Le Secrétaire général des Nations Unies a lancé le 1er janvier 2019 une réforme globale audacieuse et nouvelle qui a repositionné le système des Nations Unies pour le développement afin de réaliser plus efficacement l’Agenda 2030 et les Objectifs de développement durable. Dans le cadre de cette réforme, les bureaux des coordonnateurs résidents des Nations Unies (UN RCO), sous la direction d’un coordonnateur résident des Nations Unies habilité et indépendant – le plus haut fonctionnaire du système des Nations Unies pour le développement et représentant du Secrétaire général des Nations Unies au niveau des pays – aident les pays à réaliser leurs priorités de développement et à atteindre les ODD.
POSTE : ADJOINT ADMINISTRATIF
Ce poste est situé au Bureau du coordonnateur résident (RCO) au Burkina Faso et relève du planificateur stratégique/chef d’équipe du RCO.
Responsabilités
Dans les limites des pouvoirs qui lui sont délégués, l’assistant administratif sera responsable des tâches suivantes :
GESTION DES RESSOURCES HUMAINES :
· Lancer, examiner, traiter et suivre les mesures liées à l’administration des activités de ressources humaines de l’unité, par exemple, recrutement du personnel et des consultants, affectation, promotion, réinstallation, évaluation du rendement, examen de la classification des postes, cessation de service des membres du personnel, formation, etc., en veillant à la cohérence dans l’application des règles et procédures de l’ONU.
· Répondre aux demandes de renseignements et fournir des informations et des conseils au personnel concernant ses droits, les procédures, processus et pratiques administratifs, les conditions de service, les devoirs et responsabilités et les droits prévus par le Statut et Règlement du personnel.
· Superviser la tenue des dossiers d’avis de vacance de poste et assurer le suivi de l’état d’avancement des avis de vacance de poste.
· Examiner et traiter les mesures prises par le personnel au moyen du progiciel de gestion intégré (ERP – connu sous le nom d’Umoja à l’ONU).
· Surveiller le tableau des effectifs et préparer les données/graphiques statistiques pertinents.
BUDGET ET FINANCES :
· Aider à la préparation et à l’examen des propositions/besoins financiers et en ressources humaines.
· Consolide le budget/programme de travail par rapport au budget du Siège, aux fonds d’affectation spéciale, aux subventions et aux achats.
· Surveille les dépenses et les compare au budget approuvé ; suggère des ajustements si nécessaire.
· Aide les gestionnaires à élaborer les besoins en ressources pour les soumissions budgétaires.
· Aide à la préparation des soumissions d’exécution du budget et à la finalisation des rapports d’exécution du budget, en analysant les écarts entre les budgets approuvés et les dépenses réelles.
· Prépare ou personnalise les rapports financiers à partir des rapports générés par le système de planification des ressources de l’entreprise (ERP – connu sous le nom d’Umoja à l’ONU).
ADMINISTRATION GÉNÉRALE :
· Rédige la correspondance courante pour répondre aux demandes de renseignements concernant les questions administratives, d’audit financier et de personnel pertinentes.
· Coordonne étroitement avec les unités de service et assure fréquemment la liaison avec les membres de l’équipe interne et le personnel administratif des agences des Nations Unies, tant au Siège que sur le terrain.
· Accomplit d’autres tâches administratives connexes, selon les besoins (par exemple, programme de voyages opérationnels ; suivi des comptes et paiement des fournisseurs et des entrepreneurs individuels pour les services ; planification de l’espace physique ; identification des besoins en technologie de bureau et maintenance du matériel, des logiciels et des systèmes ; organisation et coordination d’événements, séminaires, conférences et traductions).
· Agit en tant que point focal pour le demandeur d’Umoja et le gardien de la petite caisse du bureau de pays · Peut être chargé de guider, de former et de superviser le travail du personnel des services généraux plus subalterne.
ADMINISTRATION DES CONTRATS/ACHATS :
· Assure la coordination opérationnelle et les services administratifs dans Umoja, pour soutenir les projets et activités d’approvisionnement, en suivant les processus standard ; formule des demandes de biens, de services,et recrutement de consultants/entrepreneurs individuels.
· Coordonne l’administration quotidienne des contrats entre l’ONU et les entrepreneurs externes pour des biens et services.
· Tient à jour les dossiers internes et les documents pertinents pour toutes les activités administratives et d’approvisionnement.
