Description du poste

Au sein de la Direction financière vous assurez la coordination et la gestion des systèmes financiers, des contrôles internes et de la stratégie d’investissement de l’hôtel. Vous préparez et révisez les budgets, les prévisions, les résultats d’exploitation, les rapports financiers et les déclarations fiscales, tout en assurant la conformité aux réglementations gouvernementales.

Le (la) Directeur-trice  Administratif et Financier communique les résultats financiers au Directeur général, au groupe Accor et aux propriétaires de l’établissement.

Principales Responsabilités :

A ce titre, vos principales missions seront les suivantes :

• Représenter le Département de Comptabilité et Finance au sein du Comité Exécutif de l’hôtel.
• Répondre aux besoins des heartists dans les autres départements en fonction des priorités de l’hôtel et des niveaux d’activité anticipés.
• Faire preuve d’exigence et de rigueur en ce qui concerne les normes départementales.
• Maintenir des dossiers comptables complets et bien documentés de l’hôtel, conformément aux politiques et procédures de Sofitel.
• Mettre en œuvre des procédures comptables locales pour assurer la conformité avec les réglementations gouvernementales locales, après approbation des bureaux régionaux.
• Préparer, superviser, examiner et approuver les écritures de journal mensuelles, le bilan et le compte de résultat.
• Préparer et interpréter les états financiers et les rapports de l’hôtel. · Soumettre le rapport mensuel dans les délais impartis.
• Auditer les comptes, registres et transactions de l’hôtel, en s’appuyant sur des efforts continus pour rationaliser les procédures de contrôle interne.
• Examiner les états de rapprochement bancaire mensuels.
• Analyser les rapports financiers mensuels, enquêter sur les variations inhabituelles et rédiger des commentaires à joindre au rapport.
• Administrer et contrôler la gestion de la trésorerie, y compris l’investissement dans des dépôts à terme auprès de banques approuvées par le bureau régional et la société propriétaire, ou le transfert des fonds excédentaires à la société propriétaire lorsque nécessaire.

• Comprendre les obligations fiscales de Sofitel et de l’hôtel, en sollicitant l’assistance d’auditeurs ou d’experts fiscaux locaux.
• Assister le Directeur Général et les chefs de département dans l’élaboration des prévisions couvrant toutes les activités de l’hôtel.
• Aider le Directeur Général dans la préparation du plan d’affaires.
• Assister le Directeur Général dans la préparation des demandes d’autorisation de dépenses en capital.
• Veiller à ce que chaque section du département Comptabilité & Finance soit gérée efficacement, en maximisant l’utilisation des technologies.
• Assurer la réalisation mensuelle et trimestrielle des inventaires physiques de toutes les fournitures et équipements opérationnels.
• Mettre en œuvre tous les contrôles nécessaires pour protéger les actifs de l’hôtel et tenir à jour les registres des actifs fixes, des équipements opérationnels, des fournitures et des inventaires.
• Examiner les rapports compilés par le Contrôleur de Coûts et collaborer avec le Responsable des Achats pour garantir des procédures et un contrôle approprié des inventaires.
• Connaître et veiller au respect de toutes les conditions du contrat de gestion.
• Surveiller les exigences définies dans la liste de contrôle du contrat de gestion.
• Conserver et protéger tous les contrats, baux, polices d’assurance et documents légaux et financiers.

• Obtenir les licences nécessaires pour les opérations de change, les importations, les boissons alcoolisées, le tabac, les divertissements, etc., auprès des autorités réglementaires compétentes.
• Gérer les questions d’assurance ACCOR et locales en collaboration avec ACCOR et les agents d’assurance locaux désignés.
• Collaborer avec ACCOR et les consultants juridiques désignés par l’hôtel pour toutes les questions juridiques.

Diriger le Département des Technologies de l’Information pour optimiser l’utilisation du système informatique de l’hôtel et de ses logiciels, en assurant leur sécurité, leur maintenance adéquate et le maintien à jour de toutes les licences.

