L’IFES fait progresser la démocratie pour un avenir meilleur. Nous collaborons avec la société civile, les institutions publiques et le secteur privé pour construire des démocraties résilientes qui profitent à tous. Notre assistance technique et notre recherche appliquée développent des organes électoraux de confiance capables de mener des élections crédibles ; des institutions gouvernantes efficaces et responsables; des processus civiques et politiques auxquels tout le monde peut participer en toute sécurité et sur un pied d’égalité ; et des moyens innovants par lesquels la technologie et les données peuvent servir positivement les élections et la démocratie. Depuis 1987, l’IFES a travaillé dans plus de 145 pays, des démocraties en développement aux démocraties matures. Conformément à l’approche de l’IFES : Une société est capable d’atteindre son plein potentiel dans un monde dans lequel les personnes de tous les genres sont pleinement engagées en tant que partenaires égaux dans leurs familles, leurs lieux de travail et leurs communautés. Basé sur les normes internationales des droits de l’homme et les meilleures pratiques, l’IFES promeut la participation politique, la justice et l’égalité des droits dans le monde entier. L’IFES reflète ces valeurs dans sa programmation et sa culture d’entreprise.
Les plus grands atouts de l’IFES sont les membres de notre équipe. L’IFES offre des avantages et une rémunération compétitifs, ainsi que la possibilité de travailler dans un environnement dynamique et collaboratif. Chaque membre de l’équipe IFES est responsable de la réalisation de la mission de l’IFES et de l’intégration quotidienne des valeurs de l’IFES dans son travail : engagement envers l’excellence, communication efficace, prise de décision de haute qualité, responsabilité, travail d’équipe et collaboration.
FONCTION/OBJECTIF PRINCIPAL
:
L’IFES recherche un responsable des finances et de l’administration pour soutenir l’activité de responsabilité politique (POLA) financée par l’USAID au Ghana. L’agent des finances et de l’administration sera chargé de superviser tous les aspects de la gestion financière, des achats et des opérations. Cela comprend la mise en œuvre des systèmes, la budgétisation, le suivi des dépenses et les rapports financiers.
Le responsable des finances et de l’administration sera également chargé d’assurer la conformité du projet aux politiques, procédures, règles et réglementations de l’IFES et de l’USAID. Le responsable des finances et de l’administration dirigera l’élaboration et le suivi du budget, le suivi et la conformité des attributions, compilera les rapports financiers mensuels, les achats et la logistique pour l’IFES au Ghana. L’agent d’administration des finances et de l’administration effectuera également des tâches administratives à l’appui du projet.
TÂCHES ET RESPONSABILITÉS PRINCIPALES :
Finance
- Diriger tous les aspects de la gestion financière, de la comptabilité, des achats, de la gestion des ressources humaines et de l’administration. Cela comprend la mise en œuvre des systèmes, la budgétisation, le suivi des dépenses et les rapports financiers, y compris les budgets des sous-subventions et les rapports financiers ;
- Établir et maintenir des procédures de contrôle comptable et fiscal saines et transparentes ;
- Assurer la conformité des systèmes financiers et opérationnels avec les politiques et procédures de l’IFES, les règles et réglementations de l’USAID et les lois du gouvernement du Ghana ;
- Élaborer, analyser et suivre les budgets des programmes ;
- Gérer les processus d’approvisionnement du projet conformément aux politiques de l’IFES et aux réglementations applicables ;
- Assurer la liaison entre le siège de l’IFES et le bureau extérieur du Ghana sur les questions de finances et d’approvisionnement ainsi que sur les questions administratives ;
- Soutenir la préparation des rapports financiers et d’exercice annuels et trimestriels pour les donateurs ;
- Assurer la liaison avec les auditeurs internes et externes lors de l’examen de la gestion financière du projet ;
- Préparation directe des demandes de virement bancaire, y compris la demande de prévisions d’activité de l’équipe du programme et d’autres ;
- Préparer les bons de financement avec les pièces justificatives appropriées et gérer les entrées dans les comptes Quickbooks de l’IFES Ghana ;
- Aider aux courses bancaires telles que les virements et la collecte des relevés bancaires et des retraits en espèces ;
- Préparer la paie;
- Suivre les vacances des employés locaux, les calculs des indemnités de départ (le cas échéant) et les accumulations et utilisations des congés de maladie ;
- Collecter les factures de bureau et effectuer les paiements pour les dépenses de bureau régulières par carte de crédit ou par le système de traitement des paiements de l’IFES ;
- Préparer les rapports de dépenses sur le terrain, y compris le rapprochement du compte bancaire et du coffre-fort ;
- Servir de petite caissière;
- Effectuer un examen initial des rapports de dépenses des sous-bénéficiaires ;
- Fournir un soutien administratif et logistique à la mise en œuvre des activités telles que les événements, les ateliers et les formations.
Administration
- Gestion quotidienne des tâches administratives générales du bureau ; classement des documents de bureau, commande et entretien des fournitures de bureau/papeterie, entretien du matériel de bureau, par exemple photocopieur, imprimante, etc. ;
- Maintenir et s’assurer que l’assurance médicale du personnel est opérationnelle et aider à régler tout litige pouvant survenir (le cas échéant);
- S’assurer que la gestion des dossiers et l’inventaire de suivi des biens de l’IFES sont à jour et en bon état ;
- Responsable de la gestion quotidienne de tous les fournisseurs/fournisseurs et de la gestion de tous les contrats/baux locaux ;
- Maintenir les assurances du bureau et s’assurer que les renouvellements sont effectués à temps, tout en veillant à ce que les pertes soient signalées à temps ;
- Autres tâches assignées.
EXIGENCES DU POSTE
Éducation
: Un minimum d’un baccalauréat en finance, comptabilité, administration des affaires ou autre diplôme pertinent est requis; Diplôme de Master préféré.
Expérience & Compétences
- Minimum de cinq (5) années d’expérience pertinente en administration et en gestion financière, y compris la supervision des finances et des opérations de projets dans des environnements opérationnels complexes
- Niveau professionnel de maîtrise de l’anglais oral et écrit
- Une connaissance des règles et réglementations de l’USAID en matière de gestion financière et d’approvisionnement est requise
- Haut niveau de compétence avec Quickbooks, les applications standard de MS Office et d’autres logiciels de comptabilité
- Connaissance des principes comptables généralement reconnus (GAAP), des principes de budgétisation et de contrôle fiscal
- La capacité de rester organisé tout en gérant plusieurs tâches dans des délais serrés
- Capacité à accomplir des tâches avec une supervision limitée
- Excellentes compétences en matière de rapports et de traitement de documents
- Une expérience en supervision est souhaitée
- Capacité à accomplir des tâches de façon autonome et efficace
- Capacité à accomplir des tâches avec une supervision limitée
- Excellentes compétences en matière de rapports et de traitement de documents
- Doit valoriser le travail dans un environnement collaboratif et coopératif
- Capacité à faire preuve d’initiative, de bon jugement et de débrouillardise
- Capacité à gérer des questions sensibles et à traiter les questions d’inclusion avec intégrité
- Bonnes compétences en communication orale et écrite
EXIGENCES PHYSIQUES/ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL :
Environnement de travail de bureau standard. Des aménagements raisonnables peuvent être faits pour permettre aux personnes handicapées d’accomplir les fonctions essentielles de l’emploi.
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