Le système des Coordonnateur. trice. s résident. e.s vise à rassembler les différentes entités de l’ONU de manière à améliorer l’efficacité et l’efficience des activités opérationnelles du système de l’ONU pour le développement au niveau des pays.
Organisation. Paramétrage et création de rapports
Le Secrétaire général des Nations Unies a lancé le 1er janvier 2019 une nouvelle réforme mondiale audacieuse qui a repositionné le système des Nations Unies pour le développement afin de réaliser plus efficacement le Programme 2030 et les objectifs de développement durable. Dans le cadre de cette réforme, les bureaux des coordonnateurs résidents des Nations Unies, sous la direction d’un coordonnateur résident des Nations Unies habilité et indépendant – le plus haut fonctionnaire du système des Nations Unies pour le développement et représentant du Secrétaire général des Nations Unies au niveau des pays – aident les pays à réaliser leurs priorités de développement et à atteindre les ODD.
Sous la direction du Chef du Bureau et sous la supervision directe du Coordonnateur résident, et en toute confidentialité, l’Assistant exécutif assure le fonctionnement efficace et efficient du front office du coordonnateur résident, la gestion globale du calendrier et des besoins logistiques du coordonnateur, le maintien des procédures protocolaires, la gestion du flux d’informations et le suivi des délais et des engagements pris.
Responsabilités
1. ASSURER LE FONCTIONNEMENT EFFICACE ET EFFICIENT DU BUREAU DES COORDONNATEURS RÉSIDENTS EN METTANT L’ACCENT SUR LA RÉALISATION DES RÉSULTATS SUIVANTS:
• Tenir à jour le calendrier du superviseur, les contacts avec les visiteurs de haut rang, l’organisation des rendez-vous et des réunions du CR et du RCO, en agissant en tant qu’interprète au besoin.
• Fournir une couverture protocolaire aux réunions, aux événements et à la correspondance écrite.
• Coordonner des documents d’information de haute qualité à l’intention du coordonnateur résident pour les rendez-vous, les réunions, les missions• Rédiger la correspondance, veiller à ce que toute la correspondance et tous les documents soumis au coordonnateur résident soient conformes aux normes et standards de l’ONU, y compris les directives, les
commentaires au nom du coordonnateur résident pour signature et suite à donner / suivi si nécessaire.
• Préparer des projets de traduction ou des traductions informelles.
• Gérer les voyages, les missions et le calendrier de représentation des CR, soutenir la préparation des voyages et assurer la réservation des vols et la fourniture d’informations logistiques.
• Tenir à jour des listes de partenaires de haut niveau, des listes téléphoniques pour les agences des Nations Unies et le corps diplomatique.
• Aider à organiser des événements officiels: voyages (réservation de vols, demande d’habilitation de sécurité, arrangements à l’aéroport, etc.) pour les visiteurs locaux et de haut niveau au besoin.
• Préparer et tenir à jour des listes de contrôle et des modèles pour les processus pertinents (visites de haut niveau, préparation de réunions, etc.).
2. ASSURER LA FOURNITURE D’UN SOUTIEN EFFICACE EN MATIÈRE DE COMMUNICATION AU BUREAU EN METTANT L’ACCENT SUR L’ATTEINTE DES RÉSULTATS SUIVANTS:
• Maintenir le système de classement (dans les équipes) en assurant la sécurité des documents confidentiels. Utilisation d’un système de classement automatisé.
• Coordonner le flux d’information au bureau, assurer le suivi des dossiers de circulation.
• Filtrer les appels entrants et la correspondance RC.
• Coordonner et superviser les activités pour soutenir le personnel engagé pour le CR, par exemple chauffeur, dame de thé, messagers.
• Aider à organiser et à communiquer sur les diverses réunions de coordination, y compris les réunions des équipes de pays des Nations Unies.
• Participer à l’organisation des journées officielles des Nations Unies, des manifestations publiques, des manifestations conjointes des Nations Unies et fournir un secrétariat et un appui administratif à l’équipe de pays
des Nations Unies• Assurer le suivi des délais, des engagements pris, des mesures prises et coordonner la collecte et la soumission des rapports aux CR.
3. GESTION DES RESSOURCES HUMAINES :
• Fournir un appui au CR et au personnel international du RCO pour les questions de réinstallation telles que les documents, les visas, les arrangements de voyage, la recherche de maisons et d’écoles, etc.• Tenir à jour l’organigramme du RCO.
• Servir de contrôleur des congés pour le RCO.
