Cadre organisationnel
Ces postes sont situés au Centre national d’information des Nations unies à Dakar (UNIC Dakar), au sein du Service des centres d’information (ICS), Division des campagnes et des opérations par pays (CCOD), Département de la communication mondiale (DGC). L’UNIC Dakar est la principale source d’information sur le système des Nations Unies au Sénégal, au Cabo Verde, en Côte d’Ivoire, en Gambie, en Guinée, en Guinée-Bissau et en Mauritanie. Les centres d’information des Nations unies sont chargés de promouvoir la compréhension et le soutien du public pour les objectifs et les activités des Nations unies en diffusant le matériel d’information des Nations unies à un public local en anglais et en français, en impliquant les partenaires locaux et régionaux et, de manière générale, en rapprochant les Nations unies des personnes qu’elles servent.
Le titulaire du poste travaille sous la supervision générale du directeur du Centre d’information des Nations Unies à Dakar et sous la supervision directe d’un administrateur national de l’information au Centre d’information des Nations Unies à Dakar.
Responsabilités
Dans le cadre des pouvoirs qui lui sont délégués, l’assistant(e) administratif(ve) sera chargé(e) des tâches suivantes :
Gestion des ressources humaines
– Initier, examiner, traiter et suivre les actions liées à l’administration des activités de ressources humaines de l’unité, par exemple le recrutement du personnel et des consultants, l’affectation, la promotion, la réaffectation, l’évaluation des performances, l’examen de la classification des emplois, la cessation d’activité des membres du personnel, la formation, etc.
– Il répond aux demandes de renseignements et fournit des informations et des conseils aux membres du personnel concernant leurs droits, les procédures administratives, les processus et les pratiques, les conditions de service, les tâches et les responsabilités, ainsi que les droits prévus par le règlement du personnel et le statut des fonctionnaires.
– Il supervise la tenue des dossiers d’avis de vacance de poste et suit l’état d’avancement des avis de vacance de poste. Examine et traite les actions du personnel par l’intermédiaire d’Umoja.
– Contrôler le tableau des effectifs et préparer les données statistiques et les graphiques pertinents.
Budget et finances
– Participe à la préparation et à l’examen des propositions/besoins en matière de ressources financières et humaines. Consolider le budget/programme de travail en ce qui concerne le budget du siège, les fonds fiduciaires, les subventions et les achats.
– Contrôler les dépenses et les comparer au budget approuvé ; préparer les ajustements nécessaires.
– Assiste les gestionnaires dans l’élaboration des besoins en ressources pour les soumissions budgétaires.
– Aider à la préparation des présentations sur l’exécution du budget et à la finalisation des rapports sur l’exécution du budget, en analysant les écarts entre les budgets approuvés et les dépenses réelles.
– Préparer ou adapter les rapports financiers à partir des rapports générés par le système Umoja.
– Assurer la coordination avec d’autres membres du personnel chargé des finances et du budget sur des questions connexes lors de la préparation des rapports budgétaires.
Administration générale
– Rédiger des courriers de routine pour répondre aux demandes de renseignements concernant des questions administratives, d’audit financier et de personnel.
– Assurer une coordination étroite avec les unités de service et entretenir des contacts fréquents avec les membres de l’équipe interne, tant au siège que sur le terrain.
– Aider les gestionnaires à obtenir des services du Common Back Office (CBO) concernant l’administration de l’UNIC et les dispositions opérationnelles, ainsi que l’examen annuel du CBO, en étroite collaboration avec le conseil de gouvernance du CBO dans le pays et la direction du CBO.
– Soutenir l’initiative relative aux locaux communs en se conformant aux actions requises de la part du système des Nations unies au Sénégal.
– Effectuer d’autres tâches administratives connexes, selon les besoins (par exemple, le programme de voyage opérationnel, le suivi des comptes et le paiement des fournisseurs et des contractants individuels pour les services, la planification de l’espace physique, l’identification des besoins et la mise en place d’un système de gestion des risques).
