Le Secrétaire général des Nations Unies a lancé le 1er janvier 2019 une nouvelle réforme mondiale audacieuse qui a repositionné le système des Nations Unies pour le développement afin qu’il soit plus efficace et efficient dans la réalisation de l’Agenda 2030 et des objectifs de développement durable. Dans le cadre de cette réforme, les bureaux des coordonnateurs résidents des Nations Unies (UN RCO), sous la direction d’un coordonnateur résident des Nations Unies autonome et indépendant – le plus haut fonctionnaire du système des Nations Unies pour le développement et représentant du Secrétaire général des Nations Unies au niveau des pays – soutiennent pays dans la réalisation de leurs priorités de développement et la réalisation des ODD.
Ce poste est situé au Bureau du Coordonnateur Résident des Nations Unies à Libreville.
L’associé exécutif du coordonnateur résident des Nations Unies travaille sous la direction générale du coordonnateur résident des Nations Unies, relève directement du coordonnateur résident des Nations Unies et travaille en étroite collaboration avec le chef d’équipe RCO. L’environnement de travail implique de travailler en collaboration avec l’équipe du CR des Nations Unies, le personnel de l’agence et les homologues externes pour s’acquitter des responsabilités et des tâches assignées.
Responsabilités
Dans le cadre des pouvoirs délégués, l’associé exécutif sera responsable des tâches suivantes :
• Assure le fonctionnement efficace et efficient du Front Office de l’ONU, la confidentialité totale dans
tous les aspects de la mission, le maintien des procédures de protocole, la gestion du
flux d’informations et le suivi des délais et engagements pris.
• Tient à jour le calendrier du CR, contacte les visiteurs de haut rang, organise les rendez-vous
et les réunions, rédige des procès-verbaux au besoin, y compris par la coordination avec
les agences des Nations Unies et d’autres parties prenantes.
• Maintient les procédures de protocole.
• Assure les services organisés pour les réunions, tels que la location de salles, les services de traduction et d’autres
services d’approvisionnement.
• Gère les missions de l’UNRC et le calendrier de représentation, y compris les billets, l’hébergement,
l’approbation sur le système UMOJA, l’habilitation de sécurité sur le système, la communication officielle aux
parties prenantes concernées, etc.
• Maintient les répertoires des listes de contacts des partenaires de haut niveau et assure une mise à jour
régulière correspondance, directives, commentaires au nom de l’UNRC pour sa
signature et assurer la livraison et tout autre suivi si nécessaire.
• Tient à jour le système de classement assurant la protection des documents confidentiels. Utilisation du
système de classement automatisé en copies électroniques et papier.
• Coordonne la circulation de l’information au bureau, assure le suivi des dossiers de circulation.
• Assure le suivi des délais, des engagements pris, des actions entreprises et de la coordination de la collecte
et de la soumission des documents au CR ONU.
• Filtre tous les appels entrants et la correspondance.
• Partage l’agenda du RC quotidiennement avec les bureaux et points focaux concernés et assure une
coordination quotidienne avec le chauffeur si nécessaire.
• S’assure que toute la logistique liée aux bureaux de RC fonctionne bien, y compris
l’informatique, l’électricité, la climatisation, etc. en coordination avec les départements concernés.
• Appuie le personnel de RCO dans l’organisation des réunions, des rendez-vous avec les partenaires,
des arrangements de transport entre autres.
• Répond aux demandes ponctuelles du CR.
ADMINISTRATION GÉNÉRALE:
• Filtrer les appels entrants, solliciter et gérer toutes les relations et correspondances.
• Rédige la correspondance de routine pour répondre aux demandes de renseignements concernant les
questions administratives, d’audit financier et de personnel pertinentes
. planification de l’espace ; identification des besoins en bureautique et maintenance des équipements, logiciels et systèmes ; organisation et coordination de séminaires, conférences et traductions). • Agir en tant que remplaçant de l’adjoint administratif RCO lorsque nécessaire pour soutenir RCO dans
tâches administratives quotidiennes selon les besoins, y compris l’administration des contrats, le budget et les finances, et la gestion des ressources humaines.
• Présenter des propositions pour éliminer les goulots d’étranglement de communication dans le bureau et rationaliser les procédures entre le bureau du superviseur et celui de ses subordonnés.
• Promouvoir l’utilisation des technologies et des outils de communication qui facilitent la coordination du travail (Teams, OneNote, etc.)
