L’International Rescue Committee (IRC) a été fondée en 1933, à l’initiative du célèbre physicien Albert Einstein. Aujourd’hui, l’IRC est l’un des leaders mondiaux en matière de secours, de réhabilitation, de protection, de développement post-conflit, de réinsertion et de plaidoyer pour les personnes affectées par les crises. La mission de l’IRC est d’aider les personnes dont les vies et les moyens de subsistance sont détruits par les conflits et les catastrophes à survivre, se relever et prendre en main leur avenir.
L’IRC-Cameroun est à la recherche d’un profil fort pour diriger les activités d’administration et d’installations dans tout le pays. En fonction du profil et de l’expérience du candidat sélectionné, il pourra devenir Admin &Facilities Officer ou Senior Admin &Facilities Officer.
Aperçu du poste :
· Sous la supervision du Coordonnateur des opérations, le (Senior) Admin & Facilities Officer est responsable de l’exécution des tâches administratives et de transport nécessaires au bon fonctionnement du bureau. Il/elle travaillera en étroite collaboration avec tous les secteurs (Programme, Finance, Supply Chain et Sécurité). Il/elle travaillera également en étroite collaboration avec des partenaires extérieurs à l’IRC.
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Responsabilités principales :
Responsabilités administratives générales :
Organiser correctement le bureau de Yaoundé pour répondre aux besoins du département.
En collaboration avec les départements des ressources humaines et de la sécurité, et en liaison avec les autorités locales, préparer les documents nécessaires pour les visas du personnel international et des visiteurs, les permis de travail et autres exigences administratives liées au gouvernement.
Assurez-vous que toutes les factures de services publics pour le bureau, la maison d’hôtes et les appartements individuels sont collectées et traitées pour un paiement en temps opportun.
Gestion administrative
Fournir une assistance administrative pour tous les besoins de voyage et d’hébergement du personnel et des visiteurs nationaux et internationaux.
Fournir une assistance administrative pour les renouvellements de visas et de titres de séjour.
Suivi des contrats de location des maisons d’hôtes et des logements individuels.
Veiller à ce que les documents de pré-arrivée et d’arrivée mis à jour soient communiqués aux visiteurs.
Superviser la prestation des services de bureau, y compris la photocopie.
Assurez-vous que tous les achats trimestriels de fournitures de bureau, de papeterie, de nettoyage et d’articles de toilette, etc. sont effectués sur toutes les bases. Et assurer la supervision et la coordination de leurs approvisionnements, de leur entretien, de toutes les fournitures de bureau et de maison sur tous les sites.
En collaboration avec le service logistique, aider à l’approvisionnement en matériel ménager et s’assurer que les besoins du personnel d’entretien de la ou des maison(s) d’hôtes et du bureau sont pris en charge.
Superviser la femme de ménage de Yaoundé.
Travailler en étroite collaboration avec les agents de sécurité pour s’assurer que les feuilles de présence à la porte sont correctement remplies.
Rapport et suivi de toutes les réparations nécessaires au bureau.
Gardez une trace de tous les articles tels que les projecteurs, les supports à rabat, les tableaux noirs, pour les réunions et les ateliers.
Responsable de la préparation de la correspondance, de l’envoi, de la réception, de la transmission et/ou de la distribution, ainsi que de l’archivage des envois physiques.
Gérer les enveloppes de soumission des avis d’appel d’offres/recrutement aux services demandeurs.
Surveiller avec des collègues d’autres bases tous les enregistrements et paiements de taxe de bureau.
S’assurer que les procédures administratives sont en place sur toutes les bases et suivies via un tracker.
Effectuer des visites de soutien et de renforcement des capacités, au moins deux (2) par base au cours d’un exercice financier.
Responsable de la préparation, du suivi et de la gestion des contrats de location (toutes les bases),
Approvisionnement :
Diriger les interactions avec les entrepreneurs sélectionnés liés à la location de chambres d’hôtes et de bureaux, sous la direction et la supervision des Opérations.
Diriger l’établissement de divers contrats de service pour le bureau en veillant à la pleine conformité avec les politiques d’approvisionnement de l’IRC.
Assurer l’enregistrement de tous les baux de toutes les résidences et bureaux de l’IRC Cameroun dans les départements de l’État concernés.
Il / Elle s’assure que toutes les factures de services publics pour le bureau, la maison d’hôtes et les appartements individuels sont collectées et traitées pour des paiements en temps opportun.
Fournir une assistance administrative pour les demandes d’achat, les dépenses et les remboursements de dépenses (paiement sans bon de commande).
Logistique, transport et déplacements :
Travailler avec le Chauffeur en chef pour assurer une fonction de transport correctement dotée en personnel et équipée pour soutenir les opérations et les politiques des véhicules IRC à Yaundé et sur les bases en collaboration avec le service des achats ;
Il/Elle est le point focal pour toutes les demandes de voyages aériens (domestiques et internationaux) ;
Il/Elle gère et traite toutes les demandes de transport aérien.
Produire un rapport de collecte de données sur les voyages.
Produire un rapport sur la consommation d’électricité (bilan CO2).