4. ADMINISTRATION GÉNÉRALE:
• Rédiger la correspondance de routine pour répondre aux demandes de renseignements concernant les questions administratives, financières et de personnel pertinentes.
• Assurer une coordination étroite avec les unités de service et assurer une liaison fréquente avec les membres de l’équipe interne au Siège et sur le terrain.
• S’acquitter de toutes autres tâches administratives connexes qui pourraient lui être confiées (par exemple, programme opérationnel de voyages; suivi des comptes et paiement des services aux fournisseurs et vacataires; aide à la planification de l’espace physique; identification des besoins en matière de technologie de bureau et entretien du matériel, des logiciels et des systèmes; organisation et coordination de séminaires, conférences et traductions).
5. ADMINISTRATION DES CONTRATS:
• Agir en tant que suppléant de l’ACR Assistant Administratif, au besoin, pour soutenir le BCR dans les tâches administratives quotidiennes au besoin, y compris l’administration des contrats, le budget et les finances, et la gestion des ressources humaines.
• Aider à la collecte et à l’analyse de données ainsi qu’à la préparation de présentations de données et de rapports pour le partage d’informations, la réponse aux questions, la gestion des connaissances, la planification et la prise de décisions.
• Aider à la visualisation et à la mise à jour de documents d’information tels que des pages Web ou des brochures.
• Veiller à ce que les exigences et les informations de base utilisées pour l’analyse des données soient documentées.
•S’acquitter de toutes autres tâches qui pourraient lui être confiées.
Competencies
Professionnalisme : Aptitude à s’acquitter d’un large éventail de fonctions administratives, par exemple budget/programme de travail, ressources humaines, gestion de bases de données, etc. Aptitude à appliquer sa connaissance des diverses règles et réglementations de l’Organisation des Nations Unies en matière d’administration, de finances et de ressources humaines dans le travail Aptitude à analyser, modéliser et interpréter des données à l’appui de la prise de décisions. Tirer fierté de son travail et de ses réalisations; faire preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du sujet; être consciencieux et efficace dans le respect des engagements, le respect des délais et l’obtention des résultats; est motivé par des préoccupations professionnelles plutôt que personnelles; faire preuve de persévérance face à des problèmes ou des défis difficiles; Reste calme dans les situations stressantes. Engagement à mettre en œuvre l’objectif de l’égalité des sexes en assurant la participation égale et la pleine implication des femmes et des hommes dans tous les aspects du travail.
Aptitude à la communication : S’exprimer clairement et efficacement, tant oralement que par écrit ; écoute les autres, interprète correctement les messages des autres et répond de manière appropriée; pose des questions pour obtenir des éclaircissements et manifeste de l’intérêt pour une communication bidirectionnelle; adapter le langage, le ton, le style et la présentation à l’auditoire; faire preuve d’ouverture dans le partage de l’information et tenir les gens informés.
APTITUDE À PLANIFIER ET À ORGANISER : Définir clairement des buts compatibles avec les stratégies convenues ; identifie les activités et les tâches prioritaires; ajuste les priorités au besoin; alloue suffisamment de temps et de ressources pour mener à bien le travail; prévoit les risques et tient compte des imprévus lors de la planification; suivre et ajuster les plans et les mesures au besoin; utilise le temps efficacement.
Éducation
Un diplôme d’études secondaires ou l’équivalent est requis. Un Brevet de Technicien Supérieur en Administration ou une licence en littérature est souhaitable. La réussite du Test mondial des services généraux de l’ONU est une condition préalable au recrutement dans les catégories des services généraux et des catégories apparentées du Secrétariat de l’ONU. Les candidats qui n’ont pas réussi le GSST au moment de la demande peuvent être invités à passer le test après avoir soumis une demande. Le GGST est administré aux candidats au besoin avant l’administration d’une évaluation écrite et/ou d’une entrevue.
Expérience professionnelle
Au moins sept (7) années d’expérience professionnelle, à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés, dans les domaines du secrétariat, de l’administration, du programme, du budget/des finances, de la gestion des ressources humaines, des relations publiques et du protocole officiel ou dans un domaine connexe.
Une expérience de la gestion de front office est souhaitable.
Une expérience de la fourniture d’un appui aux cadres supérieurs, à l’administration et à la gestion au sein du système des Nations Unies, d’organisations internationales ou d’ambassades est souhaitable.
Un minimum d’un (1) an d’expérience professionnelle en analyse de données ou dans un domaine connexe est souhaitable.
Une expérience de l’appui administratif général ou dans un domaine connexe est souhaitable.
Une expérience professionnelle acquise dans le cadre d’un progiciel de gestion intégré, tel qu’Umoja ou
un système similaire, est souhaitable.