• Aide à la collecte et à l’analyse des données ainsi qu’à la préparation des présentations de données
et des rapports pour le partage d’informations, la réponse aux requêtes, la gestion des connaissances, la planification
et la prise de décision.
• Aide aux visualisations et à la mise à jour du matériel d’information comme les pages Web ou
les brochures.
• S’assure que les exigences et les informations de base utilisées pour l’analyse des données sont documentées.
• Effectue d’autres tâches assignées.
Compétences
PROFESSIONNALISME : Aptitude à exécuter un large éventail de fonctions administratives, par exemple, budget/programme de travail, ressources humaines, gestion de bases de données, etc. Aptitude à appliquer la connaissance des diverses règles et réglementations administratives, financières et humaines des Nations Unies dans des situations de travail. Montre de la fierté dans son travail et ses réalisations ; fait preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du sujet; est consciencieux et efficace pour respecter ses engagements, respecter les délais et obtenir des résultats ; est motivé par des préoccupations professionnelles plutôt que personnelles ; fait preuve de persévérance face à des problèmes ou défis difficiles; reste calme dans les situations stressantes. Engagement à mettre en œuvre l’objectif d’égalité des sexes en garantissant la participation égale et la pleine implication des femmes et des hommes dans tous les aspects du travail.
PLANIFICATION ET ORGANISATION : Développe des objectifs clairs qui sont cohérents avec les stratégies convenues ; identifie les activités et missions prioritaires ; ajuste les priorités au besoin; alloue une quantité appropriée de temps et de ressources pour terminer le travail ; prévoit les risques et tient compte des imprévus lors de la planification ; surveille et ajuste les plans et les actions si nécessaire ; utilise le temps efficacement.
ORIENTATION CLIENT : Considère tous ceux à qui les services sont rendus comme des « clients » et cherche à voir les choses du point de vue des clients ; établit et maintient des partenariats productifs avec les clients en gagnant leur confiance et leur respect ; identifie les besoins des clients et les associe aux solutions appropriées; surveille les développements en cours à l’intérieur et à l’extérieur de l’environnement des clients pour se tenir informé et anticiper les problèmes ; tient les clients informés de l’avancement ou des revers des projets ; respecte le calendrier de livraison des produits ou des services au client.
Éducation
Un diplôme d’études secondaires ou un diplôme d’études secondaires est requis. Un Brevet de Technicien Supérieur en Administration ou une Licence en littérature est souhaitable. Un diplôme universitaire est hautement souhaitable.
La réussite au Global General Service Test (GGST) est une condition préalable à l’examen du recrutement dans les services généraux et les catégories connexes du Secrétariat de l’ONU. Les candidats qui n’ont pas réussi le GGST au moment de la candidature peuvent être invités au test après avoir soumis une candidature.
L’expérience professionnelle
Un minimum de sept (7) années d’expérience à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés dans les domaines du secrétariat, de l’administration, des programmes, du budget/des finances, de la gestion des ressources humaines, des relations publiques, du protocole officiel ou dans un domaine connexe est requis.
Une expérience de travail avec un système de planification des ressources d’entreprise (ERP), tel qu’Umoja ou similaire, est souhaitable.
Une expérience de travail avec les Nations Unies ou une organisation internationale similaire est souhaitable.
1 an ou plus d’expérience en analyse de données ou dans un domaine connexe est souhaitable.
Langues
L’anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat des Nations Unies. Pour le poste faisant l’objet du présent avis, la maîtrise du français oral et écrit et une connaissance pratique de l’anglais sont requises. La connaissance d’une autre langue officielle de l’ONU est un avantage.
« La maîtrise de la langue équivaut à une note de » fluide » dans les quatre domaines (lire, écrire, parler, comprendre) et « Connaissance de » équivaut à une note de « confiance » dans deux des quatre domaines.
Évaluation
L’évaluation des candidats qualifiés pour ce poste peut inclure une évaluation de fond, suivie d’un entretien basé sur les compétences.
Avis spécial
Il s’agit d’une offre d’emploi temporaire. La nomination à ce poste est temporairement disponible pendant 7 mois et ne comporte aucune attente, légale ou autre, de renouvellement. La prolongation de la nomination dépend de la source de financement du poste. Si le candidat sélectionné est un membre du personnel du Secrétariat des Nations Unies, la sélection sera administrée comme une affectation temporaire.
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