Veiller à ce que le Chauffeur en chef de Yaundé produise un plan de déplacement hebdomadaire et assure son suivi efficace.
Configurez un tracker pour surveiller les tâches liées aux déplacements pour toutes les bases.
Gestion des installations et des fournitures
Gérer le processus de réception, d’enregistrement et de suivi des demandes d’espace, d’hébergement et de fournitures ;
Contribuer à l’identification de nouvelles installations au besoin;
Identifier et suivre les demandes de réparations et/ou de fournitures nécessaires dans les hôtels et les résidences permanentes du personnel, et référer au département SC pour action le cas échéant ;
Gérer l’inventaire des fournitures de bureau de Yaoundé (papeterie, produits d’entretien et de cuisine, toners, etc.) et informer rapidement le département SC des besoins de réapprovisionnement du bureau de Yaoundé ;
Assurez-vous que tout le matériel de bureau est approvisionné avec les fournitures nécessaires (toner, papier, etc.).
Réviser et vérifier les factures reçues pour les installations (bureaux, hôtels, résidences permanentes du personnel), y compris les services publics, l’entretien, la fourniture de matériaux standard, de nouveaux meubles ou équipements et ; Examiner les factures pour s’assurer qu’elles sont complètes conformément aux données de facturation.
Veiller à ce que les bureaux et les logements soient bien gérés et entretenus.
Communication et archivage
Assurer la gestion du système d’archivage de la documentation Achats (papier et électronique) et contribuer à la mise à jour des dossiers si nécessaire, concernant les achats administratifs.
Livrables
Produire un rapport hebdomadaire sur les voyages internationaux et nationaux
Produire un rapport sur l’état des documents (Visas, permis et résidence) pour les expatriés ;
Produire un rapport mensuel sur l’état des paiements des baux, enregistrement des ; contrats et taxes pour les bureaux, résidences et chambres d’hôtes pour le programme de pays ;
Produire un tracker pour gérer les dates de fin des contrats et des baux et les actions suivantes
Qualifications
Formation et expérience
Baccalauréat en administration, en gestion des affaires, en génie industriel ou dans un domaine connexe, ou expérience équivalente.
Au moins 4 ans d’expérience dans la gestion des voyages internationaux et de l’administration.
Exigences du poste :
Capacité à rédiger des rapports narratifs et analytiques sous forme de feuille de calcul ;
Des compétences informatiques éprouvées dans MS-Word, MS-Excel avancé, MS-Access et d’autres programmes connexes sont requises ;
Capacité à planifier, prioriser, coordonner et effectuer plusieurs tâches ;
Capacité à travailler sous pression et à respecter les délais;
Solides compétences organisationnelles, interpersonnelles et de communication;
Capacité à travailler avec une équipe multiculturelle
Capacité à travailler en équipe, en priorisant des volumes de travail élevés tout en respectant des délais serrés.
Familiarité avec le fonctionnement des services publics au Cameroun, capacité à travailler avec un minimum de supervision.
Capacité à synthétiser des informations.
Langues :
Excellentes compétences rédactionnelles et de communication en français et en anglais.
Environnement de travail :
Superviseur : Coordonnateur des opérations
Supervisé : Ouvriers d’entretien / Cuisiniers
Supervision technique : Assistants administratifs/ops de la base
Rapports indirects : Coordinateurs de terrain
Autres contacts professionnels :
Internes : RH – Programmes – Tout le personnel
Externes : MINREX, MINAT, Immigration, Police et autres publics administratifs; services administratifs d’autres OING
Normes de conduite professionnelle :
L’IRC et ses employés sont liés par les valeurs et les principes énoncés dans le code de conduite IRC Way, à savoir l’intégrité, le service et la responsabilité. Conformément à ces valeurs, l’IRC applique et met en œuvre des politiques relatives à la protection des bénéficiaires contre l’exploitation et les abus, la protection des enfants, la protection contre le harcèlement au travail, l’intégrité fiscale, la lutte contre les représailles, la lutte contre la traite des êtres humains et bien d’autres plus.
Diversité, inclusion et égalité des sexes
L’IRC reconnaît et honore la valeur fondamentale et la dignité de tous les individus. Nous sommes un employeur garantissant l’égalité des chances et considérons tous les candidats en fonction de leur mérite, sans distinction de race, de sexe, de couleur, d’origine nationale, de religion, d’orientation sexuelle, d’identité de genre, d’âge, d’état matrimonial, de statut d’ancien combattant ou de handicap. IRC s’est également engagé à réduire l’écart entre les sexes dans les postes de direction. Nous offrons des avantages qui créent un environnement propice à la participation des femmes à notre main-d’œuvre, notamment un congé parental, des protocoles de sécurité sensibles au genre et d’autres avantages.
Nous veillerons à ce que les personnes handicapées bénéficient d’aménagements raisonnables pour participer au processus de candidature ou d’entretien, exécuter les fonctions essentielles de leur travail et bénéficier d’autres avantages et privilèges de l’emploi. Veuillez nous contacter pour demander un logement.
Les candidatures féminines sont fortement encouragées.
Delai de reception de candidature: 19 Août 2023
