Le poste est situé dans la Division des opérations et du plaidoyer (OAD), Bureau de la coordination des affaires humanitaires (OCHA). OCHA est la partie du Secrétariat des Nations Unies chargée de rassembler les acteurs humanitaires pour assurer une réponse cohérente aux urgences. OCHA s’assure également qu’il existe un cadre dans lequel chaque acteur peut contribuer aux efforts de réponse globaux. La mission d’OCHA est de mobiliser et de coordonner une action humanitaire efficace et fondée sur des principes en partenariat avec des acteurs nationaux et internationaux afin d’alléger les souffrances humaines lors de catastrophes et d’urgences ; défendre les droits des personnes dans le besoin; promouvoir la préparation et la prévention et faciliter les solutions durables.
Cette offre d’emploi temporaire est publiée pour le poste de responsable administratif et financier à Niamey, Niger. Le titulaire relève du chef de bureau (HoO) OCHA Niger.
Responsabilités
Dans le cadre des pouvoirs qui lui sont délégués, le responsable administratif et financier sera responsable des tâches suivantes :
I. BUDGET ET FINANCES :
• Approuver et gérer toutes les fonctions et processus liés à l’UMOJA
• Préparer et réviser les plans de coûts conformément aux plans de travail et aux règles et règlements financiers et s’assurer que les coûts sont raisonnablement estimés. Préparer les demandes de fonds trimestrielles (autorisations financières) et surveiller les obligations et les dépenses par rapport aux autorisations financières conformément aux plans de coûts approuvés. Développer, mettre en œuvre et maintenir des contrôles internes pour surveiller et s’assurer que les ressources financières sont utilisées pour mettre en œuvre les activités conformément aux plans de travail et aux plans de coûts.
• Fournir des conseils aux unités fonctionnelles sur la responsabilité financière dans le cadre des responsabilités du programme et sur l’utilisation efficace des ressources du programme. Coordonner la production de rapports financiers pour le siège et les donateurs.
• Examiner et confirmer que les obligations ou les décaissements proposés pour les biens et services dans le cadre d’accords avec des tiers sont raisonnables et conformes aux règles et règlements financiers de l’ONU.
• Surveiller et suivre les rapports en suspens des ONG et des agences des Nations Unies pour les subventions et les allocations accordées à des tiers. Gérer la petite caisse conformément aux procédures établies, maintenir des registres et des reçus de petite caisse exacts et complets, et s’assurer que les réapprovisionnements sont effectués en temps opportun. Préparer la paie du personnel national et assurer le suivi avec le PNUD des ordres de paiement mensuels pour le personnel international afin d’assurer les paiements en temps opportun. Vérifier les pièces justificatives inter-bureaux (IOV) préparées par le PNUD pour confirmer l’exactitude des comptes et permettre le rapprochement avec le système comptable d’OCHA. Assurer la bonne gestion des actifs du bureau, y compris la tenue de l’inventaire, la vérification physique des actifs et l’élimination des actifs. Fournir les informations nécessaires pour répondre aux observations/conclusions de l’audit.
• Exécuter des fonctions de gestion des finances, des ressources humaines, des achats, des actifs et des biens via des applications Internet, des feuilles de calcul, des bases de données et des systèmes de planification des ressources d’entreprise pertinents (par exemple, OCHA Financial Accounting System, OCHA Contact Management System, inspira, Umoja, atlas).
• Fournir des conseils et un leadership au personnel subalterne.
II. ADMINISTRATION GÉNÉRALE :
• En collaboration avec le bureau local du PNUD, coordonner les actions liées au recrutement et à l’administration du personnel national. Fournir des conseils sur les exigences du système d’évaluation des performances et maintenir un système pour suivre la conformité.
• Maintenir les dossiers confidentiels du personnel, en s’assurant que les informations sont complètes et mises à jour. Veiller à ce que le personnel qui se sépare finalise les formalités dans le pays avant son départ. Veiller à ce que le temps et les présences du personnel soient correctement enregistrés, vérifiés et soumis en temps opportun au PNUD pour le personnel national et au Service des services administratifs pour le personnel international.
• Soutenir l’achat de biens par l’intermédiaire du PNUD ou du siège et s’assurer que les procédures appropriées sont dûment suivies. Vérifier la réception des biens et services, en s’assurant que les spécifications, l’état et les quantités des biens sont corrects et que les documents sont complets et correctement classés.
• Contrôler et gérer l’équipement (élimination, inventaire, rapports NEP/inventaire et gestion de la flotte).
• Veiller à ce que l’administration de l’entreprise des locaux communs et des accords de service soit effectuée conformément aux modèles standard d’OCHA.
