L’Institut international d’agriculture tropicale (IITA) est une institution à but non lucratif qui génère des innovations agricoles pour relever les défis les plus pressants de l’Afrique que sont la faim, la malnutrition, la pauvreté et la dégradation des ressources naturelles.
En collaboration avec divers partenaires à travers l’Afrique subsaharienne, nous améliorons les moyens de subsistance, renforçons la sécurité alimentaire et nutritionnelle, augmentons l’emploi et préservons l’intégrité des ressources naturelles.
L’IITA est membre du CGIAR, un partenariat mondial de recherche agricole pour un avenir de sécurité alimentaire. Veuillez visiter http://www.iita.org/ pour plus d’informations sur l’Institut international d’agriculture tropicale (IITA).
Poste 1: Adjointe administrative
Description
Contrat : Contrat de 2 ans renouvelable Lieu : Ibadan
Date de clôture : 05 juin 2024.
FONCTIONS:
Soutien administratif exécutif
- Diriger l’exécution de fonctions administratives et de secrétariat de haut niveau, y compris la rédaction de correspondance complexe, la gestion des calendriers exécutifs et le maintien de systèmes de classement physiques et numériques robustes.
- Faire preuve de discernement dans le traitement des informations sensibles et de la documentation du projet, en veillant au strict respect des réglementations en matière de protection des données et des normes éthiques.
- Fournir un soutien administratif stratégique pour améliorer l’efficience et l’efficacité opérationnelles de l’unité.
- Identifiez et mettez en œuvre de manière proactive des améliorations de processus pour rationaliser les flux de travail administratifs.
Opérations de bureau et gestion des ressources
- Superviser les opérations quotidiennes du bureau, y compris la gestion de la documentation, la surveillance des stocks et l’approvisionnement en temps opportun des fournitures et matériaux essentiels.
- Tenez des registres d’inventaire précis et à jour, et mettez en œuvre des stratégies de gestion des stocks proactives pour assurer des opérations ininterrompues.
- Analysez les tendances d’utilisation et recommandez des solutions d’approvisionnement rentables.
Coordination des voyages et de la logistique
- Gérer la logistique des voyages de bout en bout pour le personnel, y compris le traitement des demandes de voyage, des avances et des remboursements conformément aux politiques organisationnelles.
- Assurer une documentation précise et en temps opportun, et assurer la liaison avec les départements concernés pour résoudre efficacement les problèmes liés aux voyages.
Coordination de réunions et d’événements
- Coordonner les réunions, les ateliers et les événements internes et externes, y compris la préparation de l’ordre du jour, la rédaction des procès-verbaux et le suivi des mesures de suivi.
- Assurer un engagement efficace des parties prenantes et une communication en temps opportun des résultats des réunions.
Surveillance de l’ERP et des systèmes
- Lancez et surveillez les demandes Oracle ERP, suivez les approbations et assurez l’alignement avec les protocoles financiers, d’approvisionnement et de conformité.
- Assurer la liaison entre l’unité et les équipes des finances et des achats afin de résoudre les problèmes liés au système et d’assurer le traitement rapide des demandes.
- Effectuer toute autre tâche qui peut être assignée par le superviseur.
Exigences
QUALIFICATION:
HND/BSc en administration des affaires, administration publique ou dans un domaine connexe. Le candidat idéal doit avoir un minimum de quatre (4) ans d’expérience dans l’exercice d’un rôle similaire dans un environnement bien structuré.
COMPÉTENCES:
Le candidat idéal doit :
- Maîtriser les applications Microsoft Office (Word, Excel, Powerpoint, Outlook) et les systèmes ERP (ex. : Oracle)
- Avoir de solides capacités d’organisation, de planification et de multitâche.
- Faire preuve d’un haut niveau d’attention aux détails.
- Posséder une solide compréhension des procédures administratives et de bureau dans un bureau.
- Être capable de garder son sang-froid et d’établir efficacement l’ordre de priorité des tâches dans un environnement au rythme rapide.
- Avoir d’excellentes compétences interpersonnelles et de communication (écrite et verbale).
- Faire preuve d’une grande discrétion et d’un grand professionnalisme dans le traitement d’informations sensibles et confidentielles.
- Faire preuve d’une attitude proactive et axée sur le service avec de solides capacités de résolution de problèmes.
Avantages
RÉMUNÉRATION:
Nous offrons un salaire très compétitif avec des avantages tout aussi attrayants et d’excellentes conditions de travail dans un environnement de campus agréable.
