Org. Réglage et rapport
Ce poste est situé dans le bureau UNOCA CMS.
Responsabilités
Dans les limites des pouvoirs délégués, l’agent administratif adjoint sera responsable des tâches suivantes :
Gestion des ressources humaines
• Travailler en coordination avec les chefs d’unité et d’autres assistants administratifs au sein du Bureau du SRSG/Bureau du chef de cabinet/Bureau des affaires politiques /Information publique/OCMS pour assurer le suivi des actions liées à l’administration des activités de ressources humaines de l’unité, par exemple, le recrutement, le placement, la réinstallation, la promotion, l’évaluation des performances, les révisions de la classification des emplois, la séparation, la formation, etc., en veillant à la cohérence dans l’application des règlements et procédures.
• Participe à l’examen et au suivi des actions liées à l’administration du temps et des présences de l’unité, à l’évaluation du rendement, etc. dans les systèmes d’information électroniques.
• Maintient et révise les tableaux de dotation organisationnels; imprime et examine les rapports UMOJA BI.
Logistique et chaîne d’approvisionnement
• Mettre en œuvre les données de base (PID et contrats en cours) pour notre mission.
• Suivi et gestion des entrepôts Supply, TPT et ENG.
• Surveiller le contrat disponible par rapport au plan de source initial des entités.
• Proposition d’un plan d’approvisionnement au planificateur principal de la demande.
• Modifier/mettre à jour le plan source conformément à la planification de cette année.
• Mettre en place un contrôle hebdomadaire de l’état de l’entrepôt.
• Effectuer une mise à jour mensuelle de l’équipement et des consommables.
• Répondre aux demandes des membres du personnel au fur et à mesure qu’elles surviennent.
• Effectuer des inventaires physiques et virtuels périodiques (cycle counts) des entrepôts de l’UNOCA pour assurer l’exactitude des quantités de stock et l’utilisation du bon PID.
• Surveiller le stock total net disponible et leur emplacement exact de la propriété, y compris les véhicules dans la mission.
• Coordonner avec toutes les sections les calendriers de livraison des articles demandés.
• Aider à la préparation de rapports sur la consommation proposée et le délai d’approvisionnement pour les biens non durables avec l’unité de gestion des biens.
• Lancez le processus d’annulation en créant la notification et la réservation, puis complétez la notification.
Budget et finances
• Aide au suivi de l’état des dépenses et des allocations, enregistre les variations, met à jour les tableaux budgétaires.
• Aide à consolider les données reçues et fournit un soutien au personnel de niveau supérieur en ce qui concerne les examens budgétaires des organes intergouvernementaux et d’experts pertinents.
• Aide à la préparation des soumissions d’exécution du budget.
• Surveiller les estimations budgétaires dans notre centre de coûts.
• Soumettre les allocations de financement, les dépenses de fonds, l’engagement de fonds pour approbation.
• Monter les réquisitions telles que :
o Feuille de saisie des services pour traiter les factures pour lesquelles le service a été rendu de manière satisfaisante.
o Engagement de fonds – FA/FC collectés pour engager des fonds pour différentes activités organisées dans la sous-région.
• Faire le suivi des paiements en attente avec l’unité des finances.
• Surveiller et enregistrer le décaissement de la petite caisse
• Traiter les factures du fournisseur
• Coordonner avec le centre de service régional, Entebbe (RSCE) pour s’assurer que toutes les factures soumises dans SharePoint sont payées.
• Fournir des mises à jour mensuelles sur l’état des allocations et des dépenses.
Administration générale
• Prépare les processus et assure le suivi des arrangements administratifs et des formulaires liés aux voyages officiels du personnel/à la caisse.
• Rédige la correspondance courante.
• Tient à jour les dossiers des règles, règlements, instructions administratives et autres documents connexes.
• Maintient à jour les dossiers de l’unité de travail (papier et électronique).
• Coordonne étroitement avec les unités de service et assure fréquemment la liaison avec les membres de l’équipe interne, tant au siège que sur le terrain.
• Effectue d’autres tâches administratives connexes, selon les besoins, par exemple, programme de voyage opérationnel ; surveiller les comptes et le paiement aux fournisseurs et aux entrepreneurs individuels pour les services ; planification de l’espace physique; identification des besoins en bureautique et maintenance des équipements, logiciels et systèmes ; organiser et coordonner les arrangements administratifs pour les séminaires, les conférences et les traductions.
Administration des contrats
• Aide à l’administration quotidienne des contrats entre l’ONU et les contractants externes pour les services externalisés, à savoir les médias, les imprimeries.
• Traite le paiement des factures des entrepreneurs et surveille les paiements.
• Gère et tient à jour les registres des seuils d’approvisionnement pour chaque contrat.
• Maintenir, mettre à jour et assurer l’exactitude des détails des bons de commande, des activités de livraison et des actions de facturation.
• Enregistrer l’état du contrat à toutes les étapes du processus (remplir les rapports CPR et IFT)
• Surveiller et suivre les demandes d’approvisionnement pour s’assurer que les activités d’approvisionnement sont entreprises immédiatement pour respecter les délais de livraison requis.
• Suivi de la consommation de carburant pour s’assurer que les cartes carburant sont toujours rechargées.
