Organisation et établissement de rapports
Le Secrétaire général des Nations Unies a lancé le 1er janvier 2019 une réforme globale audacieuse et nouvelle qui a repositionné le système des Nations Unies pour le développement afin de réaliser plus efficacement l’Agenda 2030 et les Objectifs de développement durable. Dans le cadre de cette réforme, les bureaux des coordonnateurs résidents des Nations Unies (UN RCO), sous la direction d’un coordonnateur résident des Nations Unies habilité et indépendant – le plus haut fonctionnaire du système des Nations Unies pour le développement et représentant du Secrétaire général des Nations Unies au niveau des pays – aident les pays à réaliser leurs priorités de développement et à atteindre les ODD. Le poste est situé au Bureau régional pour l’Afrique du Bureau de coordination des Nations Unies pour le développement (UNDCO) – Hub de Dakar au lieu d’affectation de Dakar au Sénégal, et relève du directeur régional adjoint du bureau régional pour l’Afrique du DCO basé à Dakar.
Responsabilités
Français Dans les limites des pouvoirs qui lui sont délégués, le titulaire sera responsable des tâches suivantes :
ADMINISTRATION GÉNÉRALE :
• Gérer efficacement l’agenda du Directeur régional adjoint, assurer la liaison avec l’Assistant administratif principal du Bureau régional du Bureau de pays …
• Assure une coordination étroite avec les unités de service et assure fréquemment la liaison avec les membres de l’équipe interne au bureau régional du Bureau de pays de l’ONU, au siège du Bureau de pays de l’ONU et dans les bureaux des coordonnateurs résidents.
• Assure la liaison avec les autres membres du personnel administratif de l’équipe de pays des Nations Unies au lieu d’affectation et dans toute l’Afrique afin d’assurer la cohérence dans l’application des processus.
• Assure la liaison avec l’UNIDEP sur les questions d’intérêt (prestation de services de l’UNIDEP pour le bureau régional conformément au protocole d’accord applicable) et l’UNON.
GESTION DES RESSOURCES HUMAINES :
• En étroite collaboration avec l’assistant administratif principal du bureau régional du Bureau de pays de l’ONU pour l’Afrique, coordonne diverses actions liées à l’administration des activités de ressources humaines de l’unité, par exemple le recrutement, le placement, la promotion, la réinstallation, l’évaluation des performances, les examens de classification des postes, la cessation de service des membres du personnel, la formation, etc., en veillant à la cohérence dans l’application des règles et procédures de l’ONU.
• Assure la liaison avec l’administration centrale/les services exécutifs pour tenir à jour les informations sur le recrutement, la réinstallation, l’évaluation des performances, la cessation de service des membres du personnel, la formation, etc., en veillant à la cohérence dans l’application des règles et procédures de l’ONU.
• Conseille le personnel sur les questions de visas et assure le suivi auprès du PNUD des demandes de visas et facilite le retrait des passeports dans les ambassades, le cas échéant.
• Surveille les tableaux d’effectifs pour diverses activités de ressources humaines, telles que les nominations, les départs à la retraite, l’expiration des nominations, les réaffectations, les transferts et les mouvements du personnel ; surveille en particulier les nominations et les réaffectations des coordonnateurs résidents et les modalités de nomination intérimaire des coordonnateurs résidents ad intérim (RC) dans les régions de l’Afrique de l’Ouest, de l’Afrique centrale et de l’Afrique du Nord ; tient à jour la liste des RC, y compris leurs coordonnées.
BUDGET ET FINANCES
• En étroite collaboration avec l’assistant administratif principal du Bureau régional du DCO pour l’Afrique, fournit une assistance spécialisée dans la préparation et l’élaboration du programme de travail et du budget du Bureau régional du DCO pour l’Afrique.
• Aide les gestionnaires à élaborer les besoins en ressources pour les soumissions budgétaires.
• Examine les demandes de biens et services pour s’assurer (a) que les bons objets de dépenses ont été imputés et (b) que les fonds sont disponibles.