• Gérer les procédures de crédit et de recouvrement conformément aux normes établies par les bureaux régionaux.
• Collaborer avec les auditeurs internes et externes pour garantir la conformité aux exigences de l’hôtel.
• Assister le Directeur Général dans la compilation des Politiques & Procédures de tous les départements en manuels de politique internes de l’hôtel.
• Co-signer les chèques bancaires avec le Directeur Général dans les banques désignées par le Bureau Régional et la Société Propriétaire.
• Co-signer tous les contrats avec le Directeur Général en s’assurant de leur conformité aux lois locales, aux accords de gestion, aux politiques de Sofitel et à un jugement commercial éclairé.
• Approuver tous les bons de décaissement et les demandes de remboursement après vérification que tous les documents nécessaires sont joints, traités et certifiés pour la réception des marchandises ou services, en termes de qualité, quantité et prix. Superviser la répartition des charges et s’assurer de la disponibilité des fonds nécessaires.
• Autoriser tous les achats en fonction de la disponibilité des fonds, de la nécessité et du budget établi.
• Recevoir quotidiennement les dépôts bancaires et vérifier leur concordance avec le résumé quotidien des encaissements du Caissier Général.
• S’assurer que les recettes quotidiennes soient déposées le jour bancaire suivant. Effectuer des vérifications surprises des fonds du Caissier Général et des autres banques de l’hôtel, en informant le Directeur Général en cas d’écart important.
• Superviser les activités des comptes débiteurs et garantir que le bilan d’essai mensuel des comptes est correctement ventilé et que les totaux concordent avec le solde de contrôle. Examiner les comptes du grand livre de la ville avec le Superviseur des Comptes Fournisseurs et le Responsable du Crédit.
• Coordonner les réunions mensuelles sur le crédit avec les membres du Comité Exécutif.
• Préparer des rapports pour le Directeur Général, mettant en lumière les tendances des soldes, les comptes nécessitant une attention spéciale, ceux transférés à un suivi particulier et ceux recommandés pour être annulés, etc. Signaler immédiatement au Directeur Général toute lacune détectée dans le système.
• Surveiller quotidiennement l’adéquation des soldes bancaires et informer par écrit le Directeur Général de toute insuffisance de trésorerie anticipée, avec une copie au Bureau Régional.

• Examiner et approuver chaque jour les rapports manuels et informatiques.
• Assurer un règlement rapide de toutes les commissions des agents de voyages.
• Effectuer des vérifications aléatoires pour garantir le respect rigoureux des procédures prescrites pour les transactions de change.
• Examiner quotidiennement les rapports de coûts et collaborer avec le Contrôleur des Coûts pour toute action spécifique requise.
• S’assurer mensuellement de l’exactitude des calculs de la consommation de matériaux, des coûts et des inventaires, en alignant précisément les totaux avec le solde de contrôle.
• Examiner et approuver toutes les embauches, les changements de statut et les terminaisons de paie. Soumettre tous les rapports d’heures supplémentaires à l’approbation du Directeur Général.
• Garantir le paiement ponctuel de tous les impôts, contributions, licences, intérêts et frais de gestion.
• Envoyer régulièrement des lettres de confirmation de solde aux débiteurs.
• Organiser chaque mois des réunions de section pour évaluer les opérations en cours.
• Appliquer strictement les procédures de contrôle et de gestion des clés.
• Formuler des recommandations d’amélioration en matière de comptabilité et de contrôle interne à l’intention du Bureau Régional.
• Fournir des statistiques aux tiers externes, conformément aux approbations de Sofitel et de la direction de l’hôtel.
• Préparer et mettre à jour annuellement tous les Manuels Opérationnels Départementaux.
• Animer de manière proactive une réunion hebdomadaire sur les finances et la comptabilité.
• Planifier et exécuter efficacement toutes les réunions, en veillant à leur efficacité et à leur orientation vers l’obtention de résultats concrets.
• Pour sélectionner et recruter des heartists en comptabilité et finance capables de travailler selon la philosophie de gestion décentralisée, en suivant les philosophies financières, opérationnelles et administratives énoncées précédemment, et qui comprennent et soutiennent la philosophie de Sofitel en matière de polyvalence et de multitâche.
• Assurer que chaque superviseur en comptabilité et finance planifie et mette en œuvre des programmes de formation efficaces pour leurs heartists, en collaboration avec le responsable de la formation et les formateurs départementaux.
• Développer les formateurs départementaux, leur attribuer des responsabilités de formation et les rencontrer régulièrement.
• Réaliser des évaluations annuelles de la performance et fournir régulièrement des retours aux heartists sur leurs performances professionnelles.
• Projeter en permanence une attitude positive et motivée, et faire preuve de maîtrise de soi.
• Effectuer des inventaires trimestriels, semestriels et annuels de l’équipement opérationnel.

