du traitement des dossiers de remboursement assurance médicale du staff ;
- En collaboration avec la logistique et le département organisateur, assurer les démarches administratives de l’organisation/administration des ateliers/formations/rencontres ;
- Assurer la coordination des processus de recrutements (demande/offre/publication/réception candidatures/administration épreuve/entretiens/etc) avec l’appui des collègues impliqués ;
- Assurer l’accueil/installation des nouveaux staffs arrivants ;
- Assurer la coordination administrative de la sortie des employés en fin de contrat de travail ;
- Assurer la coordination de l’induction des nouveaux staffs en collaboration avec les autres collègues concernés ;
- Contribuer à la gestion de la visibilité institutionnelle des bureaux et du staff ;
- Organiser le classement/archivage des documents administration/RH ;
- Tenir à jour les registres de suivi des congés du personnel, des contrats de travail/contrats journaliers, et tout autre registre concernant la gestion administrative ;
- Préparer les différents tracking : Formation et recrutement et les soumettre au superviseur ;
- Superviser le travail des employés de maison/bureaux, cuisiniers, jardiniers etc ;
- Préparer les demandes d’achat des fournitures de bureaux/fonctionnement des bureaux ;
- Tenir un fichier de tracking des conventions des consultants/stagiaires à jour ;
Voyage et logement du personnel
- Soumettre les demandes de réservation de voyage (vols UNHAS) des staffs ;
- Assurer le booking des voyages du staff en lien avec le point focal UNHAS IRC/Ouaga ;
- Assurer les responsabilités du point focal UNHAS IRC au niveau de la région du Sahel ;
- Faire le suivi de confirmation de vols du personnel voyageant avec feedback au concerné avant la date du voyage.
- Assurer les réservations d’hôtel des employés/visiteurs en mission ;
- Coordonner la mobilité des missionnaires avec l’appui de logistique durant leur séjour ;
- Préparer les demandes de paiement et régler auprès des fournisseurs de services/bailleurs les factures (loyer des bureaux ; frais d’hébergement des missionnaires ; eau / électricité / internet / téléphone flotte ; services de gardiennage ; contrats journaliers ; etc) ;
Qualifications
Avoir un diplôme universitaire de Licence en Gestion administrative/Ressources Humaines ;
Expériences et compétences techniques :
Avoir au minimum 1 à 2 ans d’expérience pratique a un poste similaire ;
Une expérience dans une ONG est un atout ;
Bonne connaissance et maîtrise des tâches relatives à la gestion administrative et du personnel ;
Bonne connaissance de la législation du travail et des conventions ( Code du Travail Burkinabè) ;
Bonne capacite rédactionnelle et de synthèse ;
Bonne maitrise de l’outil informatique ( Word, Excel, Powerpoint…) ;
Excellent niveau de français écrit, bon niveau d’anglais écrit et oral serait un atout ;
Aptitudes Personnelles :
Avoir une faculté d’organisation, capable de travailler de manière autonome et sous pression ;
Avoir le sens de la confidentialité, ;
Avoir le sens de la flexibilité et de la proactivité ;
Avoir le sens du service ;
Titre du poste 2 : OFFICIER EDUCATION ET ERD / BASE A GOMA
Emplacement : Goma, République démocratique du Congo
1. Description du poste
Avec l’appui de l’USAID, IRC exécute en consortium avec FHI360 un projet ‘’Elimu Ni Jibu (ENJ)’’ dans la province du Nord Kivu, Sud Kivu et l’Ituri. Ce projet d’une durée de quatre (4) ans et 8 mois va s’étendre sur d’autres provinces de la RDC après sa première phase. CYERA vise à offrir des services éducatifs accessibles et de qualité aux enfants et aux jeunes, et à soutenir la capacité des parents à financer l’éducation de leurs enfants.
L’officier ERD & Education fera partie du projet ENJ, un projet financé par l’USAID en RDC. L’officier ERD & Education sera en charge de réaliser des activités économiques (VSLA) et d’éducation, y compris la formation, la supervision et l’appui aux assistants d’engagement communautaires. Il travaillera en étroite collaboration avec tous les secteurs du projet, notamment l’éducation, le ERD (Economic Recovery and Development), et la protection.
2. Responsabilité
Planification et mise en œuvre des activités
Planification
- En collaboration avec les collègues d’éducation, de protection, d’ERD et des autres secteurs concernés, planifier, élaborer et soumettre des planifications hebdomadaires et mensuelles ;
- Elaborer des termes de référence et des budgets pour planifier et mettre en œuvre les activités du programme.
Activités d’éducation
- Organiser, appuyer et suivre toutes les activités liées aux programmes d’éducation formel et non-formel, e.g. d’apprentissage accéléré (CRS), Classes de rattrapage ;
- Faciliter les différentes formations, y compris sur modèle de, l’apprentissage socio-émotionnel et d’autres thèmes liés à l’éducation, y compris le bien-être des enseignants ;
- Réaliser les cartographies des risques et des opportunités communautaires, et développer des plans de réduction des risques dans les écoles ciblées, avec l’appui des équipes de protection et les autres secteurs concernées. Ceci comprendra également la formation des acteurs communautaires et des écoles (ex. COPA) sur ces thématiques, la coordination des audits de sécurité et d’autres activités pour la mise en place des plans de réduction des risques dans les écoles ciblées par le projet ;
· Réaliser des activités de sensibilisation, en collaboration avec les COPA, les équipes des autres secteurs et partenaires de l’IRC ;
- Suivre et appuyer les acteurs communautaires dans la mise en œuvre des activités de gestion positive de stress ;
- Mettre en place et suivre toutes les activités liées au comité du suivi du genre et des violences dans les écoles, en collaboration avec l’équipe de protection et les autres secteurs concernés.