• Aide à la préparation des soumissions d’exécution du budget en coordination avec d’autres membres du personnel des finances et du budget sur des questions connexes lors de la préparation des rapports budgétaires.
ADMINISTRATION DES CONTRATS/ACHATS :
• Assurer la coordination opérationnelle et les services administratifs dans le système de planification des ressources de l’entreprise (ERP – connu sous le nom d’Umoja à l’ONU), pour soutenir les projets et activités d’achat, en suivant les processus standard ; formuler des demandes de biens, de services et d’embauche de consultants/entrepreneurs individuels.
• Examiner et préparer les besoins et le champ d’application des travaux et les spécifications des biens et services et les documents nécessaires en consultation avec les parties prenantes concernées.
• Coordonner l’administration quotidienne des contrats entre l’ONU et les entrepreneurs externes pour les biens et services.
• Tenir à jour les dossiers internes et les documents pertinents pour les activités d’approvisionnement.
• Inspecter et réceptionner les biens/services reçus conformément au bon de commande, aux factures fournies par le contractant et exécuter les activités de gestion des actifs.
• Traiter le paiement des factures des contractants et surveiller les paiements dès réception et exécution satisfaisantes.
• Préparer et traiter tous les formulaires et autorisations de l’ONU pour le personnel contractuel et de l’unité de travail, de la section ou du service de l’ONU, y compris les laissez-passer, les laissez-passer de propriété, les accès par carte magnétique et les clés de porte.
• Aider à la collecte et à l’analyse des données ainsi qu’à la préparation des présentations et des rapports de données pour le partage d’informations, la réponse aux requêtes, la gestion des connaissances, la planification et la prise de décisions.
• Aider à la visualisation et à la mise à jour de supports d’information tels que des pages Web ou des brochures.
• Accomplir d’autres tâches assignées.suivant les processus standards ; formuler des demandes de biens, de services et d’embauche de consultants/entrepreneurs individuels.
• Examiner et préparer les exigences et le champ d’application des travaux et les spécifications des biens et services ainsi que les documents nécessaires en consultation avec les parties prenantes concernées.
• Coordonner l’administration quotidienne des contrats entre l’ONU et les entrepreneurs externes pour les biens et services.
• Tenir à jour les dossiers internes et les documents pertinents pour les activités d’approvisionnement.
• Inspecter et réceptionner les biens/services reçus par rapport au bon de commande, les factures fournies par l’entrepreneur et effectuer des activités de gestion des actifs.
• Traiter le paiement des factures des entrepreneurs et surveiller les paiements dès réception et exécution satisfaisantes.
• Préparer et traiter tous les formulaires et autorisations de l’ONU pour le personnel contractuel et de travail de l’unité, de la section ou du service de l’ONU, y compris les laissez-passer, les laissez-passer de propriété, l’accès par carte magnétique et les clés de porte.
• Aider à la collecte et à l’analyse des données ainsi qu’à la préparation des présentations de données et des rapports pour le partage d’informations, la réponse aux requêtes, la gestion des connaissances, la planification et la prise de décision.
• Aider à la visualisation et à la mise à jour du matériel d’information tel que les pages Web ou les brochures.
• Accomplir d’autres tâches assignées.suivant les processus standards ; formuler des demandes de biens, de services et d’embauche de consultants/entrepreneurs individuels.
• Examiner et préparer les exigences et le champ d’application des travaux et les spécifications des biens et services ainsi que les documents nécessaires en consultation avec les parties prenantes concernées.
• Coordonner l’administration quotidienne des contrats entre l’ONU et les entrepreneurs externes pour les biens et services.
• Tenir à jour les dossiers internes et les documents pertinents pour les activités d’approvisionnement.
• Inspecter et réceptionner les biens/services reçus par rapport au bon de commande, les factures fournies par l’entrepreneur et effectuer des activités de gestion des actifs.
• Traiter le paiement des factures des entrepreneurs et surveiller les paiements dès réception et exécution satisfaisantes.
