Requête nº: req42246
Secteur d’activité: Chaîne logistique
Type de contrat: Régulier
Taux d’occupation: Plein temps
Ouvert aux expatriés: Non
Descriptif du poste
L’International Rescue Committee (IRC) répond aux pires crises humanitaires dans le monde et aide les gens à survivre et à reconstruire leurs vies. Fondé en 1933 à la demande d’Albert Einstein, l’IRC offre des soins vitaux et une aide vitale aux réfugiés forcés de fuir la guerre ou une catastrophe. Nous intervenons aujourd’hui dans plus de quarante (40) pays et vingt-deux (22) villes américaines, nous redonnons la sécurité, la dignité et l’espoir à des millions de personnes déracinées et qui luttent pour survivre. L’IRC œuvre à donner de l’espoir aux sans espoirs.
Aperçu du poste
Le Responsable des Achats est chargé de la coordination et de la gestion efficaces des fonctions d’achat du bureau de l’IRC. Le titulaire du poste assure l’approvisionnement du bureau en bien et services, tout en garantissant les bonnes pratiques et en conservant des registres conformes à l’audit. Vous veillerez à ce que tous les achats de biens et de services soient effectués de manière transparente, au meilleur prix possible, et en conformité avec la politique et les procédures d’approvisionnement de l’IRC et des bailleurs de fonds.
Le Responsable des achats assure la mise en œuvre du plan et de la stratégie de passation des marchés et de la garantie que tous les besoins en matière de passation de marchés sont satisfaits à temps, conformément aux normes du SGC et des bailleurs de fonds.
Principales responsabilités
1. Planification des Achats
- En étroite collaboration avec le Gestionnaire des Achats (Procurement Manager) et d’autres partenaires internes et externes, vous aurez la charge de :
- Planifier les achats du/des projet(s) dont vous êtes le point focal
- Collecter, organiser et analyser des données et des informations sur le marché local pour permettre une planification efficace des achats ;
- Exécuter la mise en œuvre des plans de passation de marchés conformément aux procédures opérationnelles normalisées (SOP) relatives aux achats de l’IRC ;
- Conduire des études et des analyses de marché pour garantir le meilleur rapport qualité prix dans les achats.
2. Approvisionnement
- Apporter son appui aux demandeurs dans l’élaboration des spécifications des achats ;
- Traiter les demandes d’achat approuvées via le logiciel d’approvisionnement en garantissant l’exactitude des données ;
- Garantir le respect des délais de livraison convenus avec le demandeur et conformément a la matrice des delais
- Lancer et traiter la demande de devis (RFQ) et la demande de propositions (RFP) ;
- Mener des négociations avec les fournisseurs de manière transparente et documentée ;
- Préparer l’analyse des offres (bid) et autres documents pour approbation ;
- Vérifier l’exactitude des documents d’approvisionnement (Bon de commande, facture, BL, …) avant d’accepter l’approbation pour le paiement.
- Collaborer avec tous les départements aussi bien support que programmes pour assurer une passation de marchés en bonne et due forme et à temps opportun.
- Assurer la mise à jour continue du logiciel d’approvisionnement après chaque étape du processus d’achat
- Assurer un système d’archivage physique et électronique permanent des dossiers d’achat avant de procéder au paiement
3. La Gestion des Contrats
- Diriger le processus de passation de marchés et s’assurer que les termes et conditions ainsi que les procédures de passation de marchés fournis par Global Supply Chain (la Chaine d’Approvisionnement Mondiale) sont respectées.
- Préparerez et exécuterez les contrats pour les soumissionnaires recommandés ;
- Renouvèlerez à temps opportun les contrats éligibles et les Accords-Cadres ;
- Exécuterez les contrats par rapport aux indicateurs de performance définis.
4. Gestion des Fournisseurs
- Maintenir de bonnes relations avec les Fournisseurs dans le respect des engagements bilatéraux
- Evaluer les performances des Fournisseurs en conformité avec les Accords sur les Niveaux de Service (ANS) et qu’il existe une tenue de registres précise.
- Tenir à jour les dossiers des fournisseurs ;
- Assurer le suivi et la documentation des performances des fournisseurs ;
5. Conformité et Ethique
- Contribuer à l’identification et à l’analyse des risques de conformité dans les processus de passation des marchés ;
- Mettre en œuvre les règles et réglementations des bailleurs de fonds pour toutes les passations de marchés à travers :
- Mettre en œuvre la diligence raisonnable pour les fournisseurs, cela comprend la vérification des références, les visites des fournisseurs, etc. ;
- Apporter un appui cohérent et constructif aux autres départements pour assurer le respect des politiques et procédures ;
- Identifier des signaux d’alerte d’approvisionnement tout au long de la chaîne de valeur d’approvisionnement ;
- Mettre en place des plans d’actions correctives (PAC) en réponse aux requêtes d’audit interne et/ou externe.
6. Rapportage :
- Préparer et la soumettre des rapports mensuels précis au gestionnaire des achats à temps ;
- L’appui à l’élaboration et à la mise à jour des plans d’approvisionnement (attribués) au besoin ;
- Transmettre la liste mensuelle des engagements au Gestionnaire des Achats / Coordinateur de la Chaîne d’Approvisionnement et aux Finances ;
- Transmettre un rapport de suivi hebdomadaire des achats pour les Subventions spécifiques auxquelles vous êtes affecté.
Profil
Qualification
- Diplôme en Administration des Affaires, Comptabilité, Finance, logistique ou tout domaine connexe
- Trois (03) ans d’expériences professionnelles minimum dans la gestion de la Chaîne d’Approvisionnement
- Expérience professionnelle dans une ONG est préférable.
- Connaissance des procédures et pratiques d’achat génériques ;
- Succès avéré en tant que leader des achats au sein de la Chaîne d’Approvisionnement, y compris la planification, l’approvisionnement et la logistique ;
- collaborateur et influenceur efficace avec des compétences interpersonnelles et analytiques appropriées et, capable travailler en toute transparente avec différentes cultures, unités organisationnelles et différents fournisseurs ;
- Connaissances et expériences des plans d’approvisionnement, des stratégies, des techniques d’analyse de marché, de l’approvisionnement et de la passation de marchés ;
- Excellentes compétences dans la conduite d’analyses de marché et de stratégies d’approvisionnement ;
- Capable de travailler efficacement dans une structure hautement matricielle ;
- Maîtrise de Microsoft Office : Word, Outlook, Excel (traitement et analyse des données) et PowerPoint
Nos valeurs
L’IRC et ses employés adhèrent aux valeurs et aux principes énoncés dans les Normes de Conduite Professionnelle de l’IRC. Ce sont l’Intégrité, le Service et la Redevabilité. Conformément à ces valeurs, l’IRC applique et renforce des politiques sur la Protection des Bénéficiaires contre l’Exploitation et les Abus, la Protection des Enfants, la Lutte contre le Harcèlement au Travail, l’Intégrité Fiscale et la Lutte contre les Représailles.
Égalité des sexes : IRC s’est engagé à réduire l’écart entre les sexes dans les postes de responsabilité. Nous offrons des avantages et créons un environnement propice permettant aux femmes d’intégrer nos effectifs, y compris le congé parental, des protocoles de sécurité sensibles au genre et d’autres avantages et allocations de soutien.
IRC est en employeur qui favorise l’Egalité des Chances. L’IRC considère tous les candidats (tes) sur la base du mérite sans distinction de race, de sexe, de couleur, l’origine, la religion, l’orientation sexuelle, l’âge, le statut matrimonial, le statut d’ancien combattant, le handicap ou toute autre caractéristique protégée par la loi en vigueur.
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