Une expérience professionnelle acquise au sein de l’Organisation des Nations Unies ou d’une organisation internationale similaire est souhaitable.
Traduction
L’anglais et le Français sont les langues de travail du Secrétariat de l’Organisation des Nations Unies. Pour le poste faisant l’objet du présent avis, la maîtrise des Français orales et écrites est indispensable. La connaissance pratique de l’anglais est souhaitable. La connaissance d’une autre langue officielle de l’Organisation est un atout.
« La maîtrise équivaut à une cote de « courant » dans les quatre domaines (lu, écrit, parlé, compris) et « la connaissance de équivaut à une cote de « confiant » dans deux des quatre domaines.
Évaluation
Les candidats qualifiés pourront être invités à participer à une évaluation de fond, suivie d’un entretien axé sur les compétences.
Avis spécial
L’engagement à ce poste est sur une base locale et est ouvert pour une période initiale d’un an et peut être prolongé sous réserve de la disponibilité des fonds.
Ce poste est subordonné au recrutement local conformément à la disposition 4.4 du Règlement du personnel de l’Organisation des Nations Unies. Toutefois, les candidats peuvent postuler et être pris en considération pour des postes recrutés localement, quel que soit l’endroit où ils se trouvent actuellement (y compris les fonctionnaires en poste dans d’autres lieux d’affectation), à condition qu’ils soient disponibles localement au moment de leur nomination. Ils seront considérés comme recrutés localement aux fins de l’AG 4.4. S’il est sélectionné, le membre du personnel GS sera responsable de tous les coûts liés à son voyage et à sa réinstallation dans le contexte ou à l’intégration. S’ils n’ont pas encore le droit de travailler dans le lieu d’affectation, leur nomination est subordonnée à la délivrance d’un visa par les autorités locales.
La réussite au test mondial d’évaluation des services généraux est une condition préalable au recrutement dans les catégories des services généraux et des catégories apparentées du Secrétariat de l’ONU. Les candidats qui n’ont pas réussi le GGST au moment de la demande peuvent être invités à passer le test après avoir soumis une demande. Après avoir réussi le test d’évaluation de l’appui administratif [en anglais] au Siège de l’Organisation des Nations Unies, à la Commission économique pour l’Afrique, à la Commission économique et sociale pour l’Asie occidentale, à l’Office des Nations Unies à Genève, à l’Office des Nations Unies à Vienne, au Tribunal pénal international pour le Rwanda ou au Tribunal pénal international pour l’ex-Yougoslavie peut être accepté à la place du GGST.
Le Secrétariat de l’ONU s’est engagé à atteindre un équilibre 50/50 entre les sexes au sein de son personnel. Les candidates sont fortement encouragées à postuler pour ce poste.
Candidats internes : Lorsque vous remplissez le formulaire, assurez-vous que TOUS les champs, TOUTE l’expérience professionnelle et les coordonnées sont remplis et à jour. Ces informations sont la base permettant au gestionnaire d’embauche d’évaluer votre admissibilité et votre aptitude au poste et de vous contacter.
Les fonctionnaires sont soumis à l’autorité du Secrétaire général et à son affectation. Dans ce contexte, tous les fonctionnaires sont censés changer périodiquement de fonctions au cours de leur carrière, conformément aux règles et procédures établies.
À l’ONU, la considération dominante dans le recrutement et l’emploi du personnel est la nécessité d’assurer les plus hautes qualités de travail, de compétence et d’intégrité, compte dûment tenu de la diversité géographique. Toutes les décisions d’emploi sont prises sur la base des qualifications et des besoins organisationnels. L’Organisation des Nations Unies est déterminée à créer un environnement diversifié et inclusif de respect mutuel. L’ONU recrute et emploie du personnel sans distinction d’identité de genre, d’orientation sexuelle, de race, d’origine religieuse, culturelle ou ethnique ou de handicap. Des aménagements raisonnables pour les candidats handicapés peuvent être fournis pour soutenir la participation au processus de recrutement sur demande et indication dans la candidature.
Tous les candidats sont fortement encouragés à postuler en ligne dès que possible après la publication de l’avis de vacance de poste et bien avant la date limite indiquée dans l’avis de vacance de poste. Nous accuserons réception des demandes en ligne lorsqu’une adresse électronique a été fournie. Si vous ne recevez pas d’accusé de réception par courriel dans les 24 heures suivant la soumission, votre demande n’a peut-être pas été reçue. Dans de tels cas, veuillez soumettre à nouveau la demande, si nécessaire. Si le problème persiste, veuillez demander une assistance technique via le lien Inspira « Besoin d’aide ? ».