• En collaboration avec le Département de la sûreté et de la sécurité (DSS) et le chef du bureau extérieur d’OCHA, aider à assurer la conformité aux normes minimales de sécurité opérationnelle (MOSS) pour les véhicules, les bureaux et les locaux résidentiels. Veiller à ce que les locaux du bureau soient bien entretenus et dotés de services communs.
• Superviser l’identification des besoins en bureautique et l’entretien de l’équipement, des logiciels et des systèmes. Assurer un niveau adéquat de fournitures de bureau et maintenir un système d’attribution et de suivi des fournitures de bureau. Superviser et/ou préparer les autorisations de voyage, en s’assurant que la justification, les coûts et les approbations appropriés sont en place. Vérifiez les réclamations de voyage soumises pour règlement et suivez les paiements en souffrance.
• Maintenir un système de classement central, assurant une utilisation cohérente et un archivage approprié des documents administratifs, financiers et des ressources humaines officiels. Représenter OCHA lors de réunions sur des questions administratives telles que les échelles salariales nationales, les services communs, les locaux, etc. Superviser régulièrement le personnel administratif national, en assurant le soutien et le mentorat.
• Effectuer d’autres tâches et/ou affectations selon les besoins.
Compétences
PROFESSIONNALISME : Connaissance des politiques et procédures administratives, budgétaires, financières et des ressources humaines. Capacité d’identifier les enjeux, d’analyser et de participer à la résolution des enjeux/problèmes. Capacité à développer des sources pour la collecte de données. Compétences analytiques et évaluatives conceptuelles pour mener des recherches et des analyses indépendantes, y compris la connaissance et l’expérience de l’utilisation de diverses sources de recherche, y compris des sources électroniques sur Internet, intranet et autres bases de données. Capacité à faire preuve de jugement dans le contexte des missions confiées, à travailler sous pression, parfois dans un environnement très stressant (par exemple, troubles civils, catastrophes naturelles et misère humaine). Montre de la fierté dans son travail et ses réalisations ; fait preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du sujet; est consciencieux et efficace dans le respect des engagements, respecter les délais et obtenir des résultats; est motivé par des préoccupations professionnelles plutôt que personnelles ; fait preuve de persévérance face à des problèmes ou défis difficiles; reste calme dans les situations stressantes. Prend la responsabilité d’intégrer les perspectives de genre et d’assurer la participation égale des femmes et des hommes dans tous les domaines de travail.
PLANIFIER et ORGANISER : Développe des objectifs clairs qui sont cohérents avec les stratégies convenues ; identifie les activités et missions prioritaires ; ajuste les priorités au besoin; alloue une quantité appropriée de temps et de ressources pour terminer le travail ; prévoit les risques et tient compte des imprévus lors de la planification ; surveille et ajuste les plans et les actions si nécessaire ; utilise le temps efficacement.
RESPONSABILISATION : Assume toutes les responsabilités et honore ses engagements ; fournit les extrants dont on a la responsabilité dans les délais, les coûts et les normes de qualité prescrits ; fonctionne conformément aux règlements et règles de l’organisation ; soutient les subordonnés, assure la supervision et assume la responsabilité des affectations déléguées ; assume personnellement la responsabilité de ses propres manquements et de ceux de l’unité de travail, le cas échéant.
Éducation
Un diplôme universitaire supérieur (maîtrise ou équivalent) en administration des affaires ou publique, en finance, en comptabilité, en droit ou dans un domaine connexe est requis. Un diplôme universitaire de premier cycle combiné à deux (2) années supplémentaires d’expérience qualifiante peut être accepté à la place du diplôme universitaire supérieur.
L’expérience professionnelle
Un minimum de cinq (5) années d’expérience à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés dans l’administration, les finances, la gestion des ressources humaines ou dans un domaine connexe est requis.
Une expérience pertinente sur le terrain (environnement réel où une mission et/ou un projet est mis en œuvre) dans des situations d’urgence (urgence complexe ou catastrophe naturelle) est souhaitable.
Une expérience dans un contexte humanitaire au sein du système commun des Nations Unies ou d’une autre organisation internationale comparable est souhaitable.
Langues
Le français et l’anglais sont les langues de travail du Secrétariat des Nations Unies. Pour le poste annoncé, la maîtrise de l’anglais et du français est requise. La connaissance d’une autre langue officielle de l’ONU est souhaitable.
Évaluation
L’évaluation des candidats qualifiés peut inclure un exercice d’évaluation qui peut être suivi d’un entretien basé sur les compétences.
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