L’Institut international de gestion de l’eau (IWMI), un centre de recherche du CGIAR, recherche un candidat compétent, motivé et dynamique pour rejoindre le bureau de l’IWMI à Accra, au Ghana, en tant qu’agent administratif – logistique.
Sous la supervision directe du responsable administratif, fournir des services administratifs efficaces et rapides au bureau IWMI Afrique de l’Ouest et à ses partenaires hébergés.
DEVOIRS ET RESPONSABILITÉS:
- Superviser l’unité de transport, y compris la supervision du personnel attaché à l’unité de transport.
- Gérer les besoins de transport de l’Institut, y compris la planification des chauffeurs en fonction des demandes de transport.
- Assurer l’entretien, l’entretien et la réparation des véhicules IWMI en temps opportun.
- Préparez des relevés mensuels précis à partir du journal de bord du véhicule et soumettez-les au comptable après approbation.
- Maintenir le dossier d’entretien du véhicule et le dossier d’immatriculation du véhicule de manière ordonnée.
- Superviser le ravitaillement en carburant des véhicules IWMI en temps opportun.
- Aider le personnel international de l’IWMI à obtenir un permis de conduire.
- Superviser le renouvellement des certificats d’aptitude à la circulation et d’assurance pour les véhicules IWMI et les véhicules des organisations hébergées.
- Obtenir des plaques d’immatriculation CD pour les véhicules IWMI/véhicules du personnel recruté internationalement ainsi que les organisations hébergées et son personnel international.
- Organiser les préparatifs de voyage, y compris la billetterie, l’assurance, l’hébergement.
- Soutenir le responsable administratif pour organiser un logement temporaire à l’intérieur et à l’extérieur d’Accra pour le personnel et les consultants locaux associés engagés pour travailler pour le bureau.
- Organiser le transport (d’Accra au terrain et sur place) pour toutes les sorties sur le terrain.
- Achetez des billets d’avion pour le personnel, les consultants et les stagiaires qui effectuent des voyages sur le terrain au nom du bureau.
- Organiser la réservation d’hôtel pour le personnel, les consultants et les stagiaires qui effectuent des sorties sur le terrain, selon les demandes (c’est-à-dire au-delà des sorties sur le terrain)
- Prendre des dispositions logistiques pour les visas et les permis de séjour des visiteurs.
- Traiter les cartes d’identité (ministère des Affaires étrangères du Ghana, cartes de non-ressortissants, etc.) pour le personnel international/conjoint de l’IWMI et le personnel international/conjoint des institutions hébergées.
- Traiter et gérer les permis de séjour pour le personnel international/conjoint et les enfants de l’IWMI et le personnel international/conjoint et les enfants des organisations hébergées.
- Traiter les visas pour le personnel de l’IWMI et le personnel de l’organisation hébergée entreprenant des voyages internationaux.
- Traiter les visas pour tous les visiteurs du bureau IWMI Ghana, y compris le personnel IWMI des autres régions visitant le bureau.
- Mettre en œuvre la livraison quotidienne des services d’approvisionnement (papeterie et autres articles de bureau, y compris le soutien aux projets sur leurs besoins d’approvisionnement) conformément aux directives et procédures d’approvisionnement de l’IWMI.
- Est responsable de l’approvisionnement local en biens, équipements et événements en consultation avec le siège social, conformément à la politique d’approvisionnement.
- Prépare les demandes d’achat et les bons de commande.
- Traite les procédures de dédouanement (importation de marchandises en franchise de droits)
- Traite et contrôle le dédouanement des marchandises.
- Soutenir le responsable administratif dans la gestion des envois IWMI, y compris l’envoi d’effets personnels pour le personnel international et les organisations hébergées.
- Responsable de la gestion des besoins de maintenance des bureaux et de l’infrastructure de l’IWMI au Ghana.
- Répondre aux besoins de réparation et planifier les travaux d’entretien sur les bâtiments IWMI et les services connexes, par exemple, la climatisation, les systèmes électriques et de plomberie, l’approvisionnement en eau, les bouches d’incendie et le groupe électrogène de secours, etc.
- Surveiller la consommation d’électricité et d’eau pour assurer une utilisation durable de l’énergie et de l’eau.
- Fournir une assistance dans la mise en œuvre d’initiatives d’économie d’énergie.
- Effectuer des audits de sécurité trimestriels couvrant les locaux et éliminant toute menace pour la sécurité.
- Responsable de la gestion des besoins de maintenance des bureaux et de l’infrastructure de l’IWMI Ghana.
- Répondre aux besoins de réparation et planifier les travaux d’entretien des bâtiments IWMI et de tous les services connexes.
- Assurer la fourniture de rapports périodiques et la maintenance de la base de données pour l’unité de maintenance.
Exigences
QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCE MINIMALES :
- Diplôme universitaire en administration ou en sciences sociales ou qualification/formation équivalente et expérience en administration.
- Au moins 5 ans d’expérience pertinente.
CONNAISSANCES, COMPÉTENCES ET APTITUDES :
- Connaissance approfondie des protocoles et des politiques d’exploitation administrative et de transport de l’IWMI.
- Expérience des relations avec les institutions gouvernementales.
- Maîtrise des progiciels MS Office.
- Expérience dans une organisation internationale similaire.
- Bonne maîtrise de la langue anglaise.
- Démontrer une approche « globale du service » et une concentration sur le maintien de services de haute qualité.
- Bonnes aptitudes pour le travail d’équipe, les relations interpersonnelles et la communication.
- Bonne organisation personnelle et capacité à établir des priorités.
- Compétences administratives bien développées.
- Haut niveau d’intégrité.
- Capacité à prendre des initiatives et capable de travailler de manière autonome.
Avantages
Il s’agit d’un poste recruté au niveau national et seuls les candidats éligibles pour travailler au Ghana seront pris en considération. IWMI offre un ensemble de salaires et d’avantages sociaux compétitifs, comprenant une assurance maladie, une assurance-vie, une assurance décès et mutilation accidentels (AD&D) et une couverture d’invalidité de longue durée. La durée du contrat sera initialement d’une durée de trois ans avec possibilité de prolongation.
COMMENT POSTULER: Postulez pour le poste en suivant les instructions de candidature sur www.iwmi.org/jobs . Inclure les noms de 3 arbitres qui peuvent être contactés si vous êtes présélectionné. Nous accepterons les candidatures jusqu’au 7 février 2023 à minuit (IST) , mais les candidatures seront examinées au fur et à mesure. La réception de toutes les candidatures fera l’objet d’un accusé de réception, mais seuls les candidats présélectionnés seront contactés.