· Inspecte et réceptionne les biens/services reçus par rapport au bon de commande, les factures fournies par l’entrepreneur et effectue des activités de gestion des actifs.
· Traite le paiement des factures des entrepreneurs et surveille les paiements dès réception et exécution satisfaisantes.
· Prépare et traite tous les formulaires et autorisations de l’ONU pour le personnel contractuel et de travail de l’unité, de la section ou du service de l’ONU, y compris : les laissez-passer de l’ONU, les laissez-passer de propriété, les permis de stationnement de l’ONU, les accès par carte magnétique et les clés de porte.
· Aide à la collecte et à l’analyse des données ainsi qu’à la préparation des présentations et des rapports de données pour le partage d’informations, la réponse aux requêtes, la gestion des connaissances, la planification et la prise de décisions.
· Aide à la visualisation et à la mise à jour du matériel d’information tel que les pages Web ou les brochures.
· S’assure que les exigences et les informations de base utilisées pour l’analyse des données sont documentées.
· Exécute d’autres tâches pertinentes qui lui sont assignées.
Compétences
PROFESSIONNALISME : Aptitude à s’acquitter d’un large éventail de fonctions administratives, par exemple, budget/programme de travail, ressources humaines, gestion de bases de données, etc. Aptitude à appliquer dans des situations professionnelles la connaissance des diverses règles et réglementations administratives, financières et de ressources humaines de l’ONU. Tire fierté de son travail et de ses réalisations ; fait preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du sujet ; est consciencieux et efficace dans le respect des engagements, le respect des délais et l’obtention des résultats ; est motivé par des préoccupations professionnelles plutôt que personnelles ; fait preuve de persévérance face à des problèmes ou défis difficiles ; reste calme dans les situations stressantes ; s’engage à atteindre l’objectif d’égalité des sexes en assurant la participation égale et la pleine implication des femmes et des hommes dans tous les aspects du travail.
PLANIFICATION ET ORGANISATION : Élabore des objectifs clairs qui sont compatibles avec les stratégies convenues ; identifie les activités et tâches prioritaires ; ajuste les priorités selon les besoins ; alloue suffisamment de temps et de ressources à l’achèvement du travail ; prévoit les risques et prévoit des imprévus lors de la planification ; surveille et ajuste les plans et les mesures selon les besoins ; utilise le temps efficacement.
ORIENTATION CLIENT : Considère tous ceux à qui des services sont fournis comme des « clients » et cherche à voir les choses du point de vue des clients ; établit et entretient des partenariats productifs avec les clients en gagnant leur confiance et leur respect ; identifie les besoins des clients et les associe à des solutions appropriées ; surveille les développements en cours à l’intérieur et à l’extérieur de l’environnement des clients pour se tenir informé et anticiper les problèmes ; tient les clients informés des progrès ou des échecs des projets ; respecte les délais de livraison des produits ou des services au client.
Éducation
Un diplôme d’études secondaires ou l’équivalent est requis. Un diplôme universitaire de premier cycle pertinent peut être accepté à la place des deux années d’expérience requises.
Expérience professionnelle
Au moins sept (7) années d’expérience à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés dans les services administratifs, les finances, la comptabilité, l’audit, les ressources humaines ou dans un domaine connexe sont requises. Le nombre minimum d’années d’expérience pertinente est réduit de deux ans pour les candidats titulaires d’un diplôme universitaire de premier cycle. Une expérience professionnelle avec un système de planification des ressources d’entreprise, tel qu’Umoja ou similaire, est souhaitable. Une expérience professionnelle avec les Nations Unies ou une organisation internationale similaire est souhaitable. Au moins un (1) an d’expérience professionnelle dans l’analyse de données ou dans un domaine connexe est souhaitable.
Langues
L’anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat de l’ONU. Pour le poste faisant l’objet du présent avis, la maîtrise de l’anglais et du français, à l’oral comme à l’écrit, est indispensable. La connaissance d’une autre langue officielle de l’ONU est un avantage. REMARQUE : « La maîtrise de l’anglais et du français est un atout. » dans les quatre domaines (lire, écrire, parler, comprendre) et « Connaissance de l’anglais » est un atout.
Évaluation
L’évaluation des candidats qualifiés pour ce poste peut inclure une évaluation approfondie, comme un test écrit, qui sera suivi d’un entretien basé sur les compétences par téléphone ou par téléconférence.
