L’Institut international d’agriculture tropicale est l’un des centres de recherche membres du Groupe consultatif pour la recherche agricole internationale. L’institut est basé à Ibadan au Nigeria.
Description
Poste : Adjoint(e) administratif(ve)
Contrat : contrat de 3 ans renouvelable
Lieu : Ibadan
Date : 26 avril 2024
FONCTIONS:
- Agir à titre de réceptionniste auprès des visiteurs de l’unité.
- Recevoir les plaintes des clients, les transmettre au superviseur de l’unité concernée et faire un suivi jusqu’à ce qu’elles soient résolues.
- Aider à gérer et à assigner les demandes de renseignements à l’acheteur et fournir des rapports de demande au directeur de l’approvisionnement.
- Accélérer, suivre et fournir une mise à jour des bons de commande si nécessaire.
- S’assurer de l’utilisation d’Oracle/excel/word pour la création et la mise à jour des dossiers.
- Assurez-vous que les enregistrements sont correctement stockés, que ce soit sur le cloud ou sur des fichiers papier.
- Gardez une trace des achats de toutes les commandes pour assurer une livraison rapide des marchandises.
- Aider à l’organisation de conférences, d’ateliers, de cours de formation et d’autres activités connexes.
- Assister le soutien de la chaîne d’approvisionnement dans les processus et les fonctions administratives quotidiennes.
- Aider à gérer les arrangements logistiques pour les réunions, les ateliers, les voyages officiels et l’hébergement (réservation de vols et d’hôtels, demandes d’autorisation de voyage, avances de voyage et retrait des réclamations au besoin).
- Aider à la levée des demandes d’achat internes et aider au suivi avec le bureau des finances sur le traitement des factures et des paiements.
- Aider à la gestion des inventaires de l’unité, à la levée des bons de travail et au suivi jusqu’à l’étape de l’exécution.
- Aider à coordonner, enregistrer et documenter les procès-verbaux des réunions et préparer des rapports mensuels.
- S’acquitter de toutes autres tâches liées à l’emploi qui peuvent lui être confiées par le superviseur.
Exigences
QUALIFICATION:
OND/RCE en administration des affaires, en administration publique ou dans un domaine connexe avec un minimum de trois (3) ans d’expérience dans l’exercice d’un rôle similaire dans un environnement bien structuré.
COMPÉTENCES:
Le/la candidat(e) idéal(e) doit :
· Avoir d’excellentes compétences en communication écrite et orale en anglais.
· Maîtriser MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) avec une expérience démontrée.
· La maîtrise de l’utilisation des applications Oracle est obligatoire.
· Être bien organisé, capable d’effectuer plusieurs tâches à la fois et travailler sous pression pour respecter les délais avec une grande attention aux détails.
· Avoir une attitude positive, un fort esprit d’équipe et la capacité de bien travailler au sein d’une équipe diversifiée.
Avantages
Nous offrons un salaire très compétitif avec des avantages tout aussi attractifs et d’excellentes conditions de travail dans un environnement de campus agréable.
