L’Institut international d’agriculture tropicale (IITA) est l’un des principaux partenaires de recherche au monde dans la recherche de solutions à la faim, à la malnutrition et à la pauvreté. Notre recherche pour le développement (R4D) primée répond aux besoins de développement des pays tropicaux.
Description
L’Institut international d’agriculture tropicale recherche des candidats appropriés pour les postes ci-dessous au siège de l’Institut à Ibadan.
Poste : Adjoint(e) administratif(ve)
Contrat : Contrat de 3 ans renouvelable Lieu : Ibadan
FONCTIONS:
- Agir à titre de réceptionniste auprès des visiteurs de l’unité.
- Recevoir les plaintes des clients, les transmettre au superviseur de l’unité concernée et assurer le suivi jusqu’à ce qu’elles soient résolues.
- Aider à gérer et à attribuer les demandes de renseignements à l’acheteur et fournir des rapports de demande au responsable des achats.
- Accélérer, suivre et fournir une mise à jour des bons de commande si nécessaire.
- Assurer l’utilisation d’Oracle/excel/word pour la création et la mise à jour des dossiers.
- Assurez-vous que les enregistrements sont correctement stockés dans le cloud ou sur des fichiers physiques.
- Gardez une trace des achats de toutes les commandes pour assurer une livraison rapide des marchandises.
- Aider à organiser des conférences, des ateliers, des cours de formation et d’autres activités connexes.
- Assister le soutien de la chaîne d’approvisionnement dans les processus et fonctions administratifs quotidiens.
- Aider à gérer les arrangements logistiques pour les réunions, les ateliers, les voyages officiels et l’hébergement (réservation de vols et d’hôtels, demandes d’autorisation de voyage, avances de voyage et retrait des demandes de remboursement au besoin).
- Aider à formuler des demandes d’achat internes et aider au suivi avec le bureau des finances sur le traitement des factures et des paiements.
- Aider à gérer les inventaires de l’unité, à créer des ordres de travail et à assurer le suivi jusqu’à l’étape d’exécution.
- Aider à coordonner, enregistrer, documenter les procès-verbaux des réunions et préparer les rapports mensuels.
- Effectuer toute autre tâche liée à l’emploi qui peut être assignée par le superviseur.
Exigences
QUALIFICATION:
OND/NCE en administration des affaires, en administration publique ou dans un domaine connexe avec un minimum de trois (3) ans d’expérience dans un rôle similaire dans un environnement bien structuré.
COMPÉTENCES:
Le candidat idéal doit :
- Avoir d’excellentes compétences en rédaction et en communication orale en anglais.
- Maîtriser MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) avec une expérience démontrée.
- La maîtrise de l’utilisation des applications Oracle est obligatoire.
- Être bien organisé, capable d’effectuer plusieurs tâches à la fois et travailler sous pression pour respecter les délais avec une attention particulière aux détails.
- Avoir une attitude positive, un fort esprit d’équipe et la capacité de bien travailler dans une équipe diversifiée.
Avantages
Nous offrons un salaire très compétitif avec des avantages tout aussi attractifs et d’excellentes conditions de travail dans un environnement de campus agréable.