- Appuyer la formation des points focaux protection dans les écoles tout en veillant aux aspects liés à l’inclusion et au genre
- Tenir des réunions d’information avec les partenaires étatiques de l’EPST et ceux de la Divas
- Superviser et faciliter les distributions des matériels scolaires dans les écoles y compris les CRS
Activités de Relance économique
- Si nécessaire, assurer la traduction et l’interprétation lors des réunions, des formations et/ou des documents pour aider le personnel expatrié à comprendre ;
- Participer aux formations des formateurs AVEC+ et contribuer à leur planification et organisation ;
- Dispenser de façon régulière la formation des points focaux / volontaires communautaires des AVEC sur l’approche VSLA et la collecte de données via CommCare
- Planifier et organiser des réunions mensuelles avec les points focaux / volontaires communautaires sur la réalisation des activités d’épargne et crédit des AVEC ;
- Effectuer des visites fréquentes sur le terrain pour superviser les volontaires ou points focaux des AVEC ; Renforcer les capacités techniques des points focaux ou volontaires ou des assistants engagement communautaire selon la série des discussions de groupe avec les membres AVEC et leurs conjoints et/ou partenaires ;
- Superviser les points focaux ou volontaires en mis en œuvre de la série des discussions de groupe avec les membres AVEC et leurs conjoints et/ou partenaires ;
- Renforcer les capacités techniques des ONG partenaires locaux et des assistants engagement communautaire selon la méthodologie CEFE pour un meilleur et un accompagnement durable des activités génératrice de revenue (IGA) des membres d’AVEC ;
- Travailler avec les ONG partenaires locaux pour mettre en place des réseaux des AVEC selon les zones retenues, et soutien la création des liens entre les réseaux et les prestataires des services financiers
- Faire le suivi régulier des activités des groups d’AVEC au sein des communautés ;
- Remonter toutes les plaintes provenant de l’assistance de CYERA aux communautés les plus vulnérables
- Résoudre de façon active les problèmes qui surgissent au sein des activités et leur proposer des solutions durables ;
- Participer aux réunions du personnel et aux formations, selon les besoins.
- Se rassurer de la mise à jour des données relatives à tous les outils développés dans le secteur ERD
Approche intégrée
- Assurer une approche intégrée entre les différents volets et collaborer activement avec les collègues des autres programmes pendant la planification, la mise en œuvre et le suivie des activités ;
- Entretenir une bonne coordination et collaboration avec FHI 360 et les autres partenaires d’IRC, les ONG locales et internationales, les différents groupes de travail, les autorités, les leaders communautaires et les communautés locales.
Rapportage et suivi
- Appuyer la collecte de données pour les différents volets, leur compilation selon les canevas communiqués
- Produire des rapports d’activités (hebdomadaires, mensuels, etc.) assortis des résultats atteints, des bonnes pratiques et leçons apprises tirées de l’intervention ;
- Contribuer à la collecte des données de suivi, des évaluations en vue d’un appui au développement des propositions de projets dans le secteur d’éducation.
- Veiller sur la qualité et la cohérence de données et partager les données sectorielles de sa zone avec les Managers selon le besoin du rapportage ;
- Suivre la mise en œuvre des activités pour qu’elles correspondent aux besoins des bénéficiaires cibles et soient conformes aux directives et procédures du bailleur et d’IRC ;
- Classer et archiver tous les documents et correspondances importants relatifs au projet et aux activités;
- Assurer le respect de la participation de l’enfant dans toutes les activités, compris leur consultation régulière et de manière proactive pour appuyer la qualité et la pertinence des interventions ;
· Assurer toute autre tâche demandée par son superviseur permettant la bonne avancée du programme
Mise à jour
Qualifications
· Être titulaire d’un diplôme universitaire en pédagogie, économie, études sociales ou une discipline associée ;
· Justifiez au minimum de deux années d’expérience dans des projets économiques et d’éducation
· Excellentes aptitudes à communiquer et capacité de présenter de façon claire et efficace des concepts complexes aux populations possédant des compétences en calcul et en écriture limitées ;
· Avoir des solides aptitudes en formation et en encadrement des associations villageoises
· Avoir des bonnes connaissances des dispositifs d’épargne et de crédit (de préférence la méthodologie AVEC)
· Avoir des bonnes capacités d’analyse et aptitudes à résoudre les problèmes
· Aptitude à travailler en équipe et favoriser un esprit d’équipe
· Avoir la capacité de travailler de manière autonome et sous pression
DEPOT DES CANDIDATURES :
Du 24 novembre 2023 au 04 décembre 2023 à 16h30
Lire aussi : La Délégation de l’Union européenne recrute pour ce poste (24 Novembre 2023)
