L’Institut international pour la démocratie et l’assistance électorale – International IDEA – est une organisation intergouvernementale qui soutient la démocratie durable dans le monde entier. Son objectif est de renforcer les institutions et les processus démocratiques. L’International Institute for Democracy and Electoral Assistance (IDEA) recrute un Administrative Assistant.
L’Institut agit comme catalyseur pour le renforcement de la démocratie en fournissant des ressources et des outils de connaissances comparatives mondiales, des propositions politiques et en soutenant les réformes démocratiques en réponse à des demandes nationales spécifiques, notamment dans les domaines des processus électoraux, des processus d’élaboration de constitutions, de la participation et de la représentation politiques, de la démocratie et du changement climatique, et de la démocratie et de la numérisation.
International IDEA prévoit de gérer un programme d’appui au retour à un ordre constitutionnel et à des processus de réforme institutionnelle durables, participatifs, inclusifs et fondés sur les droits de l’homme au Gabon (DEMGAB). L’assistant administratif fournira un soutien administratif et logistique aux activités du programme et du projet pour le projet, en veillant au respect des politiques et procédures d’International IDEA et des donateurs.
Fonctions et responsabilités
- Assure la fourniture en temps opportun de services administratifs et logistiques au bureau, au personnel du programme, aux consultants et aux équipes ;
- Contribue à la préparation des termes de référence et autres documents contractuels pour les consultants et les prestataires de services, en veillant à ce que tous les documents justificatifs soient conformes aux politiques et procédures pertinentes ;
- Initie et traite les achats liés au programme (achats de services, de biens, d’événements et de consultants) conformément aux politiques et procédures d’International IDEA ;
- Aide au traitement des demandes, des factures et à la diffusion de la documentation clé pour signature ;
- Organise et coordonne les dispositions logistiques des réunions, conférences et ateliers (obtention de devis et réservation de lieux, liaison avec les participants, organisation des voyages, obtention de visas, etc.) ;
- Assiste à la préparation des supports de réunion et assure le suivi de la production des documents ;
- Organise les déplacements du personnel, y compris les demandes de déplacement, les avances de voyage, les réclamations de déplacement et autres questions connexes ; le cas échéant, assiste les consultants externes et les participants ;
- Coordonne et gère des systèmes efficaces de gestion de l’information, y compris le classement (électronique et papier), les bases de données et la correspondance ;
- Soutient le processus de publication, y compris les traductions, l’édition, la mise en page et l’impression ;
- Maintient une base de données de tous les partenaires, contacts des États membres, ambassades et participants invités aux événements ;
- Tenir des registres sur la gestion des actifs et préparer les rapports requis ;
- Aide à la mise en œuvre des politiques et procédures de sécurité et de sûreté, en fournissant un soutien administratif et logistique global sur les questions liées à la sécurité.
Profil général
- A développé des connaissances et des compétences grâce à une formation formelle ou à une expérience professionnelle ;
- Ajoute de la valeur aux activités d’équipe de son unité; collabore avec d’autres entités de l’Institut selon les besoins;
- Suit les procédures internes pour garantir des normes élevées de performance et de conformité aux directives institutionnelles ;
- Agit conformément aux valeurs fondamentales d’International IDEA : Respect, Intégrité et Professionnalisme ;
- Intègre une perspective de genre et d’inclusion dans toutes les activités.
Ligne de rapport
- Responsable Finances et Administration.
Éducation et expérience
- Un diplôme d’études secondaires est essentiel; Un diplôme universitaire en gestion, en administration ou dans un domaine connexe d’une université reconnue est considéré comme un avantage;
- Minimum de deux (2) années d’expérience professionnelle en administration, en soutien logistique, en approvisionnement et/ou en administration des affaires ;
- Une expérience de travail dans un contexte international, par exemple au sein d’une organisation intergouvernementale, est considérée comme un avantage ;
- Une expérience en réseautage et en communication avec différentes parties prenantes telles que le gouvernement, l’ONU, les ONG et d’autres organisations est considérée comme un avantage ;
- La maîtrise de l’anglais et du français écrits et oraux est requise. Toute autre langue couramment parlée dans une région prioritaire d’IDEA International (espagnol) serait un atout.
Conditions du contrat :
- Ce poste est annoncé sous réserve de confirmation du financement.
- Poste locale.
- Nomination à durée déterminée pour un (1) an.
Veuillez noter qu’étant donné qu’il s’agit d’un poste local, International IDEA ne prendra en charge aucun coût lié à la réinstallation du candidat sélectionné sur le lieu d’affectation. Ce poste est ouvert à toutes les personnes légalement autorisées à vivre et à travailler au Gabon pendant toute la durée du contrat. International IDEA n’est pas en mesure de prendre en charge les demandes de permis de travail.
Postuler à ce poste :
- Les candidatures doivent être soumises en ligne au plus tard le 29 septembre 2024 à 23h59 (CEST).
- Veuillez noter que toutes les demandes doivent être faites en anglais.
Processus de sélection :
- L’évaluation des candidats qualifiés comprendra un test écrit et jusqu’à deux (2) entretiens.
- Les candidats sélectionnés pour passer à l’étape suivante du processus seront contactés une fois que toutes les candidatures auront été soigneusement examinées.
- Tous les candidats seront informés du statut de leur candidature par courrier électronique une fois le processus finalisé.
International IDEA est un employeur garantissant l’égalité des chances et cherchant à diversifier davantage son personnel en termes de genre, de culture et de nationalité.