United Nations Considerations
Aux termes du paragraphe 3 de l’Article 101 de la Charte des Nations Unies, la considération dominante dans le recrutement du personnel est la nécessité d’assurer les plus hautes qualités de travail, de compétence et d’intégrité. Les candidats ne seront pas considérés pour un emploi aux Nations Unies s’ils ont commis des violations du droit international des droits de l’homme, des violations du droit international humanitaire, de l’exploitation sexuelle, des abus sexuels ou du harcèlement sexuel, ou s’il existe des motifs raisonnables de croire qu’ils ont été impliqués dans la commission de l’un de ces actes. L’expression « exploitation sexuelle » désigne tout abus ou tentative d’abus d’une situation de vulnérabilité, d’un pouvoir différentiel ou d’une confiance à des fins sexuelles, y compris, mais sans s’y limiter, le fait de tirer un profit pécuniaire, social ou politique de l’exploitation sexuelle d’autrui. L’expression « abus sexuel » désigne l’intrusion physique réelle ou menaçante de nature sexuelle, que ce soit par la force ou dans des conditions inégales ou coercitives. L’expression « harcèlement sexuel » désigne tout comportement importun de nature sexuelle dont on peut raisonnablement s’attendre à ce qu’il offense ou humilie ou soit perçu comme tel, lorsque ce comportement entrave le travail, devient une condition d’emploi ou crée un environnement de travail intimidant, hostile ou offensant, et lorsque la gravité de la conduite justifie la cessation de la relation de travail de l’auteur. Les candidats qui ont commis des crimes autres que des infractions mineures au code de la route ne peuvent pas être considérés pour un emploi.
Il sera dûment tenu compte de l’importance d’un recrutement géographique aussi large que possible. L’Organisation des Nations Unies n’impose aucune restriction à l’éligibilité des hommes et des femmes à la participation, à quelque titre que ce soit et dans des conditions d’égalité, dans ses organes principaux et subsidiaires. Le Secrétariat de l’ONU est un environnement non-fumeur.
La considération dominante dans la nomination, le transfert ou la promotion du personnel est la nécessité d’assurer les plus hautes qualités de travail, de compétence et d’intégrité. Lorsqu’ils acceptent une offre d’engagement, les fonctionnaires de l’Organisation des Nations Unies sont soumis à l’autorité du Secrétaire général et sont affectés par lui à toute activité ou à tout bureau de l’Organisation conformément à l’alinéa c) de l’article 1.2 du Statut du personnel. Dans ce contexte, tous les fonctionnaires recrutés sur le plan international sont tenus de changer périodiquement pour exercer de nouvelles fonctions dans un lieu d’affectation ou entre eux, dans les conditions fixées par le Secrétaire général.
Les candidats sont invités à suivre attentivement toutes les instructions disponibles sur la plateforme de recrutement en ligne, inspira. Pour obtenir des conseils plus détaillés, les candidats peuvent consulter le Manuel à l’intention du candidat, accessible en cliquant sur le lien hypertexte « Manuels » dans le coin supérieur droit de la page d’accueil du titulaire du compte Inspira.
L’évaluation des candidats sera effectuée sur la base des informations fournies dans la candidature conformément aux critères d’évaluation de l’avis de vacance de poste et aux législations internes applicables de l’Organisation des Nations Unies, y compris la Charte des Nations Unies, les résolutions de l’Assemblée générale, le Statut et le Règlement du personnel, les textes administratifs et les directives. Les candidats doivent fournir des informations complètes et exactes relatives à leur profil personnel et à leurs qualifications conformément aux instructions fournies dans inspira pour être pris en compte pour l’offre d’emploi actuelle. Aucun amendement, ajout, suppression, révision ou modification ne peut être apporté aux demandes qui ont été présentées. Les candidats dont la sélection est sérieusement envisagée seront soumis à une vérification des références afin de vérifier les informations fournies dans la demande.
Les offres d’emploi publiées sur le portail des carrières seront supprimées à 23 h 59 (heure de New York) à la date limite.
Aucun frais
L’ORGANISATION DES NATIONS UNIES NE PERÇOIT DE FRAIS À AUCUN STADE DU PROCESSUS DE RECRUTEMENT (CANDIDATURE, ENTRETIEN D’ENTRETIEN, TRAITEMENT OU FORMATION). L’ORGANISATION DES NATIONS UNIES NE S’OCCUPE PAS DES INFORMATIONS SUR LES COMPTES BANCAIRES DES DEMANDEURS.