 

Autres responsabilités :

• Contribuer à la constitution d’une équipe efficace d’heartists en s’intéressant activement à leur bien-être, à leur sécurité et à leur développement. Encourager le maintien de bonnes relations avec leurs collègues et avec tous les autres départements.
• S’assurer que tous les heartists se présentent ponctuellement à leur poste de travail en portant l’uniforme/vêtement approprié et leur badge nominatif en tout temps. Veiller à ce qu’ils maintiennent un haut standard d’apparence personnelle et d’hygiène, et respectent les normes d’apparence de l’hôtel et du département. Contrôler l’absentéisme.
• Garantir que tous les heartists offrent en permanence un service amical, courtois et professionnel.
• Participer à la formation des heartists pour s’assurer qu’ils possèdent les compétences nécessaires pour accomplir leurs tâches de manière optimale et productive.
• Superviser les heartists au sein du département pour maintenir les normes et méthodes de service correctes telles qu’indiquées dans le Manuel des opérations de l’hôtel et du département.
• S’assurer que le budget opérationnel du département soit strictement respecté, que tous les coûts soient maîtrisés et que les dépenses soient approuvées.
• Veiller à ce que tous les heartists lisent et comprennent le Manuel des heartists de l’hôtel, et qu’ils respectent les règles et règlements de l’établissement, en particulier les politiques et procédures relatives au feu, à l’hygiène, à la santé et à la sécurité.
• Respecter la législation locale et agir conformément à toutes les questions liées à votre département.
• Réagir à toute évolution du département dictée par les besoins de l’industrie, de la marque ou de l’hôtel.
• Être flexible et accomplir toute autre tâche et responsabilité raisonnablement assignée, y compris le redéploiement dans d’autres départements/secteurs si nécessaire pour répondre aux exigences commerciales et aux besoins de service client.
• Assister aux formations et réunions selon les besoins.
• Organiser et/ou contribuer régulièrement aux réunions de communication départementale.
• Fournir des informations mises à jour à la direction et aux autres départements.
• Évaluer les situations et réagir en conséquence grâce à l’analyse et à la perspective.
• Être disponible pour les clients et les collègues, et servir d’exemple pour les autres heartists.
• S’assurer que les plannings soient affichés et que les feuilles de temps soient soumises à temps.
• Garantir que tous les heartists soient traités équitablement et de manière cohérente conformément à leurs conditions d’emploi, à la législation locale et aux politiques et procédures de l’entreprise/hôtel.
• Assumer les fonctions de responsable de service selon le planning des responsables de service de l’hôtel.

Exigences :

• Diplôme universitaire en comptabilité, finance ou dans un domaine connexe. Les certifications professionnelles telles que le CPA (Expert-comptable agréé) sont préférées.
• Expérience avérée en tant que Chef Comptable ou dans un rôle de supervision similaire au sein du département de comptabilité d’un hôtel ou de l’industrie de l’hôtellerie.
• Solide connaissance des principes comptables, des normes de reporting financier et des réglementations fiscales locales.
• Maîtrise de l’utilisation des logiciels de comptabilité et des systèmes de gestion financière.
• Excellentes compétences analytiques et de résolution de problèmes, avec une attention portée aux détails et à l’exactitude.
• Capacité à interpréter les données financières et à générer des rapports et des analyses significatifs.
• Excellentes compétences organisationnelles et en gestion du temps, avec la capacité de hiérarchiser et de respecter les délais dans un environnement rapide.
• Excellentes compétences en communication et en relations interpersonnelles, avec la capacité de collaborer efficacement avec des collègues de tous niveaux.
• Capacité démontrée de leadership et aptitude à encadrer et former le personnel de la comptabilité.
• Normes éthiques élevées et intégrité dans la gestion des questions financières et des informations confidentielles.

La langue parlée au Bénin étant le français, toutes les candidatures doivent être exclusivement en français. Les candidatures dans une autre langue seront rejetées.

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