– l’aménagement de l’espace physique ; l’identification des besoins en matière de technologie de bureau et la maintenance des équipements, des logiciels et des systèmes ; l’organisation et la coordination de séminaires, de conférences et de traductions).
– Il peut être chargé d’orienter, de former et de superviser le travail d’agents des services généraux moins expérimentés.
Administration des contrats
– Aider à l’administration quotidienne des contrats entre les Nations unies et les contractants externes pour les services externalisés.
– Vérifie les factures des contractants par rapport aux biens et services fournis par le contractant et approuvés par les Nations unies.
– Traite le paiement des factures des contractants et assure le suivi des paiements.
– Préparer et traiter tous les formulaires et autorisations des Nations unies pour le personnel contractuel et professionnel de l’unité, de la section ou du service des Nations unies, y compris : les laissez-passer pour les terrains de l’ONU, les laissez-passer pour les propriétés, les permis de stationnement de l’ONU, l’accès par carte magnétique et les clés de porte.
Compétences
– Professionnalisme : Capacité à exécuter un large éventail de fonctions administratives, par exemple budget/programme de travail, ressources humaines, gestion de bases de données, etc. Connaissance et capacité à appliquer la connaissance de diverses règles et réglementations en matière d’administration, de finances et de ressources humaines dans des situations de travail. Se montrer fier de son travail et de ses réalisations ; faire preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du sujet ; être consciencieux et efficace dans le respect des engagements, des délais et des résultats ; être motivé par des préoccupations professionnelles plutôt que personnelles ; faire preuve de persévérance face à des problèmes ou des défis difficiles ; rester calme dans des situations stressantes ; s’engager à mettre en œuvre l’objectif de l’égalité entre les hommes et les femmes en garantissant la participation égale et la pleine implication des femmes et des hommes dans tous les aspects de leur travail.
– Travail d’équipe : Travaille en collaboration avec ses collègues pour atteindre les objectifs de l’organisation ; sollicite des contributions en appréciant sincèrement les idées et l’expertise des autres ; est disposé à apprendre des autres ; fait passer l’agenda de l’équipe avant son agenda personnel ; soutient et agit conformément à la décision finale du groupe, même si cette décision ne reflète pas entièrement sa propre position ; partage le mérite des réalisations de l’équipe et accepte la responsabilité conjointe des lacunes de l’équipe.
– Planification et organisation : Développe des objectifs clairs qui sont cohérents avec les stratégies convenues ; identifie les activités et les missions prioritaires ; ajuste les priorités si nécessaire ; alloue le temps et les ressources nécessaires à l’accomplissement du travail ; prévoit les risques et les éventualités lors de la planification ; contrôle et ajuste les plans et les actions si nécessaire ; utilise le temps de manière efficace.
Formation
Un diplôme d’études secondaires ou l’équivalent est exigé.
Expérience professionnelle
Un minimum de sept (7) années d’expérience dans les services administratifs, la finance, la comptabilité, l’audit, les ressources humaines ou des domaines connexes est requis. Le nombre minimum d’années d’expérience pertinente est ramené à cinq (5) ans pour les candidats titulaires d’un diplôme universitaire de premier niveau ou d’un diplôme supérieur.
Une expérience de Microsoft Office est requise.
Une expérience de travail avec des systèmes de planification des ressources de l’entreprise (ERP) tels qu’Umoja ou SAP est requise.
Une expérience de travail dans un environnement international tel que les Nations unies ou toute autre organisation internationale est souhaitable.
Une expérience de l’utilisation de plateformes de recrutement ou de systèmes de gestion des talents en ligne tels qu’Inspira, PeopleSoft ou similaires est souhaitable.
Expérience de la fourniture d’un soutien administratif (y compris le budget et le suivi des dépenses) à un bureau des Nations unies.
Langues de travail
L’anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat des Nations unies.
Pour le poste annoncé, la maîtrise de l’anglais et du français est requise. La connaissance des langues locales (wolof ou autres) ainsi que d’une autre langue officielle de l’ONU est souhaitable.
Retrouvez des opportunités sur notre chaîne Telegram en cliquant ici