• Traiter les actions d’approvisionnement dans les délais prescrits et les envoyer à l’équipe GPPS :
o Paniers – 48 heures
o LVA – 48 heures.
Compétences
• Professionnalisme : Aptitude à exécuter un large éventail de fonctions administratives, par exemple, budget/programme de travail, ressources humaines, gestion de bases de données, etc. Montre de la fierté dans son travail et ses réalisations ; fait preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du sujet; est consciencieux et efficace pour respecter ses engagements, respecter les délais et obtenir des résultats ; est motivé par des préoccupations professionnelles plutôt que personnelles ; fait preuve de persévérance face à des problèmes ou défis difficiles; reste calme dans les situations stressantes. Engagement à mettre en œuvre l’objectif d’égalité des sexes en garantissant la participation égale et la pleine implication des femmes et des hommes dans tous les aspects du travail.
• Communication : Parle et écrit clairement et efficacement ; écoute les autres, interprète correctement les messages des autres et répond de manière appropriée ; pose des questions pour clarifier et manifeste de l’intérêt pour une communication bidirectionnelle ; la langue, le ton, le style et le format des tailleurs pour correspondre au public; fait preuve d’ouverture dans le partage d’informations et tient les gens informés.
• Travail d’équipe : travaille en collaboration avec ses collègues pour atteindre les objectifs organisationnels ; sollicite des commentaires en valorisant véritablement les idées et l’expertise des autres ; est prêt à apprendre des autres; place l’agenda de l’équipe avant l’agenda personnel ; soutient et agit conformément à la décision finale du groupe, même lorsque ces décisions ne reflètent pas entièrement sa propre position ; partage le mérite des réalisations de l’équipe et accepte la responsabilité conjointe des lacunes de l’équipe.
• Planification et organisation : développe des objectifs clairs qui sont cohérents avec les stratégies convenues ; identifie les activités et missions prioritaires ; ajuste les priorités au besoin; alloue une quantité appropriée de temps et de ressources pour terminer le travail ; prévoit les risques et tient compte des imprévus lors de la planification ; surveille et ajuste les plans et les actions si nécessaire ; utilise le temps efficacement.
• Responsabilisation : prend en charge toutes les responsabilités et honore ses engagements ; fournit les extrants dont on a la responsabilité dans les délais, les coûts et les normes de qualité prescrits ; fonctionne conformément aux règlements et règles de l’organisation ; soutient les subordonnés, assure la supervision et assume la responsabilité des affectations déléguées ; assume personnellement la responsabilité de ses propres manquements et de ceux de l’unité de travail, le cas échéant.
• Créativité : cherche activement à améliorer les programmes ou les services ; offre des options nouvelles et différentes pour résoudre les problèmes ou répondre aux besoins des clients ; encourage et persuade les autres d’envisager de nouvelles idées ; prend des risques calculés sur des idées nouvelles et inhabituelles ; pense « en dehors des sentiers battus » ; s’intéresse aux nouvelles idées et aux nouvelles façons de faire; n’est pas lié par la pensée actuelle ou les approches traditionnelles.
• Orientation client : Considère tous ceux à qui les services sont fournis comme des « clients » et cherche à voir les choses du point de vue des clients ; établit et maintient des partenariats productifs avec les clients en gagnant leur confiance et leur respect ; identifie les besoins des clients et les associe aux solutions appropriées; surveille les développements en cours à l’intérieur et à l’extérieur de l’environnement des clients pour se tenir informé et anticiper les problèmes ; tient les clients informés de l’avancement ou des revers des projets ; respecte le calendrier de livraison des produits ou des services au client.
• Engagement envers l’apprentissage continu : se tient au courant des nouveaux développements dans sa propre occupation/profession; cherche activement à se développer professionnellement et personnellement; contribue à l’apprentissage de ses collègues et subordonnés; montre la volonté d’apprendre des autres; cherche des commentaires pour apprendre et s’améliorer.
• Sensibilisation technologique : se tient au courant des technologies disponibles ; comprend l’applicabilité et les limites de la technologie au travail du bureau ; cherche activement à appliquer la technologie aux tâches appropriées ; montre la volonté d’apprendre de nouvelles technologies.
Éducation
Un diplôme universitaire de premier cycle en administration, finance ou comptabilité.
L’expérience professionnelle
Un minimum de deux ans de travail progressif dans le domaine de l’administration, de la chaîne d’approvisionnement, de la logistique et de la finance est requis.
Langues
L’anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat des Nations Unies. Pour le poste faisant l’objet du présent avis, la maîtrise du français/anglais oral et écrit est requise.
Évaluation
L’évaluation des candidats qualifiés peut inclure une entrevue informelle.
Avis spécial
• Ce poste est temporairement disponible jusqu’au [30 septembre 2023]. Si le candidat sélectionné est un membre du personnel du Secrétariat des Nations Unies, la sélection sera administrée comme une affectation temporaire.
• Bien que cette affectation temporaire puisse fournir au candidat retenu l’occasion d’acquérir une nouvelle expérience professionnelle, la sélection pour ce poste est pour une période limitée et n’a aucune incidence sur la future occupation du poste.
• Sous réserve de la source de financement du poste, l’admissibilité à cette offre d’emploi temporaire peut être limitée aux candidats basés au lieu d’affectation.