• Préparer et traiter tous les formulaires et autorisations de l’ONU pour le personnel contractuel et de travail de l’unité, de la section ou du service de l’ONU, y compris les laissez-passer, les laissez-passer de propriété, l’accès par carte magnétique et les clés de porte.
• Aider à la collecte et à l’analyse des données ainsi qu’à la préparation des présentations de données et des rapports pour le partage d’informations, la réponse aux requêtes, la gestion des connaissances, la planification et la prise de décision.
• Aider à la visualisation et à la mise à jour du matériel d’information tel que les pages Web ou les brochures.
• Accomplir d’autres tâches assignées.
Compétences
PROFESSIONNALISME : Aptitude à s’acquitter d’un large éventail de fonctions administratives, par exemple, budget/programme de travail, ressources humaines, gestion de bases de données, etc. Aptitude à appliquer dans des situations professionnelles la connaissance des diverses règles et réglementations administratives, financières et de ressources humaines de l’ONU. Tire fierté de son travail et de ses réalisations ; fait preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du sujet ; est consciencieux et efficace dans le respect des engagements, le respect des délais et l’obtention des résultats ; est motivé par des préoccupations professionnelles plutôt que personnelles ; fait preuve de persévérance face aux problèmes ou aux défis difficiles ; reste calme dans les situations de stress. S’engage à mettre en œuvre l’objectif d’égalité des sexes en assurant la participation égale et la pleine implication des femmes et des hommes dans tous les aspects du travail.
PLANIFICATION ET ORGANISATION : Élabore des objectifs clairs qui sont compatibles avec les stratégies convenues ; identifie les activités et les tâches prioritaires ; ajuste les priorités selon les besoins ; alloue suffisamment de temps et de ressources à l’achèvement du travail ; prévoit les risques et prévoit des imprévus lors de la planification ; surveille et ajuste les plans et les mesures selon les besoins ; utilise le temps efficacement.
ORIENTATION CLIENT : Considère tous ceux à qui des services sont fournis comme des « clients » et cherche à voir les choses du point de vue des clients ; établit et entretient des partenariats productifs avec les clients en gagnant leur confiance et leur respect ; identifie les besoins des clients et les associe à des solutions appropriées ; surveille les développements en cours à l’intérieur et à l’extérieur de l’environnement des clients pour se tenir informé et anticiper les problèmes ; tient les clients informés des progrès ou des échecs des projets ; respecte les délais de livraison des produits ou des services au client.
Éducation
Un diplôme d’études secondaires ou un diplôme d’études secondaires est requis.
Expérience professionnelle
Au moins sept (7) années d’expérience à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés dans les services administratifs, les finances, la comptabilité, l’audit, les ressources humaines ou dans un domaine connexe sont requises. Une expérience professionnelle avec un système de planification des ressources d’entreprise (ERP), tel qu’Umoja ou similaire, est souhaitable. Une expérience professionnelle avec les Nations Unies ou une organisation internationale similaire est souhaitable. Une expérience de la collaboration interinstitutions ou interorganisationnelle dans le domaine du développement durable au niveau régional est souhaitable. Une expérience de travail au sein d’une équipe multiculturelle aux niveaux national, régional et mondial est souhaitable. Une (1) année ou plus d’expérience en analyse de données ou dans un domaine connexe est souhaitable.
Langues
L’anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat de l’ONU. Pour le poste faisant l’objet du présent avis, la maîtrise de l’anglais et du français, à l’oral comme à l’écrit, est indispensable. La connaissance d’une autre langue officielle de l’ONU est un avantage.
REMARQUE : La maîtrise de l’anglais et du français correspond à une note de « courant » dans les quatre domaines (lire, écrire, parler, comprendre) et la connaissance de l’anglais correspond à une note de « sûr » dans deux des quatre domaines.
Évaluation
L’évaluation des candidats qualifiés peut inclure un exercice d’évaluation, qui peut être suivi d’un entretien basé sur les compétences.
